WiSe19 AK Orgavernetzung

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Sebbo (Heidelberg)

Einleitung und Ziel des AK
Erfahrungsaustausch zwischen ehemaligen und zukünftigen ausrichtenden Fachschaften bezüglich langfristigen Tipps und Tricks bei der Planung einer ZaPF.

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Zusammenführung der AKs: Verstetigung Orga Austausch und Orga Hilfe

Wer ist die Zielgruppe?
Ehemalige und zukünftige Ausrichter der ZaPF

Wie läuft der AK ab?
Berichte der Orga Teams kommender ZaPFen und Fragerunde

Arbeitskreis: AK Orga Austausch

Protokoll vom

Beginn

10:35 Uhr

Ende

12:16 Uhr

Redeleitung

Sebastian Blänsdorf (Uni Heidelberg)

Protokoll

Julian Hoßbach (Uni Stuttgart)

Anwesende Fachschaften

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,

Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald,

Georg-August-Universität Göttingen,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Technische Universität Berlin,

Technische Universität Ilmenau,

Technische Universität München,

Universitas Saccos Veteres,

Universität Heidelberg,

Universität Konstanz,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Universität Stuttgart,

TOPF,

StAPF,

ZaPF e.V

Protokoll

Bericht von Freiburg

Soweit läuft alles gut, die Lüftung im Großen Hörsaal ist defekt und eduroam sorgte im Anfangsplenum für Schwierigkeiten. Das 3-Hauptorga-Konzept funktioniert sehr gut, auch das Orga-Team macht sich super, vor allem Küche und Ewiges Frühstück. Generell ist es empfehlenswert, wichtige Ämter mit verlässlichen Leuten zu besetzen.

Es folgt eine Gesprächsrunde, in denen Probleme mit sich auflösenden Ämtern aufgezählt und diskutiert werden.

Bericht aus Bonn

Uni Bonn: Die Nachbereitungen der ZaPF sind noch in vollem Gange, das Schlimmste ist aber bereits hinter uns.

Bericht aus Rostock

Das Orga-Team berichtet kurz über den aktuellen Stand der Organisation, es folgen größere und kleinere Einwürfe ehemaliger ZaPF-Orgas mit Tipps und Ratschlägen.

Uni Rostock: Seit WS19 gibt es wöchentliche Besprechungen. Auch die Turnhallen stehen èn masse zur Verfügung, ebenso der Audimax.
Uni Bonn: Bestellt (sehr) frühzeitig bei Metro!
Uni Konstanz: Gebt die Reservierungen von Turnhallen schriftlich aus und haltet trotzdem einen Ersatzplan bereit.
Uni Rostock: Bisher haben knapp 1000€ Sponsoring von (lokalen) Sponsoren, Institute haben auch schon etwas zugesichert, der detaillierte Finanzplan folgt noch
Uni Heidelberg: Als Sponsoring würde es sich auch anbieten, von Bierbrauereien keine Geldbeträge, sondern das Bier sponsern zu lassen.
Uni Konstanz: Unsere Sonderforschungsbereiche haben Plakatplätze im Wert von 1000€ pro Platz bezahlt, bei Sachspenden bietet sich DM an. Einige Brauereien bieten auch eine Rückvergütung an. Bei Großbestellungen gibt der Getränkehändler gerne auch einen Kühlwagen dazu.
Uni Bonn: Klärt ab, wie der Kühlwagen zur ZaPF kommt.
Uni Konstanz: Eine Feldküche bietet sich zum Kochen an, angeboten beispielsweise von der Feuerwehr, den Pfadfindern etc.
Allgemein bietet sich ein dreiinhalb Tonner für die ZaPF an.
Uni Freiburg: Wir haben für die Küche Hockerkocher im Wert von insgesamt 230€ gekauft (mit Sponsorengeld, nicht dem BMBF). Sie dürfen gerne für die nächsten ZaPFen benutzt werden.
Uni Konstanz: Mit der richtigen Argumentation lassen sich auch nachträgliche Kosten vor dem BMBF legitimieren.
Uni Bonn: Eduroam kann im Plenum Schwierigkeiten bereiten, setzt lokal im Vorlesungssaal einen Server auf.
Uni Rostock: Wir haben einen Technikbeauftragten, ein explizites Plenumtechnikamt gibt es noch nicht.

