SoSe15 AK Orga

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: ZKK-Orga
Erfahrt in diesem Arbeitskreis von den lustigen, spannenden und herzzerreißenden Abenteuern der Aachener Orga bei der Organisation der größten, besten, coolsten ZKK aller Zeiten!

Arbeitskreis: "AK Orga"

Protokoll vom 30.05.2015

Beginn

15:00 Uhr

Ende

17:00 Uhr

Redeleitung und Zusammenfassung

Konstantin (RWTH Aachen)

Anwesende Fachschaften (unvollständig)

RWTH Aachen

Uni Bonn

Uni Bremen

TU Dortmund

Uni Düsseldorf

Uni Frankfurt

TU Ilmenau

Uni Jena

HS Karlsruhe

KIT Karlsruhe

Uni Konstanz

TU Wien

KIF e.V.

Insgesamt sind ca. 60 Leute anwesend.

Einleitung/Ziel des AK

Es handelt sich um einen BuFaTa-übergreifenden AK, der die Erfahrungen der Orga bei der Organisation der ZKK weitergeben soll. Dazu wurde eine Präsentation erstellt. Es wurde sich darum bemüht, diese BuFaTa-agnostisch zu halten, um jeder der anwesenden Orgas vergangener und zukünftiger BuFaTas einer Erfahrungsaustausch zu ermöglichen.

Zusammenfassung

Es gibt normalerweise keine Folien zu dem AK. Diesmal gibt es Folien, die etwa eine halbe Stunde vor dem AK fertiggemacht wurden. Die Folien finden sich unter Datei:Orga AK Aachen SoSe15.pdf.

Dazu ist anzumerken, dass der Aufgabenbereich "Feng Shui" Raumeinrichtung ist.

Die Aachener Orga hat ein Orgakonzept entwickelt, was im groben vorgestellt wird.

Orgakonzept/Kleiderschrank

Vokabelliste (Abkürzungsentschlüsselung):

Abkürzungen

• Tempel = Temporäre Essens Lokalität = ZKK-Cafe
• HuT = Hauptorga unserer Tagung = aktuell anwesende Hauptorga (zwei Menschen)
• MüTzE = Mäßig Übersichtliches Treffen Zuständiger Eigenverantwortlicher = halbtägliche Sitzung
• HuTAb = HuT auf ABruf = aktuell nicht verantwortliche Hauptorga (Kandidaten für Hut)
• HuTladen = ? = ganze Hauptorga (8 bis 9 Personen)
• HuTablage = ? = Orgabüro (Fachschaft)
• PullI = Prinzipal Unabhängiger LangLebiger Interessensbereiche = Bereichsverantwortliche = KoPF = Koordinatoren Organisatorischer Partialfelder/Perimeter und Flügel
• AlTaR = Allgemeiner Treffpunkt für Aktuelle Ratschläge = Infopoint = SchreIn = SCHnell REagierende INfonische
• KOepfEN = Koordinierter Organisationspart Findet Epoche der Nachtruhe = PullI/Kopf übergibt PullI-/Kopfhandy an HuT
• KOErpEr = Koordinierte OrganisationsEinheit Richtig Putziger EngelsaRrrbeit = Bereich
• HeLM = HElfikon Lifecycle-Management
• KleiderschrAnk = KonferenzLEItungsDemokratie, die Effektiv, Reell, SCHnell Riesige ANwesenheit Koordiniert = Orgakonzept
• Fsszoo= FachSchaftsSchlafZuOrdnungsOrdnung
• PrIESTER = Prätor Irre Exorbitanter Stehender Temporärer EventRäumlichkeiten (Raumverantwortlicher)
• GLOcKe = Gemeinsame Lebhafte Organisation mit chönem Kommunikationsekzess = Alle arbeiten echt viel und vergessen deshalb die MüTzE
• LASTA = Laster des AStA

MÜTZE

Unten folgt der ursprüngliche Entwurf. Dazu wird angemerkt, dass dieser nicht umgesetzt wurde, weil zu MüTzE-Zeiten die Leute immer zu beschäftigt waren. Allerdings haben ähnliche Konzepte bei anderen BuFatas gut funktioniert, deswegen ist das Konzept hier als Beispiel dargestellt, wie ein regelmäßiges Orgatreffen aussehen könnte.

• Oberstes Entscheidungs- und Beschlussgremium
• Offiziell BuFaTa-AG-Sitzung (entscheidet und ist öffentlich)
• Besteht aus:
  • Dem mindestens diensthabenden HuT
  • jeweils mindestens einem Bereichsverantwortlichen pro Bereich, sofern für diesen Tag relevante Aktivitäten vorliegen
  • mindestens einem Mitglied des AG-Kollektivs
• Tagt zweimal täglich, einmal morgens, einmal abends
• Ständige TOPs:
  • Berichte (kurz!!!)
  • Briefing: Was wird am Tag/in der Nacht passieren? (Besonderheiten dieses Tages, was brauchen die Bereiche)
  • Beschlüsse (finanzwirksam)
  • Austausch einzelner Bereichsverantwortlicher, Logistik
• Dauer: 30 min
• Ort: Orgabüro
• Zeiten:
  • Morgens-Mütze: erster AK-Slot des Tages;
  • Abends-Mütze: Abends um 9 Uhr;
  • Ort: beschließt der AK Durchführung;
  • Dienstag: nach der außerordentlichen FSS;
  • Mittwoch: Mitternacht bzw. nach ZaPF-Plenum;
  • Donnerstag: 8Uhr und Abends 21 Uhr;
  • Freitag: 8uhr und Abends 21 Uhr;
  • Samstag: 9Uhr und Abends 9 Uhr;
  • Sonntag: 9 Uhr;

