SoSe24 AK Digitale Fachschaft

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Filipe (Mainz)

Einleitung und Ziel des AK
Austausch zu Digitalisierung der Fachschaftsarbeit, digitale Angebote der Fachschaft und Vor-/Nachteile von Tools/Software die in der Fachschaft benutzt werden.

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Nein

Wer ist die Zielgruppe?
Alle, die Erfahrung mit der Digitalisierung von Fachschaftsarbeit haben und alle, die an der Digitalisierung von Fachschaftsarbeit interessiert sind.

Wie läuft der AK ab?
Es wird frei über die genannten Themen geredet.

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Basis-Wissen über IT

Materialien und weitere Informationen
So Tools, über die wir reden könnten - Limesurvey - Dokuwiki/Mediawiki - Hedgedoc - Schichtplaner - Kalender - Turnierverwaltung

SoSe24 AK Digitale Fachschaft

Protokoll vom 18.05.2024

Beginn

13:43 Uhr

Ende

15:32 Uhr

Redeleitung

Filipe Ramalho (JGU Mainz)

Protokoll

Lennart Märtin (Rheinische FWU Bonn)

Anwesende Fachschaften

Universität Bielefeld,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Naturwissenschaften),

Goethe-Universität Frankfurt a. Main,

Technische Universität Bergakademie Freiberg,

Justus-Liebig-Universität Gießen,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Universität Siegen,

Protokoll

Genereller Austausch

Mainz: Welche digitalen Dienste habt ihr überhaupt?

Bielefeld: Nach außen gehende Kommunikation auf Instgramm und Mails, Instagramm deutlich effektiver, gerade für Erstsemester, wir sind aber auf Instagram nicht wirklich aktiv.

Freiberg: Haben Instagramm und SM, beides nur semi aktiv, E-Mail-Verteiler deutlich effektiver, damit erreicht man Menschen ganz gut, zusätzlich Webseite, auf der ein Kalender ist, außerdem Formulare um Dinge ausleihen zu können, Tabellenprogramm für Schichtpläne. Umfragen über OPAL.

Bonn: An Social Media: Instagramm, hauptsächlich, um Menschen zu erreichen. Außerdem Discord, wo die meisten Menschen drin sind, Newsletter (freiwillig) vor allem für Werbung von außen. Demnächst Gesamtverteiler für Wichtiges geplant. Umfragen über Ilias, eher schwierig. Semester haben private whatsApp-Gruppen woch auch Fachschaftsleute mit drin sind, aber nicht moderieren. Website mit Veranstaltungskalender, Gremienliste, Nachhilfe, halt online Präsenz. Für interne Kommunikation war Trello geplant, konnte aber nicht etabliert werden. Eigene interne Sciebo-Cloud, insb. HowTos und Protokolle. Außerdem Ticketsystem für einkommende Mails.

Düsseldorf (NaWi): Gemeinsame MPI-Kommunikation. Ankündigungen über Instagramm, auch WhatsApp-Ankündigungsgruppe, WhatsApp-Semestergruppe, Interne Discordgruppe, Wiki-Cloud.

Frankfurt: Internen Kalender, Kalender für Fachschaftenaustausch, Mail-Verteiler, Für Öffentlichkeitsarbeit: IM, aber weniger gepflegt, jeden Monat während Vorlesungszeit: e-Mail-Newsletter an alle Studierende, kurzer Bericht, und Stellen, eigen gehosted Webseite, Altes Read-Only Wiki, neues Wiki im Aufbau, HowTos und Protokolle. Hessisches Cloud-System, DSGVO konform um interne Dokumente zu teilen, wird auch Altklausurenordner. Google Docs für Schichtpläne, große WhatsApp Community die Semesterentsprechend sind.

Siegen: Sehr viele alte System: externe Webseite (wordpress), selten genutzt, zwischenzeitlich Instagram, auch verlassen, kein WhatsApp, Telegramm Gruppen für Veranstaltungen, werden wiederverwendet. (z.B. für Ana I), werden weniger genutzt, vermutlich private Gruppen, große Campus-Gruppe, seit neuem auch Telegramm Kanäle für Veranstaltung, opt-in Mailing-Listen nach verschiedenen Gruppen bei dfn gehosted, werden auch von Professoren genutzt. Nicht mehr: Dropbox. Benutzen Hedgedoc von Uni oder ZaPF

Erlangen: Eigener Server, Studierendenvertretung auch eigenen Server, Cloud, DokuWiki, sowohl Stufe als auch FSI, Hedgedoc, Kalender über NextCloud. Webseite über Wordpress

Mainz: Etwas vorbereitet (s.u.) Außerdem SeaFile als Cloud, Speicherplatz nur auf Nachfrage. Kalender in Dokuwiki, wollen eigenen Kalender hosten. Wegen ZaPF: Engelsystem. Finanzen wollen selbst hosten. Authentifizierung hauptsächlich über Uni, aber geht nicht für externe Dienste.

