SoSe22 OrgaAustausch: Unterschied zwischen den Versionen

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= Arbeitskreis: Orga-Austausch =
= Arbeitskreis: Orga-Austausch =
'''Protokoll''' vom tt.mm.jjjj
'''Protokoll''' vom 06.06.2022
; Beginn
; Beginn
: HH:MM Uhr
: 11:00 Uhr
; Ende
; Ende
: HH:MM Uhr  
: 13:00 Uhr
; Redeleitung
; Redeleitung
: Vorname Nachname (Uni)
: Jakob Schneider (Saccos Veteres)
; Protokoll
; Protokoll
: Vorname Nachname (Uni)
: Jonathan Beullens (Uni Frankfurt), Niklas (UHH)
; Anwesende Fachschaften
; Anwesende Fachschaften
<!--:Albert-Ludwigs-Universität Freiburg,-->
:Universidad de los Saccos Veteres,
<!--:Bergische Universität Wuppertal,-->
:Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,
<!--:Brandenburgische Technische Universität Cottbus,-->
<!--:Carl von Ossietzky Universität Oldenburg,-->
<!--:Christian-Albrechts-Universität zu Kiel,-->
<!--:Eberhard Karls Universität Tübingen,-->
<!--:Eberhard Karls Universität Tübingen,-->
<!--:Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald,-->
:Freie Universität Berlin,
<!--:Fachhochschule Lübeck,-->
<!--:Fachhochschule Wildau,-->
<!--:Freie Universität Berlin,-->
<!--:Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,-->
<!--:Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg,-->
<!--:Friedrich-Schiller-Universität Jena,-->
<!--:Friedrich-Schiller-Universität Jena,-->
<!--:Georg-August-Universität Göttingen,-->
:Georg-August-Universität Göttingen
<!--:Goethe-Universität a. Main,-->
:Heinrich Heine Universität Düsseldorf,
<!--:Heinrich Heine Universität Düsseldorf,-->
:Humboldt-Universität zu Berlin,
<!--:Humboldt-Universität zu Berlin,-->
<!--:Johannes Gutenberg Universität Mainz,-->
<!--:JDPG; Junge Deutsche physikalische Gesellschaft,-->
:Johann Wolfgang Goethe Universität Frankfurt am Main,
<!--:Julius-Maximilians-Universität Würzburg,-->
<!--:Julius-Maximilians-Universität Würzburg,-->
<!--:Karlsruher Institut für Technologie,-->
<!--:Justus-Liebig-Universität Gießen,-->
<!--:Ludwig-Maximilians-Universität München,-->
<!--:Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg,-->
<!--:Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg,-->
<!--:Philipps-Universität Marburg,-->
<!--:Philipps-Universität Marburg,-->
<!--:Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen,-->
<!--:Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,-->
<!--:Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,-->
<!--:RWTH Aachen,-->
<!--:Technische Hochschule Mittelhessen,-->
<!--:Technische Universität Bergakademie Freiberg,-->
<!--:Technische Universität Bergakademie Freiberg,-->
<!--:Technische Universität Berlin,-->
:Technische Universität Berlin,
<!--:Technische Universität Braunschweig,-->
<!--:Technische Universität Chemnitz,-->
<!--:Technische Universität Clausthal,-->
<!--:Technische Universität Darmstadt,-->
<!--:Technische Universität Darmstadt,-->
<!--:Technische Universität Dortmund,-->
<!--:Technische Universität Dortmund,-->
<!--:Technische Universität Dresden,-->
:Technische Universität Dresden,
<!--:Technische Universität Graz,-->
<!--:Technische Universität Ilmenau,-->
<!--:Technische Universität Kaiserslautern,-->
<!--:Technische Universität Kaiserslautern,-->
<!--:Technische Universität München,-->
<!--:Technische Universität Wien - Physik,-->
<!--:Technische Universität Wien,-->
<!--:Universitas Saccos Veteres,-->
<!--:Universität Augsburg,-->
<!--:Universität Augsburg,-->
<!--:Universität Bayreuth,-->
<!--:Universität Bayreuth,-->
<!--:Universität Bielefeld,-->
<!--:Universität Bielefeld,-->
<!--:Universität Bremen,-->
<!--:Universität Bremen,-->
<!--:Universität des Saarlandes,-->
<!--:Universität Duisburg-Essen,-->
<!--:Universität Duisburg-Essen; Augsburg;Standort Duisburg,-->
:Universität Hamburg,
<!--:Universität Duisburg-Essen; Standort Essen,-->
<!--:Universität Innsbruck,-->
<!--:Universität Heidelberg,-->
:Universität Konstanz,
<!--:Universität Innsbruck,-→
<!--:Universität Osnabrück,-->
<!--:Universität Kassel,-->
:Universität Potsdam,
<!--:Universität Koblenz Landau, Standort Koblenz,-->
:Universität Rostock,
<!--:Universität Konstanz,-->
:Universität Siegen,
<!--:Universität Leipzig,-->
<!--:Universität Stuttgart,-->
<!--:Universität Potsdam,-->
<!--:Universität Regensburg,-->
<!--:Universität Rostock,-->
<!--:Universität Siegen,-->
<!--:Universität Wien,-->
<!--:Universität Wien,-->
<!--:Universität zu Köln,-->
<!--:Universität zu Köln,-->
<!--:Westfälische Wilhelms-Universität Münster,-->
<!--:Westfälische Wilhelms-Universität Münster,-->
<!--:jDPG - Junge deutsche physikalische Gesellschaft-->
:Ruhr Universität Bochum




