WiSe18 AK OrgaTest

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Benni (Siegen)

Worum geht es?

Während der Organisation der ZaPF in Siegen wurde uns als Orgateam zu Beginn gesagt, dass der StaPF die Orga bei Fragen oder Problemen unterstützt. Dies lief damals nicht so wirklich rund. Ebenso hat es den Anschein als das Orgawissen verloren geht (das von alten Säcken z.B.).

Dieser AK soll möglicherweise mit dem Orgaaustausch-AK mögliche Ansätze finden um die Unterstützung auch außerhalb der ZaPFen zu verstetigen. Zusätzlich soll einem Wissensverlust im Bereich des Orgawissens vorgebeugt werden.

Arbeitskreis: Verstetigung der Orga-Hilfe

Protokoll vom 24.11.2019

Beginn

10:38 Uhr

Ende

HH:MM Uhr

Redeleitung

Benni (Siegen)

Protokoll

Svenja (Bonn)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf,

Technische Universität Dresden,

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,

Universität Heidelberg,

Universität Innsbruck,

Universität Konstanz,

Ludwig-Maximilians-Universität München,

Universität Siegen,

Universitas Saccos Veteres,

Wichtige Informationen zum AK

• Ziel des AK: z.B. Resolution, Positionspapier, HowTo/Guide, GO/Satzungsänderung, Austausch, sonstige Ziele wie Wiki aufräumen, Studienführer aktualisieren etc.
• Handelt es sich um einen Folge-AK: ja/nein, Link zum Protokoll des alten AK, Ist das Vorwissen zwingend erforderlich oder ist das Vorwissen hilfreich aber nicht notwendig?
• Materialien und weitere Informationen: Link zu Protokollen, Artikeln, Gesetzen etc. angeben, Dateien hochladen
• Wer ist die Zielgruppe?: z.B. Einsteiger oder Erfahrene im jeweiligen Thema, Alumni/Alte Säcke, Lehrämtler, in den Akkreditierungspool entsandte, etc.
• Wie läuft der AK ab?: z.B. Input-Vortrag dann Diskussion, welche Themenschwerpunkte sollen besprochen werden?
• materielle (und immaterielle) Voraussetzung: z.B. Laptop, Accounts (Wiki-Account, Studienführer-Account), Git-Kenntnisse, Programmierkenntnisse

Protokoll

Es wird abgefragt, wer bereits eine ZaPF organisiert hat, bzw. organisieren wird

Benni(Siegen) berichtet, dass der Orga in Siegen gesagt wurde, dass man Fragen auf den StaPF-Sitzungen ansprechen konnte, das hat ihnen nicht sehr geholfen. Daraufhin haben sie sich viel mit Heidelberg ausgetauscht, das ist aber wieder eingeschlafen.

Da das für Siegen und Heidelberg sehr hilfreich war, soll sich im AK ausgetauscht werden, wie der Austausch der Orgas weitergeführt werden soll.

Es werden die Möglichkeiten gesammelt, die es gibt:

• StAPF-Sitzungen
• Wiki-Artikel
• Mumble-Sitzungen der aktuellen Orgas unabhängig vom StAPF
• ZaPF-e.V. (z.B. wurde eine Sponsorenliste früherer ZaPFen erstellt)
• altes Material einzelner Orgas (unter der Hand) (bei Verstetigung Datenschutz)
• StAPF-Klausurtagungen

Es werden außerdem Möglichkeiten gesammelt, was man zusätzlich noch tun kann:

• regelmäßige ZaPF-Sponsoren
• Alte Säcke als Ressource
• Kommunikationskanal für ehemalige/aktuelle Orgas und alte Säcke (z.B. E-Mail Verteiler, Forum)
• Datenbank für Einkaufslisten
• Liste alter Orga-Mitglieder inklusive Aufgabenbereiche
• Video-Tutorials

Es wird über Datenschutz diskutiert:

• Weitergabe von (öffentlichen) Daten an Dritte ist problematisch
• der ZaPF e.V. könnte Daten an die Finanzbeauftragten der jeweiligen ZaPF weitergeben
• wenn man Daten irgendwo hochlädt fehlt evtl. das Verständnis dafür, dass die Daten sensibel zu behandeln sind