Gießen: E-Mail über Uni (shared Mailbox über Exchange), Cloud von der Uni, Gemeinsamer Konto für FS, geteilte Zugangsdaten, Kommmunikation über WhatsApp-Community, jeweils eine für intern und Öffentlichkeitsarbeit, Neu: Wiki um Wissen nachhaltig zu halten, über KIF: Dortmund hosted PreTickets, schon für ein paar Veranstaltungen genutzt, zum Beispiel QR-Codes für Einlasskontrollen. StudID ähnlich wie Moodle. Suchen: Tool für Onlineabstimmungen.

Softwarebereiche: (Mainz) - Umfragen (Limesurvey) - Wiki (Dokuwiki/Mediawiki) - Pads (Hedgedoc) - Schichtplaner (Engelsystem) - Kalender (Radicale) - Finanzen (GNUCash) - Authentifizierung (Authentik, Authelia, Keycload, kanidm)

ToDo-System

Bonn: Trello funktioniert, aber nur wenn es verwendet wird. Ist Privat gehosted.

Siegen: Trello ist seit kurzem nur bis 10 Personen

Siegen: Auf NextCloud gibt es Systeme

Düsseldorf: To-Do Auflistung am Ende jeder Sitzung.

Mainz: ShareLateX von der Uni wird für Protokolle benutzt, da ist eine Datei für ToDos drin.

Bonn: Im Vorstandsdoc: Hinterkopfliste, sonst auf Referate aufgeteilt, die eigene Systeme haben

Umfragen

Mainz: LimeSurvey von FS, Authentifizierung schwierig, wenn man Uni-Tool benutzen will benötigt man viel e-Mail-Verkehr.

Bonn: Für interne Sachen, Reaktionen als Umfragen, Öffentlich: Illias-Kurs

Düsseldorf: Umfragen eher in Präsenz auf Sitzung, manchmal Termine auf WhenToMeet.

Siegen: Nutzen hauptsächlich Telegram-Funktion, hat viele Probleme. Nutzungsprobleme mit LimeSurvey

Bonn: Termine über DFN.

Freiberg: Umfragen hauptsächlich über OPAL. Microsoft Forms.

Bonn: Umfragen auch nicht-digital: Strichliste an prominenter Stelle.

Frankfurt: Nutzen EvaSys, von Uni bereitgestellt.

Bielefeld: EvaSys sehr umständlich.

Siegen: Keinen Zugriff auf EvaSys

Siegen: Seit Corona von Uni [Particify](https://particify.de). DSGVO-konforme Umfragen und Wahlen. Nicht so mächtig wie Limesurvey.

Mainz: Für Fachschaften moodle-Kurse von FS Mathe

Abstimmungen (vlt. Anschluss in Mindestgrößen-AK)

Bonn: nicht-anonym Wahlen: Discord Reaktion. Anonyme Wahlen: Kanal, nur mit Wahlberechtigten, mit Link zu einer Umfrage. Auf Fachgruppenebene: Dritte, disinteressierte Person, der man eine e-Mail geschrieben hat, die hat Wahlberechtigtigung kontrolliert und zusammengezählt.

Mainz: FS-Intern keine Online Wahlen, auf Fachgruppenebene: Polias, ungünstig, wegen absolut closed-source.

Düsseldorf: Keine Online-Wahlen, nur Urnenwahlen

Freiberg: Keine Wahlen

Erlangen: Hochschulwahlen über Polias, andere Ebenen sehr durchmixt.

Düsseldorf: Online-Sitzung nur währen Corona, beschlussfähige Sitzungen nur in Unigebäude

Siegen: Uni arbeitet daran, digitale Wahlen möglich zu machen, eventuell Studis dazu. Während Corona: eigene Regelungen. Nach Corona: Ersatzregelungen, die rechtlich schwierig sind. Macht alle Sitzungen nichtöffentlich, in nichtöffentlichen Sitzungen sind theoretisch online Abstimmungen erlaubt.

Mainz: StuPa hat noch nichts als Satzungsänderung beschlossen, vorher war für Fachschaften Hybrid/online möglich, geheime Abstimmungen prinzipiell online nicht, Open Slides wird auch benutzt

Erlangen: Problem mit Polias?

