WiSe13 AK Orga+Finanzierung: Unterschied zwischen den Versionen
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AK | = Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen = | ||
'''Protokoll''' vom 15.11.2013 | |||
; Beginn | |||
: 18:15 Uhr | |||
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: 19:16 Uhr | |||
; Redeleitung | |||
: Jannis Ehrlich (Bremen) | |||
; Protokoll | |||
: Sonja Gehring (Bonn) | |||
; Anwesende Fachschaften | |||
: RWTH Aachen, | |||
<!--: Uni Augsburg,--> | |||
: FU Berlin, | |||
: HU Berlin, | |||
: TU Berlin, | |||
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: Uni Bochum, | |||
: Uni Bonn, | |||
: TU Braunschweig, | |||
: Uni Bremen, | |||
<!--: Uni Chemnitz,--> | |||
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: TU Dresden, | |||
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: Uni Düsseldorf, | |||
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<!--: Uni Frankfurt,--> | |||
<!--: Uni Freiburg,--> | |||
<!--: Uni Göttingen,--> | |||
<!--: Uni Graz,--> | |||
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<!--: Uni Greifswald,--> | |||
<!--: Uni Halle-Wittenberg,--> | |||
: Uni Hamburg, | |||
<!--: Uni Hannover,--> | |||
<!--: Uni Heidelberg,--> | |||
<!--: TU Ilmenau,--> | |||
<!--: Uni Jena,--> | |||
: TU Kaiserslautern, | |||
: Uni Karlsruhe, | |||
<!--: Uni Kiel,--> | |||
: Uni Konstanz, | |||
<!--: Uni Leipzig,--> | |||
<!--: Uni Linz,--> | |||
<!--: Uni Magdeburg,--> | |||
<!--: Uni Marburg,--> | |||
<!--: LMU München,--> | |||
<!--: TU München,--> | |||
<!--: HS München,--> | |||
<!--: Uni Oldenburg,--> | |||
<!--: Uni Potsdam,--> | |||
<!--: Uni Rostock,--> | |||
<!--: Uni Tübingen,--> | |||
<!--: TU Wien,--> | |||
<!--: Uni Wien,--> | |||
<!--: Uni Wuppertal,--> | |||
<!--: Uni Würzburg,--> | |||
<!--: ETH Zürich,--> | |||
<!--: jDPG,--> | |||
<!--: PsyFaKo--> | |||
== Einleitung/Ziel des AK == | |||
'''Verantwortliche/r:''' Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen) <br \> | |||
Dieser AK diente dem Austausch über die Organisation und insbesondere Finanzierung einer ZaPF. Unter anderem wurde angesprochen, dass Langzeitsponsoren beim ZaPF e.v. gesammelt werden. | |||
* Austausch über Finanzierung der ZaPF | |||
* Austausch über Organisation der ZaPF | |||
* Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden? | |||
== Protokoll == | |||
=== Finanzierung === | |||
Wodurch wird die ZaPF finanziert? | |||
*Förderung durch Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) | |||
**Frist für Antrag: 30.Mai | |||
**fördert nur eine Veranstaltung im Jahr dementsprechend müssen beide ZaPFen die Gelder gemeinsam beantragen | |||
**keine Förderung für Jena hoffentlich Einzelfall | |||
**wichtig: Änderungen zeitig kommunizieren | |||
**Anteil an Eigenmittel müssen bei Antrag bereits nachgewiesen werden (jedenfalls angegebene) | |||
**Abrechnung (muss am Ende abgegeben werden) wurde in Bochum nicht besonders bearbeitet | |||
*Eigenmittel müssen bei dem Antrag schon eingebracht werden. Sie kommen vom: | |||
**Institut/Fakultät | |||
**Drittmittel/Sponsoren | |||
**Teilnehmerbeiträge | |||
*Sponsoren/Spenden | |||
**Spenden werden in der Regel (wenn Quittung benötigt) über ZaPF e.V. abgerechnet | |||
**Andere Spenden können intern abgerechnet werden | |||
**meist dreistellige Spenden-/Sponsorensummen (meist bis 1000 €, in seltenen Fällen mehr) | |||
**Liste regelmäßiger Sponsoren soll erstellt ( oder, falls schon existent, überarbeitet) werden -> ZaPF eV, Google Docs | |||
**Geld von Instituten/Fakultät nicht über ZaPF eV laufen lassen, muss dann nicht über BMBF abgerechnet werden | |||
*Unkosten bisher immer zwischen 6000 bis 25000 € bestehen aus: | |||
