WiSe17 AK MV ZaPF eV

Vorstellung des AKs

Verantwortliche/r: Vorstand ZaPF e.V.

Arbeitskreis: Mitgliederversammlung ZaPF e.V.

Protokoll vom 31.10.2017

Beginn

15:00 Uhr

Ende

17:00 Uhr

Redeleitung

Florian Marx (Frankfurt)

Protokoll

Frederike Kubandt (Frankfurt)

Anwesende Mitglieder

Florian Marx, Marcel Nitsch, Jörg Behrmann, Björn Guth, Marcus Mikorski, Felix Ott, Klemens Schmitt, Elisabeth Schlottmann, Victoria Schemenz

Anwesende Vorstände

Frederike Kubandt, Tobias Löffler, Jens Borgemeister, Patrick Haiber, Laura Lauf, Jan Luca Naumann, Jan Gräfje, Lisa Dietrich, Andreas Drotloff

Wichtige Informationen zum AK

• Ziel des AK: Es wird die halbjährliche Mitgleiderversammlung des ZaPF e.V. abgehalten.
• Handelt es sich um einen Folge-AK: ja
• Materialien und weitere Informationen: [1]
• Wer ist die Zielgruppe?: Alle Mitglieder des ZaPF e.V. und soche, die es werden möchten
• Wie läuft der AK ab?: Es gibt eine Tagesordnung mit Diskussionen und Abstimmungen und diese wird abgearbeitet
• materielle (und immaterielle) Voraussetzung: keine

Einleitung/ Ziel des AK

Vorläufige Tagesordnung:

1. Feststellung der Tagesordnung
2. Wahl des Protokollführers
3. Wahl des Versammlungsleiters
4. Feststellung der Beschlussfähigkeit
5. Genehmigung des letzten Protokolls
6. Bericht des Vorstandes
7. Bericht des Kassenprüfers
8. Wahl des neuen Kassenprüfers
9. Entlastung des Vorstandes
10. Wahl des neuen Vorstandes
11. Antrag auf Satzungsänderung
12. Umgang mit Finanzierungsausfällen
13. Software zu Mitgliederverwaltung
14. Einbindung von Alumni in die ZaPF
15. Verschiedenes

Protokoll

Vorläufiges Protokoll

Wahl der Protokollführerin

Als Protokollführerin wird Frederike Kubandt aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akklamation angenommen.

Wahl des Versammlungsleiters

Als Versammlungsleiter wird Florian Marx aus Frankfurt vorgeschlagen. Dieser Vorschlag wird per Akklamation angenommen.

Feststellung der Beschlussfähigkeit

Es wurde fristgerecht eine Einladung unter Nennung der Tagesordnung samt vorgeschlagener Satzungsänderungen an die Mitglieder versandt. Damit ist die Beschlussfähigkeit nach Satzung gegeben.

Feststellung der Tagesordnung

Es wir der Antrag eingereicht, die vorgeschlagene Tagesordnung um den Punkt 'Entlastung des Kassenwartes' nach Punkt 7 zu ergänzen. Dieser wird angenommen.

1. Feststellung der Tagesordnung
2. Wahl des Protokollführers
3. Wahl des Versammlungsleiters
4. Feststellung der Beschlussfähigkeit
5. Genehmigung des letzten Protokolls
6. Bericht des Vorstandes
7. Bericht des Kassenprüfers
8. Entlastung des Kassenprüfers
9. Wahl des neuen Kassenprüfers
10. Entlastung des Vorstandes
11. Wahl des neuen Vorstandes
12. Antrag auf Satzungsänderung
13. Umgang mit Finanzierungsausfällen
14. Software zu Mitgliederverwaltung
15. Einbindung von Alumni in die ZaPF
16. Verschiedenes

Genehmigung der letzten Protokolle

Das Protokoll der Mitgliederversammlung vom 09.06.2017 wurde vorab mit der Einladung an alle Mitglieder versandt. Es gibt keine Einwände, das Protokoll wird einstimmig genehmigt.

Bericht des Vorstandes

Bericht der Vorstandsvorsitzenden Frederike Kubandt

Seit der letzten ZaPF habe ich mich in den Posten als Vorstandsvorsitzende eingearbeitet und währenddessen einen Wiki-Eintrag zum Thema How-To Vorstandsvorsitz begonnen, damit Erfahrungsweitergabe in Zukunft besser funktioniert. Das Konto bei der Sparkasse Bochum konnte erfolgreich geschlossen werden. Die Satzung ist in ihrer aktuellen Form (Stand ZaPF Dresden) im Vereinsregister eingetragen worden. Es gibt einen Fehler in den Adressen, Jens Borgemeister wurde mit der Adresse von Patrick Haiber eingetragen. Auf Rückfragen und Nachbesserungsforderungen hat der Notar nicht reagiert. Ebenso war es nicht möglich, im Vorfeld einen Termin für eine zügige Weiterarbeit nach der ZaPF auszumachen. Ein Notarwechsel ist zu überlegen. Es kam eine Aufforderung ins Finanzamt mit Bezug auf ein Telefonat im Mai, dass für die Abrechnungsperiode 2012-2014 die Dresdener Satzung nachgereicht und zukünftige Satzungsänderungen vorab angekündigt werden sollen. Die aktuelle Version und die heute zu diskutierenden Änderungsanträge wurden eingereicht, eine Bestätigung haben wir noch nicht erhalten. Max Aker hat eine Urkunde über seine Vorstandsarbeit von Winter 2011 bis Sommer 2013 angefragt, diese habe ich ausgestellt. Es existiert dementsprechend nun eine Vorlage für eine solche Bestätigung. Seit der letzten ZaPF wurden außerdem die Ordner - sowohl die digitalen in der Google Drive als auch die analogen - neu sortiert, unter anderem sind nun alle Kontoauszüge, die akutelle Satzung und der letzte Vereinsregisterauszug in der Google Drive zu finden.

