WiSe13 AK Orga+Finanzierung: Unterschied zwischen den Versionen
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= Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen = | = Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen = | ||
'''Protokoll''' vom | '''Protokoll''' vom 15.11.2013 | ||
; Beginn | ; Beginn | ||
: | : 18:15 Uhr | ||
; Ende | ; Ende | ||
: | : 19:16 Uhr | ||
; Redeleitung | ; Redeleitung | ||
: | : Jannis Ehrlich (Bremen) | ||
; Protokoll | ; Protokoll | ||
: | : Sonja Gehring (Bonn) | ||
; Anwesende Fachschaften | ; Anwesende Fachschaften | ||
: RWTH Aachen, | |||
<!--: Uni Augsburg,--> | <!--: Uni Augsburg,--> | ||
: FU Berlin, | |||
: HU Berlin, | |||
: TU Berlin, | |||
<!--: Uni Bielefeld,--> | <!--: Uni Bielefeld,--> | ||
: Uni Bochum, | |||
: Uni Bonn, | |||
: TU Braunschweig, | |||
: Uni Bremen, | |||
<!--: Uni Chemnitz,--> | <!--: Uni Chemnitz,--> | ||
<!--: TU Cottbus,--> | <!--: TU Cottbus,--> | ||
<!--: TU Darmstadt, --> | <!--: TU Darmstadt, --> | ||
<!--: TU Dortmund, --> | <!--: TU Dortmund, --> | ||
: TU Dresden, | |||
<!--: Uni Duisburg-Essen,--> | <!--: Uni Duisburg-Essen,--> | ||
: Uni Düsseldorf, | |||
<!--: Uni Erlangen-Nürnberg,--> | <!--: Uni Erlangen-Nürnberg,--> | ||
<!--: Uni Frankfurt,--> | <!--: Uni Frankfurt,--> | ||
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<!--: Uni Greifswald,--> | <!--: Uni Greifswald,--> | ||
<!--: Uni Halle-Wittenberg,--> | <!--: Uni Halle-Wittenberg,--> | ||
: Uni Hamburg, | |||
<!--: Uni Hannover,--> | <!--: Uni Hannover,--> | ||
<!--: Uni Heidelberg,--> | <!--: Uni Heidelberg,--> | ||
<!--: TU Ilmenau,--> | <!--: TU Ilmenau,--> | ||
<!--: Uni Jena,--> | <!--: Uni Jena,--> | ||
: TU Kaiserslautern, | |||
: Uni Karlsruhe, | |||
<!--: Uni Kiel,--> | <!--: Uni Kiel,--> | ||
: Uni Konstanz, | |||
<!--: Uni Leipzig,--> | <!--: Uni Leipzig,--> | ||
<!--: Uni Linz,--> | <!--: Uni Linz,--> | ||
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'''Verantwortliche/r:''' Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen) <br \> | '''Verantwortliche/r:''' Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen) <br \> | ||
* Austausch über | Dieser AK diente dem Austausch über die Organisation und insbesondere Finanzierung einer ZaPF. Unter anderem wurde angesprochen, dass Langzeitsponsoren beim ZaPF e.v. gesammelt werden. | ||
* Austausch über Finanzierung der ZaPF | |||
* Austausch über Organisation der ZaPF | |||
* Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden? | * Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden? | ||
== Protokoll == | == Protokoll == | ||
=== Finanzierung === | |||
Wodurch wird die ZaPF finanziert? | |||
*Förderung durch Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) | |||
**Frist für Antrag: 30.Mai | |||
**fördert nur eine Veranstaltung im Jahr dementsprechend müssen beide ZaPFen die Gelder gemeinsam beantragen | |||
**keine Förderung für Jena hoffentlich Einzelfall | |||
**wichtig: Änderungen zeitig kommunizieren | |||
**Anteil an Eigenmittel müssen bei Antrag bereits nachgewiesen werden (jedenfalls angegebene) | |||
**Abrechnung (muss am Ende abgegeben werden) wurde in Bochum nicht besonders bearbeitet | |||
*Eigenmittel müssen bei dem Antrag schon eingebracht werden. Sie kommen vom: | |||
