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SoSe26 AK Refrendariatswochenende: Unterschied zwischen den Versionen

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* oder ähnliches wie eine Orientierungsfach
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https://pads.zapf.in/SoSe26_Goettingen_AK_Refrendariatswochenende
https://pads.zapf.in/SoSe26_Goettingen_AK_Refrendariatswochenende
== Factsheet: Planung des Referendariatswochenendes ==
==== 1. Grundlegende Rahmenbedingungen ====
- Das Referendariatswochenende findet in der Regel in der Jugendherberge
Helmershausen statt.
- Der Ort liegt ungefähr eine Stunde Autofahrt von Göttingen entfernt. Die Anreise ist
damit gut machbar und nicht zu weit.
- Das Wochenende ist normalerweise für den April vorgesehen. Ideal ist ein Termin vor
Beginn der Vorlesungszeit. Wenn das nicht gelingt, sollte der Termin trotzdem früh
genug festgelegt werden.
- Vor Ort sollte direkt nach dem nächsten verfügbaren Termin für das Folgejahr gefragt
werden. Eine frühzeitige Reservierung für das nächste Jahr ist sinnvoll.
==== 2. Erste inhaltliche Planung ====
- Zu Beginn sollte geklärt werden, welches Konzept das Wochenende überhaupt haben
soll.
- Falls Materialien aus den Vorjahren vorhanden sind, sollten diese zuerst gesichtet
werden.
- Wenn keine Vorlagen vorhanden sind, muss das Programm neu aufgebaut werden.
- Anschließend sollte entschieden werden, welche Formate angeboten werden.
- Mögliche Formate sind Vorträge, Workshops, Podiumsdiskussionen oder offene Frage-
Antwort-Runden.
- Dabei sollte früh überlegt werden, welche Zielgruppe erreicht werden soll.
- Die Auswahl der Inhalte sollte zu den Bedürfnissen der Studierenden passen.
==== 3. Gäst:innen und Programmpersonen anfragen ====
- Frühzeitig sollte festgelegt werden, wen man einladen möchte.
- Für Vorträge kommen zum Beispiel Personen aus dem Kultusministerium, vom
Studienseminar oder aus der Gewerkschaft infrage.
- Gewerkschaftliche Beiträge können etwa Themen wie Versicherungen, private und
gesetzliche Absicherung oder Verbeamtung behandeln.- Referendar*innen in verschiedenen Ausbildungsphasen können aus ihrem Alltag
berichten. Eine offene Podiumsdiskussion oder ein Question-Answer-Format ist dafür
gut geeignet.
- Für Workshops sollte ebenfalls früh überlegt werden, welche Themen sinnvoll sind.
Dabei kann man sich an bestehenden Formaten orientieren oder bewusst neue
Schwerpunkte setzen.
- Die Anfragen sollten früh beginnen, weil nicht alle Personen Zeit haben werden. Mit
Absagen oder fehlender Rückmeldung sollte immer gerechnet werden.
==== 4. Teamabstimmung und Arbeitsweise ====
- Wenn mehrere Personen planen, sind regelmäßige Absprachen notwendig. Feste
Treffen helfen, den aktuellen Stand zu klären.
- Bei den Treffen sollte immer besprochen werden, was schon erledigt ist. Ebenso wichtig
ist die Frage, was noch fehlt und was später relevant wird.
- Eine klare Aufgabenverteilung verhindert, dass Informationen verloren gehen.
- Im Team sollte man sich gegenseitig unterstützen und den Rücken freihalten.
- Das ist besonders wichtig, weil alle Beteiligten meist auch Studium, Nebenjobs und
Privatleben unterbringen müssen.
- Der Zeitaufwand wird am Anfang oft unterschätzt. Je näher das Wochenende rückt,
desto stressiger und intensiver wird die Planung.
==== 5. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit ====
- Parallel zur inhaltlichen Planung sollte früh mit der Werbung begonnen werden.
- Gute Kanäle sind Instagram, E-Mail, Plakate und persönliche Ansprache.
Mundpropaganda ist besonders wirksam.
- Werbung sollte so früh wie möglich starten.
- Die Informationen sollten an möglichst vielen relevanten Orten verbreitet werden.
Wiederholte Sichtbarkeit erhöht die Chance, dass sich Studierende anmelden.
- Falls sinnvoll, kann zusätzlich ein Infoabend organisiert werden. Ein Infoabend kann das
Format vorstellen und Unsicherheiten abbauen. Er eignet sich besonders gut, wenn das
Event noch nicht überall bekannt ist. Dabei kann man auch Snacks, Getränke und eine
lockere Atmosphäre einplanen.
==== 6. Anmeldung und Teilnehmendenmanagement ====
- Früh sollte festgelegt werden, wie die Anmeldung ablaufen soll.
