Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf: Unterschied zwischen den Versionen
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Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)'' | Dokumentation zur Organisation der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf]]<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)'' | ||
=Allgemeines= | =Allgemeines= | ||
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* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht | * da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht | ||
===Helfer=== | ===Helfer=== | ||
* | * Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben | ||
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben | * auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben | ||
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war! | * mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war! | ||
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==SS14 (die letzten 8 Wochen)== | ==SS14 (die letzten 8 Wochen)== | ||
===Schlafen=== | ===Schlafen=== | ||
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von | * Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus | ||
* Reinigung der Hallen wurden gebucht | * Reinigung der Hallen wurden gebucht | ||
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt | * In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt | ||
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* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles | * Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles | ||
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren) | * ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren) | ||
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, | * Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt | ||
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern | * Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern | ||
* Kühlanhänger wurde gemietet | * Kühlanhänger wurde gemietet | ||
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* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen | * Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen | ||
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden | * Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden | ||
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist | * 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist) | ||
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben | * Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben | ||
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht | * Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen) | ||
===Finanzen=== | ===Finanzen=== | ||
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns | * Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns | ||
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===Sonstiges=== | ===Sonstiges=== | ||
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen | * Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen | ||
* Das Tagungsheft wurde gedruckt | * Das Tagungsheft wurde gedruckt | ||
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden | * Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden | ||
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni | * Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni | ||
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* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt | * Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt | ||
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden) | * Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden) | ||
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden mit allerlei lustigen Sachen gefüllt | * Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet | ||
==Nach der ZaPF== | ==Nach der ZaPF== | ||
===Aufräumen & Abbauen=== | ===Aufräumen & Abbauen=== | ||
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging | * Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging | ||
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes | * Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal | ||
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt | * Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt | ||
===Reader=== | ===Reader=== | ||
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten) | * Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten) | ||
* Reader | * Reader wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft) | ||
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt | * Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt | ||
===Sonstiges=== | ===Sonstiges=== | ||
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt | * Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt | ||
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* mehr Zeit für Frühstück einplanen | * mehr Zeit für Frühstück einplanen | ||
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe | * Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe | ||
* es ist nervig, jeden Tag seinen | * es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen | ||
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena== | ==Sommer-ZaPF 2013 in Jena== | ||
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* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten | * Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten | ||
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken | * Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken | ||
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein | * Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss | ||
==Winter-ZaPF 2013 in Wien== | ==Winter-ZaPF 2013 in Wien== | ||
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* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen | * Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen | ||
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden! | * beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden! | ||
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume | * Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden) | ||
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem | * Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell | ||
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein | * 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein | ||
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* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen | * <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen | ||
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg) | * <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg) | ||
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine | * <b>2</b> DJ's auf der Party | ||
* eine | * <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt | ||
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (und tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf) | |||
* <b>6</b> Exkursionen | * <b>6</b> Exkursionen | ||
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz | * <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz | ||
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min) | * <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min) | ||
* | * mehr als <b>10</b>GB an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox | ||
* <b> | * <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat) | ||
* <b>21</b> großzügige Sponsoren | |||
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...) | * knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...) | ||
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen | * mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen | ||
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln) | * <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln) | ||
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* <b>43</b> angemeldete Fachschaften | * <b>43</b> angemeldete Fachschaften | ||
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party | * <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party | ||
* über <b>50</b> verschiedene | * über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser) | ||
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren | * über <b>80</b> Helfer und Organisatoren | ||
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste | * <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste | ||
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform | * <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform | ||
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem Auto | * mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto | ||
* <b>500</b> Onigiris | * <b>500</b> Onigiris | ||
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit | * rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit | ||
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet) | * über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet) | ||
* <b>3000</b> Wachteleier | * <b>3000</b> Wachteleier | ||
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend | * mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend | ||
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)== | ==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)== | ||
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren | * In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren | ||
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* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war. | * Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war. | ||
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück. | * Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück. | ||
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das etwas enger | * Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert. | ||
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen. | * Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen. | ||
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert. | * Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert. | ||
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. | * Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. | ||
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen== | ==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen== | ||
* 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF! | * <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b> | ||
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die mit den entsprechenden Geräten umgehen können | * Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm | ||
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast | * Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können | ||
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden. | |||
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. | |||
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig. | * Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig. | ||
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen. | * Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen. | ||
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport | * Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war. | ||
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser) | * Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser) | ||
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. | * Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig. | ||
* | * Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen. | ||
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. | |||
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