Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf: Unterschied zwischen den Versionen

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 ** Finanzen
 ** Akquise
-* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
+* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
 * Gliederung der Bereiche:
 ** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
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 ** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
 * eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
+===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===
+Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:
+* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)
+* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt
+* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)
+* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme
+* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig
+* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit
+* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben
 ==Kommunikationskanäle==
 Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:
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 Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf‎‎]]<br>
 Themen:
-* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen
+* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen
 * Alternativpläne fürs Schlafen
 * Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen
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 * Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt
 ===Wahl der Verantwortlichen===
-* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert
+* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert
 * Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet
-* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)
+* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)
 * wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)
 ===Termin festlegen===
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 * jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten
 * in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt
-* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
+* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
-* war eine Vorlage für BMBF-Antrag
+* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag
 ==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==
 ===BMBF-Antrag schreiben===
-* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner
+* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner
 * Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt
 * detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden
 ===Sponsoren akquirieren===
-* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)
+* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)
-* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert
+* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert
-* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt
+* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt
-* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert
+* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert
-* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt
+* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt
 ===Orga-Wechsel===
 * einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)
-* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren
+* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!
-* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet
+* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet
 ==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==
 ===Präsentation nach außen===
 * neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)
-* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen
+* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch
-* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt
+* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt
 * Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet
-* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren
+* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren
 * nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet
-* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen
+* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen
 ===Sponsoren & Finanzen===
-* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)
+* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)
 * ZaPF-Konto wurden angelegt
-* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt
+* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt
-* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet
+* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet
 ===Raumprobleme===
 * es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni
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 * es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)
 * Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!
-* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz
+* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz (6-7 wurden erarbeitet und werden parallel vorbereitet)
 ===Programm===
 * Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden
 * Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt
 * Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst
-* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen
+* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen
-* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht
+* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht
 ===Helfer===
-* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben
+* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten geworben
 * auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben
-* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war
+* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!
 * ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt
 ===BMBF===
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 * Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt
 ===Finanzanträge===
-* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt
+* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)
 * Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt
 ===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===
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 ==SS14 (die letzten 8 Wochen)==
+===Schlafen===
+* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Pharmazeutenschule
+* Gepäcktransporte wurden eingeplant
+* Reinigung der Hallen wurden gebucht
+* In Tagungsheft wurden Infos bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt
+-angedachte AlternativPläne: FH, Gymnastikraum FH, Seminarräume, (Hotels), Turnhallen extern, Schulen, zeltstadt
+-studentenwerk (geshcirr, spülen & co)
+- gelb bekommen
+- viel pharmazeuten den arschgerettet
+-spülstraße ist weg
+-asb zelkt
+- einige gimmicks wurdne kurfzfristig relisiert
+- anmeldung ferstig gestellt NAmelde system (3 sichere plätze, rest kurz vor anmeldeshcluss vergeben, dnahc zeit lsitne zu sortieren)
+- neue exkursionen gefunden und gebucht
+- druck der tagungshefte (Link)
+- funken besorgt, funkverkehr gekläret, funkreicheweite abgefahren
+- zeitplan mit allen durchgegangen
+- internet zugang wurd egeklärt (+ eigene router)
+- brandshcutzkurs aus spaß (von sichehrietsbeauftragten)
 ==Die ZaPF-Woche==
+- einkäufe
+- beshclderung
+- kochzelt aufgebaut
+- logistik
+-raumordnugn
+- tagungsbüro eingericht (kühlschörnken)
+- teilnehemrausweis egedruckt und laminiert
+- bananen
+- protokollantenshculung
 ==Nach der ZaPF==
+===Aufräumen & Abbauen===
+* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging
+* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Putzpersonal
+* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt
+- protokolle überarbeiten
+- reader erstellen
+- tassen und reader verschicken
+- abrehcnung machen und finanzen mit bmbf klären
+- mit helfern was gemacht
+- bedankt
 =Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=
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 * <b>3000</b> Wachteleier
 * mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend
-==Entstandene Probleme==
+==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==
-* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren.
+* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren
 * Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
 * Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
 * Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
-==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==
+* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
+* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das etwas enger zusammen schweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
+* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
+* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
+* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.
+==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==
+* 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
+* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die mit den entsprechenden Geräten umgehen können und man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, Physiker/Studenten sind gefräßig.
+* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zu wenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
+* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
+* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
+* Eine Person eigens für den Gepäcktransport (sofern notwendig) ist notwendig. Bei uns war ein Teil der Hauptorga meist unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig war.
+* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
+* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart.
+* Erkenntnis: Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einrichtet (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.
 [[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]