Bericht der Zweiten Vorsitzenden Laura Lauf

Ich habe seit der letzten Mitgliederversammlung das Postfach des Vereins verwaltet. Alle Posteingänge wurden digitalisiert und in die Cloud geladen, sowie vor Ort in Ordner sortiert und bei Bedarf weitergeleitet. Zusätzlich habe ich Frederike Kubandt als 1. Vorstandsvorsitzende bei ihren Tätigkeiten unterstützt.

Bericht des Kassenwarts Patrick Haiber

-- Steht aus --

Bericht des Vorstands zur Mitgliederversammlung Tobias Löffler

Neue Mitglieder wurden in die Datei in Google-Docs und in die Mailingliste ”mitglieder@zapfev.de” eingetragen. Im Google-Doc wurden Personen, die zu lang nicht auf einer Versammlung waren von ihrem Status als ”Mitglieder” befreit. Neue Vorstände wurden in die Mailingliste ”vorstand@zapfev.de” eingetragen.

Bericht des Vorstands ZaPF Finanzen Heidelberg, Jan Gräfje

Ich habe einige Spenden eingetrieben und habe Angebote für Zelte, Verpflegung und ähnliches für die ZaPF in Heidelberg eingeholt. Es wurden noch keine Ausgaben getätigt.

Bericht des Vorstands ZaPF Finanzen Würzburg, Andreas Drotloff

Ich habe für die ersten eingegangenen Spenden für die ZaPF in Würzburg Zuwendungsbestätigungen ausgestellt.

Bericht des Vorstands ZaPF Finanzen Siegen, Jens Borgemeister

Ich habe in der Zeit seit der letzten Mitgliederversammlung Zuwendungsbescheinigungen für Siegen ausgestellt und die bereits angekommenen Rechnungen für die ZaPF in Siegen bezahlt. Da unser BMBF Antrag abgelehnt wurde und es zu diesem Zeitpunkt nicht sicher war, ob wir die ZaPF ohne BMBF finanzieren können, haben wir für die ZaPF in Siegen 1500 Euro vom ZaPF eV beantragt, die wir aber nach unseren bisherigen Ausgaben für die ZaPF sehr wahrscheinlich nicht brauchen werden.

Bericht des Vorstand ZaPF Finanzen Berlin und IT, Jan Luca Naumann

Bereich IT

Seit der letzten Mitgliederversammlung habe ich für den ZaPF e.V. einen dedizierten Server bei der Hetzner bestellt, der den bisherigen Server bei Strato ersetzen soll. Der Server wird nun in Zusammenarbeit mit dem TOPF eingerichtet.

Bereich Finanzen ZaPF Berlin

Im Nachgang der ZaPF in Berlin wurde die Abrechnung weitestgehend fertig gestellt. Nach aktuellen, vorläufigen Stand wurden 21.957,73 e ausgegeben und 23.776,30 e eingenommen. Die endgültige Abrechnung und die Prüfung durch den Kassenprüfer soll bis zu nächsten Mitgliederversammlung abgeschlossen sein. Jan merkt noch an, dass ausschließlich die Rechnung der Reader noch offen sei, was sich auf etwa 300 e belaufen wird. Weiterhin hat sich der BMBF noch nicht gemeldet, der Rückschein ist jedoch in der Poststelle in Ffm angekommen und muss beantwortet werden.

Bericht des Vorstands für finanzschwache Fachschaften, Lisa Dietrich

Nach der ZaPF in Berlin hab ich Anfang August mit Patrick Haiber an dem Konzept für finanzschwache Fachschaften gearbeitet. Ende August wurde es fertig und wir haben es über den Mitglieder- und Vorstandsverteiler des ZaPF e.V. zu Überarbeitung und anschließend zur Abstimmung über den Vorstandsverteiler geschickt. Der Antrag wurde angenommen und er wurde veröffentlicht, Patrick Haiber stellte noch das Antragsformular fertig. Die Förderung wurde von keiner Fachschaft beantragt, weswegen ich nicht mehr weiter tätig wurde für dieses Semester.

