SoSe18 AK Organizing an International Welcome

Vorstellung des AKs / Presentation of the AK

Verantwortliche/r: Siddhu Chelluri (Siegen), Lina (Innsbruck, früher Siegen)

English version (German version below)

When an international (non european) student arrives in a german spoken country there are a lot of formalities and procedures to be done by them. While most of the student representatives (FSR, FSI, StV) are (german) native speakers, they don't have experiences with this things. This makes it difficult to organise an international welcome (such as Erstsemestereinführung, Orientierungswoche, Erstsemestrigentutorium...).

In the AK we want to discuss what is nessesary to tell the new students in such a welcome event (content, not form). One aim is to write a guideline/handout which shall contain all the important information regarding the first steps at the university and in the country. It contains the general information such as bank account, visa extension etc. Furthermore there is also a section in the handout where we discuss and list the things and procedures that differ from university to university (such as library card, how to find courses etc) so that each FSR/FSI/StV... can make their own handouts for their unique university regulations.

We will also have some discussion time where we can ask questions, share experiences and further ideas to improve it. We prepared it by taking the past experiences of the internaitonal students along with our own experiences and also suggestions from various people and resources.

To get a general overview we especially invite everyone who has experiences in this field and of course everyone who is interested in the topic.

The AK will be held in english. For the protocol we will make a german summary.

• Preperation:

In case that you have such an event at your university, we are happy to get some materials (slides, handouts,...) or a list of questions the students ask you (as student representatives).

German version

Wenn Studierende aus dem (nichteuropäischen) Ausland zum ersten mal in ein deutschsprachiges Land kommen, gibt es eine Menge Dinge zu beachten und zu erledigen. Da die meisten Mitglieder in FSRen/FSIen/StVen Deutsch als Muttersprache haben, haben sie diese Erfahrung nie gemacht. Das macht es schwierig eine Willkommensveranstaltung (so wie eine Erstsemestereinführung, eine Orientierungswoche, ein Erstsemestrigentutorium...) zu organisieren.

In dem Arbeitskreis wollen wir diskutieren, welche Informationen in so einer Willkommensveranstaltung gegeben werden sollten. Ein Ziel des AKs ist es ein Handout zu schreiben, wo alle wichtigen Punkte enthalten sind. Es soll sowohl allgemeine Informationen, z.B. zu Themen wie Visa, Bankkonten usw. geben als auch Stichpunkte, zu Sachen, die an jeder Uni etwas anders sind und selbst ausgefüllt werden können.

Es soll außerdem Zeit für Erfahrungsaustausch geben. Die AK-Verantwortlichen haben im Vorfeld mit vielen internationalen Studierenden gesprochen, in Teilen auch eigene Erfahrungen gemacht und sind gespannt, was ihr erzählt.

Um einen möglichst großen Überblick zu bekommen laden wir besonders diejenigen ein, die Erfahrungen mit dem Thema haben und natürlich alle, die interessiert sind.

Der AK wird auf englisch gehalten, das Protokoll bekommt eine deutsche Zusammenfassung. Auch wer sich mit der Sprache nicht so sicher fühlt darf gerne kommen. Erfahrungsgemäß funktioniert es ganz gut wenn der Sitznachbar oder die Sitznachbarin einiges übersetzt. Wenn das der Fall ist, helfen wir auch gerne beim vermitteln.

• Vorbereitung:

Wenn es an eurer Uni solche Veranstaltungen gibt, freuen wir uns über Material aller Art (Folien, Infoblätter...) oder eine Liste von Fragen, die ihr (als Fachschaft) von den Studierenden gestellt bekommt.

Protokoll

https://protokolle.zapf.in/KwNgpgDCBM0gtMAzATgEbwCwHYkA54U8AzYeYuFaAYwEYATYvNPIA===

Participating Universities/Anwesende Universitäten:

• Uni Göttingen
• Uni Siegen
• Uni Insbruck
• Uni Gießen
• Uni Würzburg
• Uni Wien
• Uni Dresden
• LMU München
• TU Ilmenau
• TU Darmstadt
• Uni Oldenburg
• Uni Düsseldorf
• FH Lübeck
• HU Berlin
• Uni Saarland
• Uni Marburg
• Uni zu Köln
• Uni Münster
  • Alumni

The protocol contains three parts:

• The outcome of the AK is an handout document. Please find it in in the attachment in different formats.
• The discussion of the AK
• The German version of the handout

Das Protokoll besteht aus drei Teilen:

• Einem englischen Ergebnisprotokoll (Das erstellte Handout, das man als Dokument am Ende der Seite findet)
• Ein Verlaufsprotokoll
• Einem deutschen Ergebnisprotokoll

The Outcome of the AK

Introduction

The aim of this document is to provide a hand-out which contains all the information regarding the study and life in German speaking countries for newly arrived international students.

1.1 Instructions for the FSRs (Student Councils)

Some things are completely same everywhere in the country like the TV and Radio Broadcasting Fees or emergency contact numbers. But some are specific and changes from the university to the university like how to get a library card or university examination registration process. So in the following document the text in black is common for everyone and the boxed text in Orange, Bold or Italic is university specific (as shown in the example below). We request the respective FSRs (Student Councils) to add their university specific details in those boxes. For simplicity we listed all these university specific things in the “todo list” at the end of the documents in the appendix.

Example:

Please explain the procedure on how to enroll in your university and also how to get a semester ticket, a library card, a printing card etc. and how to pay for it. 

First steps

2.1 Accommodation

This is the most important thing of all. You need to find a place to live and have a valid address. Without a valid address you cannot open a bank account or extend your visa, so it is crucial. There are many websites to find accommodation; below are few examples of websites to help you and a video link on how to find accommodation in Germany.

Most of the universities offer temporary and permanent accommodation to students, so please check with your university. 

A website to find accommodation (Germany and Austria): https://www.wg-gesucht.de/ 

A website to find accommodation (Austria): www.willhaben.at 

A video about life in Germany: Finding accommodation https://www.youtube.com/watch?v=qzcIQrId3rk

A video about Student Hostels in Germany: Rent, Process and Experience https://www.youtube.com/watch?v=Y5f-PDUJGHI

Maybe the Studierendenwerk, the Österreichische HochschülerInnenschaft or something equivalent offers dorms.

Please inform them if your university helps in finding accommodation. Please also add links.   

2.2 TV and Radio Broadcasting Fees

In Germany it is mandatory to pay a fee (Rundfunkbeitrag/former GEZ) for TV and Radio even if you don’t have one. It is 17,50 Euro per month in 2018. It is charged per household, irrespective of how many TV’s you own. If you live in a shared flat it would be wise to ask your flat mates if they already pay the fee. 

In Austria the fee is called GIS. It is only charged if it is proven that you own a broadcasting device. They amount you have to pay varies. 

2.3 Public Transport

In the initial days (before you can get the semester ticket) it is useful to get a ‘Tageskarte’ (‘day ticket’). It is valid for one day in the entire city. You can also find similar tickets with a validity of a few days, a week or even a month.

Information regarding the semester ticket is in section 3.3.

2.4 Documents and Translation 

Mostly, forms like visa extension, Rathaus, job applications etc. are only available in German.

Please mention what you can provide to the students to resolve this issue. We suggest for the FSR to collaborate with the International Students Office to translate each of those documents and give the international students the "unofficial translations". 

2.5 Rathaus (city registration office/ city hall)

The Rathaus is a city registration office. All international students need to register there as soon as possible. In Germany, as required by law, it must be done within 14 working days of your arrival to Germany. For Austria it is 3 working days. So make sure to do this first. Don’t forget to bring your rental agreement for registration.

Most importantly, even if you don’t have a permanent address, you should still go there and give them the details of your temporary accommodation or one of your friend’s addresses, and change it later when you get a new address. To get information about city office in your town you can call 115 (Germany). 

