WiSe15 AK Vernetzung und Austausch der Orgas

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Kathii (Uni Frankfurt), Kappa (Uni Frankfurt), Niklas (Konstanz)

Dieser AK dient zum Austausch der Orgateams von kommenden und bisherigen austragenden Fachschaften der ZaPF. Deshalb ist es auch wünschenswert, dass "alte Hasen" diesen AK besuchen und hilfreiche Dateien, wie zum Beispiel Helferpläne, Kalkulationslisten etc., mit im Gepäck haben. Der AK ist ein Folge-AK des "Hilfe wir haben die ZaPF!!"-AKs aus Bremen und Aachen.

Arbeitskreis: AK Vernetzung und Austausch der Orgas

Protokoll vom 21.11.2015

Beginn

17:36 Uhr

Ende

19:05 Uhr

Redeleitung

Kathii (Frankfurt)

Protokoll

Kappa (Frankfurt)

Anwesende Fachschaften

RWTH Aachen

FU Berlin

HU Berlin

TU Berlin

Uni Bremen

TU Dresden

Uni Düsseldorf

Uni Frankfurt

Uni Freiburg

Uni Konstanz

Uni Oldenburg

Uni Potsdam

Einleitung/Ziel des AK

Austausch AK für Tipps an zukünftige ZaPF-Orgas. Außerdem soll der AK langfristig dazu dienen eine bessere Dokumentation zu schaffen.

Protokoll

Zur Dokumentation der ZaPF-Organisation

Auf die Frage, ob es bisher eine umfassende Dokumentation der Organisation gibt: HowTo-ZaPF Seite im Wiki (basierend auf Dresden): HowTo_ZaPF

BMBF Antrag =

Wichtige Anmerkung: Alles was vor Bremen dazu an HowTo's geschrieben wurde ist kritisch zu handhaben, weil es danach eine Umstellung des Antrags gab.

Kochen/Getränke

Vorschlag: Sammelstelle für Kochbücher/Rezepte und Mengenkalkulationen bisheriger ZaPFen.

Projektmanagement-Software und Kommunikation

• Konstanz nutzt Redmine, Frankfurt Producteev.
• Das Nutzen eines wirklichen Ticket/Deadline Systems erweist sich aus Erfahrung eher als ungünstig, aber um eine zentralisierte Verwaltung zu haben ist es ganz praktisch.
• Pads als Protokolle/Verwaltung sind ungünstig sobald man mehrere nutzt, weil nicht durchsuchbar. Wikis sind da zB eine praktischere Alternative.
• Weitere Optionen:

• OpenProject wurde als Option vorgeschlagen u.A. Dresden hat es benutzt, aber wieder abgestoßen
• Trelo in Kombination mit Slack
• Dropbox/GDrive als dateibasierte Alternative

• Frankfurt setzt zur Kommunikation der einzelnen Orga-Bereiche über Telegram. Auf jeden Fall empfiehlt sich irgendeine Art von Gruppen-Chat-Software, aber das sollte vorher in der FS besprochen und festgelegt werden.
• Tickettracker können einen vor so manch einer Notlage schützen, da sie den Überblick massiv erleichtern. Der Preis dafür ist meist ein erstmal erhöhter Verwaltungsaufwand - Jede FS ist da eigen und muss entscheiden wie sie am effizientesten arbeiten kann.

Sponsorensuche

• Ein professionell wirkendes Anschreiben, das zudem auch personalisiert sein sollte je nach angeschriebener Firma. Dazu gehört ein Kostenplan, eine Projektbeschreibung und alles sollte einfach sehr seriös halten.
• Persönliche Kontakte - Suche in der Umgebung der FS und persönliche Kontakte der einzelnen FSler sollten nicht unterschätzt werden
• Meist läuft die Suche weit besser, wenn die Vorstellungen konktreter werden. Aus Frankfurter Erfahrung klappt es gerade mit Sachspenden sehr gut in den letzten wenigen Monaten/Wochen.
• Wichtig: Sachspenden betreffen den BMBF nicht - davon kann man also schön viel sammeln. Wenn irgend möglich sollten euch Sponsoren lieber direkt Rechnungen bezahlen statt euch Geld zu spenden.
• Alle nicht "zweckgebundenen" Spenden sollte man nicht über den ZaPF eV abrechnen
• Am besten funktioniert persönlicher Kontakt zu Firmen, auch Telefonieren ist um Längen effizienter als einfach nur Mails, die leicht ignoriert werden können
• Sponsoring sollte bis in die letzten Tage vor der ZaPF beachtet werden
• Nicht demotivieren lassen!
• Auch Professoren mit denen man gut gestellt ist oder der Fachbereich können gute Ansprechpartner sein
• Schriftliches festhalten ist sehr wichtig. Es darf sich niemand mehr aus dem Versprochenen rauswinden dürfen.
• Im BMBF möglichst immer das Maximale angeben so kann es nicht passieren, dass man trotz genehmigter Geldmittel diese nicht für den Bereich nutzen kann, der sie dann benötigt.
• Auch auf Messen und dergleichen kann man das Thema ansprechen