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== Protokoll ==
== Protokoll ==
Es sind die nächsten ausrichtenden Fachschaften, Alt-Orga, jetzige Orga und ein paar interessierte Leute da.
=== Ablaufplan ===
* Fragen gestellt von kommenden Orgas
* Altorgas erzählen
* Diskussion
==== Tübingen: Gibt es jedes Jahr diesen AK? Und werden daraus Sachen erschaffen? Gibt es einen Guideline "How to organize a ZaPF?" ====
* Ja, auf der [[HowTo_ZaPF|How to ZaPF Wiki Seite]], aber nicht immer ganz aktuell
* Nachtrag: Weitere Infos sind im allgemeinen [https://zapf.wiki/Kategorie:HowTo HowTo] zu finden
==== Hamburg: Wie werden Helfika vor Ort koordiniert? ====
* Engelsystem gutes System um Leute vor Ort in Schichten zu organisieren, auch bei den Helfika vor Ort genutzt
* Helfikatypen festlegen
* Engelsystem: formale Funktion
* Person, die vor Ort Helfika organisiert über Telegram/Whatsapp-Nachrichten. Nützlich vor allem wegen Hürde, sich für Engelsystem einen Account anzulegen
* Walkie-Talkies vereifachen ALLES, für kurze hin und her Koordination/Kommunikation
** In Bochum etwa 15 Walkie-Talkies
** Reichweite: 300m (bis max. 1km)
** Verschiedene Geräte mit verschiedenen Reichweiten
** Bei Firma mieten, Typ wird auf Bedarf angepasst
==== Hamburg: Wie wirbt man Helfika an? ====
* Bochum hatte totalen Orga-Mangel
* Plakate, Mails, früh anfangen
* Freiburg (letzte ZaPF vor Corona) hat Plakate der ZaPF, die endlich mal weitergegeben werden sollen
** 1x3m
** Wurde an vielen Unis aufgehangen
* Helfikon mit meisten Stunden bekommt einen "Preis"
* In Rostock andere FS angefragt
* Helfer vom KIF oder KOMA suchen
* Austausch an Helfika mit anderen BuFaTas
==== Dankeschön für Helfika? ====
* Helfika-Shirts
** Bisher vom BMBF gefördert, wird aber nicht fortgeführt
** Man kann Größen im Engelsystem angeben
** 140 Shirts in Bochum, so kann sich jeder, der eine Zweistunden-Schicht übernimmt, ein Shirt holen
** Großteil der Teilnehmer macht Helfer-Schichten
** Berlin: 80 Shirts, die nur für die Schichten ausgegeben wurden und täglich gewaschen wurden. Nach 3 Schichten werden sie auch verschenkt
** Zwei T-Shirts auch pro Orga, die man täglich waschen kann
* Helfika-Party mit kostenlosem Essen/Getränke
* Freibier
* Nachvollziehbare Preise, sonst Konfliktpotential
* Berliner ZaPF 2017: 110 T-Shirts für Helfika (30 S, 35 M, 25 L, 20 XL)
=== Alt-Orga Bericht ===
* Allgemein: [[Allgemeine_Infos|How-to-Listen durcharbeiten]]
==== Vertrauenspersonen(-Kenntlichmachung) ====
* Mit mehr Vorlauf sollte es wieder möglich sein, die Vertrauenspersonen leichter auffindbar zu machhen.
* Ggf. können auch Schulungen/Workshops wieder geplant werden.
* [[Handreichungen_Vertrauensperson|Wiki-Eintrag]]
* Kenntlichmachung: Andere Bänder, T-Shirts, Aushänge mit Bildern + Kontaktdaten
* Gute Erfahrung: Pinke-Orga Shirts - auffällig
* Idee: Bei Anmeldung Größe der Shirts angeben
* Andersfarbige Namensschilder
==== Frage: Wie regelt man von wem Bilder gemacht werden sollen? Gruppenfotos? Vertrauenspersonen-Fotos? ====
* Gruppenfotos: nur die, die wollen
