ZaPF Programm

Die ZaPF ist zwar international bekannt für die Vernetzung von Fachschaften und das super Rahmenprogramm, dennoch geht es eigentlich um Inhalte. Hauptsächlich lassen sich die Programmpunkte in drei Kategorien teilen. Sie sind im Inhaltsverzeichnis aufgeführt und in den einzelnen Abschnitten genauer beschrieben.

Plenen

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: Plenumsinhalt und Plenumstechnik. Letzterer ist im Artikel HowTo ZaPF: Plenumstechnik thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
• Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
• Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
• Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im HowTo ZaPF: Plenumstechnik sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
• In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in HowTo ZaPF: Plenumstechnik zu finden.
• Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
• AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

Arbeitskreise

Während der ZaPF sollte man unbedingt Protokolle und Resolutionen digital sammeln - letztere werden ausgehängt! Dafür eignet es sich, die HackMD-Instanz des TOPF mitzunutzen ([1]) und für alle Arbeitskreise bereits im Voraus Blanko-Dokumente mit Template anzulegen (siehe z.B. Template in [2]). Während der AKs hat es sich als förderlich herausgestellt, eine Verpflegung anzubieten (z.B. in Rahmen von nahe der AK-Räume positionierter, regelmäßig aufgefüllter KEKSe, also Futterstationen zum "Kaffee entdecken, Kekse snacken" - Vorteil gegenüber Helfern, die herumgehen und Essen in den Räumen vorbeibringen ist, dass man sich so Helfer spart und Zwangspausen beim Snacks verteilen umgeht).

Exkursionen

• Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.
• Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.
• Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.
• Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).
• Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

Fachvortrag

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

Wecken

Das Wecken ist essenziell für eine ZaPF, denn es ist das erste, was die Teilnehmer morgens von euch mitbekommen. Wenn sie sich da über die Orga ärgern, macht man es sich über den Tag unnötig schwer. Aber wie immer gilt: Man kann es nicht allen recht machen. Folgendes Konzept wurde auf der ZaPF in Siegen 17 das erste Mal erprobt und wurde mehrfach gelobt:

Es gibt zwei Wecktypen, "Sanft" und "Laut". Bei dem "Check-In" wird gefragt, wie man lieber geweckt werden möchte. Dabei werden dann Schlafsaal für Schlafsaal gefüllt, und diese dynamisch als Sanft- oder Lautschlafsaal eingeteilt. Dabei wird darauf geachtet, dass beide Schlafsaaltypen für sich jeweils in räumlicher Nähe sind.

Für das sanfte Wecken gibt es eine vorgegebene Playlist, für das laute Wecken darf das Weck-Helfikon sich vollkommen austoben. Am Besten eignen sich zwei Weckhelfika, die jeweils für einen Bereich zuständig sind. Ihr solltet überlegen, beim Wecken eine Person aus der Orga dabei zu haben, um den Sadismus der Helfika zu bremsen - diese haben sich schließlich für das Wecken nicht ohne Grund eingetragen!

Weiteres dazu:

• Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.
• Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
• Eine Checkliste für Weck-Helfika ist hilfreich. Ein Beispiel ist unten angeführt.

Da niemand auf die Tonqualität achtet, können - müssen aber natürlich nicht - auch qualitativ einfachere Lieder gewählt werden. Folgende GEMA-freie Musik wurde in Siegen zum Wecken genutzt:

• Crusaders 2 - Johannes Bornlöf
• Knights Templar 1 - Johannes Bornlöf
• Gee - Swing It
• Gee - Lupo
• Gee - Easy Things
• Gee - Funkjunk
• Crusaders 1 - Johannes Bornlöf
• Vindsvept - A Song from the Deep
• TheFatRat - Prelude (Jackpot EP Track 3)
• Vindsvept - In Honour of the King, part two
• Gee - Ryakknar
• Vindsvept - Leaving the Dream
• OurMusicBox - Into Uncertainty

Folgende nicht GEMA-freie Musik hat sich ebenfalls als positiv herausgestellt (ggfs. Lizenzrechte beachten):

• Auckland Symphony Orchestra - Pirates of the Caribbean
• Auckland Symphony Orchestra - Shostakovich Festive Overture, Op. 96
• Symphony Orchestra of The Józef Marcin Żebrowski Music School in Częstochowa - The Lord Of The Rings Orchestral Medley

Checkliste für Weck-Helfika

Es folgt beispielhaft eine Checkliste für Weck-Helfika aus Siegen 17:

Bei der Nachtwache liegt ein Plan, welche Räume wie geweckt werden müssen. Es gibt die Wecktypen "Sanft" und "Laut". Zu beidem gibt es eine Playlist. Diese sind auf einem Datenträger bei der Nachtwache zu finden.

Die Aufgabe ist, jeden Raum nacheinander 5 Minuten lang zu beschallen, und das 2 mal. Wenn die Zahl der Lautsprecher reicht oder die Boxen laut genug sind, um alle Räume gleichzeitig zu beschallen, sollte mindestens 30 Minuten lang am Stück geweckt werden.

Die Weckzeiten sind:

Sonntag : 5:30 Uhr (MEZ)

Montag  : 6:00 Uhr (MEZ) x

Dienstag: 6:30 Uhr (MEZ)

Mittwoch: 7:30 und 10:30 Uhr (MEZ)

x Montag sollen nach dem Wecken klar und deutlich die Exkursionen mit Zeiten angekündigt werden. Diese sind hier zu finden: https://siegen.zapf.in/tagung/programm/exkursionen/