Benni(Siegen) stellt fest, dass die Verstetigung der Orga-Hilfe auch immer die Kooperation der betreffenden Orgas benötigt

Fragestellung: Wären verpflichtende Klausurtagungen auf der Orgas ihre Ergebnisse präsentieren sollen sinnvoll? Tobi(Düsseldorf): Orgas sollen das so machen, wie es ihnen am besten passt, Zettel als Handreichung wäre sinnvoll Marcus(Alumni): fragt nach, ob es sich auf die StAPF-Klausurtagung bezieht, ist nicht der Fall Svenja(Bonn): Verpflichtung erhöht nur Hürde, eine ZaPF auszurichten, verpflichtende Klausurtagung könnten zu Organisationsaufwand/Geld- und Zeitkosten führen Lina(Innsbruck): Angebot schaffen, aber keine Verpflichtung Benni(Siegen): Beispiel: irgendeine Orga will z.B. Reibekuchen machen, das ist viel mehr Aufwand als gedacht, das sollte dann verpflichtend kommuniziert werden, damit zukünftige Orgas die Erfahrungen bekommen Jens(Siegen): vermeiden, dass Orgas das Gefühl haben, dass ihnen erzählt wird, wie sie die ZaPF zu organisieren haben Benni(Siegen): Kommunikation muss stetiger werden, wenn Orgas auf Ideen kommen, die nicht umsetzbar sind und es dann einfach versuchen, könnte das zu Problemen führen Lukas(Dresden): Probleme die die Orga nicht sieht, könnten auf dieser Klausurtagung nicht angesprochen werden, StAPF-Klausurtagung in der Stadt, die die ZaPF ausrichtet Lina(Innsbruck): sollten davon ausgehen, dass jede Orga zum Wohle der ZaPF handelt, auf den Klausurtagungen könnten Probleme, die sich erst zeigen, wenn es zu spät ist, nicht besprochen werden, wenn wir so weit gehen, bräuchten wir irgendwann ein Kontroll-Gremium Tobi(Düsseldorf): Listen werden schnell sehr lang, dann sieht sie niemand Chrispi(Heidelberg): Die Wiki-Seite sollte aktualisiert werden, vielleicht in Rubriken (z.B. ZaPF-Finanzen) aufteilen, die Finanzer der letzten ZaPFen könnten sich treffen, dann kann jede Orga nur noch ihre Punkte hinzufügen Lina(Innsbruck): die momentane Wiki-Struktur ist nicht ideal, man weiß nicht, ob jemand das liest und was interessant ist, daher will man da nicht so viel Zeit reinstecken, wenn es spezielle Fragen gibt, kann man die ergänzen, aber man kann nicht einfach alles aufschreiben, überarbeitete Wiki-Struktur wäre sinnvoll Chrispi(Heidelberg): Ansprechpartner im Wiki, dabei konkrete Mail-Adresse, damit die Fragen nicht in den Verteilern untergeht Marie-Rachel(Aachen): ist sich nicht sicher, was jetzt mit Listen von Orga-Mitgliedern passieren soll Marcus(Alumni): StAPF und TOPF sind geeignet, um die Verstetigung weiterzubringen, Struktur vom TOPF, StAPF sagt Orgas, dass sie Liste fortführen sollen Sebastian(Heidelberg): speziell für jeden Teil Artikel: Orga-Mitglieder reinschreiben, dann müssen nicht immer wieder die Listen rumgeschickt werden, die Leute müssten natürlich gefragt werden Lukas(Dresden): besser wenn Leute die Ansprechpartner sein sollen sich selbst eintragen, da es viele Leute aus Orgas gibt, die nach der ZaPF keine Fragen mehr annehmen wollen oder nach einer gewissen Zeit alles vergessen haben, das sollte respektiert werden, Leute die sich selbst eintragen könnten besser helfen Sebastian(Heidelberg) stellt klar, dass nur ein Rahmen dafür gegeben werden soll, Ansprechpartner einzutragen Chrispi(Heidelberg): theoretisch lassen sich Datenbanken als Link einstellen, die zur Cloud des TOPF weiterleitet, die wohl eingeführt werden soll Marie-Rachel(Aachen): ihre Orgamitglieder würden sich wahrscheinlich nicht freiwillig eintragen, weiter als zwei Jahre zurückzugehen wird schwierig Schmampf(Alumni): freiwillig einstellen verläuft schnell im Sand Tobi(Düsseldorf): öffentlich im Wiki wäre kritisch, es gibt viele die auch nach langer Zeit Informationen weitergeben möchten (z.B. er selbst) Lina(Innsbruck): Aufgabe des StAPFs Orgas anzuschreiben könnte funktionieren, bis Frankfurt zurück konnte sie immer Leute finden, die ihr geholfen haben, wenn immer mal wieder nachgefragt sind würden sich bestimmt Leute finden, die helfen wollen Jens(Siegen): Leute sollen sich selbst eintragen, sonst ist die Liste voll mit Leuten, die nicht reagieren

