HowTo ZaPF

Eine ZaPF Organisieren - Erfahrungen aus Dresden

Unterkunft

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die Teilnehmer ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen zur Verfügung stehen.

Gelder

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns einen für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Spenden

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei bracht immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war.

(Zeit) Planung

Man sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den Teilnehmern zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Mengenplanung für die Fütterungen

ZaPF Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein.

Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird.

Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt.

Einkaufslisten für die ZaPF in Dresden könnt ihr auf Anfrage gerne bekommen.

Helfer

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht, so sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden.

Mehr

Kommt noch …

Ein Beispiel: HowTo KoMa

KoMa HowTo