SoSe16 AK Mitgliederversammlung ZaPF e.V.

Mitgliederversammlung ZaPF e.V.

Protokoll vom 07.05.2016
Beginn: 18:15
Ende: xx:xx
Redeleitung: xx (Uni xx)
Protokoll:
Anwesende:

Benjamin Dummer, Valentin Wohlfahrt (HU Berlin),
Patrick Haiber (Uni Konstanz),
Christoph Steinacker, Marius Walther (TU Dresden),
Marcel Nitsch (Uni Bonn),
Aiko Bernehed (Uni Düsseldorf),
Tobias Löffler (Uni Düsseldorf),
Marcel Nitsch (Uni Bonn),
Frederike Ahr (Uni Hamburg),
Vanessa Fahrenschon (LMU München),
Fanny Wischnewski (Uni Bremen),
Zoë Lange, Frederike Kubandt, Florian Marx (Uni Frankfurt)

Protokoll

Feststellung der Tagesordnung

Die bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorgeschlagene Tagesordnung lautet:

1. Feststellung der Tagesordnung
2. Wahl des Protokollführers
3. Wahl des Versammlungsleiters
4. Feststellung der Beschlussfähigkeit
5. Genehmigung des letzten Protokolls
6. Bericht des Vorstandes
7. Bericht des Kassenprüfers
8. Wahl des neuen Kassenprüfers
9. Entlastung des Vorstandes
10. Wahl des neuen Vorstandes
11. Arbeitsstrukturen des Vereins
12. Verschiedenes

Es wird um Ergänzung des Punktes Unterstützung Finanzschwacher Fachschaften vor Arbeitsstrukturen des Vereins gebeten. Außerdem wird vorgeschlagen, den Top Wahl des Vorstandes nach den Top Arbeitsstrukturen zu verschieben, um die Wahl auf die Aufgabenbereiche durchführen zu können. Diese Vorschläge werden per Akklamation angenommen, die beschlossene Tagesordnung lautet damit

1. Feststellung der Tagesordnung
2. Wahl des Protokollführers
3. Wahl des Versammlungsleiters
4. Feststellung der Beschlussfähigkeit
5. Genehmigung des letzten Protokolls
6. Bericht des Vorstandes
7. Bericht des Kassenprüfers
8. Wahl des neuen Kassenprüfers
9. Entlastung des Vorstandes
10. Unterstützung Finanzschwacher Fachschaften
11. Arbeitsstrukturen des Vereins
12. Wahl des Vorstandes
13. Verschiedenes

Wahl der Protokollführer

Als Protokollführer werden Sebastian aus Konstanz und Frederike aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen.

Wahl des Versammlungsleiters

Als Versammlungsleiterin wird Zoe Lange aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen.

Feststellung der Beschlussfähigkeit

Die Beschlussfähigkeit wird festgestellt.

Genehmigung des letzten Protokolls

Das letzte Protokoll von der Mitgliederversammlung am 21.11.2015 wird genehmigt.

Bericht des Vorstandes

Die Berichte der Vorstände wurden gesondert eingereicht

Bericht des Kassenprüfers

Der Bericht des Kassenprüfers wird gesondert eingereicht.

Wahl des Kassenprüfers

Als Kassenprüfer wird Marcel Nitsch von der Uni Bonn vorgeschlagen.
Er studiert im 8. Semester Physik und hat im ASTA Finanzanträge gestellt, hat Fachschaftsintern bereits Kassenprüfer gemacht und ist nun Finanzreferent seiner Fachschaft.
Für sämtliche Personalwahlen wird eine geheime Wahl beantragt, die Wahlleitung wird von Benny übernommen.
Das Ergebnis der Wahl zum Kassenprüfer ist: 12 ja - 0 nein - 1 Enthaltung Damit ist Marcel Nitsch zum Kassenprüfer gewählt,er nimmt die Wahl an.

Entlastung des Vorstandes

Es wird vorgeschlagen, Jacob Borchart und Marco Nüchel als Vorstände zu entlasten, da ihre Aufgaben als Vorstand abgeschlossen sind. Des weiteren wird vorgeschlagen, Patrick Haiber in der Funktion als Kassenwart, Valentin Wohlfarth als Finanzer der ZaPF in Berlin sowie Christoph Steinacker als Finanzer der ZaPF in Dresden zu entlasten.
Es wird empfohlen, Zoe Lange, Florian Marx, Frederike Kubandt und Philipp Klaus bis zum Abschluss der Gemeinnützigkeitserklärung nicht zu entlasten. Es wird über die Entlastung wie vorgeschlagen geheim abgestimmt. Das Ergebnis der Abstimmung zur Entlastung der Vorstände wie vorgeschlagen ist:
11 ja - 0 nein - 1 Enthaltung
Die Entlastung wird damit wie vorgeschlagen durchgeführt.

Unterstützung finanzschwacher Fachschaften

Gestern hat hierzu bereits ein Arbeitskreit stattgefunden, in dem allgemein zugestimmt wurde, dass finanzschwache Fachschaften untersützt werden sollen um an der ZaPF teilnehmen können. Das Protokoll des Arbeitskreises wird den Mitgliedern mit dem Protokoll zugesandt.
Fachschaften, die finanziell nicht die Möglichkeit haben, Mitglieder zur ZaPF zu entsenden sollen die Möglichkeit bekommen nach Ausschöpfung anderer Fördermöglichkeiten durch den ZaPF e.V. eine Förderung auf Tagungsbeiträge und/ oder Reisekosten zu erhalten. Es soll hierbei keine formale Kontrolle der Antragsberechtigung stattfinden. Dies wurde im Arbeitskreis erarbeitet und dem ZaPF e.V. vorgeschlagen. Bisher noch festzusetzen ist, wie viele Mitglieder pro Fachschaft gefördert werden sollen.

