WiSe17 AK Vernetzung der ZaPF-Orgas

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Jenny (FUB)

Dieser Arbeitskreis soll dazu dienen, dass sich die Orgas der kommenden ZaPFen mit den Orgas der vergangenen ZaPFen vernetzen können.

Arbeitskreis: Vernetzung der ZAPF-Orgas

Protokoll vom 31.10.2017

Beginn

11:05 Uhr

Ende

HH:MM Uhr

Redeleitung

Jenny (FUB)

Protokoll

Jenny (FUB)

Anwesende Fachschaften

Freie Universität Berlin,

Humboldt-Universität zu Berlin,

Technische Universität Berlin,

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Technische Universität Dresden,

Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,

Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald,

Universität Heidelberg,

Westfälische Wilhelms-Universität Münster,

Universität Potsdam,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Eberhard Karls Universität Tübingen,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Wichtige Informationen zum AK

• Ziel des AK: Der AK Vernetzung der Orgas dient dazu, dass Fachschaften, die bald eine ZaPF ausrichten den Orgas der letzten ZaPFen Fragen stellen können.
• Handelt es sich um einen Folge-AK: Der AK findet auf jeder ZaPF statt, damit jede Orga die Möglichkeit hat, ihre Fragen zu stellen.
• Materialien und weitere Informationen: Link zu Protokollen, Artikeln, Gesetzen etc. angeben, Dateien hochladen
• Wer ist die Zielgruppe?: Fachschaften, die bald eine ZaPF ausrichten möchten oder darüber nachdenken sich auf eine ZaPF zu bewerben.
  Außerdem sind die Orgas der vergangenen ZaPFen ein wichtiger Bestandteil dieses Arbeitskreises!
• Wie läuft der AK ab?: Die Orgas der kommenden ZaPFen stellen Fragen und die Orgas der letzten ZaPFen versuchen diese zu beantworten.
• materielle (und immaterielle) Voraussetzung: Du hast Zeit und Lust eine ZaPF auszurichten? :)

Einleitung/Ziel des AK

Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten möchten, sollen die Möglichkeit haben Fragen zu stellen. Ein solcher Austausch ist meistens einfacher, wenn man sich persönlich zusammensetzt Außerdem sollen Fachschaften, die Interesse daran haben mal eine ZaPF auszurichten, dazu motiviert werden sich darauf zu bewerben.

Protokoll

Siegen berichtet erstmal. Applaus für die Orga.

Benedikt (Münster): Tagungsbüro und Zentrale sind getrennt. Das Tagungsbüro wird von Köln geleitet. Die Zentrale kümmert sich um die Koordination.

Lina (Siegen): Die Orga besteht aus einigen Fachschaften. 3 Leute aus Siegen. Münster. Phillip aus Canada. Daher ist es einfach noch weitere Leute einzubinden.

Benedikt: Seit 1,5 Jahren jeden Dienstag eine Sitzung gehabt. 1 Jahr vorher sollten Listen erstellt werden, was muss bestellt werden. Einigt euch auf ein Verwaltungssystem. Etherpad war Hauptkommunikationsmittel. Es gab aber auch ein Wiki, das ins Open Projekt eingebettet war. Dort wurde alles aus den Etherpads archiviert. Darum muss sich aber auch gekümmert werden.

Das Open Project ist nicht so begehrt, daher wird es von Heidelberg und Würzburg nicht weiter verwendet.

Jan: fragt nach Orgatreffen auf der ZAPF Lina: Es wurde sihc immer um 9 Uhr getroffen und alles wichtige ausgetauscht.

Jenny: Man muss auch Leute machen lassen

Benedikt: Verantwortungsbereich muss klar abgesteckt werden. Lina: Es müssen Termine abgesteckt werden, wann Dinge fertig sein sollen. Benedikt: Man braucht Verantwortlich, die anderen in den Hintern treten

Andy: Fragt nach Zentrale Helena: War sehr wenig Hauptorga. Die Hälfte saß in der Zentrale. Es wurde im 8 Stunden Takt durch rotiert. Daraus sollte sich eine gute Übergabe ergeben. Allerdings waren sie dadurch teilweise unterbesetzt, wenn Dinge nachgekauft werden mussten.