Do you need an appointment in the Rathaus? How do you get  one? Phone number? Address? 

In Germany: Please check the following link to find if 115 number works at your place. If don’t please delete above line. https://www.115.de/DE/Startseite/startseite_node.html

2.6 Health Insurance

Health insurance is mandatory for everyone in Germany, so you must register with one before you can enroll at your university. As an international student you can only join a few insurance companies, and it also depends on where you study. So please check at the International Office of your university before you get health insurance. Finally, don’t forget to bring your insurance card with you whenever you visit a doctor. 

2.7 Health (Diseases and Vaccines)

This is the homepage of German health ministry: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/en/topics.html

You should take care of ticks, which are insects living in the forest, in parks or in the grassland. Ticks can transfer diseases like Borreliosis or tick-borne encephalitis (TBE).

The following are the documents regarding these two diseases for further information.

http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0008/246167/Fact-sheet-Lyme-borreliosis-Eng.pdf

http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0010/246169/Fact-sheet-Tick-borne-encephalitis-Eng.pdf 

2.8 How to Visit Doctors

The most important thing is to take your health insurance card with you when visiting your doctor. You can find a doctor via Google or ask your fellow students. You can also call your health insurance hotline number to assist you to and a English speaking doctor.

In emergency cases you have to call 112. They will send an ambulance to bring you to the hospital.

You may feel sick, but you are not so bad that you need immediate medical attention? In that case, it is best to go to your family doctor the next working day. He is your first contact for health problems. After all, he knows you and your pre-existing diseases best and knows which treatment is best for you. You are unsure whether the next working day is still sufficient? Then call 116117. For further information check the following link:

https://www.116117.de/html/de/(Locations in this website are given only within Germany but the information is the same for the whole European union.)

2.9 Liability Insurance

It is possible that you may accidently damage some third party property or assets (like damage in the kitchen, lab etc). German Private Liability insurance insures you against such mistakes and the financial liabilities that come with it.

If you are interested, please inquire more information at your bank. It is highly recommended and inexpensive. 

2.10 Bank Account

After getting a valid address, you can open a bank account. International students must open a blocked account with a restriction on the maximum amount you can withdraw per month. For the 2017-18 academic year, this amount is fixed at 720 Euro per month. In addition, you have to deposit a minimum of (720x12 = 8640Euro) as soon as you open the account.  

2.11 Visa Extention

Your first visa is valid for 3-6 months. After your arrival you need to extend your visa. This is usually done in the city you live in. It is recommended to visit the office at least two months before your visa expiry date to schedule an appointment. Make sure to take your passport copy, visa copy, study certificate from German university, house rent contact, proof of an account with sufficient funds, health insurance, the filled application form and a photo with you.

Approximately three weeks after the interview you will receive a card called residence permit (“Aufenthaltstitel”) and a letter called work permit (“Arbeitsgenehmigung”) by post. The visa extension period and your new expiry date is mentioned on the card. Please carry this card with you all the time.

After finishing your degree your visa can be extended to a maximum of 18 months for you to search for employment or PhD. Once you get it, the visa can be extended further.

2.12 Living and Shopping

In general, shops are closed on Sundays and public holidays (see holidays section). 

There may be a weekly market (“Wochenmarkt”) where you can buy produce, bread, cheese, meat etc. from local farmers.

What are the typical opening hours for supermarkets in your city? Where can they find shops like supermarkets, pharmacies, post offices, banks, bakeries etc.? Also, please mark the places, days and times for any specific markets. 

University

3.1 Orientation Week (University)

Please mention the details of the orientation week at your university and other necessary details. Often, the International Office conducts an orientation week.

3.2 Enrollment, Semester Ticket and Library Card, Printing Card etc.

Please explain the procedure on how to enroll in your university and also how to get a semester ticket, a library card, a printing card etc. and how to pay for it. 

3.3 Semester Ticket

Most of the universities issue a card known as ‘semester ticket’ to students which enables them to travel for free within a certain region around the university. 

How much should they pay for the semester ticket? When it is valid? In which region can they travel with this semester ticket and by which means (bus,train,tram)? Is it mandatory? 

3.4 Univeristy WIFI

A lot of universities in the world have a common Wi-Fi server called Eduroam. With it, you gain access to free Wi-Fi within the university and possibly your dorm. Sometimes there might be free access networks in the city. However, make sure you don’t download anything from torrents or similar sites as it is a monitored network. 

Eduroam is a wonderful example of globalization. Please check the following link to find the list of all the universities and research centres connected via Eduroam. 

https://www.eduroam.org/where/ 

Please write any specific rules applicable for your university, for example a limit of usage! Explain how to connect to Eduroam and credential for login. Are there any free wifi networks in your city? Mention them.

3.5 Student Management Systems

All universities have one or more online portals to check the list of courses and all its details offered in that particular semester. Also, the students can get their study certificates, transcripts etc. on this platform. Please make sure you get the credentials for logging in during your enrolment at the university. 

How do you get credentials? What is the system called? Please add the links for international students. Please add links to those portals. 

3.6 University Email

Every student gets their own email in the university domain. Please make sure that you check it regularly so you don’t miss any important official announcements from the department or the university.

There may be a possibility to redirect your emails to private accounts (like Gmail, Yahoo). Please ask the student council if you need help.

3.7 Time Table and Classrooms

Please write here how to find your lecture halls and how to create a time table/ how to get help for creating it. 

3. 8 Lectures

It is very important to attend the first lecture of the course. There, the students can ask the professor for a potential change of the schedule and other important details like the language of the instruction. It is also important to know the requirements of each course and the minimum eligibility to participate in the final exam. So never miss the first lecture!

Please write an example for the eligibility criteria like 50% in the exercise sheets

3.9 Mentoring Program

Do you have any mentoring or peer to peer programs? Please mention the details.

3.10 Academic Adviser

Most of the universities have a course coordinator, council or mentor who helps you in planning your studies. You can always discuss any questions regarding the course with them or the student representatives. 

Please write your university coordinator details or any similar thing that you have. 

3.11 Psychological Support 

FSR please mention the details of the various programs that offer psychological support at your university and other necessary details. 

3.12 Offices and Other Rooms

Please mention the office addresses of international students office, faculty office, examination office etc., and also some places where they can sit and work like a coffee shop or so.

3.13 Registration for Exams

Please explain how to register for exams and how the system works at your university. 

3.14 Scholarships

Please write about the various scholarships that are available at your university and please add links and deadlines for applying. 

3.15 Timings

In general, if you have an appointment with officials it is important to be on time or even a few minutes before. For lectures mind that there are two different time specifications:

s.t (sine tempore) means a lecture will start at precisely the time mentioned.

For example, 10.00 a.m. s.t means 10.00 a.m.

c.t (cum tempore) means it would start 15 minutes after the mentioned time.

For example, 10.00 a.m. c.t means 10.15 a.m.

Is this relevant to your university?

3.16 Bachelor Thesis

How many credits does it have? How much does it count into the final grade? How can a student find a supervisor for the thesis?

3.17 Master Thesis

How many credits does it have? How much does it count into the final grade? How can a student find a supervisor for thesis? What is the deadline for the submission of the master thesis? And when it is wise to register for it?

There is also a possibility to write your thesis somewhere else like another university or research centers like a Max Planck Institute or even in a company. 

Are there other theses? What to do?

3.18 how to Find a Supervisor For the Thesis

Please check the notice boards and your university website for possible offers for a thesis. In general, it is highly dependent on both the university and the professor. Here is an example:

First of all make an appointment with the professor. You can ask questions like 

1. What are the possible topics? 

2. What are the conditions? 

3. Is there a possibility to visit any conferences or so? 

Do you have any programs or discussions to guide new students on how to choose a supervisor for thesis? 

Tip: It is often helpful to talk to the people who are already working in the group you would like to work in before you join it. 

