WiSe14 AK Hilfe wir haben die ZaPF

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r:

Katharina Meixner (Uni Frankfurt)

Arbeitskreis:

Protokoll vom 22.11.2014

Beginn

09:15 Uhr

Ende

11:00 Uhr

Redeleitung

Katharina Meixner (Uni Frankfurt)

Protokoll

Janis Kühn (Uni Frankfurt)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen,

Uni Bremen,

TU Dresden,

Uni Frankfurt,

Uni Jena,

Uni Konstanz,

LMU München,

Uni Wien,

Uni Bonn

Einleitung/Ziel des AK

Hier soll den zukünftigen Fachschaften, die eine ZaPF austragen müssen, mit Tipps geholfen werden und sie können Fragen an die letzten austragenden Fachschaften stellen.

Protokoll

Sponsoring

Zu den „Messeschildchen“ mit Fahrkarten bzw. Kongresstickets wird gesagt, dass man Einfach mit den Stadtwerken/Verkehrsbetrieben sprechen soll. Dies sollte etwa ein Jahr vor der ZaPF in Angriff genommen werden - Auf keinen Fall zu spät angehen.

Allgemein wurden bei den vorhergegangen ZaPFen 200 bis 800 Sponsoren kontaktiert. Dabei hat sich stets gezeigt, dass lokal ansässige Sponsoren eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit bieten. Außerdem sind Sponsoren immer anzurufen, denn auch das steigert die Erfolgsrate enorm gegenüber nur schriftlicher Anfragen. Es gibt die ein oder andere Firma, welche regelmäßig für die ZaPF Sponsorgelder vergibt. Grundsätzlich sollten in allen Fachschaften, die schon einmal eine ZaPF ausgetragen haben noch Dokumente zu finden sein, die festhalten welche Sponsoren erfolgreich angefragt wurden. Darüber hinaus kann man bei den anderen Fachschaften anfragen, welche überregionalen Sponsoren man nach Geldern fragen könnte. Außerdem kann man in den alten Tagungsheftchen und Reader nachlesen, welche Sponsoren dort Werbung untergebracht haben.

Man sollte immer so wenig Mittelsmänner wie möglich haben. Versucht direkt mit den verantwortlichen Geldgebern zu sprechen, denn so habt ihr die höchste Sicherheit.

Wichtig ist, dass die Person(en), welche für das Sponsoring zuständig ist von der Hauptorga regelmäßig „kontrolliert“ wird, um sicherzustellen, dass alles voran geht. Das Sponsoring ist ein zeitkritisches Thema, da viele Firmen zum Beispiel auch Sponsorgelder für den Haushalt des Vorjahres bereits wissen müssen.

Einen sehr großen Teil der ZaPF kann man über den BMBF finanzieren, jedoch ist dabei viel zu beachten und es ist dringend zu bedenken, ob man nicht lieber eine große Bank oder dergleichen um Mittel bittet. Diese sind im Vergleich zu den BMBF-Mitteln an viel weniger Auflagen gebunden und ihr könnt somit freier agieren und habt viel weniger Stress mit Antragstellungen. In beiden Fällen ist mit 4-5 stelligen Summen zu rechnen. Entscheidet man sich für den BMBF Antrag ist unter anderem zu beachten, dass dieser vor der offiziellen Planung und ohnehin vor einer festen Frist gestellt werden muss. Außerdem ist zu beachten, dass wenn man mit öffentlichen Geldern arbeitetet man verpflichtet ist mehrere Angebote einzuholen bevor man für etwas Geld ausgibt. An der Stelle sollte man „intelligent“ Angebote einholen, um das zu erreichen, was man gerne hätte. Man ist gezwungen immer der günstigste Angebot zu nehmen! Der Konsens der früheren Ausrichter ist zunehmend, dass der BMBF evtl. besser umgangen wird, da es doch zu sehr viel Ärger und Aufwand sein kann und man sehr vielen Auflagen unterliegt.

Mit dem BMBF-Geld und allgemein mit Mitteln, die einem zugesprochen werden finanziert man besser direkte Käufe durch Weitergabe von Rechnungen, statt das Geld direkt entgegenzunehmen. Dies ist rentabler, häufig unkomplizierter und es taucht nicht in den Büchern der Austragenden auf. Sachspenden gehen über Geldspenden! Also sollte man als Sponsoring auch zweckgebundene Spenden oder auch direkte Sachspenden anfragen (zB wird euch die Bäckerei aus der Nachbarschaft evtl. einen sehr guten Preis für die Brötchen machen und dergleichen).

Stellt man Anträge bei höheren Instanzen in der Uni, so sollten die geforderten Beträge schau gewählt werden. Je nachdem werden Summen, die deutlich kleiner sind, als jene die sonst von der Instanz rausgegeben werden einfach abgelehnt, weil es als unwichtig abgetan wird.

Das gesamte Geld, von Sponsoren geht erstmal auf das Konto des ZaPF ev.. Dabei ist zu beachten, dass es mehrere Tage dauern kann, bis das Geld auf dem Konto der Ausrichter ankommt, da die Überweisungssummen limitiert sind.

Zuletzt wird noch dringend empfohlen Finanzen und Sponsoring in der Verantwortung immer trennen! Beides ist sehr viel Arbeit und es sollte sich nicht zu sehr überschneiden.