**Essen größter Posten | |||
**Unterbringung inkl. Security | |||
**Exkursionen | |||
**Bus-/Zugtickets | |||
**Mieten (Geschirr, ...) | |||
**besser etwas mehr Mittel einplanen als später gebraucht wird | |||
**nicht zu sehr auf alte Anträge verlassen | |||
=== Organisation === | |||
*How to ZaPF | |||
**Es existiert ein Leitfaden im ZaPF-Wiki: sollte zu Beginn der Organisation gelesen werden | |||
**enthält auch Dinge, die man nicht machen sollten | |||
**Jede veranstaltende Fachschaft sollte diesen überarbeiten | |||
**Kontrolle wichtiger als Vertrauen | |||
**Kommunikation wichtig | |||
**Besucher sollten auch Erfahrungen eintragen (feedback-Kultur) | |||
*Dekan, Kanzler o.ä. um Unterstützung bitten (Schreiben, dass ZaPF ausgerichtet wird) öffnet sehr viele Türen | |||
*Orgateams | |||
**Karlsruhe: 6 als Hauptorga (zu wenig), Helfer (müssen festgesetzt werden) ca 200 Schichten á 1,5-2 Stunden eingeteilt | |||
**Orgamitglierder müssen immer präsent sein, machen ca 10-20 mal mehr Arbeit als Helfer | |||
**HUB: 10-12 als Hauptorga, 20-30 Helfer (zu wenig) | |||
**Belonung für Helfer, Helferfest, Geschenke | |||
**Unis aus Umgebung um Hilfe bitten | |||
**Dresden: als Module einrichten sorgt für Helfer | |||
*Meilensteine | |||
**so früh wie möglich die Planung beginnen | |||
**ab wann Raumplanung geht, liegt an der Uni | |||
**letzten 2 Monate vorher sind besonders wichtig | |||
*Turnhallen | |||
**dienen in einigen Städten am Anfang der Semester als Wohnraum für neue Studenten ohne Wohnung | |||
**Nutzung als Schlafstätte in NRW nicht erlaubt | |||
**Teilweise Probleme mit regelmäßigen Veranstaltungen, können oft nur nachts genutzt werden | |||
*Kleinigkeiten dürfen nicht vergessen werden | |||
**Toiletten/Toilettenpapier, Handtrocknetücher | |||
**Lautstärke Musik beim Wecken | |||
**Heizung/Warmwasser auch am Wochenende zum Duschen | |||
**Räume/Schlüssel | |||
**Sicherheitsdienst | |||
**sich mit Putzfrauen gutstellen | |||
**nachher gut aufräumen | |||
**Anwohner/Polizei vorwahnen | |||
**Unterstützung durch Organisationen (z.B. Gaskocher durch THW, Pfadfinder etc.) | |||
== Zusammenfassung == | |||
Es wurden viele Punkte angesprochen, die für die Organisation wichtig sind und für kommende ZaPF-Ausrichter interessant sind. Für eine Liste möglicher Sponsoren und Details zu den bisherigen Finanzen muss der ZaPF e.V. angeschrieben werden. | |||
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* Das Ergebnis der Abstimmung: | |||
** <span style="color:green">'''Anzahl Ja-Stimmen:''' Anzahl</span> | |||
** <span style="color:black">'''Anzahl Enthaltungen:''' Anzahl</span> | |||
** <span style="color:red">'''Anzahl Nein-Stimmen:''' Anzahl</span> | |||
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[[Kategorie:AK-Protokolle]] | |||
[[Kategorie:WiSe13]] | |||
[[Kategorie:Orga-Doku]] | |||
Aktuelle Version vom 9. Juni 2019, 11:05 Uhr
Arbeitskreis: Orga & Finanzierung von ZaPFen
Protokoll vom 15.11.2013
- Beginn
- 18:15 Uhr
- Ende
- 19:16 Uhr
- Redeleitung
- Jannis Ehrlich (Bremen)
- Protokoll
- Sonja Gehring (Bonn)
- Anwesende Fachschaften
- RWTH Aachen,
- FU Berlin,
- HU Berlin,
- TU Berlin,
- Uni Bochum,
- Uni Bonn,
- TU Braunschweig,
- Uni Bremen,
- TU Dresden,
- Uni Düsseldorf,
- Uni Hamburg,
- TU Kaiserslautern,
- Uni Karlsruhe,
- Uni Konstanz,
Einleitung/Ziel des AK
Verantwortliche/r: Jannis (Bremen) & Adrian (Aachen)
Dieser AK diente dem Austausch über die Organisation und insbesondere Finanzierung einer ZaPF. Unter anderem wurde angesprochen, dass Langzeitsponsoren beim ZaPF e.v. gesammelt werden.