Bericht des Kassenwarts

Seit der letzten ZaPF wurde die Prüfung für die Tagung in Dresden durchgeführt. Dabei haben sich keinerlei Probleme und Unstimmigkeiten gezeigt. Auf Basis dieser Prüfung empfehle ich Christoph Steinacker für seine Tätigkeit als Vorstand für seine Tätigkeit als Vorstand für die Tagung in Dresden zu entlasten.

Entlastung des Kassenprüfers

Die Entlastung des Kassenprüfers wird vorgeschlagen. Dieser wird per Akklamation zugestimmt.

Wahl des Kassenprüfers

Als Kassenprüfer wird Marcel Nitsch von der Uni Bonn zur Wiederwahl vorgeschlagen. Weitere Vorschläge gibt es nicht. Marcel stellt sich vor. Es wird eine geheime Wahl beantragt, Björn Guth und Jörg Behrmann werden mit deren Durchführung beauftragt.

Das Ergebnis der Wahl zum Kassenprüfer ist: 16 ja - 0 nein - 1 Enthaltung

Damit ist Marcel Nitsch zum Kassenprüfer gewählt, er nimmt die Wahl an.

Entlastung des Vorstands

Nach Prüfung der Finanzen der jeweiligen ZaPF werden die folgenden Entlastungen vorgeschlagen: Christoph Steinacker für ZaPF Dresden. Außerdem werden Tobias Löffler, Lisa Dietrich, Frederike Kubandt und Laura Lauf für ihre Arbeit im Verein zur Entlastung vorgeschlagen. Den Vorschlägen wird per Akklamation zugestimmt.

Es wird der Antrag gestellt, den Top Alumni vorzuziehen. Diesem wird zugestimmt.

Alumni

Patrick berichtet: Es gab auf der letzten ZaPF einen AK zu dem Thema, wie Alumni, die lange Zeit mit der ZaPF verbunden waren weiterhin einbinden kann. Es ist sehr schade, sowohl persönlich, wissenstechnisch und finanziell. Daher besteht die Idee, im Verein eine Untergruppe/Sektion Alumni zu gründen, die keine inhaltliche Vereinsarbeit macht, die ein Mitglied im Vorstand haben, ansonsten aber vorallem eine neue Gruppe auf der ZaPF darstellen. Diese können sich dann auf der ZaPF ihrer eigenen Arbeit widmen, sie sind aber nicht stimmberechtigt in ZaPF-Dingen. Der Mitgliedsbeitrag für Alumni soll bei 0 e beginnen, damit auch Alumni, die noch kein Gehalt haben sich hier beteiligen können. Es soll außerdem ein Email-Verteiler eingerichtet werden für den Informationsfluss in beide Richtungen - Infos über die ZaPF für die Alumni und Ansprechpartner mit Erfahrung und Kontakten für ZaPFen, Firmenkooperationen, Spender und Exkursionen etc. für Orgas und Zapfika. Außerdem kann so eventuell ein ZaPF Netzwerk für Praktika etc. aufgebaut werden.

Tobias ergänzt: Die Mitgliedschaft ist zeitlich nicht begrenzt durch die Leistung der Unterschrift, sondern Alumni bleiben erhalten, bis sie sich selbst von der Liste abmelden. Sie sollen dadurch niedrigschwellig in das soziale Netz der ZaPF eingebunden werden. Patrick berichtet aus der Postersession: Auf der nächsten ZaPF dann jedes Mal darauf hinweisen, um dies zu bewerben und ehemalige ZaPFika die man kennt persönlich ansprechen. Außerdem bei Zahlung eines bestimmten Jahresbeitrag X zum Beispiel ein Abo für ZaPF Reader in gedruckter Version anbieten. Wir brauchen eine Satzungsänderung, um diese Gruppe einzuführen. Auf dem Abschlussplenum sollte diese Idee dementsprechend vorgestellt werden. Für diese Vorbereitungsarbeit soll ein Alumni-Vorstand gewählt werden. Patrick Haiber unterstützt diesen bei der Satzungsänderung. Es muss dabei darauf geachtet werden, dass die Möglichkeit eines Ausschlusses von Mitgliedern in Einzelfällen auch für diese Gruppe erhalten bleibt. Der Vorstandsvorsitz soll von diesem vor allem auch entlastet werden, um nun die Alumni auch direkt einzubinden, ohne die Kommunikationswege zu belasten. Marcus wirft ein, dass sich die Anzahl der Vorstände nicht immer weiter erhöhen sollte, wegen der festen Plätze auf der ZaPF. Dies belastet die Orga im Zweifel und schränkt die Platzanzahl für Fachschaften ein. Patrick/Jan: die Zahl der festen Plätze kann auch heute schon von der ausrichtenden Fachschaft eingeschränkt werden, dies wurde in Siegen aufgrund der Kapazitätsgrenzen bereits überlegt. Flo wirft ein: Was ist, wenn im Plenum der Idee der Alumni doof findet? Dann haben wir einen Vorstand „übrig“? Elli: Dieser könnte dann ja trotzdem Fördermitglieder unter den Alumni werben. Andi: Außerdem gibt es dann ja auch viel an dem Konzept weiter zu arbeiten geben, wofür dieser Vorstand zuständig sein könnte.