Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf

Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf
(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)

Allgemeines

Organisationsstruktur

Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf

• in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)
• wichtigste Bereiche am Anfang:
  • Haupt-Orga
  • Finanzen
  • Akquise
• Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: Datei:ZaPF Verantwortungsbereiche.pdf, wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
• Gliederung der Bereiche:
  • gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
  • zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt
  • zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
• eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein

Kommunikationskanäle

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

• falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
• Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
  • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
  • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
  • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
• manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

• beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
• jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (bereich@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation
• Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
• allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
• Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Orga-Handy

• ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
• wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
• diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
• wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet

Sitzungs-Protokolle

Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:

1. ZaPF-Treffen (November 2012)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2012-11-28.pdf
Themen:

• Orga-Struktur
• Kommunikationswege
• Einteilung der Verantwortungsbereiche

Teilplanungstreffen (Dezember 2012)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2012-12-13.pdf
Themen:

• Aufgaben für Akquise & Finanzen

2. ZaPF-Treffen (März 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-03-22.pdf
Themen:

• Zwischenberichte
• erste Kostenkalkulation

Teilplanungstreffen (April 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-04-15.pdf
Themen:

• Weiteres Vorgehen der Akquise

3. ZaPF-Treffen (November 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-11-08.pdf
Themen:

• Zwischenberichte
• Aufgaben für Wien und danach

Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF SS14 Protokoll Treffen 2013-12-16.pdf
Themen:

• Aktueller Stand (Räume & Finanzen)
• Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat
• Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament

1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)

Protokoll: Datei:BVT-ZaPF Protokoll 2014-02-06.pdf
Themen:

• Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT
• Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)
• Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen
• Planung der weiteren Zusammenarbeit

4. ZaPF-Treffen (April 2014)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2014-04-07.pdf
Themen:

• Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen
• Alternativpläne fürs Schlafen
• Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen
• Planung der letzten Schritte vor der ZaPF

2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)

Protokoll: Datei:BVT-ZaPF Protokoll 2014-05-06.pdf
Themen:

• Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant

Zeitlicher Organisationsablauf

WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)

Erstellung des Logos

• Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt

Wahl der Verantwortlichen

• nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert
• Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet
• sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)
• wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)

Termin festlegen

• ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)
• für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!

Meilensteine und Zeitplan erstellen

• Meilensteine fürs laufende Semester wurden festgelegt
• Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden

Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen

• jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten
• in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt
• der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
• war eine Vorlage für BMBF-Antrag

SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)

BMBF-Antrag schreiben

• vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner
• Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt
• detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden

Sponsoren akquirieren

• kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)
• Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert
• auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt
• viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert
• Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt

Orga-Wechsel

• einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)
• es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren
• neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet

WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)

Präsentation nach außen

• neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)
• Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen
• Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt
• Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet
• März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren
• nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet
• Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen

Sponsoren & Finanzen

• Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)
• ZaPF-Konto wurden angelegt
• Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt
• Sprechstunde, zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet

Raumprobleme

• es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni
• Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen
• es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)
• Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!
• Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz

Programm

• Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden
• Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt
• Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst
• eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen
• Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht

Helfer

• für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben
• auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben
• mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war
• ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt

BMBF

• Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten
• passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss
• Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014

Gespräch mit Dekanat und Professoren

• Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP
• Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag)

Gespräch mit Studentenwerk

• Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können
• Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt

Finanzanträge

• Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt
• Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt

Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie

• Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen
• Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk
• Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt

Tagungsheft

• Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)
• Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April

Sonstiges

• Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen
• Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen
• Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt

Erkenntnisse vorheriger ZaPFen

Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe

• Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.
• mehr Zeit für Frühstück einplanen
• Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe
• es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen

Sommer-ZaPF 2013 in Jena

• "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"
• viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen
• Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair
• Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen
• Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten
• Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken
• Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss

Winter-ZaPF 2013 in Wien

• Es ist wichtig, dass vernünftig geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander
• Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen
• beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!
• Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)
• Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell
• 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein

Resümee

Unsere ZaPF in Zahlen

• 1 Dudelsackkombo
• 1 abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam
• 1 neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)
• 1,5 Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen
• 2 Spanferkel (zusammen 45kg)
• 3 neue ZaPF-Termine
• eine aus knapp 5 Meter Höhe geklaute Entenfahne (die Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf Mysteriöse weise wieder aufgetaucht ist)
• 6 Exkursionen
• 10 Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)
• knapp 11GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox
• 12 Ressortverantwortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)
• knapp über 25 Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)
• 21 großzügige Sponsoren
• 40kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)
• über 40 Arbeitskreise und Workshops
• 43 angemeldete Fachschaften
• 50l Vodka auf der ZaPF-Party
• über 50 verschiedene, verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)
• über 80 Helfer und Organisatoren
• 180 Teilnehmer und sonstige Gäste
• 200 selbstgemachte Cake-Pops in Entenform
• mehr als 200 gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem Auto
• 500 Onigiris
• rund 560 Tage Vorbereitungzeit
• über 800l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)
• 3000 Wachteleier
• mehr als 1,03E5 Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend

Entstandene Probleme

• In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren.
• Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
• Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
• Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.