WiSe21 Orga-Austausch

Vorstellung des AKs

• Verantwortliche/r: Wanda (Rostock)
  

• Ziel des AK: Ziel dieses AK ist es, eine Hilfestellung für zukünftige Orgas zur Verfügung zu stellen und eine Wissensweitergabe zu ermöglichen. Dazu kann er auch für die aktuelle Orga als Frustventil genutzt werden, auch wenn dies nicht das primäre Ziel der Veranstaltung ist.
  

• Handelt es sich um einen Folge-AK: Dauer-AK ohne weiterführende Vorkenntnisse.
  

• Materialien und weitere Informationen: -
  

• Wer ist die Zielgruppe?: Dieser AK ist hauptsächlich an alle Menschen gerichtet, die eine ZaPF planen, geplant haben, planen wollen oder sich überlegen dies zu tun.
  

• Wie läuft der AK ab?: -
  

• Materielle (und immaterielle) Voraussetzung: -
  

• Sonstige Vorstellung: -
  

Arbeitskreis: AK Orgaaustausch

Protokoll vom 13.11.2021

Beginn

21:00 Uhr

Ende

23:00 Uhr

Redeleitung

Wanda (Rostock)

Protokoll

Jules (Hamburg)

Anwesende Fachschaften

Universität Bayreuth,

Ruhr-Universität Bochum,

Brandenburgische Technische Universität Cottbus,

Technische Universität Dresden,

Justus-Liebig-Universität Gießen,

Georg-August-Universität Göttingen,

Universität Hamburg,

Universität Kassel,

Westfälische Wilhelms-Universität Münster,

Carl von Ossietzky Universität Oldenburg,

Universität Rostock,

Universität Siegen,

Universität Wien,

Universitas Saccos Veteres,

Johannes Gutenberg-Universität,

Protokoll

Protokollpad: https://pad.gwdg.de/RngDvhqPSgmuuIDY-AM8Og#

Die Göttinger Orga erzählt

• Wenn jemand Koordinierendes zwischendurch wegfällt muss HO die Koordination übernehmen oder dafür sorgen dass der Nachfolger sich selbst koordinieren kann (Stichwort: Kontrolle)

• Darauf achten dass wenn Orgas sagen sie sind raus, darauf auch geachtet wird und bei Nebenorgas auch die Ruhezeiten respektiert werden (Stichwort: Ruhezeiten)

• Zettelstress kann ein Hinderungsgrund beim Helfen sein. Mit Professoren reden, ob Helfende weniger Zettel kriegen oder generell über das Wochenende weniger Zettel sind.

• Jemand mit etwas Medizinkenntnissen ist hilfreich

• Vorschlag: Morgens zusammensetzen zum quatschen

• Eine Person für Tagungsbüro und eine Hauptkoordination für Essen sind wichtig

• Auf keinen Fall zwei Gruppen an einem Standort

• Hygienekonzept braucht mehr Helfende

• Helfende anwerben mind. 2 Monate vorher

• So viel vorbereiten wie geht gerade Schilder am Vortag aufhängen, Wege abgehen

• ZaPFika sind groß. Wenn man ihnen sagt wo sie hin müssen, muss keiner mitgehen

• Vorher klar festmachen was Belohnung fürs helfen ist.

• Alle Plenumsdinge, Postersession frühzeitig fertigstellen, mit der Redeleitung drüber quatschen weil man es ja häufig selbst nicht weiß

• Nebenorgas und Hauptorgas überzeugen, dass sie nicht neben der ZaPF Vorlesungen besuchen können.

• Jemand der aufpasst, dass Orgas psychisch nicht durchdrehen

• ToPF und ZaPF rechtzeitig anhauen und direkte Verbindungen formen

• Man sollte sich mit den anderen Gremien der Zapf gut stellen und auch wissen, wer Ansprechpartner für was ist

Zapf in Bochum

• Wann fängt man Dinge zu tun außer Pläne aufzustellen? Bzw. was können wir jetzt machen?

