WiSe14 AK Großveranstaltungen

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Philipp Jaeger (TU Kaiserslautern)

Bei der letzten ZaPF in Düsseldorf gab es am Rande Diskussionen über Unipartys die von den verschiedenen Fachschaften organisiert werden. Da es bei uns in Kaiserslautern einen sehr umfangreiche Erfahrungen mit der Organisation von Partys für etwa hundert bis mehrere tausend Gäste gibt, haben wir entschieden, diesen AK zu organisieren, sofern sich Interessenten finden. Es geht dabei in erster Linie um Maßnahmen zur rechtlichen Absicherung der Veranstltung sowie um die grundsätzliche Organisation und Logistik sowie Werbemaßnahmen, die für eine solche Veranstaltung nötig ist. Um dies zu veranschalichen wird ggf. ein Planspiel organisiert. Da es inhaltlich Überschneidungen mit dem AK Großveranstaltungen gibt, werden wir uns mit dessen Organisatoren abstimmen, sodass keine Inhalte doppelt diskutiert werden.

Arbeitskreis: Großveranstaltungen

Protokoll vom tt.mm.jjjj

Beginn

HH:MM Uhr

Ende

HH:MM Uhr

Redeleitung

Vorname Nachname (Uni)

Protokoll

Vorname Nachname (Uni)

Anwesende Fachschaften

Protokoll

Da das Orginalprotokoll aus Gründen verloren ging, ist nur ein Notprotokoll vorhanden, das auf den Unterlagen des Verantwortlichen sowie der Erinnerung einiger Teilnehmer aufbaut.

Begrüßungsrunde

Alle anwesenden Fachschaften berichten kurz über ihre größeren Veranstaltungen. Es kristallisiert sich heraus, dass alle anwesenden Fachschaften Ineresse daran haben, Veranstaltungen mit einigen hundert bis ca. eintausend Besuchern zu organisieren bzw. darüber zu sprechen.

Philipp Jaeger berichtet zunächst über verschiedene organisatorische Hintergründe.

Rechtliches

• Es müssen Genehmigungen eingeholt werden:
  • Gehenmigung der Raumnutzung durch die Uni (Hausrecht)
  • Ausnahmeregelung vom Lärmschutzgesetz, bei der Stadt beantragen
  • Abnahme des Bestuhlungsplans durch vorbereitenden Brandschutz (Feuerwehr)
  • Ausschankgenehmigung
  • GEMA
• Versicherrungsregelungen abklären. Haftpflicht meist über Uni bzw. AStA o.ä. vorhanden, Garderobenhaftpflicht muss i.d.R. selbst abgeschlossen werden
• Vorschriften zur Arbeitssicherheit: Arbeitskleidung, Elektrik (auf BGV-A4 achten), Verwendung von Ameisen, ggf. Gabelstapler, Arbeitszeit und Pausen,...
• Falls Lebensmittelverkauf: Bescheinigung durch Gesundheitsamt notwendig, fließendes Wasser z.B. aus Glühweinkocher, Überdachung, Papierhandtücher und Desinfektionsmittel da haben, aureichende Spülgelegenheiten

Sicherheit, Brandschutz

• ggf. Gelände einzäunen (Absprache mit Univerwaltung und Feuerwehr, nach Bedarf auch mit Sicherheitsdienst)
• Geschlossene Gebäude müssen innerhalb von vie Minuten zu räumen sein, d.h. grob 300-400 Menschen pro Notausgang (2m Breite)
• Brandsichere Aufbauten (kein Papierschmuck oder -Tischdecken), Fluchtwege einplanen und ggf. kennzeichnen
• Stolperfallen vermeiden, insbesondere in Fluchtwegen): Kabeltunnel verwenden, Schlaglöcher füllen,...
• Sicherheitsdienst: ca. eine Person pro hundert Gäste; Einweisung vorbereiten

Organisation

• 1 Hauptverantwortlicher, alle anderen arbeiten diesem zu
• 1 Verantwortlicher pro Aufgabe/Stand
• TODO-Listen führen, Deadlines setzen (und durchsetzen)
• frühzeitung Angebote einholen (Security, Bands, Getränke, usw.); je nach Rechtsauffassung des AStA kann Ausschreibung nach ÖD-Verfahrensregeln nötig sein!
• An Notfallpläne denken (schlechtes Wetter o.ä.)
• Haustechnik wegen Unterstützung anfragen
• Für Fetentag: Ablaufpläne vorbereiten

Finanzierung

• Werbepartnerschaft mit lokalem Radiosender
• Bein Getränkehändler (bzw. Brauerei) Werbekostenzuschuss und/oder Rückvergütung vereinbaren
• Promo-Stände: keine Arbeit, fixe Einnahmen
• Sponsoren werben, dafür Logo auf Plakat und Handzettel
• Richtschnur: Fixkosten sollten durch sichere Einnahmen gedeckt sein