SoSe24 AK Awarenessgremium

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Christian (Marburg)

Einleitung und Ziel des AK
Diskussion der Frage, ob die ZaPF neber den bisherigen Gremien ein eigenes für Awarenessarbeit braucht.

Wer ist die Zielgruppe?
Alle*

Wie läuft der AK ab?
Welche Vorteile hätte es, wenn Awarenesarbeit in einem Gremium der ZaPF gefasst ist? Wo, also Satzung, GO usw müssten Dinge angepasst werden?

SoSe24 AK Awarenessgremium

Protokoll

https://pads.zapf.in/SoSe24_Kiel_AK_Awarenessgremium

Protokoll vom 19.05.2024

Beginn

10:38 Uhr

Ende

12:30 Uhr

Redeleitung

Christian (Uni Marburg)

Protokoll

Leander (TU Berlin)

Henry (TU Braunschweig)

Teresa (Uni Freiburg)

Anwesende Fachschaften

Freie Universität Berlin,

Technische Universität Berlin (Naturwissenschaften),

Technische Universität Braunschweig,

Universität Bremen,

Technische Universität Darmstadt,

Heinrich Heine Universität Düsseldorf (Physik und Medizinische Physik),

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,

Justus-Liebig-Universität Gießen,

Friedrich-Schiller-Universität Jena,

Technische Universität Kaiserslautern,

Universität zu Köln,

Johannes Gutenberg-Universität Mainz,

Universitas Saccos Veteres,

Spielt den selben Song nochmal!

Idee: Wie können Aufgaben, die auf der ZaPF anfallen(und dazwischen), und bestehendes Wissen weitertragen?

Präsenz für die Wichtigkeit des Themas. Sammeln der wiederkehrenden Aufgaben, sodass sie nicht jedes mal neu gedacht werden müssen.

Es gibt eine Umfrage über die ZaPF mit starkem Fokus auf die mentale Gesundheit, die von den Vertrauenspersonen ausgewertet werden muss.

Ein neues Gremium?

Besetzung der Gremien allgemein Problem. Mindestens zwei Personen für Gremium sinnvoll, aber ggf. schwierig dieses Gremium zu besetzen. Lässt sich das mit einem anderen Gremium kombinieren? Vermutlich. Lösungen zu diesem Problem sind schwierig. Alternierende Wahl, Wahl einer Person des Gremiums bei jeder ZaPF.

Es gibt Probleme, allerdings sind wir uns grundsätzlich einig, dass so ein Gremium sinnvoll ist.

Rahmenkriterien

Sind zwei Leute sinnvoll?

• Uneinigkeit könnte blockierend wirken
• Inwieweit wäre Uneinigkeit bei diesem Gremium gegeben? Im Zweifel könnte man den StAPF zur Hilfe holen.
• Bei Ausfall einer Person kann es für die andere Person schwierig sein
• Kleiner Kreis prinzipiell sinnvoll. Viele Menschen zu finden, ist schwierig.
• Mehr Plätze sind prinzipiell möglich, müssten aber auch gefunden werden. Vielleicht könnte man Vertretungspersonen einführen? Bisher gibt es dieses Konzept noch nicht wirklich im Rahmen der ZaPF.
• Gremien auf StAPF-Sitzungen eingeladen, um Meinungen einzuholen. Viel Beratung auch durch StAPF-Dunstkreis möglich.
  • Schwierig, den Dunstkreis miteinzubeziehen. Eher eigenen Dunstkreis schaffen, wobei hier Überschneidungen sicherlich auftreten.
  • Es existiert bereits ein Dunstkreis für dieses Gremium durch die gewählten Vertrauenspersonen. Mithilfe hier sehr wahrscheinlich. Gremium wäre koordinierender Natur. Alle 1 bis 2 Monate zu einer Videokonferenz einladen. Unterstützt Orga bereits inoffiziell.
• Lässt sich bei Ausfall eines Gremiumpostens sich komissarisch erstmal eine Vertrauensperson berufen?
  • Es gibt Vertretungsregeln bei den anderen Gremien.
  • Vakante Plätze werden erst bei der nächsten ZaPF nachgewählt.
  • Durch Dunstkreis wäre Person im Gremium nicht allein bei der Tätigkeit

Wir halten fest, dass 2 Personen im Gremium sein sollen.