3.19 Holidays

The public holidays in German speaking countries vary from state to state so check the following link:

• For Germany: https://www.officeholidays.com/countries/germany/index.php 
• For Austria: https://www.feiertage-oesterreich.at/2018/

Please note that the shops are closed, the bus frequency is low and the time schedule may change. Keep in mind that there might be some courses or exams during the semester break, so always check before you book tickets for vacation!

3.20 Mensa

The canteen is called Mensa in German. In the University Mensa, all students get subsidized meals. Make sure you carry your semester ticket or student ID when you go. 

Where is the mensa? Are there veggie and meat sections? How to find the ingredients? How to pay? 

3.21 Maximum Time for Courses

What is the maximum time to complete each degree? Are there possible extensions if you are pregnant or ill?

To get your visa extended without any problems, it is recommended to complete your masters degree within seven semesters if it is a two year master course. In addition, make sure to get at least 20 credits on average per semester. 

3.22 Student Representatives

Introduce yourself to the new international students and talk about the opportunities you provide to join.

3.23 Additional Courses

Unlike many other countries, the German universities are quite flexible and encouraging, so you can take any additional courses outside physics like mathematics, music or even learn a new language. You can also always contact the professors and discuss any details regarding the course. 

Please add any specific rules or links that might help to find additional courses.

3.24 Sports/Music/Art

Please add what your university offers in these respective fields. 

Life Besides the university

4.1 How to Learn German

Please mention the language courses that your university offers.

In addition to university courses, there are millions of websites, books, apps and several other resources that can help you learn German. Here are some useful resources.

1.      https://learngerman.dw.com/en/languages (Website to learn German)

2.      https://www.youtube.com/watch?v=MOtqMNKs0Jw&list=PLYzp2xhTw9W1Z9RvnCoveC0W7pkwUMHXy (Learn German from YouTube video lessons)

3.      https://www.vhs-aktuell.de/programm/german/german-as-a-foreign-language.html (German courses and certification)

4.      https://www.youtube.com/watch?v=QUGhVMaDx7A (A short guide to learning German on your own)

5.      https://dict.leo.org/german-english/ (German-English dictionary)

4.2 Part Time Jobs

Together with your residence permit you get an information sheet which includes information about your work permission. So take a look there.

Probably it is like this:

If you are registered as a regular student, you can work for 120 full days or 240 half days during one year, whenever you want. You need to collect documents about your working time and be able to proof how much you worked if an agency asks you to do so.

Usually, a half day is 4 hours. Everything what is more than 4h is a full day.

For example: You work 3h on Mondays and 5h on Tuesdays. This means that you work one and a half day per week. In very few jobs, a half day is less than 4h. Please ask your employer about this.

You can always ask the international once of your university or you can get the information in the following webpage:

https://www.make-it-in-germany.com/en

They also offer a chat where you can ask questions in English.

In a preparation year you don't take any technical courses, you only do things to prepare your studies like learning German. In case that you are in a preparation year the working rules above are not for you!

Here is a quick video on how to find a part time job in Germany:

https://www.youtube.com/watch?v=0Hh_yiG0hgQ&t=59s

In Austria the rules are di_erent. It is recommended not to earn too much money because then you will have to pay social security and taxes. The amount is somewhere around 400 ¤per month and changes every year. It is very common to work beside your studies so your local student representatives will know the answers to your questions or at least where to look for them. Just ask them, they will be happy to help. There might be special conditions attached to having a visa, so be careful about that as well.

How can you find part time jobs at your university?

4.3 Places to Visit

Please mention the places to visit in your city and best way of transportation. If there is a free walking tour in your city recommend it. It's a good way to get to know a new city.

4.3 Apps for Buses and Trains

There is an app called DB Navigator. You can use it to find public transport connections in Germany. In general, you can use this app to travel within a city or to distant places. It shows the connections of buses, trains and trams as well.

IOS: https://itunes.apple.com/us/app/db-navigator/id343555245?mt=8 

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.hafas.android.db  

Please check out the following link for travelling in Austria:

http://www.oebb.at/en/

Moreover, for travelling long distances, you have many means to travel. For example, you can also use services like DB, Flixbus, Bus radar, BlaBlaCar and Ryanair. These are some ways to travel within Germany and in all of Europe as well.

https://www.bahn.com/en/view/index.shtml (we suggest to book early for cheap tickets!)

https://www.flixbus.com/ 

https://www.busradar.com/?currency=EUR 

https://www.blablacar.com/ 

https://www.goeuro.com/ (It shows different options to travel in Europe like bus, train etc. and compares the prices.)

Sometimes, you get discounts if you buy a group ticket or weekend ticket, so check for all possibilities before you make a reservation. 

4.5 Biking

Many cities and towns have separate lanes for bicycle which makes it more comfortable to ride a bicycle. It will be cheaper and often faster than public transportation and is good for your health.

Here is the link to the traffic rules (for Germany)

http://bicyclegermany.com/german_bicycle_laws.html

Here is the link to the traffic rules (for Austria)

https://www.justlanded.com/english/Austria/Articles/Travel-Leisure/Riding-your-bike-in-Austria

To find the lanes especially for bicycles, please observe the following sign boards

https://de.wikipedia.org/wiki/Euroga_zwischen_Rhein_und_Maas#/media/File:Euroga-Radweg.jpg

Where can they buy used bikes? Where can they find repair shops? Please add information about the city biking system in your city. 

4.6 Kid Support  

If you have kids don’t worry, there are a lot of resources that can help you take care of your child.

Please add the resources your university and city provides for the kid support!

4.7 Winter

Winters in Europe are very cold unlike in tropical countries like India. The consequences are that buses and trains may be delayed or sometimes cancelled, so it is important to take this into account when planning the day. Also be prepared with warm clothes and suitable shoes and take care to avoid frost bites.

4.8 Social Media Pages and Websites

Add your city website and the social media pages of your university 

Most cities have social media pages and groups for international people living there and some especially for students. You can join them for latest updates that happen around you in the city! You can also check for accommodation, used furniture or bicycles on those pages.

4.9 Student Discounts

It is very nice that not only in German speaking countries, but also in all of Europe, students are given discounts for literally everything from haircuts to entry tickets to museums, train tickets etc., so make sure you carry your student ID card all the time while you are traveling in Europe and always ask for discounts.

4.10 Daylight Savings

As you may be aware, most of the Western countries do something called ‘daylight savings’ in which they turn their clock forwards (in summer) or backwards (in winter) for one hour. These are done on specific days at a specific time two times a year, so please make sure you don’t miss it, especially if you are travelling. Usually the switch happens on the last Sunday of March at 2.00 A.M to 3.00 A.M and the last Sunday in October at 3.00 A.M to 2.00 A.M.

4.11 Emergency Contacts

Everywhere in Europe you can call the number 112, and they will direct you to the responsible people.

Numbers in Germany: 

• Fire/Ambulance: 112
• Police: 110 

Numbers in Austria:

• Fire: 122
• Police: 133
• Ambulance: 144

4.12 Formal Emails

Please write the convention used in your university, like how should they address professors and so on.

4.13 Other Useful Links

• There is a YouTube channel called “Bharat in Germany” in which there a lot of videos explaining various things concerning study and life in Germany. Here is the link:

https://www.youtube.com/user/himolikd

The following website is to compare insurance, credit, electricity, DSL & travel. For example, you can check various companies offering liability insurance and choose one. https://www.check24.de

Please add any such links. Is there anything missing? Please add it somewhere. Delete Todo list

The Discussion of the AK

Organisatorial things: suggestion to sit next to someone who can translate if there are difficulties with understanding English.

Outline:

• Introduction
• Situation at other Universities
• Talk about Visa and Rathaus
• Create a handout to plan a welcome at other universities

Introduction of Lina who has made experiences being in other countries and wanted to improve things in Siegen. Introduction of Siddhu from India who is studying in Siegen now and has experienced problems that he would like to help new international students.