Elli: Plan war, dass immer 2 Personen in der Zentrale anwesend ist? Helena: 1 Zentrale, 1 Zentrale springer

Benedikt: Außerdem Aufenthaltsraum für Springer. Trennung von Zentrale und Hauptorga war sehr gut. Ausruhort der Orga-Leute.

Helena: Zwischendurch hat das System doch manchmal Schwächen gehabt. Wenn nicht klar ist, wer wofür zuständig ist. Plenum braucht Material für Arbeitskreise aber die liegen in der Zentrale.

Jan: Bei den Teilnehmenden war nicht immer klar, wo man hingehen sollte. Hinweis geh mal in die Zentrale, man wusste nkicht unbedingt was die Zentrale ist.

Benni: Es war immer jemand von der Orga im Bereich Tagungsbüro unterwegs. Da kamen viele Fragen, die vom Tagungsbüro nicht an die Zentrale weitergegeben wurde.

Lina: Es wurde sich 2 Wochen vorher zusammengesetzt. Man kann nicht alles abdecken.

Würzburg:

Benni: Es gab 7 Klausurtagungen, die waren sehr produktiv. Man hat gemerkt wo man aneckt, welche Arbeitsweisen es gibt. Lina: Teambuilding in Form von zusammen kochen oder mal spazieren gehen hilft.

Heidelberg: Wie einfach war es extern das Tagungsbüro aufzustellen?

Benedikt: Alleine hätten sie kein Tagungsbüro stellen könnnen.

Lina: Köln war auf jeder Klausurtagung.

Thomi: Es hätte klar kommuniziert werden sollen, wofür wer zuständig ist.

Lina: Alles was Teilnehmika betrifft ist Tagungsbüro. Im Zweifelsfall wird dann die Zentrale angefunkt. Zentrale ist für Helfika.

Elli: Wir waren 20 Orga Menschen, einer wusste nicht unbedingt was die anderen machen aber man wusste wer was weiß. Bei 7 Leuten

Jan: Man sollte damit planen, dass andere Leute auch bescheid sagen. Damit nicht die Situation entsteht, dass jemand eine Tagungsbüroschicht übernimmmt, der nicht eingewiesen ist. Benni: Es gab verschiedene Konzept was die Hierarchhischen Strukturen angeht

Dresden: Es gab auch drei Leut,die Hauptorga waren. Entscheidungen wurden trotzdem mit allen getroffen. Die Tatsache, dass es die drei Menschen hab hatte den Vorteil, dass es immer einen Ansprechpartner gab. Wenn die ZAPF vorbei ist, dann machen nur noch die drei Arbeit. Man braucht einen gutne Plan was nach der ZaPF noch zu machen.

Jenny: Hiierachsiik

Jan: In Berlin war ein großes Problem, dass man die Leute nicht persönlich da hatte. Durch die räumlcihe Trennung konnte man nicht mal eben Leute auf dem Gang ansprechen.

Elli: Was bei jeder ZaPF etwas anders ist und in Siegen ein wichtiger Punkt ist. Wie viel Selbstorganisation muss von den Teilnehmika kommen. In Siegne fragt sie irgendjemanden, wenn es nicht wichtig ist. Sie hat auf der letzten ZaPF inhaltlich die Resos und Änderungsanträge aufgearbeitet. In Siegen macht das nur Benni. In Konstanz gab es einen Protokollanten, der in den AKs mit den Resos sas. In Siegen wird mehr gefordert, da sonst keine ZaPF hätte stattfinden können. Sie hat bisher nohc nicht mitbekommen, dass sich jemand beschwert hätt, dass es bestimmten Service nicht gibt. Das könnte mehr dazu führen, dass sich auch andere kleine Fachschaften auf ZAPfen bewerben, da sie nicht immer alles zur Verfügnug stellen können.

Lina: Es gibt auch noch Standortfaktoren, weil an einem Feiertag früh und spät keine Leute aus Siegen helfen können, weil die Busse nicht Nachts fahren.

Mandy: Es waren vie Unis. Sie ist aus Potsdam. Helfer aus anderen Unis aquiriren war für sie nicht möglihc. Sie selbst hat wenig eingetragen, aber die anderen genervt bis sie sich eintragen.

