WiSe16 AK ZaPFeVMV

Mitgliederversammlung ZaPF e.V.

Protokoll vom 12. und 13.11.2016
Beginn:
Ende:
Redeleitung: Florian Marx
Protokoll: Frederike Kubandt
Anwesende Mitglieder: Andreas Drotloff (Würzburg), Lina Vandré (Uni Siegen), Jan Gräfje (Uni Heidelberg), Felix Müller (Uni Würzburg), Peter Steinmüller (KIT), Marcel Nitsch (Kassenprüfer, Uni Bonn), Zoe Lange (Frankfurt), Frederike Kubandt (Frankfurt), Benjamin Dummer (HU Berlin), Jens Borgemeister (Uni Siegen), Lisa Dietrich (Erlangen), Laura Lauf (Frankfurt), Fanny Wischnewski (Bremen), Jörg Behrmann (FU Berlin), Björn Guth(RWTH Aachen)
Anwesende Vorstände: Zur Mitgliederversammlung anwesend sind Florian Marx (Vorsitzender), Patrick Haiber (Kassenwart), Christoph Steinacker (Finanzen ZaPF Dresden), Jan Luca Naumann (IT und Finanzen ZaPF Berlin), Tobias Löffer (Mitgliederverwaltung)

Protokoll

Feststellung der Tagesordnung

Die bei der Einladung zur Mitgliederversammlung vorgeschlagene Tagesordnung lautet:

1. Feststellung der Tagesordnung
2. Wahl des Protokollführers
3. Wahl des Versammlungsleiters
4. Feststellung der Beschlussfähigkeit
5. Genehmigung des letzten Protokolls
6. Bericht des Vorstandes
7. Bericht des Kassenprüfers
8. Wahl des neuen Kassenprüfers
9. Entlastung des Vorstandes
10. Änderung der Satzung des ZaPF e.V.
11. Wahl des neuen Vorstandes
12. Verschiedenes

Diese wird einstimmig angenommen.

Wahl des Protokollführers

Als Protokollführer wird Frederike aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen.

Wahl des Versammlungsleiters

Als Versammlungsleiterin wird Florian Marx aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird einstimmig angenommen.

Feststellung der Beschlussfähigkeit

Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung an die Mitglieder versandt. Damit ist die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben.

Genehmigung des letzten Protokolls

Das Protokoll der letzten Sitzung ist den Mitgliedern noch nicht zugegangen. Es kann somit nicht genehmigt werden, zur nächsten Sitzung soll dies rechtzeitig erfolgen und nachgeholt werden.

Bericht des Vorstandes

• Die Berichte der Vorstände werden dem Protokoll angehängt.

Vorstandsvorsitzender Florian Marx

Seit der letzten Sitzung wurde die Gemeinnützigkeitserklärung beim Finanzamt Frankfurt eingereicht. Eine Reaktion hierauf haben wir noch nicht erhalten. Das Konto bei der Sparkasse Bochum mit der IBAN DE43430500010033421348 wird nach Ausgleich durch den Kassenwart gekündigt. Alle Briefe, die der Verein erhalten hat wurden sowohl digital als auch vor Ort in Frankfurt archiviert.

Kassenwart Patrick Haiber

Das BMBF hat von Konstanz noch keinen Abschlussbericht erhalten. Der Anwalt wurde bezahlt.

Mitgliederverwaltung Tobias Löffer

Nach der ZaPF wurden die neuen Mitglieder zur Mitgliederliste hinzugefügt bzw. es wurde vermerkt, wer seine Mitgliedschaft verlängert hat.

IT und Finanzen ZaPF Berlin Jan Luca Naumann

Aufgabengebiet IT: In dem letzten halben Jahr wurde die Mailadressen vorstand@ und mitglieder@zapfev.de repariert, indem nun Mailverteiler eingerichtet werden, auf denen die entsprechenden Gruppen Mitglieder sind. Sonst wurde der Kontakt mit dem "Technische Organisationsausschuss aller Physikfachschaften"(TOPF) als IT-Gremium der ZaPF gepfegt.

Aufgabengebiet Durchführung der Sommer-ZaPF 2017 in Berlin: Es gibt nichts in diesem Bericht von meiner Seite aus zu berichten.

Finanzen Dresden Christoph Steinacker

Antrag zur Finanzierung wurde unterschrieben, Rechnungen für Unterstützer wurden ausgestellt.