Wären Personen im Gremium automatisch Vertrauenspersonen? Damit wären 4 VP gesetzt(2 Orga + 2 Gremium). Aufteilung der Vertrauenspersonen in Gremium, Orga und Awareness-Team/Vertrauenspersonen (siehe Protokoll zu Vertauenspersonen goes Awareness). Es ist wichtig, dass Gremiumsmitglieder Vertrauenspersonen sind, damit Vertraulichkeit der Vertrauenspersonen sinnvoll.

Wir sind uns einig, dass das die einzige sinnvolle Lösung ist.

Was passiert bei Nichtbesetzung des Gremiums?

• StAPF kann nicht komplett die Aufgaben des Gremiums übernehmen und sollte das auch nicht.
• Gefahr: Bei Übernahme durch StAPFikon, könnte psychische Überlastung stattfinden, insbesonder bei fehlender Ausbildung
• Zustimmung, es geht um Themen mit denen man sich auskennen sollte. Sollte von den anderen Gremien nicht verlangt werden.
• Es braucht ggf. keine Vertretung, weil es das für Vertrauenspersonen auch nicht gibt.
• Bei Vakanz sollen das Gremium nicht ersetzt werden, sondern Awarnessteam wird trotzdem gebildet und Awarenessarbeit organisiert
• Die Situation wird grade versucht zu verbessern, aktuell Kooperation zwischen Einzelmenschen und der Orga. Dieses System besser als das Menschen aus dem StAPF zwangsweise zuzuteilen.
• Idee, dass Vertretung nicht automatisch Vertrauensperson ist?
• StAPF oder KomGrem könnte organisatorische Aufgaben ziemlich einfach übernehmen, auch ohne konkrete Regelung

Anmerkung: Viel "Was wenn?" Diskussion. Der StAPF übernimmt die Aufgaben des vorherigen StAPFs, sie sind nicht festgeschrieben. Das Gremium wäre dann festgeschrieben.

• Es sollte überlegt werden, braucht man Vertretung für das Gremium und wäre diese auch automatisch Vertrauenspersonen, wenn sie das Gremium vertritt?
• Das Gremium sollte für Wissensweitergabe da sein (u.a.)

Wahlprozedur: Gremium alleine mit einer einfachen Mehrheit wählbar?

• Vertrauenspersonen der Orga werden derzeit überhaupt nicht gewählt
• Wahlmodus der Vertrauenspersonen relativ involved, dadurch möglich auch sehr kleine Mehrheiten für Vertrauensperson
• ganz normale Personenwahlen ggf. sinnvoll (würde zu größeren Mehrheiten als aktuell führen)
• Aussprache im Plenum unter Ausschluss der Personen, die gewählt werden, und Stellen von Fragen ist damit möglich
• Anpassung der GO nicht nötig

Festlegung auf einfache Personenwahl. Hier pro ZaPF eine Wahl für jew. ein Gremikon.

Aufgaben des Gremiums

• Im letzten AK (siehe Protokoll zu Vertauenspersonen goes Awareness) bereits Überlegungen, welche Aufgaben das Gremium haben sollte
• ZaPF-Umfrage (Auswertung, Mitarbeit). StAPF spricht sich mit Gremium ab, aber Auswertung obliegt allein dem Gremium. Organisation der Umfrage sollte durch den StAPF geschehen, da Organisatorisches eher dem StaPF zuzuordnen ist.
  • Wer tritt wem auf die Füße, StAPF nervt Gremium oder Gremium nervt StAPF wegen der Umfrage
  • Feedback durch Gremium für die Erstellung neuer Fragen, ansonsten einfach Übernahme der alten Frage in jeder Umfrage
  • StAPF mit 5 Personen gut aufgestellt
  • Vertrauliche Daten in der Umfrage durch StAPF zugänglich, kann ggf. problematisch sein => würde dafür sprechen, dass Gremium Umfrage macht
  • Verantwortung der Organisation aber hier allgemein der StAPF zugeschoben
• Teilnahme an Schulungen
• Schulung von Vertrauenspersonen
  • auf der ZaPF Arbeitskreise
  • ist festgeschrieben, dass Vertrauenspersonen geschult werden sollen, findet aktuell noch nicht statt
• Koordination von Vertrauenspersonen
  • Kommunikation mit den Personen, die sich vorstellen könnten, VP zu sein (in Anmeldung abfragen, Mail schreiben)
  • Vorbereitung und Unterstützung der Wahl der VP
  • Kommunikation mit aktuellen VP
• Unterstüzung der Orga bei der Planung vor Ort
  • z.B. Ruheräume, Kenntliochmachung,...
  • im Moment von Einzelpersonen getragen
• Einrichtung und Betreuung eines Kummerkastens auf der ZaPF
  • offen formulieren, verschiedene Formate eines Kummerkastens zulassen
  • in Arbeitsauftrag explizit ein physischer Kummerkasten gewünscht
  • digitaler Kummerkasten derzeit nur bedingt durch die Vertrauenspersonen-Mailadressen abgedeckt (nicht anonym)