Festsetzung der Förderzahlen und Fristen

Als Formulierung wird vorgeschlagen:
Es sollen bis zu drei Personen pro Fachschaft unterstützt werden, mit dem Ziel, dass so viele Fachschaften wie möglich Unterstützung erhalten, ein Mitglied zu entsenden. Fachschaften, die nicht im vorherigen Semester teilgenommen haben sollen hierbei priorisiert behandelt werden. Ein Anspruch auf Förderung besteht in keinem Fall.
Die Höhe der zur Verfügung stehenden Fördersumme wird auf 500e pro ZaPF festgesetzt, beginnend ab dem Zeitpunkt zu dem der Verein über Einnahmen durch Fördermitglieder verfügt. Ziel wäre es, zur ZaPF im SS 17 in Berlin mit der Förderung zu beginnen. Eine Frist zur Antragsstellung und ggfs. -bewilligung sowie feste Zahlen zur Förderung sind noch festzulegen. Diese werden im Zuge der Entwicklung eines Verfahrens vorgeschlagen und in der nächsten Mitgliederversammlung beschlossen.

Vertraulickeit der Anträge

Es wird eine Vorstandsstelle speziell mit der Bearbeitung der Anträge beauftragt, Anträge werden durch das entsprechende Vorstandsmitglied und den Kassenwart geprüft und ggfs. bewilligt, des weiteren wird der Kassenprüfer über Anträge informiert, ansonsten werden sie vertraulich behandelt.
Der Vorschlag zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften soll in der Mitgliederversammlung beschlossen und anschließend durch Abstimmung im Abschlussplenum legitimisiert werden. Nach einer Laufzeit von 2 Jahren ist ein Fazit zu ziehen und das Verfahren gegebenenfalls zu überarbeiten und nachgebessert.
Der Vorschlag zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften wird in der MV abgestimmt und angenommen.
Für die Entwicklung eines Verfahrens und die anschließende Abwicklung der Anträge wird ein neuer Arbeitsbereich im Vorstand eingerichtet.

Arbeitsstrukturen im Verein

Bisher lag nahezu die gesamte Vereinsverwaltung in Frankfurt und wurde alleine von Philipp übernommen. Dies ist jedoch keine nachhaltige Lösung und es sollte überlegt werden, welchhe Arbeitsbereiche nicht zwingend am Sitz des Vereins durchgeführt werden müssen und ausgelagert werden können. Definitiv an den Vereinssitz gebunden sein sollte die Poststelle, die papiergebundene Buchhaltung sowie der Notar.
Ausgelagert werden könnten Mitgliederverwaltung, ... (Tobis Mail) Es wäre zu überlegen, ob man eine studentische Unternehmensberatung beauftragt, unsere Arbeitsabläufe zu analysieren und einen sinnvollen und optimierten Arbeitsablauf zu entwickeln. Benny würde sich darum kümmern, eine entsprechende Person zu recherchieren und dies mitzubetreuen.
Die Aufgabe der Buchhaltung sollte an den Kassenwart gebunden werden. Zur Verbesserung der Arbeitsabläufe kann sich mit dem StAPF ausgetauscht werden, die gesamte Einrichtung der IT des e.V. soll vom TOPF übernommen werden. Die Arbeitsstrukturen sind damit in Entwicklung, Aufgabengebiete der Vorstände sollen im nächsten halben Jahr definiert werden.

Wahl des neuen Vorstandes

Als neue Vorstände werden vorgeschlagen:

• Florian Marx, Frankfurt als Vorsitzender
• Patrick Haiber, Konstanz als Kassenwart und Finanzer der ZaPF in Konstanz
• Christoph Steinacker, Dresden (in Abwesenheit) als Finanzer der ZaPF in Dresden
• Valentin Wohlfarth, Berlin als Finanzer der ZaPF in Berlin
• Jan Luka Naumann, Berlin als Unterstützung von Valentin und Kontakt zum ToPF
• Thomas Rudzki, Heidelberg als Beauftragter zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften
• Tobias Löffler, Düsseldorf als Mitgliederverwaltung

Über die Vorstände wurde einzeln per geheimer Wahl abgestimmt. Die Vorstände wurden einstimmig gewählt. Alle Vorstände nehmen die Wahl an.

Verschiedenes

Erstattung der Reisekosten zum BMBF-Verbändegespräch in Berlin

Florian Marx wurde als Vorstand zum BMBF-Verbändegespräch nach Berlin entsandt. Hier sind Reisekosten in Höhe von 89,00€ entstanden. Die Erstattung der Kosten wird vom Verein beschlossen.

Mitgliedsantrag für Fördermitglieder

Eine Vorlage für den Mitgliedsantrag der Fördermitglieder wurde erstell.

Erstattung der Reisekosten für das Kommunikations-Gremium

Zafer wurde als Mitglied des Kommunikationsgremiums entsandt. Die Erstattung der Kosten wird vom Verein beschlossen.

Server und Domain

Zur Zahlung der Kosten für Server und Domain sollen nach Möglichkeit Einzugsermächtigungen eingerichtet werden, ansonsten Daueraufträge.

Außerordentliche Mitgliederversammlung und nächste Mitgliederversammlung

Es soll zu einer auÿerordentlichen Mitgliederversammlung auf der nächsten StAPF-Klausurtagung eingeladen werden. Die nächste ordentliche Mitgliederversammlung findet auf der ZaPF in Dresden statt.