WiSe20 AK Orga Austausch

Vorstellung des AKs

Verantwortliche*r: Andy (Würzburg)

Einleitung und Ziel des AK
Der Orga-Austausch ist eine wunderbare Plattform - Alt-Orgas bietet er die Gelegenheit, sich toll und erfahren zu fühlen und zukünftigen Orgas nimmt er viel Panik. Wenn nämlich die Chaoten, die da zusammen sitzen es schaffen ZaPFen zu organisieren, schafft man das selber auch!

Handelt es sich um einen Folge-AK?
Regelmäßig stattfindender Arbeitskreis, aber ohne inhaltliche Voraussetzung

Wer ist die Zielgruppe?
Dieser AK richtet sich an alle, die eine ZaPF ausgerichtet haben, gerade dabei sind sie zu organisieren oder es ganz vielleicht irgendwann mal machen wollen.

Wie läuft der AK ab?
Hier könnt ihr alle Fragen stellen, die euch auf der Seele liegen und euch wertvolle Tipps für den Orga-Prozess holen.

Arbeitskreis: Orga-Austausch

Protokoll vom 08.11.2020

Beginn

15:30 Uhr

Ende

17:20 Uhr

Redeleitung

Andy (Würzburg)

Protokollantum

Wanda (Rostock)

Anwesende Fachschaften

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn,

Universität Göttingen,

Ernst Moritz Arndt Universität Greifswald,

Universität Heidelberg,

Technische Universität München,

Universität Rostock,

Julius-Maximilians-Universität Würzburg,

Protokoll

Vorstellungsrunde

Alle Anwesenden erzählen, von welcher FS sie sind und was sie in der jeweiligen Orga machen bzw. gemacht haben.

Bericht der TUM zu Orga in Corona-Zeiten

• Corona-Problem war früh bekannt
• Buchungsunsicherheit von Anfang an (Räume, Schlafplätze etc. nur unter Vorbehalt)
• viel Gesetzestexte lesen um zu schauen, was die aktuellen Beschränkungen sind (durch Uni z.T. noch verschärft)
• 1. September als Deadline für PräsenzZaPF (da sah noch alles besser aus) -> Hybrid-ZaPF wurde geplant
• Anmeldung kann auch von Situation unabhängig schon laufen
• Klausurtagung fand in Präsenz statt, Test der Hygienekonzepte
• finale Entscheidung durch Veranstaltungsverbot der Uni (ca. 4 Wochen vor ZaPF)

Tobi fragt ob die aktuellen Orgas schon Infineon als Sponsor angefragt haben. Er hat da einen Kontakt und gibt ihn gerne weiter.

Fragerunde

Wie läuft eigentlich eine Präsenz-ZaPF ab?

• Essen ist wichtig! Sonst sind alle Leute schlecht gelaunt.
• Und Schlafplätze werden tatsächlich auch manchmal benötigt.
• Plenen laufen je nach Teilnehmika friedlich, oder nicht so - das ist ein Aspekt, auf den die Orga keinen Einfluss nehmen kann.
• Man bekommt direktes Feedback.
• Überall sind Leute und machen alles unübersichtlich
• längere Pausen, mehr Räume, mehr Rahmenprogramm und Bespaßung
• meist eher 200-250 Leute, viel mehr Dinge die parallel laufen, aber die meisten Leute können sich selbst organisieren
• eigentlich ist den ganzen Tag über Programm
• Zusatzinformationsangebote nötig (Tagungsbüro, das sich um Teilnehmika kümmert)
• viele Probleme sind gar nicht so ZaPF-konkret, aber als Orga muss man sich da trotzdem drum kümmern
• Orga- und Tagungsbüro sollten getrennt sein
• auch Orga-Menschen müssen schlafen, am besten Schlafmöglichkeiten direkt vor Ort -> Schichtsystem hilft
• genauer Zeitplan für vor der ZaPF verringert Aufwand währenddessen
• viele ZaPFika haben Erfahrung mit bestimmten ZaPF-typischen Problemen (Plenumstechnik...) und helfen da auch gerne aus

Problem mit der Schlafplatzsituation

• in Garching: Regeln bestanden immer nur 2 Wochen im Voraus
• bis direkt davor bestand eigentlich keine verbindliche Zusage
• Düsseldorf hat erst 2 Wochen vorher eine Schlafmöglichkeit gefunden (Uni hat abgesagt, Turnhalle hat abgesagt, dann wurde mit Zelten geplant...)
• bei Zelten sind Heizlüfter sehr praktisch
• brandschutztechnische Abnahme ist problematisch (vor allem wenn dabei veraltete Abnahmen auffallen...), deswegen versuchen manche Unis die zu vermeiden und sagen kategorisch Nein
• Bonn hatte 2011 ein Hotel
• München hätte von Uni quasi ein Gebäude gestellt bekommen (ZaPF wäre als Arbeitsveranstaltung gelaufen, bei der Arbeitsschutzgesetz gegolten hätte, womit extra Auflagen zur Schlafunterbringung nötig gewesen wären)
• definitiv bei lokalen Ämtern nochmal wegen Corona-Regelungen nachfragen
• gerade bei momentaner Corona-Situation sind öffentliche Unterbringungen (Jugenherbergen etc.) sinnvoll
• BMBF kann Jugendherbergen auch fördern, muss aber rechtzeitig angefragt werden
• Göttingen hat zwar Turnhallen angemietet, aber auch nur unter Vorbehalt der Corona-Regeln