We will mostly talk about the situation in Germany, but it can also be applied in Austria. The situation even varies from university to university.

Situation in other Universities: Do you have a program in the first weeks for welcoming new students? About 5/6 universities say yes. Do you have international students and where do they come from? Austria: mostly Germans. München: students from all over the world, not just Europe.

Information on what is being done:

• Marburg and Darmstadt: international students are all introduced at university in general, not Physics specifically- only vague information for students.
• München: Bachelor studies in German, only Masters in English
  • they are shown the city and talked through the study.
  • Studierendenwerk helps with accomodation and finances.
  • Also program from international office: peer-to-peer mentoring: an international student is shown around by a German student.
• Oldenburg: introduction week mostly in German, but introduction to online-system of the university and a breakfast with time table assistance specifically in English for international students.
• Ilmenau: GEZ and paperwork are important because they are mostly in German
• Oldenburg: not all of the international students participate in the orientation week, the contact is often lost afterwards.
• HU Berlin: Erasmus students are told about the Studienordnung because the English translation is hard to find and learning agreements or getting credits transferred are important to international students.
• Marburg: a lot of internet pages have not been translated
• Oldenburg: Studienordnung was tried to change, however it is a legal document- cannot be translated easily, universities don't want to have it translated to avoid legal complications -> is there another way?
• Würzburg: universities just don't want to translate the documents.
• Gießen: even if there aren't official translations, students could provide private translations in order to help international students.
• HU Berlin: connections between German and international students are not as close as they could be
• Oldenburg: a lot of work in basic lab is done in two. Often, these pairs are made up of one German and one international student.
• LMU München: most documents are in English too because other universities have it too.

A document was prepared to use as a base of discussion during the AK (https://zapf.wiki/images/3/36/AK_Organising_an_International_Welcome.pdf) How can it be improved?

There are two different registrational processes to be done by visiting students:

• Visas: often need to be extended during the stay in Germany, so it is crucial for students while they are here. It is important for international students to know the criteria used to decide whether the extension (normally for 3-6 months up to 2 years) ist declared. One of them is:
  • you have to have a good enough financial situation to keep studying
• Another one is that the local registration at every cities own local register (Rathaus)
  • Rathaus registration: you have to inform the local authorities as early as possible that you are living in the city- can be as little as 14 days. This is true even if they don't have a permanent residence yet (for example if they are living in a hotel). Once a permanent residence is found, the Rathaus needs to be updated.
• IMPORTANT: Registration and Visa-Extension are not the same thing!

Marburg: Thinks document is good, but doubts that a single document can be used in every city. Some of the pieces of information are too specific. In addition, the students often get a lot of information from the international office. Siddhu: Two sections: university-independent (general information) and university-dependent (information which differ from university by university).

München: all information for every university should be collected so the universities can delete things that don't apply to them. General points: What is needed? Examples: in Munich the Kreisverwaltungsreferat is responsible for administration instead of the Rathaus. In addition, there are specific rules about the usage of the student ticket. She believes that the text should stay like this and everyone can add or delete the relevant information. The specific informations should be clearly marked.

Alumni: keep in mind that redundancy needs to be avoided- only a short introduction to the Fachschaft and the university, not too extensive.

Lina: Now, we should start to talk about specific improvements

München: We should add links to international offices for the university.

HU Berlin: good idea to seperate general and specific information.

Lina: add notice to top that each university should personalize the document.

Alumni: Kid support - people don't need to be married to have kids. More specific information what kind of support exists for students with kids, including links.

HU Berlin: are there international students with kids?

Lina: yes.

Alumni: Facebook pages should not be in the general document.

Gießen: If we want to help students, this is another way for them to get information and we should tell them about it.

Siddhu: He personally found it helpful to use Facebook as a way of connecting with others who speak English, for example for finding accomodation.

München: change to "Social Media and Websites" to include other social media and websites.

HU Berlin: Page 6: Deutsche Bahn is private- the other services should not be called private as a contrast. Page 3: evreything about the student ticket should be put in the "Specific"- section.

Oldenburg: The semester ticket is not always mandatory.

From now on the proposed paper will be dealt with from the start

• Accomodation: include student housing
  • not just wg-gesucht but Google in general or declare those sites explicitely as examples
  • Münster: there is a program "eine Couch für Ersties" which offers temporary accomodation for new students.
  • HU Berlin: what are youtube links?
  • Siddhu: A student explains everything about studying abroad in Germany, could be very useful -> write that in the document.
• Broadcasting fees:
  • in Austria: only if it is proven, that you have a TV or radio -> if you do not let controlling persons in, you will not need to pay
  • GEZ is paid in household, not house.
  • HU Berlin: BAföG exempts you from paying GEZ. Is there a similar option for international students? Should be checked out and added to the document.
• Bus ticket:
  • HU Berlin: it is confusing that the semester ticket is mentioned before it is explained later.
  • München: information about the period in which the semester ticket is valid should be added.
  • should be changed to "public transport ticket" instead of "bus ticket"
  • Uni Saarland: shouldn't students know about bus tickets already?
  • Siddhu: no, it is sometimes not clear how to use day tickets etc.
  • Wien: information about public transformation is very important to save money.
  • Würzburg: monthly tickets should be mentioned as well, should be ordered in a way that is easily understandable.
  • Munich: should be marked to be changed in each city.
  • Wien: Biking should be added. Bikes are often cheaper and make you feel more integrated into the student life. Add second-hand-shops as well as systems to borrow a bike etc. and the information that many cities have a bike-renting system that is included in the public transport system.
  • Wien: it should be made clear that this is in chronological order.
  • Oldenburg: this is mostly information for students before they get enrolled. how do universities get in touch with international students before they are in the university?
  • Wien: sometimes they send mails before coming to ask for help.
  • Gießen: Previous contact exists through exchange programs
  • Dresden: There is no contact with international students, it is difficult to find them and stay in touch
  • Wien: is there a difference between Germany and other countries in how to write formal mails? Example: use titles and last names etc.
  • Würzburg: behaviorial code of conduct- maybe include a link or write a separate document.
  • Munich: some universities in Germany also use the first names of Professors- it is different from university to university.

• Rathaus:
  • both deadline and the name of registration office are regionally specific. In addition, a paper from the landlord (?) is needed for regristration.
  • Vienna: deadline is two days.
  • Würzburg: in some regeristratoin offices it is possible to get an appointment online.
  • Uni Saarland: sometimes an appointment is necessary, sometimes not possible. This information should be added.
  • Köln: there is a general telephone number, 115, that connects you to the local Rathaus, but is only implemented in some regions: https://www.115.de/DE/Startseite/startseite_node.html has a map. However, the language is German.

