StAPF23,6:Sitzung02

Sitzungsbeginn: 18:05 Uhr am 05.07.25
Sitzungsende: 19:02 Uhr am 05.07.25

23,6ter StAPF: Sitzung 2

Anwesende StAPFika

Katrin
Mio
Amélie
Smier

Gäste/Andere/Gremika/etc
Jan (Topf)
Ruben (Topf)
Fine (Orga Göttingen)
Tim (Orga Göttingen)
Vicent (Orga Göttingen)
Antonia (Altorga Erlangen)
Niklas (e.V.)
Leon (FU Berlin)
Patrick (Rostock)
Elias (Regensburg)
Sam (AwGrem)

Protokoll der letzten Sitzung: Protokoll vom 25.05.2025
Wird angenommen.

TOP 1: Pool Bestätigung

Patrick aus Rostock möchte gerne erneut für den Pool bestätigt werden. Patrick stellt sich kurz vor. Es gibt keine Fragen.

Der StAPF einigt sich, per Handzeichen abzustimmen.

Beschlussvorlage: Der StAPF möge beschließen, Patrick Staschick aus der Uni Rostock für den Pool zu bestätigen.

Ergebnis: 4 Ja/ 0 Nein/ 0 Enthaltung

Patrick wird somit erneut für den Pool bestätigt. Amelie teilt das dem Pool mit.

TOP 2: Berichte

StAPF

• Sind auf KT im tollen Hamburg <3
• sind am Resos verschicken: sind korrektur gelesen und Mail Texte sind auch schon geschrieben
• Bericht fertig, muss nur noch auf die website
• haben mit dem AwGrem über Datenschutz bei der Eval geredet
  • aktuell ist Evalus erstellen und weitergeben noch Aufgabe des StAPFes (noch aus Zeiten bevor es das Awareness-Gremium gab)
  • aktuell kann der StAPF theoretisch alle Auswertungen einsehen, das so in Zukunft geändert werden
• Generelle Zugangsrechte in der Wolke, dem GIT und dem Wiki wurden überprüft
  • Gremien sollen sich selbst mehr selbst verwalten (weniger workload für den ToPF)
• AfD Reso soll auch an die AfD verschickt werden... Ist das mit unserem Selbstverständnis/der Unvereinbarkeitsverpflichtung vereinbar?
  • Selbstverständnis: "[...] Weiter sieht die ZaPF davon ab, Kontakt mit diesen Organisationen aufzunehmen. [...]"
  • StAPF Interpretation:
    • "alle Fraktionen" -> alle Fraktionen außer AfD
    • Wenn AfD explizit aufgelistet wird unter den Adressat:innen, sollen und dürfen wir an die AfD verschicken
  • Bericht aus dem dazugehörigen AK: Idee war, dass AfD nicht standardgemäß in den Adressat:innen sein, aber trotzdem angeschrieben werden, wenn das explizit gefordert wird
  • Explizitheit mit der AfD bei den Adressat:innen aufgeführt wurde, ist dem Plenum bewusst
  • Ergebnis: wenn die AfD explizit drin steht, wird die Reso auch an die AfD verschickt

ZaPF e.V. Vorstand

• Orga Webseiten sind geupdated worden, wenn da was mit dem Datenschutz nicht gestimmt hat.
• Die Eintragung der Änderung nach der Mitgliederversammlung von Kiel ist im Vereinsregister eingetragen.
• Eintragung der MV von Erlangen liegt beim Notar. In der kommenden Woche ist ein Unterschriftentermin.
• Damit wäre die Eintragung des e.V. wieder aktuell.

TOPF

• gibt ein wöchentliches Topf Treffen mit kleineren Projekten, was in nächster Zeit ansteht etc., gibt auch kleine Protokolle dazu
• Haben den ZaPF login in Git lab hinzugefügt
• auf der KT wurde über Rechte gesprochen
  • Rechtesystem ist durch single Sign On leichter geworden
  • Idee: unpraktisch wenn nur der ToPF Rechte für z.B. redeleitung hat, also sollen sich alle Gruppen selbst verwalten können
  • die Gremien können ihr Gruppen und Rechte jetzt selber verwalten
  • Orgas können auch eigene Orgagruppen verwalten, statt bei jeder Person, die hinzugefügt werden soll, den ToPF zu fragen
  • über Git Repository Rechte wurde auch gesprochen:
    • Satzung und inhaltliche Dinge sollen nicht mehr von allen bearbeitet werden können
    • mergen muss StAPF oder Deckel machen, damit Änderungen auch mit den Beschlüssen übereinstimmen

