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<i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br> | <i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br> | ||
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde | Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde | ||
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]] | * erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]] | ||
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]] | * überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]] | ||
* | * ergänzt nach [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]] | ||
* | * neu strukturiert und stark erweitert nach [[WiSe13|Wien (WS 13)]] | ||
* | * ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]] | ||
und | und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es optimalerweise machen <i>könnte</i>. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern führen. | ||
==Hilfe, wir haben die ZaPF== | ==Hilfe, wir haben die ZaPF== | ||
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen. | Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen. | ||
===Schritt 1: Team zusammenstellen=== | ===Schritt 1: Team zusammenstellen=== | ||
Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert: | Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert: | ||
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===Sponsoren=== | ===Sponsoren=== | ||
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und | Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet: | ||
* Es ist sinnvoll, sich eine Liste anzulegen und | * Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt. | ||
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen | * Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos. | ||
* Gebt den | * Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht. | ||
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an | * Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde. | ||
* | * Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben. | ||
* Schickt nicht | * Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen: | ||
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„Sehr geehrte Damen und Herren,<br> | „Sehr geehrte Damen und Herren,<br> | ||
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wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> | wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> | ||
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Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br> | Vom <i>XX. – XX.XX.20XX</i> findet in <i>XXXXX</i> die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br> | ||
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> | Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> | ||
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> | Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> | ||
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Mit freundlichen Grüßen | Mit freundlichen Grüßen | ||
<i>XY</i>“ | |||
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* | * Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten. | ||
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Mögliche Sponsoren wären z.B.: | Mögliche Sponsoren wären z.B.: | ||
* Wissenschaftsverlage | * Wissenschaftsverlage | ||
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, | * Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen | ||
* Banken | * Banken | ||
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen) | * regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen) | ||
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten | * regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten | ||
Eine Liste von ehemaligen Spender und | Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen. | ||
===Sachspenden=== | ===Sachspenden=== | ||
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern | Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen. | ||
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===Verein=== | ===Verein=== | ||
Der offizielle | Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste: | ||
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V., ihr | * Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten. | ||
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit | * Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist. | ||
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b> | * <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b> | ||
===Konten=== | ===Konten=== | ||
Die Spenden gehen alle prinzipiell | Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt! | ||
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* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich. | * Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich. | ||
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft). | * Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft). | ||
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. | |||
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig. | |||
===Getränke=== | ===Getränke=== | ||
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==Die Helfer== | ==Die Helfer== | ||
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. | |||
Wie | |||
===Helfersuche=== | ===Helfersuche=== | ||
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab). | |||
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber. | |||
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (<b><font color="#f00">HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN</font></b>), die ihr | |||
ausgefüllt wieder einsammeln könnt. | |||
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten. | |||
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen. | |||
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt. | |||
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)! | |||
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„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“ | |||
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<tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt> | <tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt> | ||
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===Aufgabenverteilung=== | |||
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen). | |||
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„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“ | |||
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<tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt> | <tt><i>— Orga-Team Karlsruhe</i></tt> | ||
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Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen. | ===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern=== | ||
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können. | |||
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer. | |||
* Ihr braucht genügend <b>muntere</b> Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF). | |||
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden. | |||
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! | |||
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen. | |||
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut. | |||
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu. | |||
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren. | |||
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen. | |||
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist. | |||
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern. | |||
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer. | |||
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen. | |||
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren. | |||
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen. | |||
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können. | |||
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden. | |||
==Das Programm== | ==Das Programm== | ||
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden. | |||
=== Exkursionen === | === Exkursionen === | ||
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können. | |||
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind. | |||
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt. | |||
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets). | |||
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst. | |||
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden. | Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden. | ||
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=== Sonstiges === | === Sonstiges === | ||
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen | |||
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken) | * getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken) | ||
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Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen. | Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen. | ||
/weitere tipps | |||
- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind | |||
- regenschirme zum ausleihen bereithalten | |||
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke | |||
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen | |||
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden | |||
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte | |||
- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club | |||
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst | |||
- kneipentour war zu teuer (eintritt?) | |||
- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden) | |||
- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren | |||
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen | |||
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt | |||
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte | |||
- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht) | |||
Liste Tafel für bremen: | |||
- haltet euch viele helfer | |||
- lagerplatz ist toll | |||
- kochen: spülen ist was tolles... | |||
- laminieren ist toll | |||
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch) | |||
- warmes essen für helfer | |||
Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel) | |||
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten | |||
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war. | |||
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück. | |||
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert. | |||
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen. | |||
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert. | |||
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. | |||
[Bearbeiten] Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen | |||
3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF! | |||
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm | |||
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können | |||
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden. | |||
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. | |||
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig. | |||
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen. | |||
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war. | |||
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser) | |||
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig. | |||
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen. | |||
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. | |||
=== Protokolle und Resolutiuonen === | === Protokolle und Resolutiuonen === | ||
=== Tagungsreader === | === Tagungsreader === | ||
===Orga-Doku=== | ===Orga-Doku=== | ||
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf | Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf | ||
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==Alles wird gut!== | |||
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br> | |||
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen. | |||
==Wo findet ihr weitere Infos?== | ==Wo findet ihr weitere Infos?== | ||