WiSe13 AK Orga+Finanzierung

Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen

Protokoll vom 15.11.2013

Beginn

18:15 Uhr

Ende

19:16 Uhr

Redeleitung

Jannis Ehrlich (Bremen)

Protokoll

Sonja Gehring (Bonn)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen,

FU Berlin,

HU Berlin,

TU Berlin,

Uni Bochum,

Uni Bonn,

TU Braunschweig,

Uni Bremen,

TU Dresden,

Uni Düsseldorf,

Uni Hamburg,

TU Kaiserslautern,

Uni Karlsruhe,

Uni Konstanz,

Einleitung/Ziel des AK

Verantwortliche/r: Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen)

Dieser AK diente dem Austausch über die Organisation und insbesondere Finanzierung einer ZaPF. Unter anderem wurde angesprochen, dass Langzeitsponsoren beim ZaPF e.v. gesammelt werden.

• Austausch über Finanzierung der ZaPF
• Austausch über Organisation der ZaPF
• Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden?

Protokoll

Finanzierung

Wodurch wird die ZaPF finanziert?

• Förderung durch Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)
  • Frist für Antrag: 30.Mai
  • fördert nur eine Veranstaltung im Jahr dementsprechend müssen beide ZaPFen die Gelder gemeinsam beantragen
  • keine Förderung für Jena hoffentlich Einzelfall
  • wichtig: Änderungen zeitig kommunizieren
  • Anteil an Eigenmittel müssen bei Antrag bereits nachgewiesen werden (jedenfalls angegebene)
  • Abrechnung (muss am Ende abgegeben werden) wurde in Bochum nicht besonders bearbeitet

• Eigenmittel müssen bei dem Antrag schon eingebracht werden. Sie kommen vom:
  • Institut/Fakultät
  • Drittmittel/Sponsoren
  • Teilnehmerbeiträge

• Sponsoren/Spenden
  • Spenden werden in der Regel (wenn Quittung benötigt) über ZaPF e.V. abgerechnet
  • Andere Spenden können intern abgerechnet werden
  • meist dreistellige Spenden-/Sponsorensummen (meist bis 1000 €, in seltenen Fällen mehr)
  • Liste regelmäßiger Sponsoren soll erstellt ( oder, falls schon existent, überarbeitet) werden -> ZaPF eV, Google Docs
  • Geld von Instituten/Fakultät nicht über ZaPF eV laufen lassen, muss dann nicht über BMBF abgerechnet werden

• Unkosten bisher immer zwischen 6000 bis 25000 € bestehen aus:
  • Essen größter Posten
  • Unterbringung inkl. Security
  • Exkursionen
  • Bus-/Zugtickets
  • Mieten (Geschirr, ...)
  • besser etwas mehr Mittel einplanen als später gebraucht wird
  • nicht zu sehr auf alte Anträge verlassen

Organisation

• How to ZaPF
  • Es existiert ein Leitfaden im ZaPF-Wiki: sollte zu Beginn der Organisation gelesen werden
  • enthält auch Dinge, die man nicht machen sollten
  • Jede veranstaltende Fachschaft sollte diesen überarbeiten
  • Kontrolle wichtiger als Vertrauen
  • Kommunikation wichtig
  • Besucher sollten auch Erfahrungen eintragen (feedback-Kultur)

• Dekan, Kanzler o.ä. um Unterstützung bitten (Schreiben, dass ZaPF ausgerichtet wird) öffnet sehr viele Türen

• Orgateams
  • Karlsruhe: 6 als Hauptorga (zu wenig), Helfer (müssen festgesetzt werden) ca 200 Schichten á 1,5-2 Stunden eingeteilt
  • Orgamitglierder müssen immer präsent sein, machen ca 10-20 mal mehr Arbeit als Helfer
  • HUB: 10-12 als Hauptorga, 20-30 Helfer (zu wenig)
  • Belonung für Helfer, Helferfest, Geschenke
  • Unis aus Umgebung um Hilfe bitten
  • Dresden: als Module einrichten sorgt für Helfer

• Meilensteine
  • so früh wie möglich die Planung beginnen
  • ab wann Raumplanung geht, liegt an der Uni
  • letzten 2 Monate vorher sind besonders wichtig

• Turnhallen
  • dienen in einigen Städten am Anfang der Semester als Wohnraum für neue Studenten ohne Wohnung
  • Nutzung als Schlafstätte in NRW nicht erlaubt
  • Teilweise Probleme mit regelmäßigen Veranstaltungen, können oft nur nachts genutzt werden

• Kleinigkeiten dürfen nicht vergessen werden
  • Toiletten/Toilettenpapier, Handtrocknetücher
  • Lautstärke Musik beim Wecken
  • Heizung/Warmwasser auch am Wochenende zum Duschen
  • Räume/Schlüssel
  • Sicherheitsdienst
  • sich mit Putzfrauen gutstellen
  • nachher gut aufräumen
  • Anwohner/Polizei vorwahnen
  • Unterstützung durch Organisationen (z.B. Gaskocher durch THW, Pfadfinder etc.)

Zusammenfassung

Es wurden viele Punkte angesprochen, die für die Organisation wichtig sind und für kommende ZaPF-Ausrichter interessant sind. Für eine Liste möglicher Sponsoren und Details zu den bisherigen Finanzen muss der ZaPF e.V. angeschrieben werden.