KomGrem

• Mio als Alt-KomGrem berichtet
• auf dem letzten Treffen wurden ZaPF und KFP nachbesprochen
• auf der KFP hatte vor allem das Positionspapier zum Umfang von Bachelorarbeiten großen Anklang gefunden
  • Konsens war, dass es viele geforderte Strukturen schon gibt, aber diese leider nicht umgesetzt werden
• KFP wurde bewusst, dass Arroganz in der Physik ein Ding sein könnte...
• von der DPG aus dem AK Chancengleichheit wollten sich Menschen bzgl. Themen beim KomGrem melden

Awareness Gremium

• Eval wurde ausgewertet
• Probleme mit Zugriffsrechten wurden besprochen

Frage: wird die Evalu veröffentlicht oder bekommen das nur die ausrichtenden Fachschaften Antwort: Ausrichtende Fachschaften bekommen den Orga Teil aka Alt- und Neu-Orga. Den Awareness Teil bekommt das AwGrem und die Vertrauenspersonen. Veröffentlicht wird die Eval nicht.

Orga Kompendium

niemand anwesend

TOP 3: Stand der kommenden ZaPFen

WiSe 25: Frankfurt

niemand anwesend, aber schriftlicher Bericht

• warten immer noch auf die Stadt Frankfurt wegen unterkünften
• es wurden noch ein paar Sponsor:innen gefunden.
• Die ersten Pakete sind eingetroffen für die ZaPF
• Werbeposter sind erstellt, aber noch nicht aufgehängt für Helfika
• Großes Werbebanner hat Tobi mitgebracht nach Frankfurt
• Erste Hilfe Kurs und Hygiene Zertifikat übernimmt das BMBF nicht
• Erste Spendenquittung wurde geschrieben

SoSe 26: Göttingen

• [website:](https://zapf.in/goettingen/) mittlerweile in schöner version online und mit sinnvollem impressum in absprache mit ev
• Im Zeitplan wurde der Beginn eines 8:00 Uhr Tages auf 8:30 Uhr verschoben, der Rest wurde nicht verschoben (Verschiebungen im Zeitplan müssen immer beim BMBF eingereicht werden)
• im Austausch mit Günther wurden Essens-Dinge abgesprochen
• über Helfika wurde nachgedacht, welches Tool verwendet werden soll, wie viele Helfika benötigt werden etc.
• sponsoring counter: 6300€, Tendenz weiter steigend
• Orga Kompendium war zu Gast und hat leseempfehlungen und Input gegeben
• mit Tobi wurde gesprochen, ob es ein Echt oder Fake gibt, es gibt die Überlegung, auch nicht ZaPFika dazu einzuladen
• grober Raumplan wurde erstellt

Frage: Wie sieht es mit dem Thema Awareness aus? Antwort: Fine ist aktuell VP und steht damit sowieso mit dem AwGrem in Verbindung. Ein explizites Treffen mit dem AwGrem gab es noch nicht, wird es aber noch geben.

Frage: habt ihr schon angefangen, aktiv Werbung für Helfika zu machen? Antwort: Wurde noch keine Werbung gemacht, da es dafür noch zu früh ist.

Frage: Habt ihr schon ein Konzept für Endplenum/Zwischenplena? Antwort: Aktuell sieht der Plan Zwischenplenum und Endplenum vor und nicht zwei halbe Endplena, aber es ist nicht sinnvoll, jede ZaPF etwas neues auszuprobieren, daher wird noch gewartet, was auf der nächsten ZaPF dazu ggf. noch beschlossen wird

WiSe 26: Hamburg

• warten auf Rückmeldung der Uni bzgl. einer Mailadresse
• Logo wird gerade jetzt in diesem Moment ausgearbeitet
• es wird langsam angefangen, sich um Sponsoring zu kümmern. Dafür wurde sich mit Göttingen ausgetauscht
• bald soll eine Schule für die Übernachtung in Turnhallen angeschrieben (wenige Laufminuten von Uni entfernt)
• in Hamburg ist es verboten, in staatlichen Schulen oder bei Sportvereinen zu schlafen
• es gibt funky Ideen für einen Trailer

Frage: Was ist mit Schulen in kirchlicher Trägerschaft? Antwort: Die Schule, die angefragt wird, ist in kirchlicher Trägerschaft

Frage: wird es wieder Reis geben? Antwort: Es gab diese KT bereits Reis. Hamburg hat jetzt Übung und der Reis auf der ZaPF sollte als solcher erkennbar sein.