**Institut/Fakultät | |||
**Drittmittel/Sponsoren | |||
**Teilnehmerbeiträge | |||
*Sponsoren/Spenden | |||
**Spenden werden in der Regel (wenn Quittung benötigt) über ZaPF e.V. abgerechnet | |||
**Andere Spenden können intern abgerechnet werden | |||
**meist dreistellige Spenden-/Sponsorensummen (meist bis 1000 €, in seltenen Fällen mehr) | |||
**Liste regelmäßiger Sponsoren soll erstellt ( oder, falls schon existent, überarbeitet) werden -> ZaPF eV, Google Docs | |||
**Geld von Instituten/Fakultät nicht über ZaPF eV laufen lassen, muss dann nicht über BMBF abgerechnet werden | |||
*Unkosten bisher immer zwischen 6000 bis 25000 € bestehen aus: | |||
**Essen größter Posten | |||
**Unterbringung inkl. Security | |||
**Exkursionen | |||
**Bus-/Zugtickets | |||
**Mieten (Geschirr, ...) | |||
**besser etwas mehr Mittel einplanen als später gebraucht wird | |||
**nicht zu sehr auf alte Anträge verlassen | |||
=== Organisation === | |||
*How to ZaPF | |||
**Es existiert ein Leitfaden im ZaPF-Wiki: sollte zu Beginn der Organisation gelesen werden | |||
**enthält auch Dinge, die man nicht machen sollten | |||
**Jede veranstaltende Fachschaft sollte diesen überarbeiten | |||
**Kontrolle wichtiger als Vertrauen | |||
**Kommunikation wichtig | |||
**Besucher sollten auch Erfahrungen eintragen (feedback-Kultur) | |||
*Dekan, Kanzler o.ä. um Unterstützung bitten (Schreiben, dass ZaPF ausgerichtet wird) öffnet sehr viele Türen | |||
*Orgateams | |||
**Karlsruhe: 6 als Hauptorga (zu wenig), Helfer (müssen festgesetzt werden) ca 200 Schichten á 1,5-2 Stunden eingeteilt | |||
**Orgamitglierder müssen immer präsent sein, machen ca 10-20 mal mehr Arbeit als Helfer | |||
**HUB: 10-12 als Hauptorga, 20-30 Helfer (zu wenig) | |||
**Belonung für Helfer, Helferfest, Geschenke | |||
**Unis aus Umgebung um Hilfe bitten | |||
**Dresden: als Module einrichten sorgt für Helfer | |||
*Meilensteine | |||
**so früh wie möglich die Planung beginnen | |||
**ab wann Raumplanung geht, liegt an der Uni | |||
**letzten 2 Monate vorher sind besonders wichtig | |||
*Turnhallen | |||
**dienen in einigen Städten am Anfang der Semester als Wohnraum für neue Studenten ohne Wohnung | |||
**Nutzung als Schlafstätte in NRW nicht erlaubt | |||
**Teilweise Probleme mit regelmäßigen Veranstaltungen, können oft nur nachts genutzt werden | |||
*Kleinigkeiten dürfen nicht vergessen werden | |||
**Toiletten/Toilettenpapier, Handtrocknetücher | |||
**Lautstärke Musik beim Wecken | |||
**Heizung/Warmwasser auch am Wochenende zum Duschen | |||
**Räume/Schlüssel | |||
**Sicherheitsdienst | |||
**sich mit Putzfrauen gutstellen | |||
**nachher gut aufräumen | |||
**Anwohner/Polizei vorwahnen | |||
**Unterstützung durch Organisationen (z.B. Gaskocher durch THW, Pfadfinder etc.) | |||
== Zusammenfassung == | == Zusammenfassung == | ||
Es wurden viele Punkte angesprochen, die für die Organisation wichtig sind und für kommende ZaPF-Ausrichter interessant sind. Für eine Liste möglicher Sponsoren und Details zu den bisherigen Finanzen muss der ZaPF e.V. angeschrieben werden. | |||