Umsetzung: Satzung

Satzungsänderung diese ZaPF noch nicht umsetzbar. Es ist wichtig, erstmal die einzelnen Themen (in verschiedensten AKen) abzuarbeiten. Im Zwischenplenum ließe sich prinzipiell die Satzungsänderung machen, um auf der nächsten ZaPF schon zu wählen.

Es wäre sinnvoll, bei der AK-Vorstellung schon darüber zu reden, dass wir die Satzung ändern wollen.

Satzung gilt sofort nach ihrer Änderung durch das Plenum, d.h. Wahl des Gremiums wäre dann schon in Mainz möglich.

Frage: Wie lassen sich die oben definierten Aufgaben bis zur ZaPF in Mainz bearbeiten?

Vertrauenspersonen gewählt mit Aufforderung, auch die Umfrage auszuwerten.

Problem: schon auf der lezten ZaPF wurde es hinausgezögert, wir sollten die Satzungsänderung nicht immer weiter in die Länge ziehen. Diese ZaPF ist das um einiges konkreter und zeitlich sogar bis zur nächsten ZaPF möglich. Also, hoffentlich.

Wo ist das Problem, schon diese ZaPF die Satzung zu ändern?

• keine Ahnung, wie die Stimmung im Plenum sein wird, vielleicht wird sehr viel deswegen diskutiert werden wegen der schwammigen Ankündigung (Satzungsänderungen müssen 7 Tage vor der ZaPF angekündigt werden)
• viele Gedanken und Diskussionen stecken hinter der Satzung

Frage: Müssen wir die Satzungsänderung im Endplenum ankündigen?

Satzungsänderunge müssen bis 15 Uhr des Vortages eingereicht werden (also jetzt grade morgen 15 Uhr für dieses Endplenum)

Jörg hat eine Satzungsänderung geschrieben (s.u.).

Vertrauenspersonen sollten Schulungen wahrnehmen, aber nicht verpflichtet werden. Wer sich zur Wahl stellt, sollte auch nicht verpflichtend an einer Schulung teilgenommen zu haben. Einfach als starke Empfehlung formulieren oder aus der Satzung herauslassen.

Erstmal Satzung ändern, um das Awaraness-Gremium ins Leben zu rufen. Sollte im Endplenum sich Dinge ergeben, die noch fehlen, so lassen sich diese durch eine weitere Satzungsänderung miteinbringen.

Satzungsänderungs-Vorschlag von Jörg (FU Berlin)

[1]

  Die Organe der ZaPF sind das ZaPF-Plenum, der Ständige Ausschuss der
  Physik-Fachschaften (StAPF), die Vertrauenspersonen, das Awarenessgremium, das
  Kommunikationsgremium (KomGrem) und der Technische Organisationsausschuss aller
  Physikfachschaften (TOPF).

  Zu Beginn jeder ZaPF wählt das Plenum höchstens sechs Vertrauenspersonen, zwei
  weitere Vertrauenspersonen werden von den ausrichtenden Fachschaften
  benannt. Weiterhin sind die beiden Personen des Awarenessgremiums als
  Vertrauensperonen.