Mainz: KIF hat sich damit beschäftigt, closed-source eins der Probleme, aber auch rechtliche Probleme, hält nicht genügende Normen für Wahlen ein.

Freiberg: Wahlbeteiligung?

Mainz: ca. doppelte Wahlbeteiligung bei Online-Wahlen.

Düsseldorf: Gibt es ein Uni-Identitätsmanagment, das man verwenden könnte?

Mainz: Ist softwareabhängig.

Siegen: Abstimmungen über Reaktionen in Chats, Probleme durch nachträgliche Änderungen, nachvollziehen wird dadurch unmöglich. Sorgfältige Dokumentation kann das lösen, ist aber manchmal suboptimal.

Mainz: Entschlüsse nur in der Sitzung.

Düsseldorf: Uni-Identifikation von Extern eingekauft.

Bonn: Wir haben es von der Uni Köln gekauft.

Freiberg: Beschlüsse im epostalischen Umlaufverfahren.

Frankfurt: Anforderung an Umlaufverfahren?

Freiberg: Nur für gewähltes Gremium, Deadline wird gesetzt.

Düsseldorf: Auch für gewähltes Gremium.

Bonn: Partizpatorisches Gremium kann nicht Umlaufverfahren, deswegen ungern, weil weniger Menschen wahlberechtigt.

Mainz: Keine Umlaufverfahren.

Erlangen: Keine Verfasste Studierendenschaft, daher keine wahlberechtigten. Immer Beschlussfähigkeiten.

Mainz: OpenSlides Goldstanddard für Gremiensitzungen

Schichtpläne

Mainz: Die ZaPF benutzte lange ein Engelsystem, Düsseldorf hat eigenes System, Kiel benutzt Google Tabelle.

Bonn: Die KoMA benutzt Engelsystem, funktioniert für große Veranstaltungen sehr gut, kann man auch mit Berechtigungen und geheimen Schichten machen. Für kleinere Sachen immer doodle von dfn

Düsseldorf: Selbst gehostetes OpenSource: [Helfertool](https://www.helfertool.org), benutzen das für alles. Sehr einfach zu bedienen. Verifikation über Email-System. Berechtigungen sind schwieriger einzustellen. Mit E-Mailfunktionen an ausgewählte.

Bonn: Ihr kriegt eventuell eine Mail in der wir nach einer Einführung fragen.

Wiki/Webseite

Mainz: Wir haben ein Wiki

Frankfurt: Auf Webseite alles, was nach außen geht. Auch Anmeldungen. Benutzen Wordpress. In Wiki alles interne.

Bonn: Protokolle auf Webseite. Auf Webseite Informationen an die breite Öffentlichkeiten. Intern: Cloud mit sehr HowTos. Alle Referate (20) halten HowTos aktuell

Düsseldorf: Webseite mit Veranstaltungskalender. Wichtige Infos generell auf Webseite, Vorstellung von allen Personen auf der Webseite. Protokolle über Confluence der Uni, da auch Erklärungen der Posten

Mainz: Alle Protokolle öffentlich. Auf SeaFile einfach pdfs hochgeladen. Webseite mit Verlinkung zu Wiki, vereinzelte andere Informationen, alles sehr spärlich, namentliche und anonyme Kontaktaufnahme möglich. Wiki enthält Infos zu Gremien, Personalia und Hochschulpolitik, verschiedene Infos beinhalten. Zum Teil Dopplungen mit Wiki und Webseite, Aufteilung z.T. unklar.

Düsseldorf: Wiki strikt intern, Veröffentlichung der Protokolle verschoben. Wiki z.T. mit Leseberechtigung, daher wenn Dinge für alle Studentika wichtig sind, sind die auf der Webseite

Mainz: Zuerst Wiki intern und mit Leseberechtigung, dann öffentlich gemacht.

Nachhaltig

Siegen: Wie stellt ihr Nachhaltigkeit sicher.

Frankfurt: Tun wir nicht, hatten auch größere Probleme. Übergeben Dinge an die Uni.

Bonn: Wenn wir Dienste wechseln, kopieren wir alles vom alten auf neue herüber.

Mainz: Uni hat den Anweisung gegeben, dass Server nachhaltig sein muss. Das ist aber nicht unbedingt einfach. Idee: An Uni geben, oder Leute finden. Ähnlicher Aubau wie TOPF. Alles Containerisiert, gut zu warten.

Bonn: Satzungsmäßig müssen wir EDV Referat haben.

Düsseldorf: Alte Räte werben neue Räte an.

Mainz: Nur wenig Informatikinteressierte, meistens nur sehr spezialisiert.