- Möglich sind digitale Anmeldungen, E-Mail-Anmeldungen oder Präsenztermine.
- Wenn Präsenzanmeldungen genutzt werden, sollten feste Zeiten und Orte früh
kommuniziert werden.
- Das Anmeldeformular sollte alle wichtigen Informationen enthalten. Dazu gehören
Kontaktdaten und Angaben, die für die Jugendherberge relevant sind. Auch Hinweise zu
Allergien und besonderen Bedürfnissen sollten abgefragt werden.
- Die Anmeldegebühr sollte klar geregelt sein.
- Es sollte früh entschieden werden, ob und wann Geld eingesammelt wird.
- Wenn viele Anmeldungen erwartet werden, kann eine Warteliste sinnvoll sein. Gerade
bei kurzfristigen Absagen hilft eine Warteliste, schnell nachzubesetzen.
- Es sollte auch geklärt werden, ob Rückerstattungen möglich sind. Diese Frage ist
wichtig, falls Teilnehmende nach der Anmeldung doch abspringen.
- Da Anmeldungen oft spät eingehen, sollte der Zeitraum flexibel genug sein.
==== 7. Finanzplanung und Fördermittel ====
- Am Anfang sollte ein grober Kostenplan erstellt werden.
- Vorhandene Kostenpläne aus früheren Jahren können als Orientierung dienen.
- Wenn das Wochenende neu aufgebaut wird, müssen Kosten systematisch erfasst
werden.
- Es sollte früh geklärt werden, welche Finanzierungsquellen es gibt. Mögliche Quellen
sind Universität, SQL-Mittel, AStA und Fachschaft.
- Ziel sollte sein, die finanzielle Belastung für Studierende möglichst gering zu halten.
Gleichzeitig sollte die Fachschaft nicht alles alleine tragen müssen.
- Eine Tabelle mit Ausgaben und möglichen Geldquellen ist sehr hilfreich.
- Auch mögliche Ausweichquellen sollten direkt mitgedacht werden. Falls ein Posten
teurer wird als erwartet, muss klar sein, wer einspringen kann.
- Eine feste Ansprechperson an der Universität ist sehr hilfreich.
- Finanzielle Entscheidungen sollten nicht erst kurz vor dem Wochenende getroffen
werden.
- Wenn Referierende schon am Abend vorher anreisen, sollten Übernachtungen
eingeplant werden.- Auch die Anreise (Fahrtkostenerstattung) der Gäst:innen sollte gut organisiert sein. Bei
übernachtenden Gäst:innen muss früh geklärt werden, ob und wie die Kosten
übernommen werden.
- Dafür braucht es einen realistischen Finanzplan.
- Zusätzlich sollte geklärt werden, welches Honorar möglich ist. Hier ist die verfügbare
Finanzierung der entscheidende Rahmen.
==== 8. Abstimmung mit der Jugendherberge ====
- Sobald Vorträge und Workshops feststehen, sollten die Details mit der Jugendherberge
geklärt werden. Dazu gehören Zimmerverteilung, Verpflegung und räumliche Abläufe.
Auch besondere Bedarfe der Teilnehmenden sollten berücksichtigt werden.
- Allergien und andere wichtige Angaben sollten möglichst schon über den
Anmeldebogen erfasst werden.
- Die Jugendherberge sollte früh über diese Angaben informiert werden.
- Mit den Referierenden sollte ebenfalls rechtzeitig gesprochen werden. Dabei geht es
vor allem um Technik und Raumgröße. Zu klären sind zum Beispiel Beamer, Mikrofone,
Laptops, HDMI-Kabel und weitere Materialien.
- Vor der endgültigen Auswahl der Jugendherberge sollte geprüft werden, ob
Tagungsräume vorhanden sind. Die Räume müssen zum geplanten Programm passen.
Besonders wichtig ist, dass die Herberge mehrere Formate gleichzeitig unterstützen
kann.
- Sonderregelungen wie früherer Zimmerbezug sollten nicht als selbstverständlich
angenommen werden. Solche Dinge sollten jedes Jahr freundlich neu angefragt
werden.
==== 9. Unterkunft, Anreise und Gäst:innen ====
- Vor Ort sollten nicht nur die Studierenden begrüßt werden, sondern auch die
Gäst:innen. Wenn schon vorab telefoniert oder gezoomt wurde, erleichtert das die
Zusammenarbeit.
- Telefonische Absprachen sind oft schneller und klarer als reine E-Mail-Kommunikation.
Missverständnisse lassen sich so besser vermeiden.
- Eine gemeinsame Anreise mit Bussen, sodass die Studis nicht selbst fahren müssen.
- Fahrtkostenerstattung der Gäst*innen- Ein eigenes Auto oder den Mietwagen nutzen für den Transport von Getränken, Spielen
und das Abholen der Gäst*innen von der nächstgelegenen Bahnstation.
