HowTo Poolentsendung

Die ZaPF kann (durch Wahl in den Plenen) studentische Gutachter/-innen in den Akkreditierungspool entsenden. Der StAPF übernimmt die "Koordination" dieser Entsendungen und ist Ansprechpartner für Fragen des Pools an die ZaPF.

Dieses kurze HowTo stellt die verschiedenen Aufgaben (und ein paar Erfahrungswerte und Tipps) im Zusammenhang mit der Poolkoordination dar.

Entsendungen

Wer in den Pool entsand werden möchte muss auf einem Plenum der ZaPF gewählt werden (Ablauf einer Wahl siehe Geschäftsordnung). Dass die Kandidaten Interesse und etwas Erfahrung im Bereich Akkreditierung haben sollten (also zumindest einen Akkreditierungs-Arbeitskreis mitgemacht haben), ist Konsens diverser AKs und Abschlussplenen.

Nach der Wahl beginnt der bürokratische Teil für den StAPF:

  • Die neuen Vertreter/-innen müssen einen Anmeldebogen des Pools ausfüllen.
  • Der StAPF muss diesen Anmeldeboden gegenzeichnen und (sinnvollerweise gesammelt) mit einem kurzen Anschreiben (s.u.) an den Pool weiterleiten
  • Der StAPF führt eine Liste der Poolentsendungen und -bestätigungen, auf die die neuen Vertreter/-innen (mit eMail-Adresse!) eingetragen werden

Tipps

Wahlen finden auf Abschlussplenen statt, danach ist normalerweise Abreisestimmung. Die Poolaufnahmeanträge sollten noch während des Plenums ausgefüllt und an den StAPF gegeben werden, das nachträglich per Post zu machen ist (einiges) an unnötiger Arbeit.

Standardanschreiben

Ein typisches Anschreiben, was zusammen mit den Anträgen an den Pool geht:

Anmeldeformulare der [Sommer|Winter]-ZaPF [Jahr]
Sehr geehrte Poolverwaltung,
das Abschlussplenum der [Sommer|Winter]-ZaPF [Jahr] (Bundesfachschaftentagung der Physik) in [Stadt] hat [N] neue Mitglieder zur Entsendung in den Studentischen Akkreditierungspool gewählt; die Anmeldeformulare liegen diesem Brief bei.
Mit freundlichen Grüßen

Bestätigungen

Von der ZaPF entsandte Poolmitglieder müssen alle 2 Jahre von einem Plenum der ZaPF bestätigt werden. Das Verfahren dazu ist auf dem Abschlussplenum der Sommer-ZaPF 2008 in Konstanz erneut beschlossen und etwas konkreter gefasst worden:

  • Die zu bestätigenden Mitglieder werden vom StAPF angeschrieben (ca. 3 Monate vor der entsprechenden ZaPF)
  • Wenn sie nicht zu erreichen sind / nicht antworten, wird die Poolverwaltung um Weiterleitung der Nachricht gebeten; aus Datenschutzgründen kann der Pool keine persönlichen Daten (z.B. neue eMail-Adressen) weitergeben
  • Wer nicht bestätigt werden möchte, sollte sich selbst beim Pool abmelden und dem StAPF kurz eine Bestätigung schicken; das ist (vermutlich!) einfacher als ein Zurückziehen von Mitgliedern durch den StAPF.
  • Wer bestätigt werden möchte, hat folgende Möglichkeiten:
    • persönlich auf dem Abschlussplenum der nächsten ZaPF anwesend zu sein
    • einen Vertreter zu bestimmen, der auf dem Plenum um die Bestätigung bittet
    • dem StAPF schriftlich eine Bitte um Bestätigung durch das Plenum zukommen zu lassen, welche dann verlesen wird
Es gibt häufiger Bestätigungen per Konsens, ansonsten fällt eine Bestätigung unter "Wahlen", ist also auch geheim durchzuführen.
  • Das Zurückziehen von Kandidaten durch den StAPF bedarf keiner erneuten Entscheidung durch das Plenum; wer sich auf die Anfrage nicht meldet bzw. nicht bestätigen lässt wird automatisch durch den StAPF zurückgezogen.

Tipps und Kommentare

  • Anschreiben zu bestätigender Poolmitglieder: Diese Neuregelung (SoSe 2008 in Konstanz beschlossen, für SoSe 2009 in Göttingen vollstädig umgesetzt) ist ziemlich sinnvoll. Viele vergessen, dass sie noch im Pool sind und melden sich dann selbst ab, andere vergessen, dass sie bestätigt werden müssen und denken so daran, auf die ZaPF zu kommen oder sich vertreten zu lassen.
  • Vertretung/schriftlicher Antrag: Diese Möglichkeit wurde aufgenommen, damit nicht Poolmitglieder nur deshalb nicht bestätigt werden, weil sie nicht zu einer bestimmten ZaPF kommen können. Sich von jemandem (z.B. aus der eigenen Fachschaft) vertreten zu lassen statt nur einen Antrag zu stellen ist für das Plenum vermutlich besser, weil dann Rückfragen möglich sind.
  • Abgleich mit dem Pool: In regelmäßigen Abständen, vllt. einmal im Jahr, ist es sinnvoll, die interne Liste der ZaPF mit der des Pool abzugleichen. Darüber lässt sich feststellen, ob alle An- und Abmeldungen geklappt haben.

ToDo

Der Ablauf von Entsendungen und Bestätigungen wurde häufiger überarbeitet und jeweils in Abschlussplenen abgestimmt; einige Verweise auf die relevanten Stellen in den entsprechenden Protokollen wären noch sinnvoll (auch falls es z.B. bei der Kommunikation mit dem Pool Rückfragen gibt).