WiSe24 AK Orga Kompendium

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Alumnus), Daniela (Alumnus), Max (Alumnus), Jörg (Siegen), Tobi(D)

Einleitung und Ziel des AK
Das Orga-Kompendium hat zum Ziel, potentiellen Organisatorika von ZaPFen eine Handreichung zu geben, wie so eine ZaPF organisiert wird. Auch bereits organisierende ZaPF-Orgas können hier Inforamtionen finden. Das Orga-Kompendium wurde im Frühjahr 2023 begonnen und wird seit dem von einer kleinen Gruppe von Freiwilligen befüllt (siehe AK-Verantwortliche).

Den aktuellen Stand des Orga-Kompendiums findet man unter orgakompendium.zapf.in

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Jain, es gab letztes Semester einen AK Orga-Kompendium aber es ist nicht wichtig, dass man dort war um mitmachen zu können. Wichtiger ist mal in Materialien und weitere Informationen zu schauen.

Wer ist die Zielgruppe?
ZaPFika, die am Orga-Kompendium mitarbeiten möchten.
ZaPFika, die gerade Orga sind oder werden wollen.
ZaPFika, die an einer guten Dokumentation interessiert oder einfach neugierig sind.

Wie läuft der AK ab?

• Wenn neue dabei sind, bekommen die eine Einführung.
• Wir haben aber grundsätzlich eine ToDo-Liste - die müssen wir abarbeiten

Voraussetzungen (materielle und immaterielle)
Laptop ist sicher hilfreich, geht aber auch ohne.

Materialien und weitere Informationen
Auf die Webseite schauen. Achtung, ZaPF-Auth notwendig. orgakompendium.zapf.in

Protokollpad

Protokollpad

WiSe24 AK Orga Kompendium

Protokoll vom 1.11.2024

Beginn

13:20 Uhr

Ende

HH:MM Uhr

Redeleitung

Andy Drotloff (Alumni)

Protokoll

Daniela Kern-Michler (Alumni)

Anwesende Fachschaften

Technische Universität Kaiserslautern, Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Protokoll

Kurze Einführung was das Kompendium sein soll.

Wolkematerialsortierung

Problem der Unübersichtlichkeit der Wolke

Lösung: Anhang zum Kompendium: ZaPF Orga Materialien Wer hat Zugriff: aktuelle Orgas, AltOrgas, Deckel

Was soll rein?

Bedingungen:

• Bearbeitbare Dateien
• möglichst generisch (z.B. keine aktuellen ZaPF Logos)

Vorlagen:

• Schilder:
  • Pfeile
  • Toiletten
  • Allgender Toiletten
  • Duschen
  • Allgender Duschen
  • Aufzüge
  • Zutritt verboten
  • Ewiges Frühstück
  • Essensausgabe
  • Plenum
  • Arbeitskreise
  • Gepäck (Raum/Shuttle)
  • Ruheraum
  • Tagungsbüro
  • Persönliche Stimmkarten
  • Fachschaftsstimmkarten

• Listen:
  • Getränkestrichliste
  • BMBF-Liste
  • Exkursionsliste
  • Kneipentouren
  • Generische Eintragslisten
  • Merchliste für Anmeldung

Achtung Kompendiumsinhalt: Wie sortiert man welche Listen? Achtung Kompendiumsinhalt: Mit Skript aus Anmeldung?! Skripteprojekt im Gitlab für Orgas anlegen Doku für Skripte im Kompendium & Gitlab (Im Kompendium Link aufs Readme)

• Tagungsausweise

Achtung Kompendiumsinhalt: Mit Skript aus Anmeldung?! Skripteprojekt im Gitlab für Orgas anlegen Doku für Skripte im Kompendium & Gitlab (Im Kompendium Link aufs Readme)

• • Pronomensticker

• Serienbriefe
  • Emails für die Anmeldung
  • Themenliste
    • Anmeldezeitraum
    • Anreiseinfos
    • Packliste
    • Schlafplätze
    • Vertrauenspersonen/Awarenessgremium
    • Satzungs/GO Änderungen
    • Selbstberichte
    • Arbeitskreise eintragen
  • Tokenbriefe für die Anmeldung

• Emailliste für Anmeldung [X]

• Tagungsheft & Reader

• Sponsoren
  • Anschreiben
  • Katalog
  • Kontaktliste

• Rechnungen
• Spendenquittungen

• Teilnahmebestätigung

• Vorangegane Kalkulationen/Verbrauche für Essen

• Helfikaanleitungen
  • Schilder kleben
  • Anleitung Spülmaschine
  • Kochzelt

Beispiel Würzburg 2018: Anleitungen vorhanden im Austausch AK

Kompendiumsinhalte

Was muss man mit wem besprechen?

• ZaPF e.V.
• StAPF
• TOPF
• Awarenessteam

Da gibt es schon ein Kapitel "Kommunikation" für

Essen: Daten von voran gegangenen ZaPFen: Was bestellt wurde reicht als Info nicht, es braucht die Info was verbraucht wurde. Metadaten dazu: Wurde in der Mensa gegessen? Wie viele Teilnehmika?

Es gibt die Möglichkeit bei Läden bestellen zu lasen, wenn größere Mengen gebraucht werden (Discounter z.B.). Mal anrufen.

Rezeptsammlung fehlt noch

Orgastruktur: Tools mehr Beispiele und Erfahrungsberichte Tabelle: Welche Orgas haben welche Kommunikationstools verwendet Muss auch regelmäßiges Thema im Orgaaustausch AK sein

Finanzen: Aufschlüsselung Teilnahmebeitrag & Merch bei Überweisungen + Kartenzahlung für BMBF Abrechnung

Zum neuen Ordner: Was kann man damit machen??

Deployen

Muss mit dem TOPF bequatscht werden.

Kommunikation

• Folie im Plenum
• Auf KT fahren

Arbeitstreffen

Ab dem 14.11.2024 treffen wir uns zweiwöchtlich immer Donnerstagabends 19:00 in Videokonferenzen für Arbeitstreffen.

Zusammenfassung/Ausblick

Das Projekt Kompendium läuft weiter. Wir haben schon ein bisschen was in den neuen Ordner gepackt und ganz viele Pläne gemacht und treffen uns jetzt regelmäßig.