Frage: Wird es wieder Käse geben? Antwort: Ja!

TOP 4: ZaPF Eval

• zugriffsrechte Orga Kompendium auf Eval
  • Orga Kompendium hat angefragt, ob sie den Orga-Teil der Eval haben können, um Dinge daraus ins Kompendium zu übernehmen aka was muss bedacht werden, um häufig benannte Probleme zu vermeiden
  • ZaPF Eval könnte durch das Kompendium archiviert werden
  • StAPF will das nicht alleine entschieden, da es um die Weitergabe von Daten geht
  • Meinung des StAPF: wollen es den Orgas überlassen, inwiefern sie dem Orga Kompendium berichten wollen. Eine Weitergabe der Ergebnisse sehen wir eher kritisch, da das Kompendium auch kein gewähltes Gremium ist.
  • Orga Kompendium ist nicht nur kein gewähltes Gremium, aktuell wird zusätzlich kommuniziert, dass nur Orgas und Awgrem die Eval auswerten und es ist wichtig dass das so auch umgesetzt wird
  • Es ist absolut okay wenn Orgas berichten, wenn Dinge aufgefallen sind, das Orga Kompendium kann sich dann mit den Orgas zusammensetzen, um zu archivieren, was die Orgas herausgefiltert haben

• Eval für Helfika
  • Orga Kompendium hat auch die Idee in den Raum gestellt, eine Eval rein für Helfika (lokal und Teilnemika) zu erstellen
  • Hintergrund: lokale Helfika nehmen an der normalen Teilnemika Eval nicht teil, haben aber vsl. einen besseren Überblick, was vielleicht vor der ZaPF gut/nicht so gut gelaufen ist
  • Frage, wie man die Helfika Eval verschicken könnte... Helfika Tools sollten aber meistens eine Mailadresse speichern
  • für Helfika besser ganz eigene Umfrage, da sie nicht notwendigerweise alle auf der ZaPF waren und getrennt ausgewertet werden sollte
  • Es geht explizit um lokale Helfika und nicht lokale Helfende, fokussiert auf das Strukturelle

Soll das ein Arbeitsauftrag an den StAPF werden? Braucht das Legitimierung vom Plenum?

• • Sollte einmal durchs Plenum gehen, allein dafür, dass Kritik/Input im Plenum geäußert werden kann
  • Helfenden-Eval eher Orga Aufgabe, insofern nicht Verantwortung des StAPFes
  • Orgas haben sehr viel zu tun und nach der ZaPF wahrschienlcih nicht die Zeit, auch noch die zusätzliche Eval aufzusetzen
  • Orga möchte recht auf Bestimmung, wer die Kritik an Organisation der eigenen Helfenden sieht
  • Wissensweitergabe: Wichtig dass StAPF/Orga Kompendium helfen, dass die Evalus tatsächlich auch stattfinden
  • Kompendium ist nicht gewählt, weitere Anonymisierung durch Orga/StAPF nötig
  • sollte ähnlich wie Teilnemika Eval ablaufen aka Orga & StAPF bauen die Fragen und werten es aus ggf. mit AwGrem, im Anschluss berichten sie dem Kompendium
  • Eval Auswertung von nicht-Gremika nicht okay, da personenbezogene Daten, können die Daten erst anonymisiert haben. Freitextantworten kann das Kompendium gar nicht haben
  • Orga kompendium als gewähltes Gremium: Geht nicht, da wir dann über erlaubte Grenze von 20 Personen mit Zugang zu Personenbezogenen Daten gehen (sonst bräuchten wir eine externe Datenschutzbeauftragte Person und die wäre teuer (1500€ - 2500€))
  • Konsens: Auswertung durch Orga (und/oder ggf. StAPF), anonymisierte weitergabe von Daten an Kompendium

• Eval Länge sollte generell überdacht werden: sollte nicht länger als ein paar Minuten sein, geht aktuell ca 20 Minuten (deshalb hohe Abbruchquoten)

• der StAPF meldet sich beim Kompendium bzgl. Ergebnisse der Sitzung und Erstellung des Arbeitsauftrages

TOP 5: Verschiedenes

Enziam hat eine Auswertung der ZaPF aus Orga Sicht und die Teilnemika Eval ausgewertet.

• am besten war der perfekte Lorentz Fit durch die Temperaturen im Zelt
• irgendwo gibt es ein semi gutes Protokoll