  (d) Das Awarenessgremium
  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

  Das Awarenessgremium koordiniert die Arbeit der Vertrauenspersonen über mehrere
  ZaPFen hinweg, unterstützt die Vertrauenspersonen in ihrer Arbeit und
  bereitet Veranstaltungen sowie Schulungen zum Thema Awareness auf und zwischen den
  ZaPFen vor. Weiterhin unterstützt das Awarenessgremium die ausrichtenden
  Fachschaften zum Thema Awareness.

  Das Awarenessgremium besteht aus zwei Personen, die vom ZaPF-Plenum für je ein Jahr gewählt werden.
 
  Die Amtszeit einer Person des Awarenessgremiums beginnt zu einer im
  Sommersemester stattfindenden ZaPF, die der anderen zu einer im Wintersemester
  stattfindenden ZaPF.

  Die Personen des Awarenessgremiums gelten qua Amt als weitere
  Vertrauenspersonen, zusätzlich zu den sechs vom Plenum gewählten
  Vertrauenspersonen und den 2 Vertrauenspersonen der Orga. Ihre Amtszeit als Vertrauenspersonen ist an ihre Amtszeit
  als Person im Awarenessgremium gekoppelt.

Awarenessgremium und Ausschluss von Einzelpersonen von der ZaPF

• Das Awarnessgremium (AG) wird nicht das einzige Gremium sein, die Maßnahmen sollten woanders festgehalten werden als beim AG in der Satzung
• Es müsste beim Endplenum schon gewählt werden, wir müssten also noch 2 Leute dafür finden

Sonstige lustige Rahmenpunkte

• Es bräuchte eine GO-änderung, dass Personen im Gremium VP sind. Vorschlag: Punkt 9: Personen in dem Gremium sind automatisch Vertrauenspersonen. Muss geschehen, weil sonst GO und Satzung sich widersprechen.
• Limit der 6 vom Plenum gewählten VP
• Dann 10 VP: 6 vom Plenum, 2 vom Gremium, 2 von der Orga
  • Vorschlag nur 4 vom Plenum wählen zu lassen
  • Durch Gremium: bekanntere Menschen, die man auch vor der ZaPF schon "kennenlernen" kann
  • 4 flexiblere, vom Plenum gewählte Personen
• Gegenrede (6 Personen lassen):
  • Satzungsänderung kleinhalten, deswegen bei 6 Personen bleiben.
  • Zahl der Menschen, die im Vorfeld gewählt worden sind, senken zugunsten von Menschen, um mehr Freiheiten der aktuellen ZaPF zu geben.
  • VP der Orga eher als Schnittstelle zur Orga (z.B. um Hausrecht auszuüben), Hauptarbeit erfahrungsgemäß gemacht von vom Plenum gewählten Leuten.
  • Viele Leute vom Plenum bestimmen lassen, weil viele neue Leute auf der ZaPF sind. "Bekannte" Menschen sind neuen ZaPFika nicht bekannt.
  • 10 nicht überfordernder als 8
  • heute mehr Aufgaben als früher. Mehr Vertrauenspersonen erlaubt Pausen für Vertrauenspersonen, auch mal eine Pause zu machen.

Wir bleiben erstmal bei 10 VP insgesammt.

Änderung der Wahlprozedur?

Orga- und Gremiums-Vertrauenspersonen mit auf den Wahlzettel? Bisher nicht aufgeführt, kann also heißen, dass vielleicht Personen aus der Orga als Vertrauenspersonen gefallen, aber nicht durch Wahl erfasst wird. Diese Frage wird erstmal nicht behandelt.

GO-Änderung

  Neu 4.3.9:
  Darüberhinaus sind die beiden gewählten Personen aus dem Awarenessgremium auch Vertrauenspersonen, diese müssen nicht vom Plenum bestätigt werden.

Weiteres Vorgehen

Satzungs- und GO-Änderung werden zeitnah in Richtung Redeleitung geschubst. Dann werden wir hoffentlich auf dieser ZaPF darüber abstimmen und ggf. gleich noch Leute für dieses Gremium wählen. (Dazu bräuchte man diese Leute, aber das klingt nach einem Problem für die [nicht so ferne] Zukunft...)

Edit: wir sind mit der Änderung doch nicht so konform zu den Fristen, deswegen ist es sinnvoll die Satzungsänderung auf die nächste ZaPF zu verschieben.

Zusammenfassung/Ausblick

Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([2]).