HowTo ZaPF: Unterschied zwischen den Versionen
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Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns einen für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. | Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns einen für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. | ||
Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen. | |||
Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung. | |||
Allgemeines zur personellen Besetzung: | |||
Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zuviel für eine einzelne Person und das letzte was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kannt ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt. | |||
Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. | |||
Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos). | Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos). | ||
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Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. | Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. | ||
Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll. | Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll. | ||
Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen! | |||
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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail) | |||
"Sehr geehrte Damen und Herren, | |||
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail. | |||
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. | |||
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. | |||
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen. | |||
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir | |||
mit freundlichen Grüßen | |||
XXXXX" | |||
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Muster-Antwortschreiben auf eine SPonsoringanfrage | |||
==Spenden == | ==Spenden == | ||
