WiSe15 AK Vernetzung und Austausch der Orgas: Unterschied zwischen den Versionen
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; Redeleitung | ; Redeleitung | ||
: | : Kathii (Frankfurt) | ||
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; Anwesende Fachschaften | ; Anwesende Fachschaften | ||
:RWTH Aachen | :RWTH Aachen | ||
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=== Zur Dokumentation der ZaPF-Organisation === | === Zur Dokumentation der ZaPF-Organisation === | ||
HowTo-ZaPF Seite im Wiki (basierend auf Dresden): [[HowTo_ZaPF]] | Auf die Frage, ob es bisher eine umfassende Dokumentation der Organisation gibt: HowTo-ZaPF Seite im Wiki (basierend auf Dresden): [[HowTo_ZaPF]] | ||
=== BMBF Antrag | === BMBF Antrag === | ||
Alles was vor Bremen dazu an HowTo's geschrieben wurde ist kritisch zu handhaben, weil es danach eine Umstellung des Antrags gab. | Wichtige Anmerkung: Alles was vor Bremen dazu an HowTo's geschrieben wurde ist kritisch zu handhaben, weil es danach eine Umstellung des Antrags gab. | ||
=== Kochen/Getränke === | === Kochen/Getränke === | ||
Vorschlag: Sammelstelle für Kochbücher/Rezepte und Mengenkalkulationen bisheriger ZaPFen. | Vorschlag: Sammelstelle für Kochbücher/Rezepte und Mengenkalkulationen bisheriger ZaPFen. | ||
=== Projektmanagement-Software === | === Projektmanagement-Software und Kommunikation === | ||
*Konstanz nutzt Redmine, Frankfurt Producteev. | *Konstanz nutzt Redmine, Frankfurt Producteev. | ||
*Das | *Das Nutzen eines wirklichen Ticket/Deadline Systems erweist sich aus Erfahrung eher als ungünstig, aber um eine zentralisierte Verwaltung zu haben ist es ganz praktisch. | ||
*Pads als Protokolle/Verwaltung sind ungünstig sobald man mehrere nutzt, weil nicht durchsuchbar. Wikis sind da zB eine praktischere Alternative. | *Pads als Protokolle/Verwaltung sind ungünstig sobald man mehrere nutzt, weil nicht durchsuchbar. Wikis sind da zB eine praktischere Alternative. | ||
*Weitere Optionen: | *Weitere Optionen: | ||
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:*Dropbox/GDrive als dateibasierte Alternative | :*Dropbox/GDrive als dateibasierte Alternative | ||
*Frankfurt setzt zur Kommunikation der einzelnen Orga-Bereiche über Telegram. Auf jeden Fall empfiehlt sich irgendeine Art von Gruppen-Chat-Software, aber das sollte vorher in der FS besprochen und festgelegt werden. | *Frankfurt setzt zur Kommunikation der einzelnen Orga-Bereiche über Telegram. Auf jeden Fall empfiehlt sich irgendeine Art von Gruppen-Chat-Software, aber das sollte vorher in der FS besprochen und festgelegt werden. | ||
*Tickettracker können einen vor so manch einer Notlage schützen, da sie den Überblick massiv erleichtern. Der Preis dafür ist meist ein erstmal erhöhter Verwaltungsaufwand - Jede FS ist da eigen und muss entscheiden | *Tickettracker können einen vor so manch einer Notlage schützen, da sie den Überblick massiv erleichtern. Der Preis dafür ist meist ein erstmal erhöhter Verwaltungsaufwand - Jede FS ist da eigen und muss entscheiden wie sie am effizientesten arbeiten kann. | ||
=== Sponsorensuche === | === Sponsorensuche === | ||
*Ein professionell wirkendes Anschreiben, das zudem auch personalisiert sein sollte je nach angeschriebener Firma. Dazu gehört ein Kostenplan, eine Projektbeschreibung und alles sollte einfach sehr seriös halten. | *Ein professionell wirkendes Anschreiben, das zudem auch personalisiert sein sollte je nach angeschriebener Firma. Dazu gehört ein Kostenplan, eine Projektbeschreibung und alles sollte einfach sehr seriös halten. | ||
*Persönliche Kontakte - Suche in der Umgebung der FS und persönliche Kontakte der einzelnen FSler sollten nicht unterschätzt werden | *Persönliche Kontakte - Suche in der Umgebung der FS und persönliche Kontakte der einzelnen FSler sollten nicht unterschätzt werden | ||
