WiSe13 AK Orga+Finanzierung: Unterschied zwischen den Versionen

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-===Ziel des AKs===
+= Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen =
-Austausch über Finazierungs-Konzepte
+'''Protokoll''' vom 15.11.2013
+; Beginn
+: 18:15 Uhr
+; Ende
+: 19:16 Uhr
+; Redeleitung
+: Jannis Ehrlich (Bremen)
+; Protokoll
+: Sonja Gehring (Bonn)
+; Anwesende Fachschaften
+: RWTH Aachen,
+<!--: Uni Augsburg,-->
+: FU Berlin,
+: HU Berlin,
+: TU Berlin,
+<!--: Uni Bielefeld,-->
+: Uni Bochum,
+: Uni Bonn,
+: TU Braunschweig,
+: Uni Bremen,
+<!--: Uni Chemnitz,-->
+<!--: TU Cottbus,-->
+<!--: TU Darmstadt, -->
+<!--: TU Dortmund, -->
+: TU Dresden,
+<!--: Uni Duisburg-Essen,-->
+: Uni Düsseldorf,
+<!--: Uni Erlangen-Nürnberg,-->
+<!--: Uni Frankfurt,-->
+<!--: Uni Freiburg,-->
+<!--: Uni Göttingen,-->
+<!--: Uni Graz,-->
+<!--: TU Graz,-->
+<!--: Uni Greifswald,-->
+<!--: Uni Halle-Wittenberg,-->
+: Uni Hamburg,
+<!--: Uni Hannover,-->
+<!--: Uni Heidelberg,-->
+<!--: TU Ilmenau,-->
+<!--: Uni Jena,-->
+: TU Kaiserslautern,
+: Uni Karlsruhe,
+<!--: Uni Kiel,-->
+: Uni Konstanz,
+<!--: Uni Leipzig,-->
+<!--: Uni Linz,-->
+<!--: Uni Magdeburg,-->
+<!--: Uni Marburg,-->
+<!--: LMU München,-->
+<!--: TU München,-->
+<!--: HS München,-->
+<!--: Uni Oldenburg,-->
+<!--: Uni Potsdam,-->
+<!--: Uni Rostock,-->
+<!--: Uni Tübingen,-->
+<!--: TU Wien,-->
+<!--: Uni Wien,-->
+<!--: Uni Wuppertal,-->
+<!--: Uni Würzburg,-->
+<!--: ETH Zürich,-->
+<!--: jDPG,-->
+<!--: PsyFaKo-->
-Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden?
+== Einleitung/Ziel des AK ==
+'''Verantwortliche/r:'''  Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen) <br \>
+Dieser AK diente dem Austausch über die Organisation und insbesondere Finanzierung einer ZaPF. Unter anderem wurde angesprochen, dass Langzeitsponsoren beim ZaPF e.v. gesammelt werden.
+* Austausch über Finanzierung der ZaPF
+* Austausch über Organisation der ZaPF
+* Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden?
-AK-Verantwortlicher: Jannis, Bremen & Adrian, Aachen
+== Protokoll ==
+=== Finanzierung ===
+Wodurch wird die ZaPF finanziert?
+*Förderung durch Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)
+**Frist für Antrag: 30.Mai
+**fördert nur eine Veranstaltung im Jahr dementsprechend müssen beide ZaPFen die Gelder gemeinsam beantragen
+**keine Förderung für Jena hoffentlich Einzelfall
+**wichtig: Änderungen zeitig kommunizieren
+**Anteil an Eigenmittel müssen bei Antrag bereits nachgewiesen werden (jedenfalls angegebene)
+**Abrechnung (muss am Ende abgegeben werden) wurde in Bochum nicht besonders bearbeitet
+*Eigenmittel müssen bei dem Antrag schon eingebracht werden. Sie kommen vom:
+**Institut/Fakultät
+**Drittmittel/Sponsoren
+**Teilnehmerbeiträge
+*Sponsoren/Spenden
+**Spenden werden in der Regel (wenn Quittung benötigt) über ZaPF e.V. abgerechnet
+**Andere Spenden können intern abgerechnet werden
+**meist dreistellige Spenden-/Sponsorensummen (meist bis 1000 €, in seltenen Fällen mehr)
+**Liste regelmäßiger Sponsoren soll erstellt ( oder, falls schon existent, überarbeitet) werden -> ZaPF eV, Google Docs
+**Geld von Instituten/Fakultät nicht über ZaPF eV laufen lassen, muss dann nicht über BMBF abgerechnet werden
+*Unkosten bisher immer zwischen 6000 bis 25000 € bestehen aus:
+**Essen größter Posten
+**Unterbringung inkl. Security
+**Exkursionen
+**Bus-/Zugtickets
+**Mieten (Geschirr, ...)