Finanzen Heidelberg Thomas Rudzki

Im letzten halben Jahr wurde eine Vorlage des Formulares für finanzschwache Fachschaften erstellt. Weiter gibt es nichts zu berichten.

Bericht des Kassenprüfers

Die Kassenprüfung ist noch nicht abgeschlossen. Unstimmigkeiten bezüglich der ZaPF Frankfurt müssen geklärt werden.

Wahl des Kassenprüfers

Als Kassenprüfer wird Marcel Nitsch von der Uni Bonn zur Wiederwahl vorgeschlagen.

Es wird eine geheime Wahl beantragt, Lina aus Siegen wird mit deren Durchführung beauftragt.

Das Ergebnis der Wahl zum Kassenprüfer ist: 15 ja - 0 nein -3 Enthaltung

Damit ist Marcel Nitsch zum Kassenprüfer gewählt, er nimmt die Wahl an.

Entlastung des Vorstandes

Es wird vorgeschlagen, Jan Luca Naumann für den Bereich IT, Thomas Rudzki und Tobias Löffer zu entlasten. Es wird empfohlen, Zoe Lange, Florian Marx, Frederike Kubandt und Philipp Klaus bis zum Abschluss der Gemeinnützigkeitserklärung nicht zu entlasten. Da die Kassenprüfung nicht abgeschlossen ist werden keine weiteren Entlastungen vorgeschlagen. Es wird über die Entlastung wie vorgeschlagen abgestimmt. Das Ergebnis der Abstimmung ist: 15 ja - 0 nein - 3 Enthaltung

Die Entlastung wird damit wie vorgeschlagen durchgeführt.

Satzungsänderungen

Der Vorschlag der Satzungsänderung wurde den Vorständen im Voraus zugesandt, auÿerdem wurde sie den Mitgliedern mit der Einladung und auf der Wiki Seite zur Verfügung gestellt.

Änderungen:

Formal : Vor §1 Es wurde ein Absatz zur Fassung, Datum und letzter Änderung eingefügt
Formal :§1 Vereinsregisternummer eingefügt
Inhaltlich : §2 Zweck des Vereins : neu: Die Fahrtkosten sollen damit abgedeckt werden. Umformulierung zur Förderung der Arbeit der Gremien um im Zweifel auch Personen, die nicht festes Mitglied eines Gremiums sind aber wichtige Unterstützung leisten zu unterstützen.
Inhaltlich : §4 Erwerb der Mitgliedschaft: neu: schriftlich zu Textform um E-Mails mit einzuschließen
Formal : §5 Beendigung:
Änderung:schriftlich -> in Textform
Inhaltlich : §6 Finanzen:
Regelung, falls ein Mitglied sowohl ordentliches und auÿerordentliches ist.
Formal : §8 Die Mitgliederversammlung:
formale Ergänzung.
Inhaltlich : §9 :Vorstand
Keine Maximalanzahl an Vorstandsmitglieder. Einführung der 2/3 Mehrheit.
Formal : §10 Entlastung des Vorstandes:
nur neue Formatierung, keine Änderungen!
Inhaltlich : §11 Satzungsänderung
rechtliche Haltbarkeit/ Vorgeschriebene Änderungen 3/4 Mehrheit
Der Vorschlag zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften wird in der MV abgestimmt und angenommen. Für die Entwicklung eines Verfahrens und die anschlieÿende Abwicklung der Anträge wird ein neuer Arbeitsbe- reich im Vorstand eingerichtet.
Alle Satzungsänderungen werden einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen. Erste Satzungsän- derung Aufnahme §11 Punkt 4 Wird einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen. Alle übrigen genannten Änderungen werden ebenfalls einstimmig durch alle anwesenden Mitglieder beschlossen.

Wahl des neuen Vorstandes

Als neue Vorstände werden vorgeschlagen:

1. Florian Marx, Frankfurt als Vorsitzender und zur Unterstützung finanzschwacher Fachschaften
2. Patrick Haiber, Konstanz als Kassenwart und Finanzer der ZaPF in Konstanz
3. Christoph Steinacker, Dresden (in Abwesenheit) als Finanzer der ZaPF in Dresden
4. Jens Borgemeister, Siegen als Finanzer der ZaPF in Siegen
5. Jan Gräfje, Heidelberg als Beauftragter
6. Jan Luca Naumann, Berlin als Unterstützung von Valentin und Kontakt zum ToPF
7. Tobias Löffer, Düsseldorf als Mitgliederverwaltung
8. Laura Lauf, Frankfurt als 2. Vorstandsvorsitzende

Patrick Haiber würde seine Aufgaben als Kassenwart im kommenden Semester vom Ausland aus wahrneh- men. Über die Vorstände wurde einzeln per geheimer Wahl abgestimmt.

