Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf
Aus ZaPFWiki
Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf
(aktualisiert am 15.04.2013)
Organisationsstruktur
- wichtigste Bereiche am Anfang:
- Haupt-Orga
- Finanzen
- Akquise
- in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm), aber viele Leute hatten mehrere (kleinere) Verantwortungsbereiche
- Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: Datei:ZaPF Verantwortungsbereiche.pdf Verantwortungsbereiche, wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
- Gliederung der Bereiche:
- gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
- zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt
- zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
- eine Person kann mehreren Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
Kommunikationskanäle
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:
Datenaustausch über Dropbox
- falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
- Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit:
- individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
- Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
- Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
- Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt
Mailverkehr
- beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf)
- jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation
- Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
- Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
- Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt
Orga-Handy
- ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
- Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
- dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
- wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet
Organisationsablauf: WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)
Wahl der Verantwortlichen
- nachdem generelle Orga-Struktur steht: erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definieren
- Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche finden
- sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation direkt wählen, bzw. bestätigen und entspr. Kompetenzen zusprechen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen
- wichtigste Orgas zuerst besetzen, es muss nicht direkt alles besetzt werden
Termin festlegen
- Möglichst direkt den ZaPF-Termin festlegen (durch Feiertage quasi vorgegeben)
- für die Raumbuchung und weitere Planung notwendig
Meilensteine und Zeitplan erstellen
- Meilensteine fürs laufende Semester festlegen
- Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten werden
Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen
- jeder Orga muss für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten
- in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt
- der Finanzer fasst dann alles zusammen und erstellt die gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
- Vorlage für BMBF-Antrag