Benni: Wenn eine Fachschaft eine bestimmte Kernkompetenz nicht beherschen z.B. Party lagert sie an andere FSen aus. Hier PArty E-Technik. Ohne die hätte das nicht stattgefunden. Zum Plenum: Es gab mal in einem Plenum die Argumentation, dass man vor dem Anfangsplenum nicht AK verteilen kann. Das stimmt nicht.

Thomi: Als er das noch mitbekommen hat das der StaPF vor der ZaPF gemacht

Jenny: geht nciht weil AKe nicht eingetragen

Elli: was sie gemacht hat war, dass sie jeden Menschen mehrfach angeschrieben hat. Das wurde vorher nie gemacht. Das war sehr aufwendig.

Benedikt: Plenumstechnik und Plenumsinhalte waren aufgeteilt. Er hat Technik gemacht. Benni hat sich mit der Redeleitung abgestimmt. Er hat sich absichtlich deutlich mehr Technik gewünscht als er tatsächlich gebraucht hätte. Es ist besser einen Puffer zu haben. Traut euch zu möglichst vielen Leuten an der Uni zu gehen und Fragen zu stellen. Lina: Das ZIMT hat die gesamte Plenentechnik aufgebaut.

Würzburg: Was hat der StAPF gemacht?

Jenny: AK Protokolle durchgegangen um Folge AKe zu finden.

Elli: In Berlin hatten wir den Raum zwei Stunden bevor das Plenum anfangen sollte. Es war zum ersten Mal mit Open Slides gearbeitet. Nicht so viel auseinander gesetzt damit, weil krank. Für die Redelisten funktioniert es sehr gut. Es ist kostenlos. Kurze Anzeigen, Count Downs. Man braucht Konzentration. Danach war es sehr gut, weil man Änderungsanträge sehr gut anzeigen kann.

Benedikt: open slides ist eine Webseite. Man kann dort auch mit mehreren arbeiten aber man braucht eine OS instanz, die auch internet hat. Das internet war ihnen zu instabil, daher war es ein internes Lan, das keine verbindung irgendwohin hat. Dher hätte immer irgendwer in den Hörsaal gehen müssen um OS zu nutzen. Die Plenentechnik sollte auch mit der Redeleitung und Pleneninhalten kommunizieren.

Elli: Wenn es dieses Technische Problem nicht gegeneb hätte würdest du das trotzdem so machen?

Benedikt: OS hat einen Editor, den muss man compilieren. Bei Overleaf sieht man direkt was die anderen machen. Insgesant wäre es einfacher, wenn alles in einem OS drin wäre. Es gab einen Bildschirm auf dem die Redner sehen konnte was angeworfne iwrd.

Würzburg: Frage zur speziellen Plenentechnik. Benedikt: Wenn das jemand sehen möchte kann zu Benedikt kommen.

Jan: Im ZAPF e.V. wurde ein Server gekauft. Bevor Dinge gemietet werden, kann man zum TOPF gehen und sich dort melden. Es gibt genug Speicherplatz. Wenn man Openslides über dne ZaPF e.V. Server laufen lassen wollt, meldet euch beim TOPF. Meldet euch am besten Frühzeitig beim TOPF.

Benedikt: Auch Mailadressen bekommt man gut über den TOPF.

Jan: momentan gibt es die Möglichkeiten einer Mailingliste und von Aliasen. Bisher gibt es keine Postfächer. Falls es Bedarf gibt, kann man sich darüber Gedanken machen.

Benni: es kann sein, dass einige Mails nicht angekommen sind, da in der letzen Zeit bei einigen Unis sehr viel Spam kam.

Andy: gab es in den letzten Jahren außer Konstanz eine ZaPF wo es ECTS für Helfer gab.

Dresden: Es gibt ein Modul Allgemeine Qualifikationen. Jeder Helfer, der mehr als 4 oder 8 Stunden geholfen hat, konnte sich dieses Modul anrechnen lassen.

Benni: Es wäre möglich gewesen aber aufgrund von Zeit war das nicht möglich. Die Leute, die Protokollanten ausbilden sollten haben sich nicht gemeldet und dann war absehbar, dass nicht genug Helfer da sind.