* Vertrauenspersonen dürfen eigene Bilder hochladen
* ZaPF-Plenum bei laufender Kamera:
** Kamera in bestimmten Winkel, in bestimmter Seite von Hörsaal setzten wenn kein Bild gewünscht
** Stimmen wurde trotzdem aufgenommen weil es nicht anders ging
** Nur für Protokoll verwendet. Gespeichert bis Protokoll zu Ende geschrieben, dann vernichtet
==== Abschlussplenum / Wie lang geht die ZaPF? ====
* Lang, zäh, anstrengend, es reisen Menschen ab
* Siegen: Über Nacht, hat nicht ganz gut geklappt
* München: Ein Tag vor der Abreise
* Idee: Party nach dem Plenum
** Umsetzung: Einen Tag länger oder ein Tag weniger AKs
* ZaPF wird immer größer und länger
* Resos vom Endplenum trennen
** Kritik
*** Wo es Resos geben wird, ist schwer abzuschätzen - AKs nach einem Resoplenum gibt wenig Sinn
*** Das Schreiben von Resos braucht Zeit
*** Die Resos werden noch abgeändert
*** Die ZaPF hat sich die Verpflichtung gegeben, Resos und Positionspapiere zu schreiben
* Es gibt verschiede Ideen, wie man die ZaPF umstrukturieren könnte
** Postersession war eine gute Idee das Plenum zu entlasten, sowas könnte man weiterdenken indem man das Plenum immer weiter entzerrt
** Idee: die ZaPF mit etwas "Schönem" enden lassen. Die Frust vom Reso-Plenum durch Austausch-AK oder Enten-Basteln entlasten (oder Party am Ende)
*** Kiel: Wir können uns das ja einmal für uns überlegen
** Göttingen: Gerne neue Sachen ausprobieren und Zeitplan überarbeiten, aber wenn es zu viel Aufwand ist, dann geht das nicht
* Mit Aufbau und Abbau ist eine ZaPF sehr lang
* Backup-Idee was den Zeitplan angeht wenn es Planänderungen gibt beim Zeitplan (z.B. wegen AK-Überschneidungen)
* Der Plan und viele Entscheidungen werden der Orga selbst überlassen. Viele Entscheidungen können auf die eigenen Kapazitäten angepasst werden
* Die Teilnehmer der ZaPF sind sehr flexibel
* München Idee: Plenum Sonntag, Abreise Montag (Winter-ZaPF)
==== TUB?/Tübingen: Wie kommt man zu dem Schluss, dass etwas (neu getestetes) gut gelaufen ist? ====
* Rückmeldung der ZaPFika
* Mund-zu-Mund
* Idee: ZaPF Evaluation
** Wird gemacht
** Idee: Besprechung im Orga-Austausch
** Göttingens Evaluation ging als Umfrage an Hamburg weiter, war aber sehr lang
*** Wurde in Bochum ausgewertet
* Keine Beschwerden? I.d.R. ist dann alles gut gelaufen. Explizites Lob ist rar
* Grad an Gestresstheit der Orga auch ein Indikator dafür wie gut eine ZaPF läuft
* Bei Klausurtagungen wurden oft Evaluations-Ergebnisse besprochen.
* Viele Evaluationen in der Wolke
* Nicht gute Vergleichbarkeit der Punkte, Punkte die negativ auffallen sind oft nicht vom Plan abhägig sondern z.B. eher Standortabhängig
* Neben dem Wiki gibt es noch eine ZaPF-Wolke mit viel Input von Alt-Orgas
** Es müsste besser überprüft werden, ob die Infos der Wolke auch für alle der Orga zugänglich sind
* Man kann Sachen mit fest definierten Zielen (z.B. Postersession) gut mit alten Orgas vergleichen
** Man könnte zu allen neuen Ideen sich feste Ja/Nein-Fragen überlegen, mit denen man es im Nachhinein gut evaluieren kann
* Was ist wichtig, dass es gut ist und was weniger? - Gute Fragestellung, um den Fokus der Orga zu legen