*Meist läuft die Suche weit besser, wenn die Vorstellungen konktreter werden. Aus Frankfurter Erfahrung klappt es gerade mit Sachspenden sehr gut in den letzten wenigen Monaten. | *Meist läuft die Suche weit besser, wenn die Vorstellungen konktreter werden. Aus Frankfurter Erfahrung klappt es gerade mit Sachspenden sehr gut in den letzten wenigen Monaten/Wochen. | ||
*Wichtig: Sachspenden betreffen den BMBF nicht | *Wichtig: Sachspenden betreffen den BMBF nicht - davon kann man also schön viel sammeln. Wenn irgend möglich sollten euch Sponsoren lieber direkt Rechnungen bezahlen statt euch Geld zu spenden. | ||
*Alle nicht "zweckgebundenen" Spenden sollte man nicht über den ZaPF abrechnen | *Alle nicht "zweckgebundenen" Spenden sollte man nicht über den ZaPF eV abrechnen | ||
*Am besten funktioniert persönlicher | *Am besten funktioniert persönlicher Kontakt zu Firmen, auch Telefonieren ist um Längen effizienter als einfach nur Mails, die leicht ignoriert werden können | ||
*Sponsoring sollte bis in die letzten Tage vor der ZaPF beachtet werden | *Sponsoring sollte bis in die letzten Tage vor der ZaPF beachtet werden | ||
*Nicht demotivieren lassen! | *Nicht demotivieren lassen! | ||
*Auch Professoren mit denen man gut gestellt ist oder der Fachbereich können gute Ansprechpartner sein | *Auch Professoren mit denen man gut gestellt ist oder der Fachbereich können gute Ansprechpartner sein | ||
*Schriftliches | *Schriftliches festhalten ist sehr wichtig. Es darf sich niemand mehr aus dem Versprochenen rauswinden dürfen. | ||
*Im BMBF möglichst immer das Maximale angeben so kann es nicht passieren, dass man trotz genehmigter Geldmittel diese nicht für den Bereich nutzen kann, der sie dann benötigt. | *Im BMBF möglichst immer das Maximale angeben so kann es nicht passieren, dass man trotz genehmigter Geldmittel diese nicht für den Bereich nutzen kann, der sie dann benötigt. | ||
*Auch auf Messen und dergleichen kann man das Thema ansprechen | *Auch auf Messen und dergleichen kann man das Thema ansprechen | ||
=== Essenseinkauf === | === Essenseinkauf === | ||
Hier ist grundsätzlich mit großen Summen zu rechnen. Eine ZaPF mit unter 5000€ für Essen ist quasi unmöglich. | Hier ist grundsätzlich mit großen Summen zu rechnen. Eine ZaPF mit unter 5000€ für Essen ist quasi unmöglich. Vieles lässt sich mit entsprechenden Sponsoren über Sachspenden kompensieren. | ||
Zum Einkauf empfehlen sich meist Großhandel | Zum Einkauf empfehlen sich meist Großhandel jedoch sollte man dennoch immer versuchen die Preise zu vergleichen, denn bis zu einer bestimmten Größe heißt Großhandel nicht gleich günstiger - Im Aldi um die Ecke lässt sich manch etwas günstiger holen. | ||
=== Allgemeinere Tipps === | === Allgemeinere Tipps === | ||
* Am allerwichtigesten: Sehr früh festlegen wer wofür verantwortlich ist | * Am allerwichtigesten: Sehr früh festlegen wer wofür verantwortlich ist | ||
* Hauptorga sollten so 2-3 Personen sein | * Hauptorga sollten so 2-3 Personen sein | ||
* Helferorganisation ist schwierig - erfordert definitiv eigene Verantwortliche, die bereit sind viel Zeit darein zu investieren (2-3 Verantworliche) | * Helferorganisation ist schwierig - erfordert definitiv eigene Verantwortliche, die bereit sind viel Zeit darein zu investieren (2-3 Verantworliche). GAANZ WICHTIG | ||
* Engelsystem erweist sich aus bisheriger Erfahrung als eher unpraktisch für Veranstaltungen wie die ZaPF (Helferpläne müssen früher feststehen) | |||
* Engelsystem erweist sich aus bisheriger Erfahrung | |||
* Helfer sollten während der Tagung flexibel gehandhabt werden können -> Eine digitale "Tauschbörse" für Bedarf/Überschuss-Meldungen ist zu empfehlen | * Helfer sollten während der Tagung flexibel gehandhabt werden können -> Eine digitale "Tauschbörse" für Bedarf/Überschuss-Meldungen ist zu empfehlen | ||
* Eine Belohnung um die Helfika zu locken ist sinnvoll, aber je nach FS/Uni-Kultur eher unnötig. | * Eine Belohnung um die Helfika zu locken ist sinnvoll, aber je nach FS/Uni-Kultur eher unnötig. | ||