Dresden: Wer protokolliert und wie gut die Protokolle sind, sollte unabhängig davon sein. Es lohnt sich da Arbeit rein zu stecken, da man dann viele Helfer hat.

Elli: Findet nicht, dass es notwendig ist, dass die Orga Protokollanten stellt. Da wir hier alle mit Laptop sitzen und man in einem Pad auch mit mehreren Leuten protokollieren kann. Es ist für Helferschichten eine schöne Sache aber fürs Protokoll lieber nicht.

Erlangen: Wo liegt Geld auf welchem Konto? Man möchte sich eigentlich auch keinen Steuerberater holen. KoMa

Jan: Das Konto läuft über den ZaPF e.V. Es gibt ein Hauptkonto und für jede einzelne Veranstaltung gibt es ein Unterkonto. Der ZaPF e.V. ist immer der eigentlcihe Ausrichter. Aus jeder ausrichtenden Fachschaft ist einer im Vorstand, um Rechnungen ausstellen zu können.

Erlangen: Der Koma e.V. meinte sie sollen sich an die Uni wenden.

Erlangen: Schlafplätze? Turnhallen haben alle abgesagt. In der Uni darf man nicht schlafen.

Lina: mit anderen Veranstaltungen kommunizieren, wo sie übernachten. Dafür braucht man einen Bauantrag, der dauert ca. 3 Monate. Brandschutz ist ein großes Thema, weil es sehr viele Regularien gibt.

Erlangen: Es gab erst eine Zusage für die Kreissporthalle. Absage vor einem halben Jahr. Leute überredet sich nochmal zu treffen. Jemanden von der freiwilligen Feuerwehr und einen exfachschaftler waren da. Zu 9. beraten worum es geht.

Lukas Dresden: Wenn man sich vom BMBF fördern lässt, gibt es zwei unterschiedliche Töpfe. Dinge, die vom BMBF förderfähig sind und Ausgaben, die nicht Förderfähig sind. Zur Unterkunft: Es ist wichtig, dass man sich früh jemanden in einer hohen Position sucht, der einen unterstützt. Versucht bei Dingen wie Hygiene, Brandschutz, Sicherheit professionell zu wirken.

Die FaTaMa hatte das Problem, dass es keine Unterkunft mehr gab. Das kann man sich vom BMBF fördern lassen.

Würzburg: Wenn man eine Absage bekommt, dann ist das nicht unbedingt endgültig. Argument bei zu weni sanitären Anlagen ist, dass man Duschcontainer dazu stellen kann.

Dresden: Man sollte immer das persönliche Gespräch suchen. Menschen gehen davon aus, dass alle 200 Menschen gleichzeitig duschen gehen.

Jan: Man sollte schauen, was genau in den Regularien steht, unter welchen Bedingungen an Unis geschlafne werden darf.

Elli: Anderer Punkt mit Bitte an die kommenden Fachschaften. Das Wecken war suboptimal auf bisher fast allen ZaPFen. Wenn sie sich den Wecker so stellt, dass sie sinnvoll aufstehen, duschen und essen kann, findet sie es nicht gut, wenn vorher geweckt wird. Obwohl sie die frühste Exkursion hatte, wurde sie früher geweckt, als es notwendig wird.

Heidelberg: nicht Sache der Orga, sondern der Leute, die ein Problem damit haben.

Elli: nein, ist es nicht, man kann auch ein bisschen an die Eigenverantwortung der Leute appelieren.

Thomi: vielleicht wäre ein AK dazu tatsächlich sinnvoll, um sich ein Konzept zu überlegen. Manchmal ist es einfach viel zu laut. Aber wenn nicht geweckt wird, ist die Produktivität der Tagung auch gefärdet.

Jan: Man könnte das räumlich trennen in Wecken und Eigenverantwortung. Das geht in Turnhallen natürlich nicht so gut.

Heidelberg: Frage zur Logistik. Wie viele Transport braucht ihr? Usw. Wie sieht es mit Lagerfläche aus?

