SoSe19 AK Orga

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Chrisπ (Heidelberg)

Einleitung und Ziel des AK
Erfahrungsaustausch zwischen ehemaligen und zukünftigen ausrichtenden Fachschaften bezüglich langfristigen Tipps und Tricks bei der Planung einer ZaPF.

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Zusammenführung der AKs: Verstetigung Orga Austausch und Orga Hilfe

Wer ist die Zielgruppe?
Ehemalige und zukünftige Ausrichter der ZaPF

Wie läuft der AK ab?
Berichte der Orga Teams kommender ZaPFen und Fragerunde

Arbeitskreis: AK Orga Austausch

Protokoll vom 09.06.2019

Beginn

14:00 Uhr

Ende

16:00 Uhr

Redeleitung

Sebastian Blänsdorf (Uni Heidelberg)

Protokoll

Christoph Blattgerste (Uni Heidelberg)

Anwesende Fachschaften

Technische Universität Berlin, Ruhr-Universität Bochum, Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Albert-Ludwigs-Universität Freiburg, Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald, Universität Heidelberg, Universität Konstanz, Universität Rostock, Universität Siegen, Julius-Maximilians-Universität Würzburg

Protokoll

Der letzte AK Orga Austausch hat kein Protokoll geschrieben. Es gab aber auch den AK Verstetigung der Orga-Hilfe. Dabei wurde eine Telegram Gruppe gegründet, mit ehemaligen und zukünftigen Ausrichtern einer ZaPF, in der alle organisatorischen Fragen geklärt werden.

Auch gibt es einen Wiki Artikel. Eine Mailingliste sollte geschaffen werden, hat sich jedoch nicht als sinnvoll erwiesen und ist momentan nicht erwünscht.

File Sharing

Für wichtige Dokumente sollte eine Cloud eingerichtet werden. So ein Service besteht mittlerweile mit sehr begrenztem Speicherplatz, der allerdings ausgeweitet werden kann. Da soll ein Ordner für jede alte ZaPF eingerichtet werden, wo verwendete Dokumente bzw. Software gespeichert wird. Für den Zugang muss der TOPF die Anmeldedaten jedes Mitglieds der ZaPF Orga Gruppe kriegen, eine Liste dazu soll in der Telegram Gruppe gesammelt werden.

Bericht von Bonn

Der erste Tag ist Chaos, die danach auch. Schichtplan wurde schnell über den Haufen geworfen.

Erfahrung aus Würzburg: Nachts konnte jeweils eine Hauptorga die liegengebliebenen Dinge nacharbeiten, die anderen beiden haben sich ausgeschlafen.

Erfahrung aus Heidelberg: Orga Büro war rund um die Uhr besetzt.

Bonn bittet zukünftige ZaPFen um bessere Organisation der Helfer. Informationen im Engelsystem übersichtlich darstellen. Für externe Helfer ist es sinnvoll im Stundenplan auch den Zeitplan aufzuschreiben, damit man sieht, was verpasst wird.

Eine vernünftige Schlüsselverwaltung sollte gegeben sein! Das erleichtert den Arbeitsablauf enorm und vermeidet Missverständnisse.

Bericht aus Freiburg

Die generelle Planung sieht gut aus und liegt im Zeitplan. Es wurden schon viele Sponsoren gesammelt. Aus zeittechnischen Gründen gibt es keine Exkursionen, dafür aber zwei Postersessions. Schon viele Sponsoren. Zwei Postersessions + Backup-AK. Wahlprogramm im Zwischenplenum soll von Bonn weitergeleitet werden. -> Programm weitestgehend fix. Unterkunft ist save, Party auch (kurzer Fußweg) BMBF Antrag wurde fristgerecht eingereicht, Antwort wird erwartet.

Finanzen

Es wurde berichtet. Für Probleme kann Patrick Haiber aus Konstanz gefragt werden, als ehemaliger ZaPF eV Finanzer sollte er das umfassendste Bild haben.

Bericht aus Rostock

Es wurden Räume für die Plenen und AKs von der Uni zugesagt. Die Unterstützung des Rektors wurde sich auch zugesichert. Schlafplätze werden sondiert und mehrere Angebote liegen vor. Um Exkursionen, Rahmenprogramm und ÖPNV wird sich gekümmert und bereitet keine Probleme. Weitere abzuarbeitende Punkte werden bei jeder Mumble Sitzung erfragt.