- Austausch über Finanzierung der ZaPF
- Austausch über Organisation der ZaPF
- Wichtige Frage: Wie können Langzeitsponsoren effektiver angesprochen werden?
Protokoll
Finanzierung
Wodurch wird die ZaPF finanziert?
- Förderung durch Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)
- Frist für Antrag: 30.Mai
- fördert nur eine Veranstaltung im Jahr dementsprechend müssen beide ZaPFen die Gelder gemeinsam beantragen
- keine Förderung für Jena hoffentlich Einzelfall
- wichtig: Änderungen zeitig kommunizieren
- Anteil an Eigenmittel müssen bei Antrag bereits nachgewiesen werden (jedenfalls angegebene)
- Abrechnung (muss am Ende abgegeben werden) wurde in Bochum nicht besonders bearbeitet
- Eigenmittel müssen bei dem Antrag schon eingebracht werden. Sie kommen vom:
- Institut/Fakultät
- Drittmittel/Sponsoren
- Teilnehmerbeiträge
- Sponsoren/Spenden
- Spenden werden in der Regel (wenn Quittung benötigt) über ZaPF e.V. abgerechnet
- Andere Spenden können intern abgerechnet werden
- meist dreistellige Spenden-/Sponsorensummen (meist bis 1000 €, in seltenen Fällen mehr)
- Liste regelmäßiger Sponsoren soll erstellt ( oder, falls schon existent, überarbeitet) werden -> ZaPF eV, Google Docs
- Geld von Instituten/Fakultät nicht über ZaPF eV laufen lassen, muss dann nicht über BMBF abgerechnet werden
- Unkosten bisher immer zwischen 6000 bis 25000 € bestehen aus:
- Essen größter Posten
- Unterbringung inkl. Security
- Exkursionen
- Bus-/Zugtickets
- Mieten (Geschirr, ...)
- besser etwas mehr Mittel einplanen als später gebraucht wird
- nicht zu sehr auf alte Anträge verlassen
Organisation
- How to ZaPF
- Es existiert ein Leitfaden im ZaPF-Wiki: sollte zu Beginn der Organisation gelesen werden
- enthält auch Dinge, die man nicht machen sollten
- Jede veranstaltende Fachschaft sollte diesen überarbeiten
- Kontrolle wichtiger als Vertrauen
- Kommunikation wichtig
- Besucher sollten auch Erfahrungen eintragen (feedback-Kultur)
- Dekan, Kanzler o.ä. um Unterstützung bitten (Schreiben, dass ZaPF ausgerichtet wird) öffnet sehr viele Türen
- Orgateams
- Karlsruhe: 6 als Hauptorga (zu wenig), Helfer (müssen festgesetzt werden) ca 200 Schichten á 1,5-2 Stunden eingeteilt
- Orgamitglierder müssen immer präsent sein, machen ca 10-20 mal mehr Arbeit als Helfer
- HUB: 10-12 als Hauptorga, 20-30 Helfer (zu wenig)
- Belonung für Helfer, Helferfest, Geschenke
- Unis aus Umgebung um Hilfe bitten
- Dresden: als Module einrichten sorgt für Helfer
- Meilensteine
- so früh wie möglich die Planung beginnen
- ab wann Raumplanung geht, liegt an der Uni
- letzten 2 Monate vorher sind besonders wichtig
- Turnhallen
- dienen in einigen Städten am Anfang der Semester als Wohnraum für neue Studenten ohne Wohnung
- Nutzung als Schlafstätte in NRW nicht erlaubt
- Teilweise Probleme mit regelmäßigen Veranstaltungen, können oft nur nachts genutzt werden
- Kleinigkeiten dürfen nicht vergessen werden
- Toiletten/Toilettenpapier, Handtrocknetücher
- Lautstärke Musik beim Wecken
- Heizung/Warmwasser auch am Wochenende zum Duschen
- Räume/Schlüssel
- Sicherheitsdienst
- sich mit Putzfrauen gutstellen
- nachher gut aufräumen
- Anwohner/Polizei vorwahnen
- Unterstützung durch Organisationen (z.B. Gaskocher durch THW, Pfadfinder etc.)
Zusammenfassung
Es wurden viele Punkte angesprochen, die für die Organisation wichtig sind und für kommende ZaPF-Ausrichter interessant sind. Für eine Liste möglicher Sponsoren und Details zu den bisherigen Finanzen muss der ZaPF e.V. angeschrieben werden.
