HowTo ZaPF
Wie organisiert man eine ZaPF?
Erfahrungen aus Dresden
(SS 06, SS 11) Überarbeitet in Karlsruhe WS 12
Unterkunft
Als erstes sollte man an die Unterkunft denken.Eine Turnhalle reicht für die Teilnehmer ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.
Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen zu
Hinzu kommt
- Warmes Wasser ist Sinnvoll und Toll
- Hat man die Turnhallen auch Tagsüber lohnt es sich, diese auch Tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
- Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von Chillig bis Hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
- Vorsicht! Wecken mit Sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das Wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt Schlafend und Taub.
- Es ist meist ganz Prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
- Es ist zu beachten, das in manchen Bundesländern mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.
Räume
- Seminarräume sind nicht immer zu haben.
- Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
- Tagungsbüro
- Lagerkapazität für Gepäck
Gelder
Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns einen für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.
Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.
Allgemeines zur personellen Besetzung: Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zuviel für eine einzelne Person und das letzte was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kannt ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt. Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.
Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).
Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.
Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.
Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!
Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)
"Sehr geehrte Damen und Herren,
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir
mit freundlichen Grüßen XXXXX"
Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:Datei:Antwortschreiben Sponsoringanfrage.pdf
Spenden
Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei bracht immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war.
(Zeit) Planung
Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.
Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den Teilnehmern zu Essen gibt (s.u.).
Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.
Hinzu Kommt
- Zeitplanung Visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
- An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
- Nimmt man im SS den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen schwierig.
- Man sollte Brückentage vermeiden, wenn ma den Himmelstag nicht nimmt.
- Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
- Genaue, Detailierte Anreiseplanung.
- Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
- Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.
Mengenplanung für die Fütterungen
ZaPF Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert.
Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.
Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.
Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrill, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional.
Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich.
Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden. Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden.
Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt.
Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person, welche die Karte verwaltet notwendig.
Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.
Helfer
Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht, so sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden.
Party
- Die Party ist wichtig!
- Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Anfangsplenum (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
- Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
- Habt euren DJ in der Hand
- Hyper Hyper
- Insel mit zwei Bergen
- Ente Ente Ente
Mehr
Kommt noch …