• Health insurance
  • Würzburg: ticks are only a relevant risk in specific regions in Germany- section could go in the specific part.
  • Wien: add "how to go to a doctor"- section should be added because the system varies.
  • Würzburg: this is also different in the regions of Germany.
  • Oldenburg: make sure it is obvious that visiting the "Hausarzt" is not necessary in emergency.
  • HU Berlin: this is not necessary, people will know when there is a real emergency
  • Würzburg: add sentence about emergency room
  • Gießen: if you are not sure, call 112, they can tell you where to go
  • Saarland: add sentence about what to do if you are sick on the weekend.
  • HU Berlin: add sentence that it is not a bad thing to go to a doctor because it is
  • Gießen: Telephone number for the 'Ärztlicher Bereitschaftsdienst': 116 117 for minor but serious incidents

• Liability insurance:
  • Oldenburg: losing keys is often not covered

• Bank account:
  • Munich: update the minimum amount in the account each year

• Visa extension: no comment for improvement

• Semester ticket: not general: second and third paragraph marked for checking

• Student Managment System
  • entire section should be checked
  • sometimes several systems

Order should be changed: WIFI before System explanatoin

• Vienna: add section about how to get a phone/ get a German phone number

• University website:
  • Würzburg: "spam website" instead of "illegal website"
  • Darmstadt: eduroam is acessible all over the world. Also, there should be a tutorial about how to register on eduroam
  • Gießen: and don't forget to use the complete username like username@domain.de
  • München: eduroam has official rules, link should be added. -> we can't find this rules

• University Email
  • Würzburg: link to tutorial about how to redirect emails to private account

• Lectures:
  • Würzburg: are examples necessary? Siddhu: yes, they can be helpful to know what to ask for.
  • Wien: mark this one for change as well.
  • Gießen: mention that eduroam is an open wifi

• Timings
  • Würzburg: wording of the explanation of s.t. is confusing
  • Gießen: seldomly used: ,magna com tempore' -> half hour later (very seldomly used)
  • Wien: Mention that Germans are rather punctual so be there on time or, even better, 5 minutes earlier

• Master Thesis
  • mark everything for change
  • Würzburg: why is Master thesis in there? Why not Staatsexam or Bachelor thesis?
  • Lina: we mostly know master students.
  • Würzburg/ München: some of the international students aren't master students.
  • Wien: add how to find a supervisor for thesis (bachelor and master)

• Holidays
  • Marburg: most of the shops are closed on holidays
  • Oldenburg: each university should add their holidays
  • Wien: link that is updated each year
  • Würzburg: say that semester holidays are not always free
  • München: add local opening hours
  • Göttingen: shops are closed on Sundays -> make separate passage about shopping

• Mensa
  • local, mark for change
  • basic points: opening hours, prices, how to pay, how to find ingredients (allergies), where it is...

• maximum time for course
  • local, mark for change
  • München: include sentence that the number of semesters can be extended in certain cases such as illness and pregnancy
  • Lina: keep somthing about the visa in there

• student representatives
  • München: add that you are welcome to take part in it
  • mark for change

• additional courses
  • mark for change

Suggestions for things to add:

• Add something about time tables (marked for change)
• HU Berlin: leave space for other institutions of the university
• München: how to sign up for exams
• Darmstadt: add infomation about orientation weeks
• Würzburg: link to informational office
• Darmstadt: Fachschaften should check which documents are available in German
• Lina: add list of documents that are not availabe in english and add suggestions where to get the information
• include section about Studentenwerk what it is and what it does (sometimes called differently)
• Mentoring programs/ peer-to-peer mentoring if availabe
• check how international and German students can be connected

Discussion about how to distribute document: word document or (preferably) plain text

A follow-up AK is suggested for Würzburg to discuss problems we have found more deeply. Munich: a comment section should be added to the protocol to allow for further suggestions.

_____________________________________________________________________________________________________ Comments:

The German Version of the Outcome Protocol - Deutsches Ergebnisprotokoll

Einleitung

Das Ziel des erstellten Dokuments ist es ein Hand-out zum Thema "Studieren und Leben im deutschsprachigen Raum" zur Verfügung zu stellen, das neu ankommenden Studierenden aus dem Ausland Informationen zusammenstellt.

1.1. Einleitung für die FSRe

Manche Dinge sind überall im Land gleich, so wie die Rundfunkgebühren oder die Notrufnummern. Aber andere Dinge sind standortspeziefich, z.B. Wie bekomme ich einen Bibliotheksausweis? Oder: Wie melde ich mich für eine Prüfung an? Im angehängten Dokument sollte der schwarze Text für (fast) alle gelten und der kursive, bzw. anders markierte Text beinhaltet spezifische Informationen (So wie im Beispiel unten gezeigt). Wir bitten die Fachschaften (Studierendenvertretungen) darum diese Informationen zu ergänzen.

Beispiel:

Bitte erklärt, wie man sich in deiner Universität einschreibt, wie man ein Semesterticket, einen Bibliotheksausweis usw. bekommt und wie man dafür bezahlt.

Erste Schritte

2.1. Wohnung

Dies ist der wichtigste Part. Du musst eine Wohnmöglichkeit finden und brauchst eine Adresse. Ohne eine Adresse kannst du kein Konto eröffnen oder dein Visa ausstellen lassen, also ist es sehr wichtig. Es gibt viele Websites um Wohnmöglichkeiten zu finden; unten sind einige Beispiele aufgelistet und ein Videolink zu einem YouTube-Vidoe über das Finden einer Wohnung in Deutschland.

Viele Universitäten bieten zeitweise oder langfristige Wohnmöglichkeiten an, also gucke auch da nach.

Eine Webseite um Wohnungen zu finden (Deutschland und Österreich): https://www.wg-gesucht.de/ 

Eine Webseite um Wohnungen zu finden (Österreich): www.willhaben.at

Ein Video über das Leben in Deutschland: Wohnung finden https://www.youtube.com/watch?v=qzcIQrId3rk

Ein Video über Wohnheime in Deutschland: Mieten, Verfahren und Erfahrungen

https://www.youtube.com/watch?v=Y5f-PDUJGHI

Vielleicht bietet das Studierendenwerk, die Österreichichte Hochschüler*innenschaft oder etwas equivalentes Wohnheimsplätze an.

Bitte informiere, falls deine Uni bei der Suche nach Wohnungen hilft. Füge auch Links hinzu.

2.2 Rundfunkgebühren

In Deutschland ist es pflicht einen Rundfunkbeitrag (früher GEZ) zu zahlen, auch wenn du keinen Fernseher und kein Radio hast. 2018 war es 17,50 Euro pro Monat. Es wird pro Haushalt abgerechnet, unabhängig davon, wie viele Fernseher du besitzt. Wenn du in einer WG wohnst ist es sinnvoll deine Mitbewohner*innen zu fragen, ob sie schon die Gebühr bezahlen.

In Österreich heißt die Gebühr "GIS". Sie wird nur dann erhoben, wenn nachgewiesen werden kann, dass du einen Fernseher hast. Die Gebühr die du bezahlen musst variiert.

2.3. Öffentlicher Nahverkehr

An den ersten Tagen (bevor du ein Semesterticket hast) ist es praktisch ein Tagesticket zu kaufen. Damit kannst du den ganzen Tag in der Stadt herumfahren. Du kannst manchmal auch ähnliche Tickets für einzelne Tage oder eine Woche kaufen.

Informationen zum Semesterticket stehen in Abschnitt 3.3

Dokumente und Übersetzung

Meistens sind Formulare im Zusammenhang mit dem Visa, dem Rathaus, Bewerbungen nur auf deutsch zu finden.

Bitte schreibe auf, wenn ihr den Studierenden etwas anbieten könnt um das Problem zu lösen. Ein Vorschlag ist sich mit dem International Students Office zusammen zu tun.

2.5 Rathaus

Alle internationalen Studierenden müssen sich so schnell wie möglich im Rathaus registrieren. In Deutschland muss das per Gesetzt in den ersten 14 Tagen nach der Ankunft in Deutschland passieren. Für Österreich sind es 3 Werktage. Also pass auf, dass du das am Anfang machst. Vergiss nicht deinen Mietvertrag mitzubringen.

Am wichtigsten ist, auch wenn du noch keine permanente Adresse hast, dass du dort hin gehst und ihnen die Details über deine temporäre Wohnmöglichkeit oder die Adresse eines Freundes/ einer Freundin gibst. Ändere die Adresse später.

Um Informationen über das Rathaus in deiner Stadt zu bekommen kannst du (in Deutschland) die Nummer 115 anrufen.

Braucht man einen Termin im Rathaus? Wie bekommt man einen? Telefonnummer? Adresse?

