WiSe15 AK Vernetzung und Austausch der Orgas: Unterschied zwischen den Versionen
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= Arbeitskreis: AK Vernetzung und Austausch der Orgas = | = Arbeitskreis: AK Vernetzung und Austausch der Orgas = | ||
'''Protokoll''' vom | '''Protokoll''' vom 21.11.2015 | ||
; Beginn | ; Beginn | ||
: | : 17:36 Uhr | ||
; Ende | ; Ende | ||
: | : HH:mm Uhr | ||
; Redeleitung | ; Redeleitung | ||
: | : NAME (UNI) | ||
; Protokoll | ; Protokoll | ||
: | : PROTOKOLLANT*IN (UNI) | ||
; Anwesende Fachschaften | ; Anwesende Fachschaften | ||
:RWTH Aachen | |||
:FU Berlin | |||
:HU Berlin | |||
:TU Berlin | |||
<!--:Uni Bielefeld--> | |||
<!--: Uni Bielefeld | <!--:Uni Bochum--> | ||
<!--: Uni Bochum | <!--:Uni Bonn--> | ||
<!--: Uni Bonn | <!--:TU Braunschweig--> | ||
<!--: TU Braunschweig | :Uni Bremen | ||
<!--:TU Chemnitz--> | |||
<!--: | <!--:TU Darmstadt--> | ||
<!--: TU Darmstadt | <!--:TU Dortmund--> | ||
<!--: TU Dortmund | :TU Dresden | ||
<!--:Uni Duisburg-Essen--> | |||
<!--: Uni Duisburg-Essen | :Uni Düsseldorf | ||
<!--:Uni Erlangen-Nürnberg--> | |||
<!--: Uni Erlangen-Nürnberg | :Uni Frankfurt | ||
<!--:TU Freiberg--> | |||
<!--: TU Freiberg | :Uni Freiburg | ||
<!--: | <!--:TU München--> | ||
<!--: Uni Göttingen | <!--:Uni Göttingen--> | ||
<!--: Uni Greifswald | <!--:Uni Greifswald--> | ||
<!--: Uni Halle-Wittenberg | <!--:Uni Halle-Wittenberg--> | ||
<!--: Uni Hamburg | <!--:Uni Hamburg--> | ||
<!--: Uni Heidelberg | <!--:Uni Heidelberg--> | ||
<!--: TU Ilmenau | <!--:TU Ilmenau--> | ||
<!--: Uni Jena | <!--:jDPG--> | ||
<!--: TU Kaiserslautern | <!--:Uni Jena--> | ||
<!--: | <!--:TU Kaiserslautern--> | ||
<!--: Uni Kassel | <!--:Karlsruhe Institut für Technologie--> | ||
<!--: Uni Kiel | <!--:Uni Kassel--> | ||
<!--: Uni Köln | <!--:Uni Kiel--> | ||
<!--:Uni Köln--> | |||
<!--: Uni Leipzig | :Uni Konstanz | ||
<!--: | <!--:Uni Leipzig--> | ||
<!--: | <!--:Uni München--> | ||
<!--:Uni Münster--> | |||
:Uni Oldenburg | |||
<!--: Uni Regensburg | :Uni Potsdam | ||
<!--: Uni Siegen | <!--:Uni Regensburg--> | ||
<!--: Uni Wien | <!--:Uni Siegen--> | ||
<!--: Uni Wuppertal | <!--:Uni Wien--> | ||
<!--: Uni Würzburg | <!--:Uni Wuppertal--> | ||
<!--:Uni Würzburg--> | |||
== Einleitung/Ziel des AK == | == Einleitung/Ziel des AK == | ||
Austausch AK für Tipps an zukünftige ZaPF-Orgas. Außerdem soll der AK langfristig dazu dienen eine bessere Dokumentation zu schaffen. | |||
== Protokoll == | |||
=== Zur Dokumentation der ZaPF-Organisation === | |||
HowTo-ZaPF Seite im Wiki (basierend auf Dresden): [[HowTo_ZaPF]] | |||
=== BMBF Antrag ==== | |||
Alles was vor Bremen dazu an HowTo's geschrieben wurde ist kritisch zu handhaben, weil es danach eine Umstellung des Antrags gab. | |||
== | === Kochen/Getränke === | ||
Vorschlag: Sammelstelle für Kochbücher/Rezepte und Mengenkalkulationen bisheriger ZaPFen. | |||
=== Projektmanagement-Software === | |||
*Konstanz nutzt Redmine, Frankfurt Producteev. | |||
*Das nutzen eines wirklichen Ticket/Deadline Systems erweist sich aus Erfahrung eher als ungünstig, aber um eine zentralisierte Verwaltung zu haben ist es ganz praktisch. | |||
*Pads als Protokolle/Verwaltung sind ungünstig sobald man mehrere nutzt, weil nicht durchsuchbar. Wikis sind da zB eine praktischere Alternative. | |||
