Satzung der ZaPF

Vorbemerkung zur Wiki Version der Satzung:
Dieses ist - nach bestem Wissen und Gewissen - eine richtige Wiedergabe der Satzung der ZaPF. Im Zweifel ist die Version der Satzung auf der Webseite des ZaPF e.V. gültig, welche aus der Version auf dem Github der ZaPF erstellt wird. Die Änderungshistorie ist im Github einsehbar. Bei Fragen wendet euch an den StAPF.

Satzung der ZaPF

§1 Name

Die Tagung der vertretenden Personen der Physik-Fachschaften trägt den Namen Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften, kurz ZaPF. Sie ist die Nachfolgeorganisation der Bundes-Fachschaften-Tagung Physik (BuFaTa Physik).

§2 Mitglieder

Die ZaPF setzt sich aus vertretenden Personen und Mitgliedern der Fachschaften Physik aller Hochschulen des deutschsprachigen Raumes zusammen.

Die Mitglieder verpflichten sich zur Einhaltung des Verhaltenskodex der ZaPF.

§3 Aufgaben

Die ZaPF findet einmal pro Semester statt und tagt öffentlich. Sie dient dem Sammeln und der Diskussion von Informationen und tritt mit den Resultaten gegebenenfalls an die Öffentlichkeit oder an Dritte heran. Des Weiteren dient sie zum Gedanken- und Ideenaustausch zwischen den Fachschaften.

Die ZaPF befasst sich mit studien- und hochschulrelevanten Themen. Sie besitzt kein allgemeinpolitisches Mandat, kann sich jedoch in Bezug auf hochschulpolitische Themen auch allgemeinpolitisch äußern. Hierbei muss ein Zusammenhang zu studien- und hochschulpolitischen Belangen unmittelbar bestehen und deutlich erkennbar bleiben.

§4 Tagung

Die ausrichtende Fachschaft legt den Programmablauf der Tagung fest und erarbeitet ein Protokoll der Veranstaltung, den sogenannten ZaPF-Reader. Sie stellt davon allen Mitgliedsfachschaften ein Exemplar zur Verfügung.

Die Tagung beginnt mit dem Anfangsplenum und endet nach dem Abschlussplenum.

§5 Organe

Die Organe der ZaPF sind das ZaPF-Plenum, der Ständige Ausschuss der Physik-Fachschaften (StAPF), die Vertrauenspersonen, das Kommunikationsgremium (KomGrem) und der Technische Organisationsausschuss aller Physikfachschaften (TOPF).

Die Wahlen von Mitgliedern des StAPF, des KomGrem und des TOPF sind Personenwahlen entsprechend der Geschäftsordnung der ZaPF.

Die Mitgliedschaft im StAPF, der Gruppe den Vertrauenspersonen, dem Kommunikationsgremium oder dem TOPF endet mit Ablauf der Amtszeit, Ableben der amtsinhabenden Person, Niederlegung des Amtes oder Abwahl mit Zweidrittelmehrheit durch das Plenum. Der Antrag auf Abwahl ist bis 15:00 Uhr am Vortag bei der ausrichtenden Fachschaft anzukündigen.

Bis zur Nachwahl bleibt ein unbesetztes Amt vakant. Bei der Nachwahl wird das Amt bis zum Ablauf der Restdauer der Amtszeit besetzt. Die Nachwahl findet auf einem Plenum der nächstmöglichen Tagung statt. Sollten nach einer Wahl Posten unbesetzt sein, bleiben sie vakant.

Falls mindestens zwei Drittel der Mitglieder eines Gremiums das Amt niederlegen, gelten auch die Ämter der übrigen Mitglieder dieses Gremiums als vakant.

Für Amtszeiten sei ein Jahr definiert als die Zeit zwischen einer Sommer-ZaPF und der ihr nächsten nachfolgenden Sommer-ZaPF bzw. einer Winter-ZaPF und der ihr nächsten nachfolgenden Winter-ZaPF. Das Jahr beginnt mit dem Ende des Plenums in dem die Wahl für ein Organ turnusmäßig stattfindet. Es endet mit dem Plenum, in dem die Wahl zur Neubesetzung der entsprechenden Plätze des Organs turnusmäßig stattfindet, spätestens jedoch mit dem Ende der Tagung.

(a) Das ZaPF-Plenum

Das ZaPF-Plenum ist das oberste beschlussfassende Gremium der ZaPF und setzt sich aus allen teilnehmenden Personen der jeweiligen ZaPF zusammen.

Einzelne Themen werden in Arbeitskreisen diskutiert und für das Plenum vorbereitet. Zu seinen Beschlusskompetenzen zählt auch die Wahl der vertretenden Personen für den studentischen Akkreditierungspool für Bachelor- und Masterstudiengänge und ähnliche Gremien.

Das Plenum beschließt ebenfalls die nächsten Veranstaltungsorte der ZaPF und den Verhaltenskodex der ZaPF. Den Ablauf der Plenen regelt die Geschäftsordnung für Plenen der ZaPF.

(b) Der Ständige Ausschuss der Physik-Fachschaften

Der Ständige Ausschuss der Physik-Fachschaften (StAPF) vertritt die ZaPF in der Öffentlichkeit.

Der StAPF besteht aus maximal fünf natürlichen Personen von mindestens drei verschiedenen Hochschulen, welche für jeweils ein Jahr gewählt werden.

Die Amtszeit von drei Mitgliedern des StAPF beginnt zu einer im Sommersemester stattfindenden ZaPF und die zweier StAPF-Mitglieder zu einer im Wintersemester stattfindenden ZaPF.

Der StAPF konferiert öffentlich mindestens zweimal zwischen den ZaPFen. Termin und Tagungsort (auf einer ZaPF, öffentlicher Chatraum, etc.) sind rechtzeitig an geeigneter Stelle bekannt zu machen.

Der StAPF ist an die Weisungen des Plenums gebunden, kann jedoch eigenverantwortlich handeln und muss seine Beschlüsse dem ZaPF-Plenum gegenüber vertreten. Die Entscheidungen innerhalb des StAPF müssen in diesen Fällen einstimmig fallen. Der StAPF ist beschlussfähig falls mindestens drei seiner Mitglieder auf einer Sitzung anwesend sind und der Beschluss in der Sitzungseinladung angekündigt wurde.

Der StAPF gibt Informationen umgehend an die Fachschaften weiter. Auf jeder ZaPF ist darüber hinaus ein Rechenschaftsbericht vorzulegen.

Der StAPF ist für die Archivierung und Veröffentlichung der Ergebnisse der ZaPF verantwortlich, des Weiteren ist er Unterzeichner der ZaPF-Veröffentlichungen. Der StAPF wählt sich aus seiner Mitte eine ihn repräsentierende Person. Diese Person darf sich als die "STIMME der ZaPF" bezeichnen.

Sollten alle Posten des StAPFes vakant sein, übernehmen die von der ZaPF entsandten Mitglieder des Kommunikationsgremiums oder, falls diese vakant sind, die Mitglieder des Technischen Organisationsausschuss aller Physikfachschaften oder, falls auch diese vakant sind, die Mitglieder der letzten die ZaPF ausrichtenden Fachschaft die Archivierungs- und Veröffentlichungsaufgaben des StAPF.

(c) Die Vertrauenspersonen

Die Vertrauenspersonen dienen als Anlaufstelle für hilfesuchende Personen, die Ausgrenzung, Diskriminierung oder Belästigung im Rahmen der ZaPF erfahren haben.

Die Wahl der höchstens sechs Vertrauenspersonen ist zu Beginn jeder ZaPF durchzuführen.

Unabhängig von der Zahl der zurückgetretenen Mitglieder gilt die verbliebene Gruppe der Vertrauenspersonen weiterhin als gewählt.

Die Amtszeit der Vertrauenspersonen beginnt mit der Annahme der Wahl und endet mit Beginn der nächsten ZaPF. Für vakante Plätze bei den Vertrauenspersonen findet keine Nachwahl statt.

Die Wahl der Vertrauenspersonen ist in der Geschäftsordnung für Plenen der ZaPF gesondert zu regeln.

(d) Das Kommunikationsgremium

Das Kommunikationsgremium ist ein gemeinsames Gremium von ZaPF und der jDPG (junge Deutsche Physikalische Gesellschaft).

Die Aufgaben dieses Gremiums sind der Austausch zwischen ZaPF und jDPG sowie die Unterstützung gemeinsamer Projekte.

Das Kommunikationsgremium besteht aus vier natürlichen Personen, wovon von ZaPF und von jDPG jeweils zwei Mitglieder bestimmt werden.

Die ZaPF wählt ihre Mitglieder des Kommunikationsgremiums für eine Amtszeit von einem Jahr. Die Amtszeit eines von der ZaPF gewählten Mitglieds beginnt auf einer ZaPF im Sommersemester und die des anderen Mitgliedes auf einer ZaPF im Wintersemester.

Die Details zur Zusammenarbeit werden durch ein Dokument zur „Zusammenarbeit von ZaPF und jDPG“ festgehalten, welches nur durch einen in gleicher Fassung verabschiedeten Beschluss von ZaPF und jDPG geändert werden kann.

(e) Der Technische Organisationsausschuss aller Physikfachschaften (TOPF)

Der Technische Organisationsausschuss aller Physikfachschaften (TOPF) ist für die Instandhaltung und Dokumentation der EDV-Projekte der ZaPF verantwortlich.

Er besteht aus zwei vom Plenum zu bestimmenden Personen, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs und die Dokumentation der Basissysteme hauptverantwortlich sind, und einer beliebigen Anzahl von freiwillig Helfenden, die für die Dokumentation und den Betrieb von einzelnen Projekten verantwortlich sind.

Die hauptverantwortlichen Personen sind dem Plenum und dem StAPF rechenschaftspflichtig und an ihre Weisungen gebunden. Insbesondere hat das Plenum die Möglichkeit, Datenschutzerklärungen und Nutzungsordnungen sowohl für das Gesamtsystem als auch für einzelne Projekte zu bestimmen.

Die freiwillig Helfenden werden nicht gewählt, sondern durch die beiden hauptverantwortlichen Personen gemeinsam bestimmt. Sie sind ihnen rechenschaftspflichtig sowie an deren Weisungen und die erlassenen Ordnungen gebunden.

Die Amtszeit einer hauptverantwortlichen Person beginnt zu einer im Sommersemester stattfindenden ZaPF, die der anderen zu einer im Wintersemester stattfindenden ZaPF.

Die Amtszeit der hauptverantwortlichen Personen beträgt ein Jahr.

§6 Satzungsänderungen

Änderungen dieser Satzung benötigen eine Zweidrittelmehrheit, wobei Beschlussfähigkeit des Plenums vor der Abstimmung zwingend festzustellen ist. Satzungsänderungen sind nicht durch Initiativanträge möglich und können nur auf dem Endplenum abgestimmt werden.

Wünsche nach einer Satzungsänderung sind bis spätestens sieben Tage vor dem Anfangsplenum geeignet (z.B. über die ZaPF-Mailingliste) zusammen mit einem Antragsentwurf oder mindestens einer schriftlichen Begründung und einem konkreten Thema der Satzungsänderung anzukündigen.

Auf der ZaPF muss dann zwingend ein Arbeitskreis zum Thema der vorgeschlagenen Satzungsänderungen durchgeführt werden, dessen Satzungsänderungsantrag bzw. Satzungsänderungsanträge bis spätestens 15:00 Uhr am Vortag des Endplenums bei der die ZaPF ausrichtenden Fachschaft eingereicht und ausgehängt werden müssen.

Schlussbestimmungen und Änderungshistorie

Die vorliegende Satzung wurde anlässlich der ZaPF '06 in Dresden vorbereitet, mit einer Zweidrittelmehrheit der anwesenden Fachschaften beschlossen und angenommen. Diese Satzung setzt alle bisherigen außer Kraft. Sie trat zum 28.05.2006 in Kraft. Inhaltliche Änderungen wurden vorgenommen auf der:

• Sommer-ZaPF 2007 in Berlin,
• Sommer-ZaPF 2008 in Konstanz,
• Sommer-ZaPF 2009 in Göttingen,
• Sommer-ZaPF 2011 in Dresden,
• Sommer-ZaPF 2013 in Jena,
• Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf,
• Winter-ZaPF 2014 in Bremen,
• Sommer-ZaPF 2015 in Aachen,
• Winter-ZaPF 2015 in Frankfurt am Main,
• Sommer-ZaPF 2016 in Konstanz,
• Sommer-ZaPF 2017 in Berlin,
• Winter-ZaPF 2018 in Würzburg,
• Sommer-ZaPF 2019 in Bonn,
• Winter-ZaPF 2019 in Freiburg,
• Sommer-ZaPF 2023 in Berlin,
• und der Winter-ZaPF 2023 in Düsseldorf