In Deutschland: Bitte überprüfe den folgenden Link um herauszufinden, ob die Nummer 115 in deiner Stadt funktioniert. Wenn nicht, lösche die entsprechende Zeile bitte.

https://www.115.de/DE/Startseite/startseite_node.html

2.6 Krankenversicherung

In Deutschland ist es Pflicht eine Krankenversicherung zu haben und du brauchst sie auch um dich in der Universität einzuschreiben. Als Internationaler Student kannst du dich nur bei einigen Krankenversicherungen versichern, das hängt auch davon ab, wo du studierst. Informiere dich bitte auf der Seite des International Offices befor du dich versicherst.

Vergiss nie deine Krankenkassenkarte mitzubringen, wenn du einen Arzt/ eine Ärztin besuchst.

2.7 Gesundheit (Krankheiten und Impfungen)

Dies ist die Homepage des deutschen Gesundheitsministeriums:

https://www.bundesgesundheitsministerium.de/en/topics.html

Du solltest auf Zecken aufpassen. Das sind kleine Insekten, die im Wald, in Parks oder auf wiesen leben. Zecken können Krankheiten wie Borreliose und FSME übertragen. Die folgenden beiden Links enthalten weitere Informationen über diese beide Krankheiten.

http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0008/246167/Fact-sheet-Lyme-borreliosis-Eng.pdf

http://www.euro.who.int/__data/assets/pdf_file/0010/246169/Fact-sheet-Tick-borne-encephalitis-Eng.pdf 

2.8 Wie man eine Ärztin/ einen Arzt besucht

Das wichtigste ist, dass du deine Krankenkassenkarte dabei hast, wenn du eine Ärztin oder einen Arzt besuchst. Du kannst via Google eine Praxis finden oder deine Kommiliton*innen fragen. Um eine Praxis zu finden, in der englisch gesprochen wird kannst du auch die Hotline deiner Krankenkasse anrufen.

Bei Notfällen solltest du die Nummer 112 wählen. Sie werden einen Krankenwagen schicken, der dich ins Krankenhaus bringt.

Du magst dich krank fühlen aber brauchst keine unmittelbare medizinische Hilfe? In dem Fall solltest du am nächsten Werktag zu deinem Hausarzt/ deiner Hausärztin gehen. Er oder Sie ist dein erster Kontakt für gesundheitliche Probleme. Vor allem kennt er oder sie dich und weiß über deine bisherigen Erkrankungen Bescheid. Bist du unsicher, ob es in Ordnung ist bis zum nächsten Werktag zu warten? Dann rufe die Nummer 116117 an. Für weitere Informationen siehe folgenden Link:

https://www.116117.de/html/de/

(Diese Website informiert nur über Orte in Deutschland, aber die Informationen sind in der ganzen EU die selben.)

2.9 Haftpflichtversicherung

Es kann passieren, dass du etwas kaputt machst, was einer dritten Partei gehört (z.B. in der Küche, im Labor...). Deutsche Haftpflichtversicherungen versichern dich gegen diese Fälle und die damit verbundenen Kosten.

Wenn du daran interessiert bist, kannst du bei deiner Bank nachfragen. Es ist stark empfohlen und nicht sehr teuer.

2.10 Konto bei einer Bank

Wenn du eine Adresse hast, kannst du auch ein Bankkonto eröffnen. Internationale Studierende aus dem EU-Ausland müssen ein "Sperrkonto" eröffnen mit einer Obergrenze, was pro Monat abgehoben werden kann. Für das akademische Jahr 2017-18 ist diese Summe 720 Euro pro Monat. Außerdem musst du eine Summe von mindestens 720x12 = 8640 Euro auf das Konto überweisen, sobald du es eröffnest.

2.11 Visa Angelegenheiten

Dein erstes Visum ist für 3-6 Monate gültig. Du musst dein Visum verlängern. Das wird meistens in der Stadt in der du lebst gemacht. Es wird empfohlen spätestens zwei Monate bevor dein Visum endet zu dem entsprechenden Amt zu gehen und einen Termin auszumachen. Vergiss nicht folgende Dinge mitzubringen:

• Kopie des Passports
• Kopie des Visas
• Studienbestätigung deiner Uni
• Mietvertrag
• Nachweis eines Kontos mit genug Geld
• Krankenversicherung
• ausgefülltes Antragsformular
• Photo

Ungefähr drei Wochen nach deinem Termin bekommst du per Post eine Karte, die "Aufenthaltstitel" heißt und einen Brief, der "Arbeitsgenemigung" heißt. Das gültigkeitsdatum deines Visums steht auf der Karte. Bitte trage die Karte immer bei dir.

Nach deinem Abschluss kann dein Visum maximal 18 Monate verlängert werden, damit du nach einer Arbeitsstelle oder einer Promotionsstelle suchen kannst. Wenn du eine bekommst kann dein Visum weiter verlängert werden.

2.12 Leben und Einkaufen

Allgemein sind Läden an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen (siehe Abschnitt 3.19 über Ferien) geschlossen.

Womöglich gibt es einen Wochenmarkt, wo du Produkte, Brot, Käse, Fleisch usw. von lokalen Bauernhöfen kaufen kannst.

Wie sind die typischen Supermarktöffnungszeiten in deiner Stadt? Wo können sie Supermärkte, Apotheken, Postämter, Banken, Bäkereien usw finden? Nenne bitte auch die Zeiten und Plätze an denen spezielle Märkte stattfinden.

Universität

3.1 Orientierungswoche (Universität)

Bitte nenne Details über die Orientierungswoche an deiner Uni und andere wichtige Details. Oft bietet das International Office auch eine Orientierungswoche an.

3.2 Einschreibung, Semesterticet, Büchereiausweis, Druckkarte usw.

Bitte erkläre den Prozess, wie man sich bei dir in der Uni einschreibt und auch wie man das Semesterticket, einen Büchereiausweis usw. bekommt und wie man dafür bezahlt.

3.3 Semesterticket

Die meisten Universitäten bieten ein so genanntes "Semesterticket" an, mit dem du in einer bestimmten Gegend um die Universität herum reisen kannst.

Wie viel muss man für das Semesterticket bezahlen? Wann ist es gültig? In welcher Region kann man mit dem Semesterticket reisen und mit welchen Verkehrsmitteln? Ist es verpflichtend?

3.4 WIFI an der Universität

Viele Universitäten auf der Erde haben einen gemeinsammen Wi-Fi server, der "Eduroam" heißt. Damit kannst du an der Universität und manchmal auch in deinem Wohnheim kostenlosen Internetzugang bekommen. Manchmal gibt es auch freie XXX access networks XXX in deiner Stadt. XXX However, make sure you don’t download anything from torrents or similar sites as it is a monitored network. XXX

Eduroam ist ein wunderbares Beispiel für Globalisierung. Im folgenden Link kannst du eine Liste an Universitäten und Forschungsinstituten finden, die mit Eduroam verbunden sind.

https://www.eduroam.org/where/ 

Bitte nenne alle unispezifischen Regeln für Eduroam, wie z.B. ein Nutzungslimit. Erkläre, wie man sich mit Eduroam verbinden kann und was man für den Login benötigt. Gibt es kostenlose XXX Netze XXX in deiner Stadt? Nenne sie.'

3.5 Student Management Systems

Jede Universität hat ein oder mehrere Onlineportale und die angebotenen Kurse Informationen dazu einzusehen. Außerdem können Studierende ihre Studienbescheinigung und eine Notenübersicht auf dieser Plattform herunterladen. Stelle sicher, dass du die notwendigen Daten während der Einschreibung bekommst, um dich in dieses System oder diese Systeme einzuloggen.

Wie bekommst du die Nutzer*innendaten? Wie heißt das System? Bitte nenne die Links zu diesen Portalen.

3.6. Universitätsemail

Alle Studierende bekommen ihre eigene Mailadresse von der Uni. Bitte achte darauf die Mails regelmäßig anzuschauen um keine wichtigen offiziellen Informationen von der Uni oder dem Department zu verpassen.

Es mag eine Möglichkeit geben die Mails in ein privates Postfach (wie Gmail, Yahoo,...) weiterzuleiten.