*Weitere Optionen: | |||
:*OpenProject wurde als Option vorgeschlagen u.A. Dresden hat es benutzt, aber wieder abgestoßen | |||
:*Trelo in Kombination mit Slack | |||
:*Dropbox/GDrive als dateibasierte Alternative | |||
*Frankfurt setzt zur Kommunikation der einzelnen Orga-Bereiche über Telegram. Auf jeden Fall empfiehlt sich irgendeine Art von Gruppen-Chat-Software, aber das sollte vorher in der FS besprochen und festgelegt werden. | |||
*Tickettracker können einen vor so manch einer Notlage schützen, da sie den Überblick massiv erleichtern. Der Preis dafür ist meist ein erstmal erhöhter Verwaltungsaufwand - Jede FS ist da eigen und muss entscheiden, wie sie am effizientesten arbeiten kann. | |||
=== Sponsorensuche === | |||
*Ein professionell wirkendes Anschreiben, das zudem auch personalisiert sein sollte je nach angeschriebener Firma. Dazu gehört ein Kostenplan, eine Projektbeschreibung und alles sollte einfach sehr seriös halten. | |||
*Persönliche Kontakte - Suche in der Umgebung der FS und persönliche Kontakte der einzelnen FSler sollten nicht unterschätzt werden | |||
*Meist läuft die Suche weit besser, wenn die Vorstellungen konktreter werden. Aus Frankfurter Erfahrung klappt es gerade mit Sachspenden sehr gut in den letzten wenigen Monaten. | |||
*Wichtig: Sachspenden betreffen den BMBF nicht | |||
*Alle nicht "zweckgebundenen" Spenden sollte man nicht über den ZaPF abrechnen | |||
*Am besten funktioniert persönlicher Kontekt zu Firmen, auch Telefonieren ist um Längen effizienter als einfach nur Mails, die leicht ignoriert werden können | |||
*Sponsoring sollte bis in die letzten Tage vor der ZaPF beachtet werden | |||
*Nicht demotivieren lassen! | |||
*Auch Professoren mit denen man gut gestellt ist oder der Fachbereich können gute Ansprechpartner sein | |||
*Schriftliches festmachen ist sehr wichtig. Es darf sich niemand mehr aus dem Versprochenen rauswinden dürfen. | |||
*Im BMBF möglichst immer das Maximale angeben so kann es nicht passieren, dass man trotz genehmigter Geldmittel diese nicht für den Bereich nutzen kann, der sie dann benötigt. | |||
*Auch auf Messen und dergleichen kann man das Thema ansprechen | |||
=== Essenseinkauf === | |||
Hier ist grundsätzlich mit großen Summen zu rechnen. Eine ZaPF mit unter 5000€ für Essen ist quasi unmöglich. Aber auch hier lässt sich zB sehr viel über Sachspenden kompensieren. | |||
Zum Einkauf empfehlen sich meist Großhandel oder man sollte dennoch immer versuchen die Preise zu vergleichen, denn bis zu einer bestimmten Größe heißt Großhandel nicht gleich günstiger. | |||
=== Allgemeinere Tipps === | |||
* Am allerwichtigesten: Sehr früh festlegen wer wofür verantwortlich ist | |||
* Hauptorga sollten so 2-3 Personen sein | |||
* Helferorganisation ist schwierig - erfordert definitiv eigene Verantwortliche, die bereit sind viel Zeit darein zu investieren (2-3 Verantworliche) | |||
::GAANZ WICHTIG | |||
* Engelsystem erweist sich aus bisheriger Erfahrung eher als eher unpraktisch für Veranstaltungen wie die ZaPF, es ist u.A. zu flexibel (Helferpläne müssen früher feststehen) | |||
* Helfer sollten während der Tagung flexibel gehandhabt werden können -> Eine digitale "Tauschbörse" für Bedarf/Überschuss-Meldungen ist zu empfehlen | |||