Benni(Siegen): Freiwilligkeit auf beiden Seiten, aktuelle Orga muss selbstständig alte Orgas anschreiben, niemand soll auf die Liste geschrieben werden, der das nicht möchte

Vorschlag: LEUTE finden, um als Zentralverwaltung alle Informationen erstmal zusammenzustellen, eher LEUTE als andere Gremien, da diese sehr stark davon abhängen, wer gerade ins Gremium gewählt ist

sinnvolle Lösung in diesem AK zu finden wird schwierig, also jetzt Konzept aufstellen, was zwischen den ZaPFen passieren sollte

Lukas(Dresden): Videotutorials könnten andere Kanäle ersetzen, wenn man das gut macht, einmal viel Arbeit, aber dann wäre das für die nächsten Jahre gültig, da könnte man sich zwischen den ZaPFen Gedanken machen Marcus(Alumni): guter Vorschlag (LEUTE), sollten sich auf StAPF-Klausurtagung einfinden, um mit StAPF und TOPF zusammenzuarbeiten, Videos ist sehr coole Idee, Video aus Konstanz war gut, aber nicht sehr allgemeingültig, aber zeigt, dass Videos allgemein funktionieren

Benni(Siegen): gäbe es LEUTE, die das machen wollen? Dann bräuchte man ein Akronym Marie-Rachel(Aachen): fragt, wer Videos drehen würde Benni(Siegen): wir wollen jetzt schon Ansätze an die LEUTE mitgeben Tobi(Düsseldorf): zwei Richtungen: Kommunikationsaufarbeitung und Weitergabe Marcus(Alumni): wir könnten uns überlegen, was für eine Orga wichtig ist und in welche Kategorien man das aufteilen kann Lulu(Dresden): es gibt eine Rezeptsammlung im Wiki Tobi(Düsseldorf): haben das über eine Großversorgerwebsite geregelt, keiner liest sich alles durch Marcus(Alumni): wollen wir nicht ein Tafelbild machen?

Marie-Rachel(Aachen) meldet sich freiwillig

Es wird das Tafelbild als Mind-Map erstellt Lulu(Dresden) überträgt das Tafelbild

Marcus(Alumni): Dopplungen bei Aufgabenbereichen die sich überlappen sind sinnvoll Jacques(Freiburg):warum, Leute gucken doch nach, wenn sie glauben, dass andere Bereiche für sie relevant sind Marcus(Alumni): davon kann nicht ausgegangen werden Lulu(Dresden): das Wiki sollte nicht so überladen werden

Marcus(Alumni): Priorisierung ist wichtig Jacques(Freiburg):es sollte aber nicht der Eindruck aufkommen, dass die Orga es genau so wie im Wiki machen soll

Es wird ein Akronym von Paul(Freiburg) vorgeschlagen: LEUTE des ZuFAlL: Zusammentragen und Festhalten von Alt-Orgadaten und deren langfristigen Leitfäden

Zusammenfassung

Als Ergebnis dieses AKs können wir festhalten, dass es wichtig ist Menschen die eine ZaPF organisieren wollen aus der Dokumentation/Leitfaden/MindMap genügend motiviert werden! Die LEUTE sollten sich dazu noch gezielt Gedanken machen. Denn im AK gab es dazu noch keinen konkreten Vorschlag.

Ergebnis/MindMap des AK OrgaTest auf der WiSe18 in Würzburg