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Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF in Düsseldorf | Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF in Düsseldorf (wird stets aktualisiert) | ||
=Organisationsstruktur= | =Organisationsstruktur= | ||
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** Akquise | ** Akquise | ||
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche: | * in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche: | ||
* Gliederung der Bereiche nach Befugnissen und zeitlicher Notwendigkeit/Einsatz | |||
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|left|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]] | [[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|left|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]] | ||
=Kommunikationskanäle= | =Kommunikationskanäle= | ||
==Datenaustausch über Dropbox== | |||
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden | |||
* Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit: | |||
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar) | |||
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga) | |||
- | ** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc. | ||
* Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt | |||
==Mails== | |||
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf) | |||
* jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation | |||
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben | |||
* Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet | |||
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt | |||
==Orga-Handy== | |||
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft | |||
* Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle | |||
* dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen | |||
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet | |||
=Zeitlicher Organisationsablauf= | =Zeitlicher Organisationsablauf= | ||
==WS12 (18-14 Monate vorher)== | ==WS12 (18-14 Monate vorher)== | ||