==== 10. Ablauf, Zimmerverteilung und Kommunikation ====
- Die Zimmerverteilung sollte rechtzeitig feststehen.
- Auch der Ablaufplan sollte früh vorbereitet werden.
- Viele Teilnehmende möchten früh wissen, was sie erwartet. Informationen sollten aber
erst dann verschickt werden, wenn sie wirklich sicher sind. Lieber etwas später, dafür
korrekt und eindeutig kommunizieren. Unklare oder falsche Informationen führen sonst
schnell zu Verwirrung.
- Es hilft, den Tagesablauf vor Ort klar und strukturiert mitzuteilen. Treffpunkte, Check-in,
Check-out und wichtige Zeiten sollten deutlich genannt werden. Die Teilnehmenden
brauchen Orientierung und klare Ansagen. Es ist sinnvoll, zwischendurch immer wieder
zu sagen, was als Nächstes kommt.
- Auch ein Notfallplan für Ausfälle sollte vorhanden sein. Wenn jemand krank wird oder
spontan absagt, ist es gut, eine Backup-Person zu haben. So bleibt man
handlungsfähig und muss nicht kurzfristig improvisieren.
- Listen!!! Teilnehmendenliste, Zimmerlisten, Ablaufpläne
==== 11. Verpflegung und Getränke ====
- Getränke und Snacks sollten früh mitgeplant werden.
- Eine möglichst breite Auswahl ist sinnvoll. Vegane Snacks sind oft eine gute Basis, weil
sie für viele geeignet sind. Wenn möglich, sollten auch glutenfreie Optionen
berücksichtigt werden.
- Bei Getränken können Zero- oder Light-Getränke sinnvoll sein.
- Eine kurze Abfrage der Vorlieben kann helfen.
- Auch Allergien und besondere Ernährungsbedürfnisse sollten beachtet werden.
- Die Auswahl sollte immer mit dem Budget abgeglichen werden. Eine
abwechslungsreiche, aber finanzierbare Versorgung ist das Ziel.
==== 12. Technik und Freizeitprogramm ====
- Technische Ausstattung sollte früh organisiert werden. Dazu gehören Mikrofone,
Beamer, Laptops, HDMI-Kabel und Musikboxen.
- Auch für das Freizeitprogramm sollte es früh Ideen geben. Möglich sind
Kennenlernspiele, Outdoor-Spiele, Gesellschaftsspiele, Filme oder Karaoke. Wenn es
vor Ort möglich ist, kann auch eine Feuerschale oder ein Lagerfeuer eingebunden
werden. Musik, Gitarre, Marshmallows oder sportliche Gruppenangebote können die
Atmosphäre stärken.
- Gemeinschaftliche Aktivitäten helfen dabei, dass die Gruppe ins Gespräch kommt.
Gerade bei größeren Gruppen sind einfache, gemeinsame Formate oft besonders gut.
Sie fördern Kontakt, Stimmung und Zusammengehörigkeit.
==== 13. Evaluation und Absicherung ====
- Gegen Ende der Planung sollte geklärt werden, ob eine Evaluation stattfinden soll.
- Evaluationsbögen sind dafür sehr sinnvoll. Sie helfen dabei, Feedback für spätere
Veranstaltungen zu sammeln.
- Die Rückmeldung kann schriftlich oder digital erfolgen. Ein Online-Tool oder QR-Code
kann die Auswertung erleichtern.
- Auch der Umgang mit Fotos und Bildrechten sollte vorher geregelt werden. Wer Bilder
für Werbung oder Dokumentation nutzen möchte, braucht eine Einverständniserklärung.
Diese sollte rechtzeitig eingeholt werden. So ist die Veranstaltung auch rechtlich besser
abgesichert.
- Einen Code of Conduct oder Awarenesssystem sollte für das Wochenende gelten und
ausgearbeitet werden.
==== 14. Gute Reihenfolge der Planung ====
- Zuerst Ort, Zeitraum und Grundstruktur festlegen.
- Dann das Konzept und die Formate bestimmen.
- Danach Gäst:innen, Workshops und Vorträge anfragen. Parallel Werbung, Anmeldung
und Kostenplanung vorbereiten.
- Anschließend Finanzierung, Jugendherberge und Technik abstimmen.
- Danach Zimmerverteilung, Ablaufplan und Verpflegung festlegen.- Kurz vor dem Wochenende: Ansagen, Evaluation, Einverständnisse und Notfallpläne
sichern.
- Während des Wochenendes: klar anleiten, gut kommunizieren und flexibel bleiben.
- Nach dem Wochenende: Feedback auswerten und für das nächste Jahr dokumentieren.


== Zusammenfassung/Ausblick ==
== Zusammenfassung/Ausblick ==
Abgerufen von „https://zapf.wiki/SoSe26_AK_Refrendariatswochenende“