Essenseinkauf

Hier ist grundsätzlich mit großen Summen zu rechnen. Eine ZaPF mit unter 5000€ für Essen ist quasi unmöglich. Vieles lässt sich mit entsprechenden Sponsoren über Sachspenden kompensieren. Zum Einkauf empfehlen sich meist Großhandel jedoch sollte man dennoch immer versuchen die Preise zu vergleichen, denn bis zu einer bestimmten Größe heißt Großhandel nicht gleich günstiger - Im Aldi um die Ecke lässt sich manch etwas günstiger holen.

Allgemeinere Tipps

• Am allerwichtigesten: Sehr früh festlegen wer wofür verantwortlich ist
• Hauptorga sollten so 2-3 Personen sein
• Helferorganisation ist schwierig - erfordert definitiv eigene Verantwortliche, die bereit sind viel Zeit darein zu investieren (2-3 Verantworliche). GAANZ WICHTIG
• Engelsystem erweist sich aus bisheriger Erfahrung als eher unpraktisch für Veranstaltungen wie die ZaPF (Helferpläne müssen früher feststehen)
• Helfer sollten während der Tagung flexibel gehandhabt werden können -> Eine digitale "Tauschbörse" für Bedarf/Überschuss-Meldungen ist zu empfehlen
• Eine Belohnung um die Helfika zu locken ist sinnvoll, aber je nach FS/Uni-Kultur eher unnötig.

Optionen sind irgendeine Art von Party/Essen oder das Verteilen bestimmter Gastgeschenke/T-Shirts etc, die auch Teilnehmika bekommen.

• Helferacquirierung ist je nach Umgebung auch über andere näher stehende FSen möglich.
• Als Kommunikation lässt sich auch ein Sprechfunk nutzen. Je nach Größe des Geländes sind Walkie-Talkies nicht mehr ausreichend. Aachen ist dafür ein guter Ansprechpartner wenn es um günstige Alternativen mit Handys geht.
• Essenshygiene: Es ist rechtlich notwendig und ausreichend, dass die Hauptverantwortlichen fürs Essen geschult sind in den Hygiene-Vorschriften
• Erste-Hilfe Koffer sind wichtig!
• Je nach Land sollte man die Gesetzgebung für die Notwendigkeit von Sanitäterkräften beachten
• Weiterer wichtiger Punkt: Überlegt euch ob ihr irgendeine Brandmelde-Anlage (oder Teile) abschalten müsst und beschäftigt euch mit den notwendigen Fristen und Voraussetzungen dafür.
• Kommunikation mit der Uni-Verwaltung ist wichtig. Normal freut sich die Uni sehr, wenn bekannt ist was genau wie abläuft. Entweder früh und viel reden oder gar nicht ;)
• Alkoholausschank kann je nach Uni mal weniger gern gesehen sein/erlaubt sein. Erkundigt euch ob ihr nicht evtl eine Genehmigung dafür benötigt
• Sanitärräume sollten vor allem auch am Wochenende sauber gehalten werden, wenn die regulären Putzkräfte evtl. nicht aktiv sind
• Geschirr lässt sich entweder über die Mensa organisieren (meist zu teuer) oder mit einem Spülmobil inkl entsprechender Leihware (meist die bessere/günstigere Lösung)
• Man sollte zB darauf achten, dass Duschen auch am Wochenende warm sind
• Plenen aufspalten um die Motivation oben zu halten etc. sind Gedanken, die man sich durchaus machen kann - Das Programm der ZaPF ist nicht in Stein gemeißelt
• Redezeit-Begrenzung der Ak-Vorstellung erweist sich als effizient
• Vorstellung der AKs und Verteilung auseinander zu ziehen mindert normal den Diskussionsbedarf und Inhaltliche Diskussionen sollten im Anfangsplenum allgemein eher unterdrückt werden
• Eine Software-basierte AK-Verteilung ist möglich, aber grundsätzlich ist dass eine sehr komplexe Problemstellung, die sich nicht optimal lösen lässt

Fazit/Folgen

Im Folge-AK sollten Möglichkeiten für die konkrete Dokumentation der Orga diskutiert werden.