+**besser etwas mehr Mittel einplanen als später gebraucht wird
+**nicht zu sehr auf alte Anträge verlassen
+=== Organisation ===
+*How to ZaPF
+**Es existiert ein Leitfaden im ZaPF-Wiki: sollte zu Beginn der Organisation gelesen werden
+**enthält auch Dinge, die man nicht machen sollten
+**Jede veranstaltende Fachschaft sollte diesen überarbeiten
+**Kontrolle wichtiger als Vertrauen
+**Kommunikation wichtig
+**Besucher sollten auch Erfahrungen eintragen (feedback-Kultur)
+*Dekan, Kanzler o.ä. um Unterstützung bitten (Schreiben, dass ZaPF ausgerichtet wird) öffnet sehr viele Türen
+*Orgateams
+**Karlsruhe: 6 als Hauptorga (zu wenig), Helfer (müssen festgesetzt werden) ca 200 Schichten á 1,5-2 Stunden eingeteilt
+**Orgamitglierder müssen immer präsent sein, machen ca 10-20 mal mehr Arbeit als Helfer
+**HUB: 10-12 als Hauptorga, 20-30 Helfer (zu wenig)
+**Belonung für Helfer, Helferfest, Geschenke
+**Unis aus Umgebung um Hilfe bitten
+**Dresden: als Module einrichten sorgt für Helfer
+*Meilensteine
+**so früh wie möglich die Planung beginnen
+**ab wann Raumplanung geht, liegt an der Uni
+**letzten 2 Monate vorher sind besonders wichtig
+*Turnhallen
+**dienen in einigen Städten am Anfang der Semester als Wohnraum für neue Studenten ohne Wohnung
+**Nutzung als Schlafstätte in NRW nicht erlaubt
+**Teilweise Probleme mit regelmäßigen Veranstaltungen, können oft nur nachts genutzt werden
+*Kleinigkeiten dürfen nicht vergessen werden
+**Toiletten/Toilettenpapier, Handtrocknetücher
+**Lautstärke Musik beim Wecken
+**Heizung/Warmwasser auch am Wochenende zum Duschen
+**Räume/Schlüssel
+**Sicherheitsdienst
+**sich mit Putzfrauen gutstellen
+**nachher gut aufräumen
+**Anwohner/Polizei vorwahnen
+**Unterstützung durch Organisationen (z.B. Gaskocher durch THW, Pfadfinder etc.)
+== Zusammenfassung ==
+Es wurden viele Punkte angesprochen, die für die Organisation wichtig sind und für kommende ZaPF-Ausrichter interessant sind. Für eine Liste möglicher Sponsoren und Details zu den bisherigen Finanzen muss der ZaPF e.V. angeschrieben werden.
+<!--
+* Das Ergebnis der Abstimmung:
+** <span style="color:green">'''Anzahl Ja-Stimmen:''' Anzahl</span>
+** <span style="color:black">'''Anzahl Enthaltungen:''' Anzahl</span>
+** <span style="color:red">'''Anzahl Nein-Stimmen:''' Anzahl</span>
+-->
+[[Kategorie:AK-Protokolle]]
+[[Kategorie:WiSe13]]
+[[Kategorie:Orga-Doku]]