Eine Abschätzung der Kosten für angemietete Autos, Tagungsbüro und Technik wird erfragt. Würzburg erzählt von ihren Erlebnissen. Bonn meint, dass die Höhe sehr von den räumlichen Gegebenheiten abhängt (bereits vorhandene Materialien, Entfernungen). Ein Kühlwagen ist besonders für eine Sommer ZaPF total wichtig (wird auch manchmal gesponsert). Ein sinnvolles System zur geordneten Verstauung ist angebracht. Große Bestellungen können auch geliefert werden, um sich die Fahrt und den Transporter zu sparen. Das muss jedoch frühzeitig beim Großmarkt angemeldet werden.

Springer sollten lieber mehr als weniger eingeplant werden. Sie sollten darauf vorbereitet werden, dass es auch mal Leerlaufphasen geben kann.

Finanzen

Kleinere Sponsoring Zusagen gibt es bereits. Rechnungen wurden allerdings mangels Vorlage noch nicht geschrieben. Außerdem ist noch niemand im ZaPF eV Vorstand, damit die Orga auch zeichnungsberechtigt ist. Um eine Rechnungsvorlage will sich Jens (ZaPF eV Finanzer) kümmern. Es gibt ein Skript von Würzburg dazu. Überregionale Sponsoren sollen aufgelistet in der Wolke landen.

Mails schreiben besser als Briefe verschicken, am besten klappt telefonischer Kontakt zu Beginn. Das wird von Würzburg und Heidelberg bestätigt. Ein Grund für die Absage sollte der Liste in der Wolke hinzugefügt werden. Ein Sponsoring Katalog ist ein nettes Gimmick, jedoch ohne Briefversand nicht unbedingt nötig.

Der Finanzer sollte von Anfang an in die ZaPF Organisation eingebunden sein und sehr zuverlässig sein. In diesem Bereich kann der größte Schaden entstehen und der Quick Fix funktioniert einfach nicht.

Fragerunde

Gibt es ein einheitliches System zum Erstellen der AK Pläne im Plenum?

Am meisten genutzt wird die analoge Lösung mit gezeichnetem Gitter an der Tafel und gedruckten Zetteln mit Klebestreifen darin.

Heidelberg hat ein Tool dafür geschrieben. Es funktioniert, die Technik dahinter ist jedoch unbekannt. Darum kann sich der TOPF mit den IT Leuten aus Heidelberg (besonders Lennart) kümmern.

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Sollte der IT Verantwortliche auch die Technik machen?

Es sollte ein zweigleisiges System gefahren werden, damit gleichzeitig auftretende Probleme schnell gelöst werden können. Beide Aufgaben können zur Not jedoch auch in Personalunion gemacht werden. Es kann jedoch immer passieren, dass Leuten unerwartet absagen.

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Problem in Bonn

Probleme sofort kommunizieren, damit direkt Lösungen gefunden werden und alle helfen können.

Während der Tagung selbst ist Funkkontakt zu empfehlen (Geräte vorher testen). Besonders das Tagungsbüro sollte im Vorfeld sehr gut Bescheid wissen, um der Orga Arbeit abzunehmen. Die hausinterne Telefonanlage ist sicher am störungssichersten.

Ein Kauf von Funkgeräten für die Weitergabe ist nicht sinnvoll, da viele ZaPFen diese günstig/umsonst leihen können. Außerdem ist der Einsatz auch nicht immer möglich.

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Was wird für jede ZaPF weitergegeben?

• Uni Stimmkarten
• mehrere Drucker
• Laptops
• Handtücher
• Fundsachen
• Zapf Helfer Banner

Eine Neuanschaffung von alter Technik sollte durch die vorhandenen Rücklagen möglich sein. Der ZaPF eV soll in der kommenden Vollversammlung stattfinden. Gleichzeitig kann in der MV auch diskutiert werden, in wie weit Anschaffungen für die Zukunft sinnvoll sind, Miete ist auch vorstellbar.

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Wie kommen oben genannte Sachen zur nächsten ZaPF?

Darum kümmert sich jede ZaPF Orga selbst.

Zusammenfassung/Ausblick

Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([1]).