   * Potsdam: Alles, was schon fest ist, ist Gold wert. jetzt schon:
       * Sponsoren anschreiben, Finanzen
       * Schlafplätze
       * Essen (Equipment, Location, Pläne)
       * Exkursionen
       * viel Dokumentieren
       * Tagungsheft
   * Göttingen: Stimmt zu, später wird es eher mehr. Ergänzt:
       * Leute für die ZaPF begeistern für Helfika (alles auslagern, was geht).
   * Göttingen again: Wir haben lange diskutiert, welche Struktur der Orga genutzt wird.
       * Aktuell Telegram, da gehen mehrere FRagen in einem Chat schnell unter
       * Listen/Pläne gab es, aber ohne Deadlines, das war eher ungünstig
       * Kontakte an der Uni (z.B. Hausmeister)
   * Bochum hat schon mit einigen der Dinge angefangen, Probleme:
       * Raumbelegung der Uni steht erst Ende Februar
       * externe Anmietung deutlich teurer
   * Göttingen: Hatte auch viel, dass aufgeschoben wird, anfragen hilft trotzdem. Plan B ist gut, aber auch Plan $$$ (Money). Es gibt online Listen für Sponsoringbereite Firmen.
   * Rostock: Merch früh machen. Regelmäßige Orgatreffen und Berieche aufteilen, dann kann man sich gegenseitig checken.
   * Göttingen: Es gab Haupt- und Nebenorga. Hauptorga hat sich seit 2 Jahren regelmäßig getroffen, evtl. sogar zu viel. Aber regelmäßige Treffen in den einzelnen Teams sehr sinnvoll.
   * Potsdam: Kommuniziert offen, wenn ihr etwas nicht könnt oder schafft. Ansonsten führt das nur zu Frust.
   * Rostock: Protokolle schreiben und klare ToDos formulieren. Gute Doku. Früher gab es Trelloboards, dann eine Wolke mit Decks? Als Hauptorga aktiv auf die Leute zugehen, wenn es hakt.
   * Rostock again: Protokolle auch mal lesen :\ Falls in der Orga das niemand kann, gibt es irgendwo auch externe Menschen, die gerne mithelfen (z.B. digitale Welt, Website, Kochen, DJ) In Rostock wurde z.B. die digitale Welt von einem (Noch-)Nicht-Fachschafter erstellt.
   * Bochum: Traut sich manchmal nicht nachzufragen.
   * Andy (Alumni) aus dem Off: Bitte fragt nach! Man muss die Zapf verstehen, um sie gut zu hosten.
   * Potsdam: Bindet neue Leute, sodass sie bleiben. Das Problem ist, dass es momentan fast keine persönliche Vernetzung mehr gibt. Also einfach mal im Chat nach "Person, die mal auf einer ZaPF xxx gemacht hat" fragen. Es gibt verrückte Leute.
   * Rostock: "Göttingen hat es zur Perfektion gebracht, Altorgas zu nerven." Das ist positiv.
   * Göttingen: Je länger die Planung gedauert hat, desto forscher sind wir geworden. Leute in kleinen Kreisen zu nerven ist produktiver, auch wenn man merhfach weitergeleitet wird. Am Anfang wurde noch versucht, den vorherigen ZaPfen nachzueifern, aber man macht irgendwann sein Ding. Und bisher hat sich ja noch keiner beschwert.
   * Rostock: Sich praktische Dokumente von alten Orgas holen hilft (Essenspläne, Zeitpläne, etc.)
   * Bochum hat Sorge um Finanzen. Wie viel Geld hat man eigentlich?
   * Andy (Alumni): Findet den Würzburger Finanzplan verständlich.
   * Göttingen: Euer BMBF-Antrag ist durch, da weiß man wie viel das ist.
   * Andy (Alumni): Unterscheiden zwischen notwendig und nice2have. Der Betrag für die notwendigen Sachen ist  mit BMBF und ersten Sponsoren schnell drin. Das gibt Sicherheit.
   * Dresden: Wie viel nimmt die (Haupt-)Orga an der Zapf teil?
   * Göttingen: Man bekommt vom Essen was ab. Ansonsten eher schwer.
   * Potsdam: Stimmt zu.

• Hamburg: Wie viel Arbeit ist die Orga?

   * Göttingen: Kommt auf den Zeitpunkt an. Jetzt sehr viel. Vor einem Jahr war es weniger.
   * Andy (über Umwege): 3 engagierte Fachschaftler machen so viel wie sonst, aber halt nicht für den Daily stuff.
   * Potsdam: wir waren 4 Unis für 1 ZaPF, aber nicht weniger Arbeit. Ruhe/Schlafzeiten beachten!!