* **Grundversorgung ist sehr wichtig**, v.a. **Essen**
==== Kochen und Materialien ====
Was kann man nutzen? Was steht zur Verfügung?
* Übergabe-Termin mit der ehemaligen ZaPF-Orga
* Hat die ZaPF etwas, gehört es dem ZaPF e.V. Die Sachen liegen teilweise in Frankfurt, teilweise bei der aktuellen ZaPF
* Lagerplatz für etwa ein Jahr einplanen!
* Es gibt vier Gasbrenner, Messer, Kochlöffel von der ZaPF
** In Bochum wurde viel über Ebay etc. für wenig Geld besorgt (Töpfe, Spülmaschine)
** Bochum möchte alles inventarisieren, was zur Verfügung steht
* Lagerung von Gasflaschen müsste geklärt werden
* In Frankfurt (e.V.) lagert gerade nichts relevantes für die Orga
* Waschmaschiene in Berlin wurde privat im Wohnheim nebenan benutzt. Viele Fachbereiche haben eigene Waschmaschinen
* Wie wurde das Einkaufen geregelt (mengentechnisch)?
** In der Wolke gibt es Kalkulationen, wie viel benötigt wird
** Rostock: Deal mit der Mensa, bei dem es Essen von der Mensa gegeben hätte. Sonst auch Volksküchen anschreiben
** Berlin: Volksküchen können das, war nicht so viel teurer. Eine Person buchen, kommt mit Equipment und Expertise, Helfika gestellt. Waren etwa 3€ pro Essen und Person. Essen war gut
** Essen ist aufwendig. Eine Hauptorga die sich nur darum kümmert, für Wochen davor und die ZaPF selbst
** Essenssparen mit Foodsharing. Für Brot und Brötchen funktioniert das gut. Auch Supermärkte anfragen. Damit wird Geld gespart. Aber eher ganz oder garnicht
** Essen ist der größte Kostenpunkt. Bochum: 60-65 € pro Teilnehmika an Essen. Da wurde das Essen der Orga und der Helfika miteingerechnet
** Man muss immer aufkaufen gehen
** BMBF zahlt nur max. 50€ pro Person. Den Auspreis kann man durch Sponosren, AStA oder Teilnehmerbeitrag ausgleichen
** Lebensmittel bestellen um Sachen nicht im Laden holen zu müssen
** ZaPF e.V. hat Rücklagen für Notfälle
** Sachspenden sind gut
** Sponsoren-Ideen für Sachspenden
*** Fritz-Cola (ggf. schwer zu erreichen)
*** Viva con Agua
*** Nachtrag: Lokale Bäcker
Kommunikation ist wichtig! Leute (Alt-Orga, StAPF) einfach anschreiben!
====StAPF Klausurtagung ====
* Typischerweise vor der ZaPF in der ausrichtenden Fachschaft
* Durch die Uni gehen und alles erklären lassen. Da gibt es Rückfragen und Diskussion. Der ganze Plan wird dabei konkreter


== Ausblick ==
== Ausblick ==
Bei der folgenden ZaPF soll es wieder ein Orgaaustausch-AK geben.


== Zusammenfassung ==
== Zusammenfassung ==
 
Im Orgaaustausch-AK diskutiert die Orga von vergangenen, aktuellen und zukünftigen Tagungen. In diesem AK wurde sich besonders auf Zeitpläne und die Entwicklung der Tagung fokussiert, sowie auf Essen.
<!--
* Das Ergebnis der Abstimmung:
** <span style="color:green">'''Anzahl Ja-Stimmen:''' Anzahl</span>
** <span style="color:black">'''Anzahl Enthaltungen:''' Anzahl</span>
** <span style="color:red">'''Anzahl Nein-Stimmen:''' Anzahl</span>
-->
 
== Links ==




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