Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf: Unterschied zwischen den Versionen

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-Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''
+Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''
 =Allgemeines=
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 * falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
 * Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
-** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
+** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
 ** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
 ** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
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 * Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch
 * Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt
-* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet
+* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet
 * März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren
 * nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet
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 ===Sponsoren & Finanzen===
 * Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)
-* ZaPF-Konto wurden angelegt
+* ZaPF-Konto wurde angelegt
 * Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt
 * ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet
 ===Raumprobleme===
-* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni
+* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten
+* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni
 * Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen
 * es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)
-* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!
+* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:
-* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz (6-7 wurden erarbeitet und werden parallel vorbereitet)
+** Räume in der FH Düsseldorf
+** Gymnastikraum der FH
+** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni
+** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)
+** externe Turnhallen
+** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)
+** Zeltstadt auf dem Campus
 ===Programm===
 * Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden
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 ===Schlafen===
 * Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Pharmazeutenschule
-* Gepäcktransporte wurden eingeplant
 * Reinigung der Hallen wurden gebucht
-* In Tagungsheft wurden Infos bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt
+* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt
+===Essen===
+* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht
+* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk
+* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles
+* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)
+* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzeit zur Zubereitung und als Arbeitsplatz
+* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern
+* Kühlanhänger wurde gemietet
+* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt
+===Anmeldung===
+* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt
+* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen
+* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden
+* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist
+* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben
+* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht weg zu nehmen)
+===Finanzen===
+* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns
+* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden
+* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat
+===Exkursionen===
+* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)
+* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen
+===Sonstiges===
+* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen
+* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])
+* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden
+* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni
+* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt
+* T-Shirts wurden in Druck gegeben
--angedachte AlternativPläne: FH, Gymnastikraum FH, Seminarräume, (Hotels), Turnhallen extern, Schulen, zeltstadt
+==Die letzten Tage vor der ZaPF==
--studentenwerk (geshcirr, spülen & co)
+* Lagerräume wurden vorbereitet
-- gelb bekommen
+* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet
-- viel pharmazeuten den arschgerettet
+* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter
--spülstraße ist weg
+* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt
--asb zelkt
+* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet
-- einige gimmicks wurdne kurfzfristig relisiert
+* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert
-- anmeldung ferstig gestellt NAmelde system (3 sichere plätze, rest kurz vor anmeldeshcluss vergeben, dnahc zeit lsitne zu sortieren)
+* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst
-- neue exkursionen gefunden und gebucht
+* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt
-- druck der tagungshefte (Link)
+* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)
-- funken besorgt, funkverkehr gekläret, funkreicheweite abgefahren
+* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden mit allerlei lustigen Sachen gefüllt, verziert und vorbereitet
-- zeitplan mit allen durchgegangen
-- internet zugang wurd egeklärt (+ eigene router)
-- brandshcutzkurs aus spaß (von sichehrietsbeauftragten)
-==Die ZaPF-Woche==
-- einkäufe
-- beshclderung
-- kochzelt aufgebaut
-- logistik
--raumordnugn
-- tagungsbüro eingericht (kühlschörnken)
-- teilnehemrausweis egedruckt und laminiert
-- bananen
-- protokollantenshculung
 ==Nach der ZaPF==
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 * Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Putzpersonal
 * Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt
+===Reader===
-- protokolle überarbeiten
+* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten)
-- reader erstellen
+* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)
-- tassen und reader verschicken
+* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt
-- abrehcnung machen und finanzen mit bmbf klären
+===Sonstiges===
-- mit helfern was gemacht
+* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt
-- bedankt
+* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt
+* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt
 =Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=
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 * eine aus knapp <b>5</b> Meter Höhe geklaute Entenfahne (die Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf Mysteriöse weise wieder aufgetaucht ist)
 * <b>6</b> Exkursionen
+* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz
 * <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)
 * knapp <b>11</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox
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 * knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)
 * <b>21</b> großzügige Sponsoren
+* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen
 * <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)
 * über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops