HowTo ZaPF

Dieser Artikel ist veraltet. Die aktuelle Dokumentation der ZaPF-Orga ist das Orgakompendium, zu finden unter orgakompendium.zapf.in (ZaPF-Auth benötigt).

Melde dich gern bei den dort angegebenen Autorika, wenn du Fragen hast oder mitschreiben möchtest!

Wie organisiert man eine ZaPF?

Erfahrungen

Dieses HowTo wurde

• erstellt in Dresden (SS 06)
• überarbeitet in Dresden (SS 11)
• überarbeitet in Karlsruhe (WS 12)
• überarbeitet in Düsseldorf (SS 14)
• ergänzt in Siegen (WS 17)

Unterkunft

Als erstes sollte man an die Unterkunft denken. Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.

Eine elegante Lösung ist, wie in Frankfurt, Seminarräume zu nutzen, wenn im Gebäude Duschen vorhanden sind.

Hinzu kommt

• Warmes Wasser ist sinnvoll und toll
• Hat man die Turnhallen auch tagsüber lohnt es sich, diese auch tagsüber für die ZaPFika geöffnet zu lassen.
• Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min.
• Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne das wach (!). Und Schwerweckbare sind danach halt schlafend und taub. Damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).
• Es ist meist ganz prima wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Vereinfachung der Abendgestaltung
• Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Dinge wie Großer Erstehilfeschein.

Gepäckraum (in der Nähe des Schlafplatzes) ist wichtig. Dauerhafter Zugang zum Gepäck ist wichtig. Zusätzlicher Gepäckraum in der Nähe des Tagungsorts ist wichtig, damit Leute was während Exkursionen Sachen abladen können. Gepäck in der Turnhalle lassen können ist auch sehr praktisch.

Räume

• Seminarräume sind nicht immer zu haben.
• Lagerkapazitäten für Essen, Trinken müssen da sein
• Tagungsbüro
• Lagerkapazität für Gepäck
• Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten ausgeschildert sein. Räume beschildern ist praktisch für die Teilnehmer. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden. In Karlsruhe hatten wir gleich alle beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.

Gelder

Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.

Zum Thema Spendenwerbung und Akquise: siehe Protokoll des AK Finanzierung WinterZaPF 2012 in Karlsruhe. Außerdem sollten nach Möglichkeit die aktuellen Kontakte zu Spendern und Sponsoren nicht abreißen. Viele größere Firmen sind durchaus an einer längerfristigen Kooperation interessiert, das bedeutet auch, dass die Veranstalter einer früheren ZaPF in Kontakt mit den aktuell veranstaltenden Fachschaften in Kontakt stehen sollten, damit solche potentiellen Dauerspender direkt vermittelt werden können. Genauere Infos zum Verfahren mit längerfristigen Spendern und Spendeninteressierten finden sich im o.g. Protokoll des AK Finanzierung.

Allgemeines zur personellen Besetzung: Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A und O! Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich NICHT gleichzeitig um Akquise und Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser Aufgaben ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt. Es ist außerdem nicht schlecht, wenn der FSR-Finanzer nicht auch der ZaPF-Finanzer ist. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden.

Nachstehend folgten eine Unmenge von Anfragen an Sponsoren: Wissenschaftsverlage, Banken, Geschäfte, Industrie... Eine genaue Liste ist bei uns zu bekommen. Bei den Sponsoren haben wir (also eigentlich Kari) herausgefunden, dass es sinnvoller ist eine genaue Bargeldsumme, etwa 200€, zu beantragen (frühere Anfragen ohne konkrete Zahlen – teilweise bei denselben Unternehmen – waren durchweg erfolglos).

Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten.

Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.

Und ein guter Rat zuletzt: Privatpersonen sollten NIEMALS einen Vorschuss leisten müssen!

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Muster-Anschreiben für Sponsoren (E-Mail)

"Sehr geehrte Damen und Herren,

wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.

Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.

Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir

mit freundlichen Grüßen XXXXX"

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Muster-Antwortschreiben auf eine Sponsoring-Anfrage:Datei:Antwortschreiben Sponsoringanfrage.pdf

Spenden

Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.

Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.

(Zeit) Planung

Man oder Frau sollte frühzeitig eine relativ genaue Planung festlegen. Besondere Termine, wie Stadtführung, Exkursion, Vortrag sollten terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen.

Danach sollte man sich Gedanken machen, was man den TeilnehmerInnen zu Essen gibt (s.u.).

Über alles außerhalb der AK sollte man sich sehr früh kümmern. Die Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigen Anfrage dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). Sollte man einen Vortag wünschen, so sollte man (anders als ich) diesen auch schon zeitig planen. In unserem Falle reichte die Anfrage und ein paar E-Mails.

Hinzu kommt

• Zeitplanung visualisieren hilft. Was soll wann gemacht werden. Welche Deadlines sind zu beachten. z.b. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand
• An einigen Zeitpunkten bekommt man schlicht und einfach keine Räume.
• Nimmt man im SoSe den Himmelfahrtstag, sollte einem klar sein, das der Freitag ein Brückentag ist. Dieses macht die Planung der Exkursionen evtl. schwierig.
• Generell sollte einem klar sein, dass ein Freitag nach einem Feiertag oft als Brückentag genommen wird.
• Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
• Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
• Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
• Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Essen und Getränke aka Mengenplanung für die Fütterungen

ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag, und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot/Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden (mehr Luxus, wenn nicht zu kostenintensiv, ist natürlich immer gut ;-) ). Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.

Chili hat sich als kultige Tradition für eines der Mittagessen herausgestellt. Ein Chilirezept für 60 Mann (respektive Frau) wird sich dann irgendwann weiter unten finden.

Alkoholfreie Getränke sind kostenlos, für Bier und Wein wird üblicherweise eine Strichliste geführt. Neben Bier sollte an ausreichend Wasser gedacht werden.

Eine gute Formatierung für Bierlisten kann möglicherweise aus diesem Bild der Göttinger ZaPF von 2009 extrahiert werden: (Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich macht. Das kann gut ausgewertet werden) http://www.zapfig.de/fotos/mo-seine-bilder/D7FA4376.jpg

Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, Wasseranschluss vorher klären.

Eine weitere Tradition ist ein Grillabend, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. ACHTUNG: viele Vegetarier essen nichts was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist, das gilt auch für den Rost, also entsprechende Maßnahmen treffen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!

Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen können. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind sehr hilfreich. Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.

Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.

Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer genommen werden. Der Anteil an Vegetariern beträgt ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne berücksichtigt werden: bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung abfragen! Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: gut überlegen, ob/wie man extra veganes Essen kochen kann aufgrund des Arbeitsaufwands.

Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Sachen machen, die gut skalieren.

Bei nicht vorhandener Lager- bzw. Kühlräume eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten. Wenn gut geplant wurde, reicht so evtl. ein Einkauf. Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.

Die Einkaufslisten der vergangenen Tagungen sollten gesammelt und hochgeladen werden, damit diese zukünftigen Ausrichtern als Vorlage dienen. Mengenangaben von Getränken sind ebenfalls hilfreich. Es sollte jedoch zwischen Sommer- und Winter-ZaPF unterschieden werden.

Bei der Berechnung von Massen Abtropfgewicht richtig berücksichtigen.

Im Tagungsprogramm schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag klar machen, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.

Nach jedem Essen klären, wann die Reste angeboten werden. Lagerplätze erschließen, gekühlt!

Bei Popcorn Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr! Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!

Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.

Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.

Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Ruhig sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last. Beim Grillen klappt das ebenfalls gut. Essen machen, das gut ausgegeben werden kann.

Freitags in die Mensa ist ein guter Tag, weil da vielleicht nicht so voll ist. Den Teilnehmern gut erklären, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen, möglicherweise im Tagungsheft.

Eimer für Essensreste hat deutlich besser funktioniert als eine Mülltüte. Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.

Website

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.

Einladung

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

Packliste

Packliste Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

• Taschenlampe
• Mehrfachsteckdosen
• Netzwerkkabel

Anmeldung

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

Ankunft

Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.

Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).

Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.

Einchecken

Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.

Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.

Abmeldung

Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.

Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.

Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.

Plenen

Die Plenenvorbereitung hat zwei wichtige, auf einander abzustimmende Bereiche: Plenumsinhalt und Plenumstechnik. Letzterer ist im Artikel HowTo ZaPF: Plenumstechnik thematisiert. Es hat sich bewährt, dass sich verschiedene Leute um Technik und Inhalt kümmern, diese müssen sich aber untereinander abstimmen. Z.B. kann der Techniker so früh wie möglich ein Technik-Konzept erarbeiten, und dann dem Inhaltsmenschen genau sagen, wie der Inhalt am Besten für den Beamer aufbereitet werden soll. Es wird aber zwischen den Zuständigkeitsbereichen keine klare Grenze geben.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

• Genügend Helfer einplanen! Mikrofonträger können auch z.B. Leute im Plenum werden.
• Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.
• Protokolle können z.B. via HackMD erstellt werden. Sollte man dieses mit dem Beamer an die Wand oder per URL in den Browser der Teilnehmer werfen, werden einige Teilnehmer dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist.
• Macht euch frühzeitig klar, für was ihr welche Technik braucht. Diese kann sehr schnell eskalieren, was sich positiv auf die Qualität des Plenums auswirkt, man muss sich aber auch entsprechend früh drum kümmern. Im HowTo ZaPF: Plenumstechnik sind diese Überlegungen beispielhaft dargestellt.
• In den Pausen Musik abspielen, idealerweise ruhig bis nur leicht motivierend, damit Leute auf Konfrontationskurs sich beruhigen können. Eine einfache Liste ist ebenfalls in HowTo ZaPF: Plenumstechnik zu finden.
• Von Plenum zu Zentrale Laufburschen oder Funkgeräte haben. Erstere können in stressigen Situationen ruhiger argumentieren, zweitere sparen Helfika.
• AK-Verteilung vorbereiten: Überlegen, ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird. Kann das Plenum während der AK-Einteilung an etwas anderem weiterarbeiten? Auf welche Änderungswünsche geht man ein, was sollte das Plenum hinnehmen?

Arbeitskreise

Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.

Helfer

Bei der ZaPF sollte man immer versuchen, möglichst viele motivierte Helfer zu bekommen. Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann viel Stress sparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.

Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.

Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).

Hauptorga soll einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen. Achtet darauf, die Arbeit bzw. die Verantwortung für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen.

• Backup für den Krankheitsfall einplanen
• Externe Leute für die Exkursionen finden
• Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden!
• Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich
• Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut
• Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen
• Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)
• Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab.
• den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF
• den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)
• Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal
• reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)
• Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten
• genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.
• Kochen: den Orgaposten „Essen“ nicht einer Person alleine zuteilen. Aufteilen auf kochen, anrichten, abräumen und spülen. Abräumen meint auch Reste versorgen. Abräumen und Anrichten könnte als „Essenslogistik“ einer Person anvertraut werden. Einen Beauftragten nur für Geschirrspülen zu haben ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist ätzend. Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichpunkt: Spülmobil.
• jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist
• jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert
• jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert

In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.

Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.

Kommunikation und Organisation während der ZaPF

Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.

Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.

ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App

Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.

Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.

Exkursionen

Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.

Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.

Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.

Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.

Verkehrsmittel

Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.

Kneipentour

Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.

Rechtzeitig losgehen.

Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.

Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.

Party

• Die Party ist wichtig!
• Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)
• Party idealerweise auf ZaPF-Gelände
• Habt euren DJ in der Hand!
• Must Haves:
  • Blümchen – Boomerang
  • Dolls United – Eine Insel mit zwei Bergen
  • Ralph – Ente Ente Ente
  • Scooter – Hyper Hyper
  • The toten Crackhuren im Kofferraum – Ich und mein Pony
• Lieder die sich häufig gewünscht werden, oder die auf vergangenen ZaPFen gut angekommen sind:
  • Das Steigerlied
  • Männer mit Bärten (Düsseldorf)
  • Sailor Moon Intro
  • Was wollen wir Trinken
  • Backstreet Boys (fast alles)
  • Basshunter – Tetris
  • Falco – Mutter, der Mann mit dem Koks ist da
  • Friedrich Lichtenstein – Supergeil (Düsseldorf)
  • Herbert Grönemeyer – Bochum
  • Herbert Grönemeyer – Männer
  • Kaoma – Lambada
  • Kraftwerk – Fahrn, Fahrn, Fahrn (München)
  • Mathias Reim – Medley (Bonn)
  • Mickie Krause – Schatzi schenk mir ein Plenum
  • Mr. Hurley & Die Pulveraffen – Blau wie das Meer
  • Peter Wackel – Scheiß drauf, ZaPF ist nur zweimal im Jahr
  • Prinzen – Alles Nur Geklaut
  • Prinzen – Medley (Bonn)
  • Seed – Alles neu (Berlin)
  • Seed – Dickes B
  • Spider Murphy Gang – Skandal im Sperrbezirk
  • Spice Girls – 2 becomes 1 (Dresden)
  • Spice Girls – Wanna Be (Dresden)
  • The Toten Crackhuren Im Kofferraum – Ronny & Clyde
  • Ylvis – The Fox (What Does The Dug Say)
  • Edvard Grieg – Morgenstimmung (letztes Lied)

Ausleihen

• falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.
• ordentliches Ausleihprotokoll führen und
• Benutzungsgebühren vorher abmachen
• falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)

Tagungsheft

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

Fachvortrag

Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.

Aufräumen

Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.

In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.

Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.

Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.

Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.

Sonstiges

• Besteck, etc: Pi-mal-Daumen doppelt soviel wie Teilnehmer
• getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)
• Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher
• Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)
• IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen
• in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch
• Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können.
• nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern

Beispiele

Orga-Dokumentationen vergangener ZaPFen

• SS 14 in Düsseldorf
• WS 16 in Dresden
• SS 17 in Berlin

HowTo's und Dokumentationen anderer BuFaTa's

• HowTo KoMa