3.7 Studenpläne und Unterrichtsräume

Bitte erkläre hier wie man die Seminarräume, Hörsääle usw. findet und wie man einen Stundenplan erstellt.

3.8 Vorlesungen

Es ist sehr wichtig an der ersten Vorlesung eines Kurses teilzunehmen. Zu diesen Terminen können die Studierenden die Dozenten nach möglichen Terminänderungen fragen und andere wichtige Details wie die Sprache des Kurses besprechen. Es ist auch wichtig die Anforderungen des Kurses zu wissen und mögliche Schranken bei Klausurzulassungen. Also verpasse niemals die erste Vorlesung!

Bitte nenne ein Beispiel für eine mögliche Regel einer Klausurzulassung wie das Erreichen von 50% der Punkte in den Übungsaufgaben.

3.9 Mentoringprogramme

Gibt es bei euch irgendein Mentroing- oder Peer-to-Peer-Programm? Bitte schreibe dann etwas dazu.

3.10 Academic Adviser

Die meisten Universitäten haben eine*n Koordinator*in, ein Büro oder eine*n Mentor*in wer dir bei der Plaung deines Studiums hilft. Fragen über Kurse kannst du immer mit dieser Person oder mit dem FSR besprechen.

Bitte schreibe etwas über diese Stelle oder etwas vergleichbares.

3.11 Psychologische Unterstützung

Bitte nenne die verschiedenen Programme oder Stellen, die psychologische Unterstützung an deiner Universität anbietet und die nötigen Details.

3.12 Ämter und andere Räume

Bitte nenne wichtige Adressen/Raumnummern für Administratives wie dem International Student Office, dem Fakultätsbüro, dem Prüfungsamt usw. und auch Orte wo man sitzen und arbeiten kann wie eine Caféteria.

3.13 Prüfungsanmeldung

Bitte beschreibe hier, wie man sich an deiner Uni für Prüfungen anmeldet und wie das System funktioniert.

3.14 Stipendien

Beschreibe bitte die verschiedenen Möglichkeiten ein Stipendium zu bekommen und liste Links und Deadlines auf.

3.15 Zeiten

Wenn du ein Treffen mit einer offiziellen Stelle hast ist es im allgemeinen wichtig pünktlich oder sogar ein paar Minuten zu früh zu sein.

Achte darauf, dass es bei Univeranstaltungen zwei spezifizierungen gibt:

• s.t. (sine tempore) heißt, dass die Vorlesung genau um die angegebene Zeit anfängt.

Z.B.: 10 a.m. s.t. heißt 10.00 a.m.

• c.t. (cum tempore) heißt, dass die Vorlesungen 15 Minuten nach der angegebenen Zeit beginnt.

Z.B.: 10 a.m. c.t. heißt 10.15 a.m.

Ist das an deiner Universität relevant?

3.16 Bachelorarbeit

Wie viele ECTS hat sie? Wie stark zählt sie in die Endnote hinein? Wie können die Studierenden eine*n Betreuer*in finden?

3.17 Masterarbeit

Wie viele ECTS hat sie? Wie stark zählt sie in die Endnote hinein? Wie können die Studierenden eine*n Betreuer*in finden? Wann ist die Deadline um die Arbeit abzugeben? Und wann sollte man sie anmelden?

Es gibt auch die Möglichkeit deine Abschlussarbeit wo anders zu schreiben, du kannst an eine andere Universität oder ein Forschungsinstitut wie ein Max Planck Institut gehen oder auch zu einer Firma.

Gibt es andere Abschlussarbeiten? Was muss man dafür tun?

3.18 Wie findet man eine*n Betreuer*in für die Arbeit?

Bitte schaue auf die Aushänge und die Internetseite deiner Universität für mögliche Angebote einer Abschlussarbeit. Es wird aber auch anders Kommuniziert, über Mails, über persönliche Gespräche usw.

Hier ist ein Beispiel: Mache einen Termin mit einem Professor / einer Professorin. Du kannst z.B. folgende Fragen stellen:

• Was wären mögliche Themen?
• Was sind die Bedingungen?
• Ist es möglich in der Zeit eine Konferenz oder ähnliches zu besuchen?

Habt ihr irgendwelche Programme oder Angebote um neue Studierende bei der Suche nach einer Abschlussarbeit zu unterstützen?

Tipp: Es ist hilfreich erst mit den Leuten zu reden, die schon in der Arbeitsgruppe arbeiten, bevor du selber dort anfängst.

3.19 Ferien

Die gesetzlichen Ferien im deutschsprachigen Raum unterscheiden sich von Region zu Region. Die folgenden Links können hilfreich sein:

• In Deutschland: https://www.officeholidays.com/countries/germany/index.php 
• In Österreich: https://www.feiertage-oesterreich.at/2018/

Bitte achte darauf, dass Geschäfte an diesen Tagen geschlossen sind und die öffentlichen Verkehrsmittel seltener (anders) fahren.

Achte darauf, dass es auch Prüfungen wärend der vorlesungsfreien Zeit geben kann. Also prüfe diese Termine bevor du deinen Urlaub buchst.

3.20 Mensa

In der Mensa bekommen Studierende vergünstigtes Essen. Achte darauf, dass du deinen Studierendenausweis oder dein Semesterticket dabei hast, wenn du in dei Mensa gehst.

Wo ist die Mensa? Gibt es vegetarische Gerichte und Gerichte mit Fleisch? Wo kann man die Inhaltsstoffe bzw. Allergene einsehen? Wie bezahlt man dort?

3.21 Maximale Zeit für Kurse

Was ist die maximale Zeit um einen Abschluss zu machen? Gibt es mögliche Ausnahmen wenn man schwanger oder krank ist?

Um dein Visum ohne Probleme verlängert zu bekommen ist es notwendig deinen Abschluss in einer bestimmten Zeit zu erlangen. Wenn es ein zweisemestriger Master ist darfst du maximal 7 Semester brauchen. Achte außerdem darauf, dass du im Schnitt mindestens 20 ECTS pro Semester bekommst.

3.22 Studentische Vertretung

Stellt euch vor und erzählt, was es für Möglichkeiten gibt bei euch mitzuwirken.

3.23 Zusätzliche Kurse

Anders als in vielen anderen Ländern sind deutschsprachige Universitäten sehr flexibel was fachfremde Kurse angeht. Du kannst also zusätzliche Kurse außerhalb der Physik belegen, z.B. im Bereich Musik oder eine neue neue Sprache lernen.

3.24 Sport/Musik/Kunst

Bitte zähle auf, was deine Universität in diesen Bereichen für Angebote macht.

Leben außerhalb der Universität

4.1 Wie man Deutsch lernen kann

Bitte nenne die Deutschkurse, die deine Uni anbietet

Zusätzlich zu Kursen an der Uni gibt es tausende Webseiten, Bücher, Apps und viele andere Möglichkeiten, die dir dabei helfen können Deutsch zu lernen. Hier sind einige hilfreiche Möglichkeiten:

• https://learngerman.dw.com/en/languages (Website um Deutsch zu lernen)
•  https://www.youtube.com/watch?v=MOtqMNKs0Jw&list=PLYzp2xhTw9W1Z9RvnCoveC0W7pkwUMHXy (Lerne Deutsch mit einem YouTube-Kurs)
•  https://www.vhs-aktuell.de/programm/german/german-as-a-foreign-language.html (Deutschkurse und -zertifikate)
•  https://www.youtube.com/watch?v=QUGhVMaDx7A (Eine kurze Anleitung um sich selber Deutsch beizubringen)
•  https://dict.leo.org/german-english/ (Wörterbuch Deutsch-English)

4.2 Nebenjobs

Zusammen mit deiner Aufenthaltsgenemigung bekommst du ein Informationsschreiben über deine Arbeitserlaubnis. Gucke am besten dort nach.