Hygienekonzepte beim Essen

• Essensausgabe ist nicht viel strenger als normale Hygieneeinweisung
• ewiges Frühstück eher so Grauzone
• Einwegsbesteck wäre nötig, oder Leute müssen Handschuhe tragen
• Einhaltung der Hygieneregeln muss eigentlich überwacht werden
• Laufrichtungen müssen eingehalten werden, beschränkte Personenanzahl pro Raum, ebenso Personen pro Tisch (da auch Listen führen wer wann wo sitzt -> Kontaktnachverfolgung)
• es ist gut ne Backuplösung zu haben, wenn Essen nicht geliefert wird

Tipp von Tobi: Sorgt dafür dass ihr während der ZaPF selbst immer jemand erreichbar habt, der (Finanz)-Entscheidungen endgültig treffen kann. Das hilft bei Problemen die sich durch Geld lösen lassen sehr Stress abzubauen.

Hygienekonzepte und Hygienebeauftragtikon

• sinnvoller wenn Hauptorga da drüber schaut, als dass es eine extra Person dafür gibt (denn HO steht eh mit Bereichshüten in Verbingung)
• Leute mit Hut für Zuständigkeiten haben da auch besseren Überblick
• gerade beim Einarbeiten in Gesetzestexte ist viel Überblick nötig, ist aber ok wenn das eine Person der HO explizit übernimmt

Sponsoring

• Garching: alle Anfragen waren noch auf Präsenz ausgelegt, haben aber kaum andere Sponsoren gefunden, die dann trotz digitalem Format weiterhin unterstützt haben
• BMBF kann auch digitale Veranstaltungen fördern
• Preise für Präsenz und Online-ZaPF waren aber gleich

Umstellung auf Online-ZaPF

• BBB läuft über TUM, alles andere wurde auch jetzt vom StAPF (bzw. TOPF) gestellt
• TOPF hat auch BBB, ist aber nicht so ausgereift
• gut, wenn es hauptsätzlich über StAPF bzw. ZaPF e.V. läuft (auch zwecks Datenschutz usw.)
• Rückkehr zur Orga-StAPF-Aufgabenteilung in kommenden ZaPFen (Konzepte, Planung usw. von Orga)

Wie war Aufgabenteilung mit Hauptorga-Sponsoring?

• München: hatte extra Sponsoringteam, Kommunikation muss aber klappen
• Würzburg: extra Orgaposten für Sponsoring, Finanzer war nur für Rechnungen etc. zuständig
• Jena: hatte kein BMBF, Hauptorga hat Sponsoring übernommen und quasi einen Monat lang nur telefoniert
• Düsseldorf: externe zuständige Peron, die aber oft gewechselt hat -> hat nicht sooo gut geklappt
• Strukturen schaffen, dass bei Wechsel der verantwortlichen Person nicht automatisch alle Infos weg sind (Risiko bei Nutzung privater E-Mailaccounts für ZaPF-Dinge)
• extra E-Mailadressen für versch. Zuständigkeitsbereiche können sehr nützlich ein
• alle Bereiche hatten Funktionsadressen, HO konnte auf alle zugreifen
• Würzburg hatte eine zentrale ZaPF-E-Mail, das hat aber auch gut geklappt solange alle Leute nur ihre Mails lesen und darauf achten, dass nix unter den Tisch fällt

Gewaltfreie Kommunikation

• Freiburg: Workshop und anschließenden AK
• hängt davon ab, an wie viele es gerichtet werden soll (AK-Slot erreicht nicht so viele wie Workshop/Vortrag für alle)
• lief bisher wohl über Engagement der ZaPFika, nicht durch Orga
• kann ZaPF aber gut bereichern

Kommunikation von Infos durch die Orgas

• manche Sachen lieber über ZaPF-Homepage, andere lieber über Wiki
• Nachteil an eigener Homepage: nur endliche Zeit online, d.h. Zeitplan, etc fällt weg -> weniger gut dokumentiert
• während der ZaPF muss Wiki nicht als Hauptinfokanal dienen, aber danach zur Informationsspeicherung ist die Wiki-Nutzung doch sehr praktisch (damit auch alle Infos an einem Ort sind)
• Infos VOR der ZaPF wenn möglich über Wiki (dann wird es für AK-Planung sowieso mehr genutzt)
• ZaPF-App ist cool, aber Verlinkung nicht so ausgereift wie über ZaPF-Website
• gute technische Lösungen gerne auf GitHub, damit es später auch mit anderen Orgas geteilt werden kann

Wie läuft die Sponsorensuche ab? Wie können Leute das üben?

• Düsseldorf: Leute hatten Skript für Anrufe (welche Fragen, Keypunkte...) und Flyer für Messen und andere Veranstaltungen
• Rostock: Telefon-Leitfaden, erst angerufen, dann per Mail Details abgeklärt
• verbaler Erstkontakt (anrufen, oder direkt vorbei gehen), dann erst auf Schriftliches zurückkommen -> Kontakt zur Dresdner Orga suchen (haben Workshop für Anrufe organisiert)
• in der WOLKe gibt es Orga-Austauschordner mit Material von Heidelberg (Flyer, Reader, Tagungshefte...)

Zusammenfassung/Ausblick

Bitte überlege vorher, ob der AK vielleicht in eine bereits existierende Kategorie einordbar ist (im Kategorienbaum unter Inhalte). Falls nicht kann die Sonstige Kategorie verwendet werden ([1]).