Lina: Dinge hin und her transportieren mit der Ameise ist super praktisch. Es gibt diverse Wägen, das ist sehr praktisch. Dinge, die bewegt werden müssen ist unter anderem der Shop beim FS Raum ,der leer geräumt werden müsste. Es kommen viele schwere Pakete an. Lagerfläche wird auch schon vor der Tagung gebraucht. Je nachdem zu wann man Dinge bestellt. Jetzt benutzen sie grade einen Raum um Essen zu lagern und ein Raum für Tagungsbüro, Zentrale und Dinge, die aus der Fachschaft raus gekommen ist. 1 Sprinter von den Pfadfindern geliehen, das ist sehr praktisch. Eine Woiche vorher. Ein paar kleine Autos. Das Abholen erfolgt durch Springer. Schlüssel werden gegen Unterschrift rausgegeben.

Jenny: Es gab einen Bus jeweils Dienstag vor und nach der Tagung. Außerdem zwei Busse, die wir die ganze Zeit hatten. Es gab Lagerfläche im MoPS Keller. Ein Fachschaftslager. Kühllagerfläche ist wichtig.

Dresden: Sorgt dafür, dass ihr viele Helfer habt. Im Tagungsbüro saßen immer Leute, die nur als Fahrer eingetragen warne, wegen der Autovermietung. Wenn man einkäuft muss man einplanen, wer fährt. Während der Tagung einkaufen ist besser als davor wegen Lagerfläche und Kalkulation. Schlüsselliste haben sie auch gemacht, aber einer ist verloren gegangen. Man kann Privatpersonen nach Kühlschränken fragen. Es gibt Getränkehändler, die Kühlschränke verleihen. Schaut bei der Uni nach. Teilweise stellen die Unis zum Transporter auch Fahrer.

Lina: Siegen hat vorher eine große Eistruhe bekommen. Man kann Arbeitsgruppen fragen, wo man das hinstellen kann.

Benedikt: Die Kühltheke hat sich definitiv bewehrt, da der Aufschnitt deutlich weniger angelaufen ist. Sich danach umzuhorchen hilft sehr viel. Benni: Wenn man sich die ausleiht,

Hannah: Fragt mal den Hausmeister was man sich alles ausleihen kann. Auch dort kann man Dinge unterstellen.

Thomi: Bei der Mensa in Heidelberg gibt es sehr viel Kühlzeug im Keller. Das könnte man vermutlich ausleihen. Mensen haben sehr viel Eventkram.

Andy: BMBF Antrag: Wer der hier Anwesenden hat Ahnung vom BMBF Antrag? Möchte sich gerne danach mit Leuten kurzschließen.

Heidelberg: Wie viel Arbeit ist die Nachbereitung und die Nachbesserung

Lukas (Dresden): Wenn es nur um 3.000-4.000 geht, lasst es sein. Es muss alles genau Buch geführt werden. Alles muss doppelt überprüft und dargestellt werden.

Jan: Man muss immer wieder neu kalkulieren, dann passen wieder Dinge nicht zusammen. Es ist enorm viel Stress.

Benedikt: Berlin und Siegen waren was den Tagesablauf anging sehr experimentell. Berlin mit Postersession, Siegen mit längeren Pausen.

Benni: Wir fandet ihr die Pausen?

Jan: Es gibt AKe, die eine halbe Stunde überziehen, dann kann man trotzdem noch eine halbe Stunde Pause haben.

Thomi: Wenn man ein bisschen weniger Pause machen würde, könnte man etwas länger schlafen.

Elli: In manchen Situatonen war es etwas nervig wegen Leerlauf. Allerdings war es sehr positiv, dass Diskussionen zu Ende geführt werden konnten. Diese Entscheidung ist auf zukünftigen ZaPFen vermutlich eher ein Luxus Problem.

Benedikt: Vielleicht wäre eine gute Möglichkeit einen Tagschlafraum einzurichten.

Wolle: An Heidelberg. Habt ihr euch überlegt wie die Pausen aussehen sollen.

HD: Müssen sie noch drüber reden.

Jan: Falls jemand Vereinserfahrung hat, oder so. Fragt rechtzeitig nach wichtigen Dokumenten, Nummern, Zuwendungsbescheid, etc.

Es gibt momentan extrem viele AKs für 7 Slots. Es gibt mehr AKs als in Berlin, während es in Berlin nur 6 +2 Slots wären.

Folge AK: Wecken auf ZaPFen, Orga AK-Workshop Stresstest,