Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf

Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf
(aktualisiert am 15.04.2013)

Organisationsstruktur

Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf

• wichtigste Bereiche am Anfang:
  • Haupt-Orga
  • Finanzen
  • Akquise
• in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm), aber viele Leute hatten mehrere (kleinere) Verantwortungsbereiche
• Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: Datei:ZaPF Verantwortungsbereiche.pdf Verantwortungsbereiche, wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
• Gliederung der Bereiche:
  • gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
  • zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt
  • zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
• eine Person kann mehreren Verantwortungsbereichen zugeteilt sein

Kommunikationskanäle

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

• falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
• Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit:
  • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
  • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
  • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
• Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

• beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf)
• jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation
• Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
• Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
• Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Orga-Handy

• ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
• Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
• dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
• wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet

Organisationsablauf: WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)

Wahl der Verantwortlichen

• nachdem generelle Orga-Struktur steht: erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definieren
• Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche finden
• sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation direkt wählen, bzw. bestätigen und entspr. Kompetenzen zusprechen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen
• wichtigste Orgas zuerst besetzen, es muss nicht direkt alles besetzt werden

Termin festlegen

• Möglichst direkt den ZaPF-Termin festlegen (durch Feiertage quasi vorgegeben)
• für die Raumbuchung und weitere Planung notwendig

Meilensteine und Zeitplan erstellen

• Meilensteine fürs laufende Semester festlegen
• Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten werden

Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen

• jeder Orga muss für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten
• in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt
• der Finanzer fasst dann alles zusammen und erstellt die gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
• Vorlage für BMBF-Antrag