HUT

• Aktuelle anwesende verantwortliche Geschäftsführung (immer 2 Personen)
• Koordiniert und trifft zwischen den Mützen Entscheidungen (falls nötig)
• 8-9 Personen (Hutladen), nicht wesentlich mehr, die die Menge der möglichen Hüte stellen
• das AG-Kollektiv ist Teil des Hutladens
• möglichst nicht als Bereichsverantwortliche während der gesamten ZKK eingespannt
• rechenschaftspflichtig gegenüber der Mütze
• es wäre schön, wenn zu jedem Zeitpunkt eine Person aus dem Kollektiv Teil des Hutes ist
• Menschen die gerade im Orgabüro sind dürfen gerne auch Verantwortung übernehmen
• Kachelschichtsystem: es gibt immer zwei aktuelle Hauptverantwortliche (Hüte), deren Schichten sich um mindestens drei Stunden überschneiden
• Keine Hierarchie unter den beiden Hauptverantwortlichen
• Agiert im Orgabüro (Hutablage), das öffentlich ist für alle die dort Orgaarbeit tun wollen
• Hauptverantwortliche haben die Pflicht, die anderen haben das Recht, Dinge für die Orga zu tun
• Übernehmen die Aufgabe der Köpfe, falls diese nicht erreichbar sind
• Es ist im Vorfeld der Tagung ersichtlich und festgelegt, wer in welchem Zeitraum verantwortlich ist
• Schichtlänge: 6 Stunden, Überlappung von 3 Stunden

Köpfe

• Sind verantwortlich für einen Bereich (Koerper) und agieren eigenständig innerhalb dieses Bereichs
• Berichten dem Hut (über das Orgahandy)
• Tauschen sich möglichst zur unbehüteten Problemlösung untereinander aus, bei relevanten Punkten immer hinterher dem Hut berichten
• Bei Bedarf bei Problemen den Hut um Hilfe bitten
• Die Verantwortlichen für einen Bereich organisieren sich untereinander selbst
• Nach Bedarf kann jeder Bereich vor und während der ZKK Helferbriefings durchführen
• Die Köpfe können wenn sie nicht auf der Tagung anwesend sind ihre Aufgabe (mit dazugehörigem Diensthandy) an den Hut abgeben (sich köpfen)
• Köpfe mit Handy:
  • Helfer
  • KdV/Kneipenabend/(Party)
  • Springer mit Verantwortung
  • Finanzen
  • Altar (und zusätzlich Festnetz)
  • HuT
  • Technik/IT
  • Transporter(LASTA)
  • Transporter
  • Exkursionen
  • Nachtwachen (3 Hörn, 1 Couvenhalle) (evtl ohne Flat)
  • 3 bis 4 als Reserve

Engel

• Helferverantwortliche sorgen dafür, dass es Helfer und Schichten gibt, dann werden die Helfer den Bereichen zugeordnet
• für organisatorische Fragen bezüglich der Schichten kontaktieren sie die Helferköpfe, für inhaltliche Fragen den Kopf
• Engel, die bereits wissen, dass ihre Frage nicht von den Köpfen beantwortet werden kann, fragen den Hut

Infopoint (Schrein)

• Ansprechpunkt für Teilnehmer
• Telefonnummer ist auf jedem Teilnehmerausweis vermerkt
• Mehr Helfer während der An- und Abreise

Kommunikation

• Der Hut ist die einzige Instanz, die entscheidet, dass Bereichsverantwortliche auf ihre Privatnummer angerufen werden
• Jeder Bereich hat ein Diensthandy, das der diensthabende Kopf mit sich führt. Falls der Körper sich köpft, wird das Handy in der Hutablage hinterlegt
• Wir wünschen uns SMS für Just in Time Informationen (über verschiedene Verteilerlisten, falls technisch möglich) (hat nicht funktioniert)

Rechenschaftskette

• Engel legen nach ihrer Schicht dem Kopf Rechenschaft ab (falls etwas relevantes passiert ist)
• Der Kopf legt dem Hut gegenüber Rechenschaft ab
• Der Hut legt Rechenschaft gegenüber der Mütze ab

Appell an alle: Informationsfluss und -weitergabe auf allen Ebenen!

Diskussion

Die Vorstellung der Präsentation geht auf natürliche Weise in Diskussion über. Es gibt diverses Feedback zur Organisation der ZKK, zu dem die Orga Stellung nimmt.

Themen der Diskussion sind u.a. die Kommunikationspolitik untereinander und nach außen, die Anwerbung der Helfer usw. Es wird von viellen ehemaligen Orgas betont, dass sie als Ansprechpartner für zukünftige Orgas zur Verfügung stehen.