Wahrscheinlich funktioniert es so:

Wenn du als reguläre*r Student*in eingeschrieben bist, kannst du 120 volle oder 240 halbe Tage im Jahr arbeiten. Die Tage kannst du über das Jahr verteilen, wie du willst. Allerdings musst du Dokumente darüber sammeln, wie viel du gearbeitet hast und in der Lage sein es auf Nachfrage beim Amt nachzuweisen. Normalerweise wird alles bis zu 4h als ein halber Tag und alles darüber hinaus ein ganzer Tag gezählt.

Zum Beispiel: Du arbeitest Montags 3h und Dienstags 5h. Das heißt, dass du 1,5 Tage in der Woche arbeitest. In seltenen Fällen ist ein halber Tag weniger als 4h. Bitte frage deine*n Vorgesetzte*n danach.

Bei Fragen kannst du immer das International Office an deiner Uni fragen oder du informierst dich auf folgender Website:

https://www.make-it-in-germany.com/en

Dort kannst gibt es u.a. das Angebot Fragen (auch auf Englisch) in einem Chat zu stellen.

In einem Vorbereitungsjahr besuchst du keine fachspezifischen Kurse, nur solche, die dein Studium vorbereiten, wie Deutschkurse. Falls du in einem Vorbereitungsjahr bist, gelten die oben genannten Regeln für dich nicht.

Hier ist ein kurzes Video wie man einen Nebenjob in Deutschland finden kann:

https://www.youtube.com/watch?v=0Hh_yiG0hgQ&t=59s

In Österreich sind die Regeln etwas anders. Es wird empfohlen nicht zu viel zu verdienen, weil man dann eine Sozialversicherung und Steuern zahlen muss. Die Grenze liegt bei ungeähr 400€ pro Monat und ändert sich von Jahr zu Jahr. Es ist sehr üblich neben dem Studium zu arbeiten, daher werden die Studierendenvertretungen deines Fachbereichs den genauen Betrag wahrscheinlich wissen oder können dich weiterleiten.

Möglicherweise gibt es spezielle Dinge zu beachten, wenn man ein Visum hat, also achte auch darauf.

Wie kann man an deiner Uni einen Nebenjob finden

4.3 Orte zum besichtigen

Bitte nenne Orte in deiner Stadt, die es sich lohnt zu besichtigen. Wenn es einen Rundweg in deiner Stadt gibt, kannst du ihn auch angeben, das ist eine gute Möglichkeit eine Stadt kennen zu lernen.

4.4 Apps und Webseiten für den öffentlichen Nah- und Fernverkehr

Es gibt eine App, die heißt "DB Navigator", die kannst du benutzen um Verbindungen des öffentlichen Nah- und Fernferkehrs herauszusuchen. Es werden Verbindungen mit Zügen, aber auch mit Bussen, Straßenbahnen usw. angezeigt.

IOS: https://itunes.apple.com/us/app/db-navigator/id343555245?mt=8  Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.hafas.android.db  

Um in Österreich zu reisen schaue dir diesen Link an: http://www.oebb.at/en/

Um über weite Strecken zu reisen gibt es viele Möglichkeiten. Hier sind einige aufgelistet:

• https://www.bahn.com/en/view/index.shtml (Wir empfehlen früh zu buchen um günstige Tickets zu bekommen.)
• https://www.flixbus.com/ 
• https://www.busradar.com/?currency=EUR 
• https://www.blablacar.com/ 
• https://www.goeuro.com/ (Es werden verschiedene Möglichkeiten aufgezählt und verglichen.)

Manchmal ist es günstiger ein Gruppen- oder Wochenendticket zu kaufen, also gucke dir alle Möglichkeiten an, bevor du ein Ticket kaufst.

4.5 Fahrrad fahren

In vielen Städten gibt es Fahrradwege, die eine alternative zur Straße bieten. Rad fahren ist günstig und auch gut für die Gesundheit.

• Hier ist ein Link zu den deutschen Verkehrsregeln:

http://bicyclegermany.com/german_bicycle_laws.html

• Hier ist ein Link zu den österreichischen Verkehrsregeln:

https://www.justlanded.com/english/Austria/Articles/Travel-Leisure/Riding-your-bike-in-Austria

Fahrradwege sind mit speziellen Schildern ausgewiesen. Ein Beispiel findest du hier:

https://de.wikipedia.org/wiki/Euroga_zwischen_Rhein_und_Maas#/media/File:Euroga-Radweg.jpg

Wo kann man gebrauchte Fahrräder kaufen? Wo kann man Fahrräder reparieren lassen? Bitte informiere auch über die Fahrradinfrastruktur in deiner Stadt.

4.6 Unterstützung mit Kindern

Wenn du ein Kind hast gibt es viele Unterstützungsangebote, z.B. ein Unikindergarten.

Bitte liste die Möglichkeiten der Uni und der Stadt dazu auf.

4.7 Winter

Verglichen mit tropischen Ländern wie Indien ist es in Europa im Winter sehr kalt. Die Konsequenzen sind, dass z.B. bei Schnee Busse und Züge oft Verspätung haben. Also beachte das in deiner Tagesplanung. Es ist auch gut mit warmer Kleidung vorbereitet zu sein um Frostbeulen zu verhindern.

4.8 Social Media-Seiten und Webseits

Füge die Webseiten und Social Media-Seiten deiner Stadt und deiner Uni ein.

Die meisten Städte haben Social Media-Seiten für Menschen aus dem Ausland, einige speziell für Studierende. Auf diesen Seiten kannst du nachschauen, was in der Stadt passiert, nach Wohnungen suchen oder gebrauchte Möbel und Fahrräder übernehmen.

4.9 Studierendenrabatt

Es ist sehr praktisch, dass es nicht nur in deutschsprachigen Ländern sondern fast in ganz Europa verschiedene Preise für Studierende gesenkt werden. Das gibt es in beinahe jedem Bereich von Haarschnitten bis Museumseintritten, Zugtickets usw. Also nehme deinen Studierendenausweis mit und gucke, ob es eine Ermäßigung gibt.

4.10 Zeitumstellung

Wie du wahrscheinlich weißt, viele westliche Ländert machen etwas, das "Zeitumstellung" heißt. Dabei wird im Sommer die Zeit um eine Stunde vor und im Winter um eine Stunde zurück gestellt. Das wird immer an einem bestimmten Tag im Jahr und zu einer bestimmten Zeit gemacht, also pass auf, dass du es nicht verpasst. Normalerweise ist die Zeitumstellung am letzten Sonntag im März von 2 auf 3 Uhr nachts und am letzten Sonntag im Oktober von 3 auf 2 Uhr nachts.

4.11 Notfallnummern

Überall in Europa kannst du in Notfällen die Nummer 112 wählen und du wirst an die richtige Stelle weitergeleitet.

Direkte Nummern in Deutschland:

• Feuerwehr/Notarzt: 112
• Polizei: 110

Direkte Nummern in Österreich:

• Feuerwehr: 122
• Polizei: 133
• Notarzt: 144

4.12 Formelle E-Mails

Schreibe hier die Konventionen die an deiner Uni gelten auf, z.B. wie man Professoren anschreibt usw.

4.13 Andere nützliche Links

• Es gibt einen YouTube-Kanal in dem viele Sachen über Leben und Studieren in Deutschland erklärt wird. Er heißt "Bharat in Germany". Hier ist der Link:

https://www.youtube.com/user/himolikd

• Die folgende Website vergleicht Versicherungen, Kredite, Stromanbieter, Reisen uws:

https://www.check24.de

Wenn dir noch nützliche Links einfallen, liste sie hier gerne mit auf.

Fehlt im Dokument etwas? Dann schreibe es doch auch dazu.

Result

Handout, tex version

Handout, pdf version of tex document

Handout, odt version

Handout, pdf version of word document

Links

AK Liste Heidelberg