ZaPF Ablauf

Dieser Artikel ist potentiell veraltet. Die aktuelle Dokumentation der ZaPF-Orga ist das Orgakompendium, zu finden unter orgakompendium.zapf.in (ZaPF-Auth benötigt).

Melde dich gern bei den dort angegebenen Autorika, wenn du Fragen hast oder mitschreiben möchtest!

Eine ZaPF ist zwar immer etwas ganz besonderes und einzigartiges, aber die Grundstruktur ist doch die Gleiche. Die Vorbereitung hat euch sicher schon genug Kopfzerbrechen bereitet, deshalb fangen wir gleich mit den wichtigsten Sachen an, die während der ZaPF zu bedenken sind und fassen auch mal zusammen, wie man am besten beim Abbau und dem Aufräumen vorgeht. Wie immer müsst ihr auch hier ganz besonders eure lokalen Gegebenheiten beachten und euch daran

Während der ZaPF

Ankunft

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen. Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden). Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

Einchecken

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

Abmeldung

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

Kommunikation während der ZaPF

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

Nach der ZaPF

Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.

Aufräumen

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

weitere tipps

- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind - regenschirme zum ausleihen bereithalten - die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke - einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen - grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden - leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte

- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club - andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst - kneipentour war zu teuer (eintritt?)

- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)

- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren - nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen - sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt - große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte

- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)

Liste Tafel für bremen: - haltet euch viele helfer - lagerplatz ist toll - kochen: spülen ist was tolles... - laminieren ist toll - handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch) - warmes essen für helfer

Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)

   Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
   Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
   Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
   Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
   Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
   Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
   Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. 

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

   3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
   Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
   Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
   Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
   Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
   Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
   Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
   Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
   Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
   Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
   Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
   Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.