Essen

Es gilt sich zu entscheiden ob man gerne selbst kochen möchte oder lieber einen Caterer beauftragt. In letzterem Fall sollte der Caterer früh angefragt werden! Es sollte genau durchgerechnet werden wie viel Catering mit allem kosten wird (auch Geschirr etc. darf nicht vergessen werden). Selbst Kochen erfordert Erfahrung im Kochen für so große Zahlen. Man sollte dabei von 5-6 durchgängigen Küchenhelfern ausgehen! Zum Selbst kochen kann man große Töpfe und dergleichen notwendige Dinge von Feuerwehr etc. bekommen. Es sollten in der eigenen Fachschaft alte Listen von vorherigen ZaPFen existieren, um die Zahlen für Zutaten und andere Größen richtig abzuschätzen. Ansonsten kann man natürlich bei anderen Fachschaften anfragen.

Wenn Essen übrig bleibt sollte man es bei Gelegenheit wiederverwenden, sonst ist Spenden eine gute Möglichkeit. Wegschmeißen sollte natürlich nur die allerletzte Option sein!

Eine Industriespülmaschine ist grundsätzlich sehr empfehlenswert.

Es wird weiterhin diskutiert online eine Sammlung bisheriger Kochrezepte zu führen. Hier wird widersprochen mit dem Argument, dass jede Fachschaft ja ihre eigenen kreativen und charakteristischen Gerichte/Konzepte hat.

Organisationsstrukturen

Für die bisherige Anzahl an Helfern werden Zahlen zwischen 50+Orga und 84 genannt. Bremen empfiehlt 60-70 Helfer. Allgemein gilt je mehr Helfer desto besser, auch wenn sie nur für wenige Stunden anwesend sind. Nicht selten sind Leute, die sich mit ein paar speziellen Aufgaben auskennen wichtig. Jede Schicht die irgendwie übernommen werden kann ist eine Hilfe! Zukünftige ZaPF-Ausrichter sollten die Möglichkeit nutzen und (als externe Helfer) mit auf ZaPFen fahren, um zu sehen wie alles dort hinter den Kulissen einer solchen Veranstaltung abläuft. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig für Helfer, auch Leute die eine ZaPF nicht nie von innen gesehen haben können das Problemlos schaffen. Es wird jedoch geraten, dass Vor Allem Organisatoren sich dieses vorbereitend mal zu Gemüte führen. Düsseldorf ließ den Helfern selbst die Wahl, wie viele Stunden sie arbeiten wollen und sie konnten angeben auf welche Dienste sie keine Lust haben. Weiterhin gab es Helfershirts, Verkostung etc. um die Helfer anzuwerben Bremen empfiehlt allen Ausrichtern sich einmal intensiv mit dem Veranstaltungsrecht auseinanderzusetzen. Es wurde angemerkt, dass Organisatoren oder Verantwortliche plötzlich aus dem Team austreten können. Hiermit ist grundsätzlich zu rechnen und man sollte daher wann immer möglich redundant arbeiten. Vor allem ist es wichtig, dass Informationen immer an mehrere Personen getragen werden und vor allem Kontaktdaten zentral gesammelt werden, damit sie nicht verloren gehen! Es hat sich sehr bewährt eine Gruppe zu haben, die über totale Entscheidungsgewalt verfügt und somit schnell agieren kann und klar für etwas eintreten kann. Bereitet Back-Up und Notfallpläne vor, damit man an alle Eventualitäten gedacht hat. Für Helfer ist es wichtig immer alles zu sammeln welches diese wissen müssen, und ihnen genau klarzumachen wie ihre Aufgaben zu erledigen sind. Verlasst euch nicht darauf, dass Helfer von euch erstellte Papiere lesen, sondern sprecht Dinge lieber persönlich ab und weist alle richtig an. Insgesamt ist es sehr hilfreich eine klare und strikte Struktur für die Organisation zu schaffen, die auch genau die Berechtigungen einzelner Organe festhält. Ein Appell an alle Hauptorgas: Vorhandene Deadlines müssen eingehalten werden für möglichst wenig Mehraufwand, also müsst ihr gut durchgreifen können. Viele Leute sollen für die Helferplanung/Schichteinteilung eingeplant werden. Vor allem während der ZaPF selbst, um spontane Änderungen und Schiebungen zu managen.

Zusammenfassung

Zusammenfasend sollte man sich an einige Grundsätze halten, um die Organisation möglichst problemlos zu überstehen: Alles, alles, alles so früh wie Möglich angehen! Es tauchen immer Probleme auf, die alles herauszögern. Es gilt immer einen klaren Kopf zu bewahren. Für die meisten Probleme gibt es einfache Lösungen - nicht in Panik verfallen! Und unterscheidet zwischen Problemen, die wirklich wichtig sind und welchen, die schlimm wirken, aber tatsächlich nicht so wild sind. Es wird empfohlen sich sehr viele Räume für die allgemeine Nutzung und vor allem für Lagerung zu organisieren. Mehr Platz kann man immer gebrauchen! Hierzu gehört auch möglichst große Schlüsselgewalt zu haben.

Es wird allgemein nochmal auf das HowTo-ZaPF in der ZaPF-Wiki verwiesen, sowie die neue entstehende Alternative, welche aus der ZaPF Düsseldorf hervorgeht.