SoSe19 AK Orga
Vorstellung des AKs
Verantwortliche/r: BeispielUser
Einleitung und Ziel des AK
Z.B. Resolution, Positionspapier, HowTo/Guide, GO/Satzungsänderung, Austausch, sonstige Ziele wie Wiki aufräumen, Studienführer aktualisieren etc.
Handelt es sich um einen Folge-AK?
Ja/Nein, Link zum Protokoll des alten AK, Ist das Vorwissen zwingend erforderlich oder ist das Vorwissen hilfreich aber nicht notwendig?
Wer ist die Zielgruppe?
Z.B. Einsteiger oder Erfahrene im jeweiligen Thema, Alumni/Alte Säcke, Lehrämtler, in den Akkreditierungspool entsandte, etc.
Wie läuft der AK ab?
Z.B. Input-Vortrag dann Diskussion, welche Themenschwerpunkte sollen besprochen werden?
Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Z.B. Laptop, Accounts (Wiki-Account, Studienführer-Account), Git-Kenntnisse, Programmierkenntnisse
Materialien und weitere Informationen
Link zu Protokollen, Artikeln, Gesetzen etc. angeben, Dateien hochladen
Arbeitskreis: AK Orga Austausch
Protokoll vom 09.06.2019
- Beginn
- 14:00 Uhr
- Ende
- 16:00 Uhr
- Redeleitung
- Sebastian Blänsdorf (Uni Heidelberg)
- Protokoll
- Christoph Blattgerste (Uni Heidelberg)
- Anwesende Fachschaften
Freie Universität Berlin, Humboldt-Universität zu Berlin, Technische Universität Berlin, Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald, Universität Heidelberg, Universität Konstanz, Universität Potsdam, Universität Rostock, Universität Siegen, Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Protokoll
Der letzte AK Orga Austausch hat kein Protokoll geschrieben. Es gab aber auch den AK Verstetigung der Orga-Hilfe. Dabei wurde ein Telegram Chanel gegründet, mit ehemaligen und zukünftigen Ausrichtern einer ZaPF, in der alle organisatorischen Fragen geklärt werden.
Auch gibt es einen Wiki Artikel. Eine Mailingliste sollte geschaffen werden, hat sich jedoch nicht als sinnvoll erwiesen und ist momentan nicht erwünscht.
File Sharing
Für wichtige Dokumente sollte eine Cloud eingerichtet werden. So ein Service besteht mittlerweile mit sehr begrenztem Speicherplatz, der allerdings ausgeweitet werden kann. Da soll ein Ordner für jede alte ZaPF eingerichtet werden, wo verwendete Dokumente bzw. Software gespeichert wird. Für den Zugang muss der TOPF die Anmeldedaten jedes Mitglieds der ZaPF Orga Gruppe kriegen, eine Liste dazu soll in der Telegram Gruppe gesammelt werden.
Bericht von Bonn
Der erste Tag ist Chaos, die danach auch.
Schichtplan wurde schnell über den Haufen geworfen.
Erfahrung aus Würzburg: Nachts konnte jeweils eine Hauptorga die liegengebliebenen Dinge nacharbeiten, die anderen beiden haben sich ausgeschlafen.
Erfahrung aus Heidelberg: Orga Büro war rund um die Uhr besetzt.
Bonn bittet zukünftige ZaOFen um bessere Organisation der Helfer. Informationen im Engelsystem übersichtlich darstellen. Für externe Helfer ist es sinnvoll im Stundenplan auch den Zeitplan aufzuschreiben, damit man sieht, was verpasst wird.
Bericht aus Freiburg
Die generelle Planung sieht gut aus und liegt im Zeitplan. Es wurden schon viele Sponsoren gesammelt. Aus zeittechnischen Gründen gibt es keine Exkursionen, dafür aber zwei Postersessions. Schon viele Sponsoren. Keine Exkursionen, zeittechnisch nicht möglich. Stattdessen zwei Postersessions + Backup-AK. Wahlprogramm im Zwischenplenum soll von Bonn weitergeleitet werden. -> Programm weitestgehend fix. Unterkunft ist save, Party auch (kurzer Fußweg) BMBF Antrag wurde fristgerecht eingereicht, Antwort wird erwartet.
Finanzen
Es wurde berichtet. Für Probleme kann Patrick Haiber aus Konstanz gefragt werden, als ehemaliger ZaPF eV Finanzer sollte er das umfassendste Bild haben.
Bericht aus Rostock
Es wurden Räume für die Plenen und Als von der Uni zugesagt. Die Unterstützung des Rektors wurde sich auch zugesichert. Schlafplätze werden sondiert und mehrere Angebote liegen vor. Um Exkursionen, Rahmenprogramm und ÖPNV wird sich gekümmert und bereitet keine Probleme.
Finanzen
Kleinere Sponsoring Zusagen gibt es bereits. Rechnungen wurden allerdings mangels Vorlage noch nicht geschrieben. Außerdem ist noch niemand im ZaPF eV Vorstand, damit die Orga auch zeichnungsberechtigt ist.
Fragerunde
- Gibt es ein einheitliches System zum Erstellen der AK Pläne im Plenum?
- Am meisten genutzt wird die analoge Lösung mit gezeichnetem Gitter an der Tafel und gedruckten Zetteln mit Klebestreifen darin.
- Heidelberg hat ein Tool dafür geschrieben. Es funktioniert, die Technik dahinter ist jedoch unbekannt. Darum kann sich der TOPF mit den IT Leuten aus Heidelberg (besonders Lennart) kümmern.
- Sollte der IT Verantwortliche auch die Technik machen?
- Es sollte ein zweigleisiges System gefahren werden, damit gleichzeitig auftretende Probleme schnell gelöst werden können. Beide Aufgaben können zur Not jedoch auch in Personalunion gemacht werden. Es kann jedoch immer passieren, dass Leuten unerwartet absagen.
- Problem in Bonn
- Probleme sofort kommunizieren, damit direkt Lösungen gefunden werden und alle helfen können.
- Während der Tagung selbst ist Funkkontakt zu empfehlen (Geräte vorher testen). Besonders das Tagungsbüro sollte im Vorfeld sehr gut Bescheid wissen, um der Orga Arbeit abzunehmen. Die hausinterne Telefonanlage ist sicher am störungssichersten.
- Ein Kauf von Funkgeräten für die Weitergabe ist nicht sinnvoll, da viele ZaPFen diese günstig/umsonst leihen können. Außerdem ist der Einsatz auch nicht immer möglich. Die Rücklagen sind vorhanden, deswegen sollte das Thema mal angesprochen werden.
- Was wird für jede ZaPF weitergegeben?
- Uni Stimmkarten
- mehrere Drucker
- Laptops
- Handtücher
- Fundsachen
- Zapf Helfer Banner
- Eine Neuanschaffung von alter Technik sollte durch die vorhandenen Rücklagen möglich sein. Der ZaPF eV soll in der kommenden Vollversammlung stattfinden. Gleichzeitig kann in der MV auch diskutiert werden, in wie weit Anschaffungen für die Zukunft sinnvoll sind, Miete ist auch vorstellbar.
- Wie kommen oben genannte Sachen zur nächsten ZaPF?
- Darum kümmert sich jede ZaPF Orga selbst.
Zusammenfassung/Ausblick
Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([1]).
[[Kategorie:{{{Thema}}}]]