1. Florian Marx,
2. Patrick Haiber,
3. Christoph Steinacker,
4. Jens Borgemeister,
5. Jan Gräfje,
6. Jan Luka Naumann,
7. Tobias Löffer,
8. Laura Lauf,

Wahl der Vorstände: Florian Marx wurde ohne Enthaltungen, Patrik Haiber ohne Enthaltungen, Christoph Steinacker ohne Enthaltungen, Jan Naumann eine Enthaltung, Jens Borgemeyer ohne Enthaltungen, Jan Gräfje ohne Enthaltungen, Tobias Löffer ohne Enthaltungen, Laura Lauf zwei Gegenstimmen.

Alle nehmen die Wahl an.

Sonstiges

Mitarbeit auÿerhalb des Vorstandes, Öffnung der Telegramgruppe und Co

Sollen die Telegram-Gruppe und die Mailingliste für unterstützende Mitglieder geöffnet werden? Eingehende Emails von außerhalb der Mailingliste müssen bisher moderiert werden bevor sie an die Mailinglist gesandt werden, dementsprechend können hier Interna abgefangen werden und nur an die Vorstände weitergegeben werden. Aktuell übernehmen der Vorsitz, der Kassenwart sowie der IT-Verantwortliche die Moderation. Hier geht es insbesondere um Spam-Emails, die aussortiert werden oder Rechnungen und ähnliches die versehentlich an die vorstand@ Emailadresse gesandt wurden. Es wird vorgeschlagen, die Moderation in Zukunft durch die Mitlgieder des TOPFes unterstützen zu lassen. Emails die von Mitgliedern der Liste versandt werden müssen nicht moderiert werden sondern gehen direkt an die gesamte Mailinglist. Alle Vorschläge wurden angenommen. Die Verwaltung der Mailinglist der Mitglieder fällt in den Aufgabenbereich der Mitgliederverwaltung.

Aufgaben Mitgliederverwaltung

Wenn Fragen zur Mitgliederverwaltung per Email eingehen, wer ist dann zur Beantwortung verantwortlich. Ebenso wie ist es mit Rechnungen und Mahnungen. Es wird festgestellt dass Rechnungen und Mahnungen in den Aufgabenbereich des Kassenwartes. Dieser bittet darum, dass eine Liste mit Bankverbindungen und Adressdaten hierfür vorbereitet und zur Verfügung gestellt wird.

Finanzierung durch Fördermitglieder

Wie soll die Zahlung gehandhabt werden? Wird es abgebucht oder sollen Rechnungen versandt werden? Patrick bittet als Kassenwart darum, dass diejenigen die es möchten eine Abbuchungserlaubnis erteilen, die übrigen erhalten einen Zahlungsbescheid dazu per Email und im Falle der Nichtbeachtung oder Nichterreichbarkeit per Post.

Kassenprüfer als fester Gremienplatz

Auf der letzten ZaPF wurde beschlossen, dass nicht nur StaPF-Mitglieder sondern auch ZaPF eV Vorstände, TOPF und DECKEL einen festen Platz erhalten. Bisher ist der Kassenprüfer des ZaPF eV hierin jedoch nicht enthalten. Es wird beschlossen, in Zukunft die ausrichtenden Fachschaften auch für ihn um einen festen Platz außerhalb des Fachschaftskontingentes zu bitten.

Arbeitsweise und Kommunikation

Aktuell werden sowohl der ZaPF eV Server sowie die Google-Drive Ordner zur Datenverwaltung und zur Kom- munikation genutzt. Langfristig soll es für den ZaPF eV eine OwnCloud (ebenso für übrige Gremien) geben. Kurzfristig reicht die Google Drive zur Verwaltung der wichtigen Dateien aus, im Detail betri�t der Server eigentlich nur den Vorstandsvorsitzenden sowie die Recherche älterer Dateien.