* Eine Belohnung um die Helfika zu locken ist sinnvoll, aber je nach FS/Uni-Kultur eher unnötig. | |||
::Optionen ist irgendeine Art von Party/Essen oder das Verteilen bestimmter Gastgeschenke/T-Shirts etc, die auch Teilnehmika bekommen. | |||
* Helferacquirierung ist je nach Umgebung auch über andere näher stehende FSen möglich. | |||
* Als Kommunikation lässt sich auch ein Sprechfunk nutzen. Je nach Größe des Geländes sind Walkie-Talkies nicht mehr ausreichend. Aachen ist dafür ein guter Ansprechpartner wenn es um günstige Alternativen mit Handys geht. | |||
* Essenshygiene: Es ist rechtlich notwendig und ausreichend, dass die Hauptverantwortlichen fürs Essen geschult sind in den Hygiene-Vorschriften | |||
* Erste-Hilfe Koffer sind wichtig! | |||
* Je nach Land sollte man die Gesetzgebung für die Notwendigkeit von Sanitäterkräften beachten | |||
* Weiterer wichtiger Punkt: Überlegt euch ob ihr irgendeine Brandmelde-Anlage (oder Teile) abschalten müsst und beschäftigt euch mit den notwendigen Fristen und Voraussetzungen dafür. | |||
* Kommunikation mit der Uni-Verwaltung ist wichtig. Normal freut sich die Uni sehr, wenn bekannt ist was genau abläuft. Entweder früh und viel reden oder gar nicht ;) | |||
* Alkoholausschank kann je nach Uni mal weniger gern gesehen sein/erlaubt sein. Erkundigt euch ob ihr nicht evtl eine Genehmigung dafür benötigt | |||
* Sanitärräume sollten vor allem auch am Wochenende sauber gehalten werden | |||
* Geschirr lässt sich entweder über die Mensa machen (meist zu teuer), ein Spülmobil inkl entsprechender Leihware ist meist eine gute Lösung. | |||
* Man sollte zB darauf achten, dass Duschen auch am Wochenende warm sind | |||
* Plenen aufspalten um die Motivation oben zu halten etc. sind Gedanken, die man sich durchaus machen kann. | |||
* Redezeit-Begrenzung der Ak-Vorstellung erweist sich als effizient | |||
* Vorstellung der AKs und Verteilug der AKs auseinander zu ziehen mindert normal den Diskussionsbedarf und Inhaltliche Diskussionen sollten im Anfangsplenum unterdrückt werden | |||
* Eine Software-basierte AK-Verteilung ist möglich, aber grundsätzlich ist dass eine sehr komplexe Problemstellung, die sich nicht optimal lösen lässt. | |||
=== Fazit/Folgen === | |||
Im Folge-AK sollten Möglichkeiten für die konkrete Dokumentation der Orga diskutiert werden. | |||
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TEXT | |||
* LISTENPUNKT1 | |||
:* LISTENPUNKT EINGERÜCKT | |||
::- NOCH WEITER EINGERÜCKT, MIT - ANSTELLE VON PUNKT | |||
- HIER WERDEN KEINE | |||
- ABSÄTZE EINGEFÜGT | |||
- JETZT SCHON | |||
- DAS HIER WIRD IN EINEM KASTEN DARGESTELLT | |||
- WICHTIG IST DER TAB AM ANFANG | |||
* Das Ergebnis der Abstimmung: | * Das Ergebnis der Abstimmung: | ||
** <span style="color:green">'''Anzahl Ja-Stimmen:''' Anzahl</span> | ** <span style="color:green">'''Anzahl Ja-Stimmen:''' Anzahl</span> | ||
** <span style="color:black">'''Anzahl Enthaltungen:''' Anzahl</span> | ** <span style="color:black">'''Anzahl Enthaltungen:''' Anzahl</span> | ||
** <span style="color:red">'''Anzahl Nein-Stimmen:''' Anzahl</span> | ** <span style="color:red">'''Anzahl Nein-Stimmen:''' Anzahl</span> | ||
== Zusammenfassung == | |||
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