• Potsdam: Orga macht auch viel Spaß !!!

• Hamburg: Wie war die Hierarchie in Göttingen?

   * Göttingen: 2 Level (Haupt- und Nebenorga), Hauptorga hat viel vorgegeben, aber letztendlich zusammen entschieden. 5 Haupt + 15 Nebenorga. Am Anfang ist das zu viel. Für einige Themen (z.B. Tagungsheft) bietet sich das aber an.
   * Andy: In Würzburg 3 Leute als Hauptorga.
   * Potsdam: Hauptorga hat kein Logo etc. vorgeschlagen. Das machen Teilbereiche.
   * Rostok: 2-3 Personen Hauptorga als Koordination. Bereiche Verpflegung, Technik, Räumlichkeiten, etc. mit je einem Chefikon und Mitarbeitika. Orgatreffen: Hauptorga + 1 Person aus jedem Bereich.
   * Göttingen: Hauptorga hat selbst nicht so viel organisiert, was ihnen Spaß machte --> Hätte besser sein können, weil sonst zu viel Hauptorga sich 'als Ausgleich' eingemischt hat in die Bereiche.

• Gießen: Ist das Orga-Semester fürs Studium verloren?

   * Göttingen: Nein. Wichtig ist sich die Wochen vor der ZaPF freizuräumen oder dort Verluste in Kauf zu nehmen; vermutlich aufholbar.
   * Potsdam: Frage objektiv nicht beantwortbar, aber ECTS schafft man auf jeden Fall. Manche Leute machen das gerade in ihrem Abschlusssemester, weil keine VLen mehr; bloß nicht ZaPF bei Abgabetermin.
   * Rostock: Viele haben 'relativ normal' weiterstudiert, aber digital-ZaPF war einfacher.

• Hamburg: Bus-Ticket. Wie ging das? Kosten?

   * Göttingen: Nicht so viel. Als Tagungsticket organisiert. 9,00€ p.P. In BMBF-Antrag inkludieren. Nachhaltige T-Shirts auch für Helfer 14€ p.P. ging bei BMBF durch. Anfrage bei Verkehrsbetrieb, dass wir Tagung machen.
   * Siegen: Tagungsticket war zu teuer. Einzelfahrtticket für Exkursionen war billiger.
   * Bochum: Tagungsticket 24€ p.P. für Exkursion noch mehr. Auch Leute, die teilnehmen, aber NRW-Ticket haben müssen bezahlen.
   * Potsdam: In Bonn gab es Gepäckshuttle (Gepäck mit Bändchen markiert). In Freiburg konnte man sich Fahrräder ausleihen.
   * Göttingen: 24€ ist noch immer billiger als Tagungsbeitrag. Unterbringungslocation ist essentiell, vor allem, wenn Busse irgendwann Abends nichtmehr fahren.
   * Hamburg: Kurzer flex: In Hamburg fahren immer Busse.
   * Potsdam: Zusammenarbeit mit e.V.: Orga erhält Auftrag von e.V. Verträge müssen über diesen laufen. Über FS ist das schwieriger. Das Ganze muss irgendwie versichert werden.  FS  stellt Vorstandsmitglied in e.V. zwecks Kontozugriff (Ansprechperson: Peter).
   * Klausurtagungen, sobald Corona weg. Lezte Tagung am ZaPF-Ort selbst. Oder selbst hinfahren.
   * Orga hat eigentlich viel Gestaltungsspielraum (siehe alte Zeitpläne). Man kann ruhig Sachen ausprobieren.
   * Vertrauensperson: Binäre Geschlechtergleichverteilung: Es gibt Handreichung dazu, ist aber nicht festgelegt.
   * Göttingen: Spenden für ZaPF wirken sich negativ auf BMBF-Geld aus.

• Würzburg: Habt Spaß!

Zusammenfassung

Im AK wurden Informationen zur Organisation einer ZaPF ausgetauscht, insbesondere Erfahrungsberichte aus Göttingen (WiSe21) und Antworten zu Fragen aus Bochum (SoSe22).