:Optionen sind irgendeine Art von Party/Essen oder das Verteilen bestimmter Gastgeschenke/T-Shirts etc, die auch Teilnehmika bekommen. | |||
* Helferacquirierung ist je nach Umgebung auch über andere näher stehende FSen möglich. | * Helferacquirierung ist je nach Umgebung auch über andere näher stehende FSen möglich. | ||
* Als Kommunikation lässt sich auch ein Sprechfunk nutzen. Je nach Größe des Geländes sind Walkie-Talkies nicht mehr ausreichend. Aachen ist dafür ein guter Ansprechpartner wenn es um günstige Alternativen mit Handys geht. | * Als Kommunikation lässt sich auch ein Sprechfunk nutzen. Je nach Größe des Geländes sind Walkie-Talkies nicht mehr ausreichend. Aachen ist dafür ein guter Ansprechpartner wenn es um günstige Alternativen mit Handys geht. | ||
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* Je nach Land sollte man die Gesetzgebung für die Notwendigkeit von Sanitäterkräften beachten | * Je nach Land sollte man die Gesetzgebung für die Notwendigkeit von Sanitäterkräften beachten | ||
* Weiterer wichtiger Punkt: Überlegt euch ob ihr irgendeine Brandmelde-Anlage (oder Teile) abschalten müsst und beschäftigt euch mit den notwendigen Fristen und Voraussetzungen dafür. | * Weiterer wichtiger Punkt: Überlegt euch ob ihr irgendeine Brandmelde-Anlage (oder Teile) abschalten müsst und beschäftigt euch mit den notwendigen Fristen und Voraussetzungen dafür. | ||
* Kommunikation mit der Uni-Verwaltung ist wichtig. Normal freut sich die Uni sehr, wenn bekannt ist was genau abläuft. Entweder früh und viel reden oder gar nicht ;) | * Kommunikation mit der Uni-Verwaltung ist wichtig. Normal freut sich die Uni sehr, wenn bekannt ist was genau wie abläuft. Entweder früh und viel reden oder gar nicht ;) | ||
* Alkoholausschank kann je nach Uni mal weniger gern gesehen sein/erlaubt sein. Erkundigt euch ob ihr nicht evtl eine Genehmigung dafür benötigt | * Alkoholausschank kann je nach Uni mal weniger gern gesehen sein/erlaubt sein. Erkundigt euch ob ihr nicht evtl eine Genehmigung dafür benötigt | ||
* Sanitärräume sollten vor allem auch am Wochenende sauber gehalten werden | * Sanitärräume sollten vor allem auch am Wochenende sauber gehalten werden, wenn die regulären Putzkräfte evtl. nicht aktiv sind | ||
* Geschirr lässt sich entweder über die Mensa | * Geschirr lässt sich entweder über die Mensa organisieren (meist zu teuer) oder mit einem Spülmobil inkl entsprechender Leihware (meist die bessere/günstigere Lösung) | ||
* Man sollte zB darauf achten, dass Duschen auch am Wochenende warm sind | * Man sollte zB darauf achten, dass Duschen auch am Wochenende warm sind | ||
* Plenen aufspalten um die Motivation oben zu halten etc. sind Gedanken, die man sich durchaus machen kann | * Plenen aufspalten um die Motivation oben zu halten etc. sind Gedanken, die man sich durchaus machen kann - Das Programm der ZaPF ist nicht in Stein gemeißelt | ||
* Redezeit-Begrenzung der Ak-Vorstellung erweist sich als effizient | * Redezeit-Begrenzung der Ak-Vorstellung erweist sich als effizient | ||
* Vorstellung der AKs und | * Vorstellung der AKs und Verteilung auseinander zu ziehen mindert normal den Diskussionsbedarf und Inhaltliche Diskussionen sollten im Anfangsplenum allgemein eher unterdrückt werden | ||
* Eine Software-basierte AK-Verteilung ist möglich, aber grundsätzlich ist dass eine sehr komplexe Problemstellung, die sich nicht optimal lösen lässt | * Eine Software-basierte AK-Verteilung ist möglich, aber grundsätzlich ist dass eine sehr komplexe Problemstellung, die sich nicht optimal lösen lässt | ||
=== Fazit/Folgen === | === Fazit/Folgen === | ||
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[[Kategorie:AK-Protokolle]] | [[Kategorie:AK-Protokolle]] | ||
[[Kategorie:WiSe15]] | [[Kategorie:WiSe15]] | ||
[[Kategorie: | [[Kategorie:Orga-Doku]] | ||
