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 '''Protokoll''' vom 22.11.2014
 ; Beginn
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 ;Essen
-Es gilt sich zu entscheiden ob man gerne selbst kochen möchte oder lieber einen Caterer beauftragt. In letzterem Fall sollte der Caterer früh angefragt werden! Es sollte genau durchgerechnet werden wie viel Catering mit allem kosten wird (auch Geschirr etc. darf nicht vergessen werden). Selbst Kochen erfordert Erfahrung im Kochen für so große Zahlen. Man sollte dabei von 5-6 durchgängigen Küchenhelfern ausgehen! Zum Selbstkochen kann man große Töpfe und dergleichen notwendige Dinge von Feuerwehr etc. bekommen. Es sollten in der eigenen Fachschaft alte Listen von vorherigen ZaPFen existieren, um die Zahlen für Zutaten und andere Größen richtig abzuschätzen. Ansonsten kann man natürlich bei anderen Fachschaften anfragen.
+Es gilt sich zu entscheiden ob man gerne selbst kochen möchte oder lieber einen Caterer beauftragt. In letzterem Fall sollte der Caterer früh angefragt werden! Es sollte genau durchgerechnet werden wie viel Catering mit allem kosten wird (auch Geschirr etc. darf nicht vergessen werden). Selbst Kochen erfordert Erfahrung im Kochen für so große Zahlen. Man sollte dabei von 5-6 durchgängigen Küchenhelfern ausgehen! Zum Selbst kochen kann man große Töpfe und dergleichen notwendige Dinge von Feuerwehr etc. bekommen. Es sollten in der eigenen Fachschaft alte Listen von vorherigen ZaPFen existieren, um die Zahlen für Zutaten und andere Größen richtig abzuschätzen. Ansonsten kann man natürlich bei anderen Fachschaften anfragen.
 Wenn Essen übrig bleibt sollte man es bei Gelegenheit wiederverwenden, sonst ist Spenden eine gute Möglichkeit. Wegschmeißen sollte natürlich nur die allerletzte Option sein!
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 ;Organisationsstrukturen
-Für die bisherige Anzahl an Helfern werden Zahlen zwischen 50+Orga und 84 genannt. Bremen empfiehlt 60-70 Helfer. Je mehr Helfer desto besser, auch wenn sie nur für sehr wenige Stunden anwesend sind. Nicht selten sind einfach nur Leute, die sich mit ein paar speziellen Aufgaben auskennen wichtig. Jede Schicht die irgendwie übernommen wurde ist eine Hilfe!
+Für die bisherige Anzahl an Helfern werden Zahlen zwischen 50+Orga und 84 genannt. Bremen empfiehlt 60-70 Helfer. Allgemein gilt je mehr Helfer desto besser, auch wenn sie nur für wenige Stunden anwesend sind. Nicht selten sind Leute, die sich mit ein paar speziellen Aufgaben auskennen wichtig. Jede Schicht die irgendwie übernommen werden kann ist eine Hilfe!
+Zukünftige ZaPF-Ausrichter sollten die Möglichkeit nutzen und (als externe Helfer) mit auf ZaPFen fahren, um zu sehen wie alles dort hinter den Kulissen einer solchen Veranstaltung abläuft. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig für Helfer, auch Leute die eine ZaPF nicht nie von innen gesehen haben können das Problemlos schaffen. Es wird jedoch geraten, dass Vor Allem Organisatoren sich dieses vorbereitend mal zu Gemüte führen.
-Zukünftige ZaPF-Ausrichter sollten die Möglichkeit nutzen und (als externe Helfer) mit auf ZaPFen fahren, um zu sehen wie alles dort abläuft. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig, auch Leute die eine ZaPF nicht nie von innen gesehen haben können das Problemlos schaffen.
+Düsseldorf ließ den Helfern selbst die Wahl, wie viele Stunden sie arbeiten wollen und sie konnten angeben auf welche Dienste sie keine Lust haben. Weiterhin gab es Helfershirts, Verkostung etc. um die Helfer anzuwerben
-Düsseldorf ließ den Helfern selbst die Wahl, wie viele Stunden sie arbeiten wollen und sie konnten angeben auf welche Dienste sie keine Lust haben. Weiterhin gab es natürlich Helfershirts, Verkostung etc. und nach der ZaPF wurden sie nochmal zum Essen eingeladen.
 Bremen empfiehlt allen Ausrichtern sich einmal intensiv mit dem Veranstaltungsrecht auseinanderzusetzen.
+Es wurde angemerkt, dass Organisatoren oder Verantwortliche plötzlich aus dem Team austreten können. Hiermit ist grundsätzlich zu rechnen und man sollte daher wann immer möglich redundant arbeiten. Vor allem ist es wichtig, dass Informationen immer an mehrere Personen getragen werden und vor allem Kontaktdaten zentral gesammelt werden, damit sie nicht verloren gehen!
-Es wird über die Möglichkeit gesprochen, das Orgas oder Verantwortliche plötzlich aus dem Team austreten. Hiermit ist grundsätzlich zu rechnen und man sollte daher wann immer möglich redundant arbeiten. Vor allem ist es wichtig, dass Informationen immer an mehrere Personen getragen werden und vor allem sowas wie Kontaktdaten zentral gesammelt werden, damit wichtige Kontaktdaten nicht verloren gehen!
 Es hat sich sehr bewährt eine Gruppe zu haben, die über totale Entscheidungsgewalt verfügt und somit schnell agieren kann und klar für etwas eintreten kann.
-Noch einmal an dieser Stelle: Es ist wichtig Redundanzen zu schaffen, damit alle Strukturen bei Ausfällen noch funktionieren!
+Bereitet Back-Up und Notfallpläne vor, damit man an alle Eventualitäten gedacht hat.
-Das gleiche gilt auch für alle Pläne! Immer Backup-Pläne bereit halten für den Fall, dass etwas nicht so läuft, wie ihr euch das vorgestellt habt.
+Für Helfer ist es wichtig immer alles zu sammeln welches diese wissen müssen, und ihnen genau klarzumachen wie ihre Aufgaben zu erledigen sind.
-Für Helfer immer alles sammeln was diese wissen müssen und mit ihnen genau durchsprechen, damit sie in eurem Interesse handeln!
 Verlasst euch nicht darauf, dass Helfer von euch erstellte Papiere lesen, sondern sprecht Dinge lieber persönlich ab und weist alle richtig an.
 Insgesamt ist es sehr hilfreich eine klare und strikte Struktur für die Organisation zu schaffen, die auch genau die Berechtigungen einzelner Organe festhält.
-Ein Appell an alle Hauptorgas: Sorgt auch mit Durchgreifen dafür, dass Deadlines und dergleichen eingehalten werden. Passt auf eure vergebenen Aufgaben auf!
+Ein Appell an alle Hauptorgas: Vorhandene Deadlines müssen eingehalten werden für möglichst wenig Mehraufwand, also müsst ihr gut durchgreifen können.
-Viele Leute für die Helferplanung/Schichteinteilung einplanen. Vor allem während der ZaPF selbst, um spontane Änderungen und Schiebungen zu managen.
+Viele Leute sollen für die Helferplanung/Schichteinteilung eingeplant werden. Vor allem während der ZaPF selbst, um spontane Änderungen und Schiebungen zu managen.
 == Zusammenfassung ==