Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf: Unterschied zwischen den Versionen
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Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(aktualisiert am | Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(aktualisiert am 27.02.2014)'' | ||
=Allgemeines= | =Allgemeines= | ||
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* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat | * Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat | ||
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament | * Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament | ||
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)=== | |||
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br> | |||
Themen: | |||
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT | |||
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge) | |||
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen | |||
* Planung der weiteren Zusammenarbeit | |||
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)=== | |||
Protokoll: ausstehend<br> | |||
Themen: | |||
* ausstehend | |||
===5. ZaPF-Treffen (Mai 2014)=== | |||
Protokoll: ausstehend<br> | |||
Themen: | |||
* ausstehend | |||
=Zeitlicher Organisationsablauf= | =Zeitlicher Organisationsablauf= | ||
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* ZaPF-Konto wurden angelegt | * ZaPF-Konto wurden angelegt | ||
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt | * Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt | ||
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die | * ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet | ||
===Raumprobleme=== | ===Raumprobleme=== | ||
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni | * es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni | ||
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* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst | * Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst | ||
===Helfer=== | ===Helfer=== | ||
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten | * für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben | ||
* | * auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben | ||
* mit helfenden Händen steht und fällt eine | * mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war | ||
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt | |||
===BMBF=== | ===BMBF=== | ||
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten | * Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten | ||
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss | |||
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014 | |||
===Gespräch mit Dekanat und Professoren=== | ===Gespräch mit Dekanat und Professoren=== | ||
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP | * Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP | ||
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) | * Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) | ||
===Gespräch mit Studentenwerk=== | ===Gespräch mit Studentenwerk=== | ||
=== | * Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können | ||
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt | |||
===Finanzanträge | |||
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt | |||
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt | |||
===Ablaufplan=== | ===Ablaufplan=== | ||
* Ablaufplan wurde nach Gesprächen mit diversen Gremien umgestellt | * Ablaufplan wurde nach Gesprächen mit diversen Gremien umgestellt | ||
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version veröffentlicht | * Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht | ||
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie=== | ===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie=== | ||
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig | * Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen | ||
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk | * Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk | ||
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt | |||
===Tagungsheft=== | |||
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück) | |||
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April | |||
===Sonstiges=== | |||
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen | |||
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen | |||
==SS14 (die letzten 8 Wochen)== | ==SS14 (die letzten 8 Wochen)== | ||
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==Fazit der ZaPF== | ==Fazit der ZaPF== | ||
==Entstandene Probleme== | ==Entstandene Probleme== | ||
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. | |||
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel) | * Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel) | ||
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten | * Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten | ||
* Durch Personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war. | |||
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen== | ==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen== | ||
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]] | [[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]] | ||
