Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf: Unterschied zwischen den Versionen
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==Datenaustausch über Dropbox== | |||
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden | |||
* Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit: | |||
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar) | |||
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga) | |||
- | ** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc. | ||
* Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt | |||
==Mails== | |||
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf) | |||
* jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation | |||
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben | |||
* Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet | |||
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt | |||
==Orga-Handy== | |||
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft | |||
* Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle | |||
* dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen | |||
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet | |||
=Zeitlicher Organisationsablauf= | =Zeitlicher Organisationsablauf= | ||
==WS12 (18-14 Monate vorher)== | ==WS12 (18-14 Monate vorher)== | ||
Version vom 15. April 2013, 09:08 Uhr
Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF in Düsseldorf (wird stets aktualisiert)
Organisationsstruktur
- wichtigste Bereiche am Anfang:
** Haupt-Orga ** Finanzen ** Akquise
- in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche:
- Gliederung der Bereiche nach Befugnissen und zeitlicher Notwendigkeit/Einsatz
Kommunikationskanäle
Datenaustausch über Dropbox
- falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
- Haupt-Orga stellt Dropbox-Struktur bereit:
** individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar) ** Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga) ** Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
- Manuelle Sicherung der Daten wird regelmäßig durchgeführt
Mails
- beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt (*@zapf.uni-duesseldorf)
- jeder Verantwortungsbereich verfügt über eine eigene Mail (bereich@...) zur externen Kommunikation
- Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
- Allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
- Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt
Orga-Handy
- ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
- Telefonbuch wird vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
- dient in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
- wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet
Zeitlicher Organisationsablauf
WS12 (18-14 Monate vorher)
Wahl der Verantwortlichen
- nachdem Orgastruktur steht: erste Aufgaben identifiziert und für alle definieren - Verantwortliche für alle Bereiche finden - sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation direkt wählen, bzw. Bestätigen und entspr. Kompetenzen zusprechen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen - wichtigste Orgas zuerst besetzen, es muss nicht direkt alles besetzt werden
Termin festlegen
Meilensteine und Zeitplan erstellen
Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen
SS13 (14-8 Monate vorher)
WS13 (8-2 Monate)
SS14 (8-1 Wochen vorher)
Die ZaPF-Woche
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Nach der ZaPF
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Entstandene Probleme und Hinweise für künftige ZaPFen
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