Einwurf der Uni Bonn: Lasst niemanden dort schlafen, wo andere noch arbeiten wollen.

Uni Heidelberg: Testet die Walkie-Talkies vorher aus, unsere Hörsaalwände waren zu dick für das Signal. Achtet auch darauf, lizenzfreien Funk zu benutzen.

Anmerkungen des StAPF

Achtet darauf, die AK-Protokolle zu kontrollieren. Ursprünglich war das wohl Aufgabe der Orga, letztendlich hing es meistens an den Protokollantika.
Uni Konstanz: Nach der ZaPF ist viel zu erledigen, achtet darauf, dass die Verantwortlichen aus der Hauptorga danach ihre Aufgaben nicht vernachlässigen, vor allem der Reader und Finanzer.
Die Uni Freiburg nutzt die Gelegenheit und erkundigt sich über Orgas, die ihren BMBF-Antrag bereits hinter sich haben und dabei helfen können.

Die Redeleitung entschließt sich, die restliche Zeit mit der Befragung zur ZaPF in München zu beschäftigen.

ZaPF München

Uni München: Die Vorbereitungen sind erst angelaufen, wir haben noch keine festen Schlafplätze, aber schon einige positiven Rückmeldungen zu Anfragen. Ein Aufgabenkatalog ist auch erstellt und wird demnächst verteilt. Der nächste Punkt ist das Sponsoring, wo in den kommenden Tagen noch VOrbereitungen laufen.
Uni Bonn: Private Kontakte z.B für die Getränkebeschaffung sind auch hilfreich.
Uni Konstanz: Etwas Arbeit und eine Menge an Briefe können mögliche Sponsoren anlocken, nach dem Sprichwort "Die Menge machts".
Uni Rostock: Wir raten von Briefen ab, die Meisten werden nicht angenommen. Alternativ lassen sich im Internet Mails und Telefonnummern ausfindig machen. Bei überregionalen Anfragen bitten wir [die Uni München], noch zu warten, bis wir unsere Anfragen hinter uns haben.
Uni Bonn: Wir haben auch schlechte Erfahrungen mit Briefen gemacht.
Uni Freiburg: Eine Zusage bedeutet noch nicht, dass das Geld auch ankommt. Daher raten wir euch, euch gegebenenfalls mehrfach zu erkundigen.
Uni Bonn: Beispielsweise die TKK darf kein Sponsoring machen, über Stände zu gegebener Standmiete eröffnen sich trotzdem Möglichkeiten (Hier sollte der Begriff "Sponsoring" vermeidet werden).
Uni Konstanz: Unabhängig von der Art der Anfrage sollte alles direkt schriftlich abgesegnet werden, um eventuelle Rückzieher ausschließen zu können.

Uni Freiburg: Unsere Nummern und Hinweisschilder sind nicht gekennzeichnet und werden für die kommenden ZaPFen gerne weitergegeben, um Geld und Zeit zu sparen.

TOPF

Der TOPF hat jüngst Skripte zur Erstellung von Anmeldebriefen etc. erstellt.
Die Orgas werden gebeten, alle Dateien strukturiert in die Wolke hochzuladen. Eine Anleitung zur Strukturierung ist in Planung. Achtet außerdem darauf, keine personenbezogenen bzw. personenbeziehbare Daten hochzuladen. Das Orga-Team der Uni München soll in die Orga-Vernetzungsgruppe aufgenommen werden.

Tipps und Hinweise

• Im Wiki findet sich eine Anleitung zur Veranstaltung einer ZaPF, dieser lässt sich als erste Anleitung verwenden (Die Blicke wandern zu den Vetretern der Uni München)
• Generell sollte die Orgavernetzung als erste Anlaufstelle bei Fragen zur ZaPF-Organisation genommen werden, ganz nach dem Motto "Es gibt keine dummen Fragen"
• Die Orgas sollten frühzeitig und wichtige Ämter sorgfältig gewählt werden
• Während der ZaPF sollen die Hauptorgas regelmäßig entlastet werden, um Burnouts und Nervenzusammenbrüche zu vermeiden
• Helfikas müssen nicht aus der Physik kommen, befreundete Fachschaften und andere Kontakte bilden ideale Anlaufstellen