ZaPF Printed

Irgendwie müssen die Informationen zur geplanten ZaPF zu den ZaPFika kommen. Dazu ist unerlässlich neben den ganzen fancy Web-Apps und ähnlichem den Inhalt klar zu formulieren und auch analog zur Verfügung zu stellen. Nehmt euch als Leitsatz, dass Teilnehmika gerne zweimal nachfragen bevor sie denken und dass dafür die Texte so einfach und eindeutig, wie möglich gehalten werden sollte. Folgende Medien haben sich in den letzten Jahren bewährt.

Tagungsheft

Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.

Website

Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben. Es sollten einerseits die Teilnehmika alle nötigen Informationen finden, andererseits auch keine inoffiziellen Informationen zu finden sein, da auch mögliche Sponsoren sich oft einen Eindruck über diese Website verschaffen und wir nicht in schlechtem Licht erscheinen wollen.

Telegram Channel

Im Zuge von Messengern auf jedem Handy hat sich Telegram als ZaPF Channel sehr bewährt. Hier sollte nicht ein Bestehender weitergeführt werden, sondern einfach ein neuer, cleaner Kanal genutzt werden. Benutzer sollten nicht 'spamen' dürfen, eine einseitige Kommunikation ist sinnvoll. Gerade während der ZaPF können hier alle spontanen Änderungen und wichtigen Hinweise durchgegeben werden.

Einladung

Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.

• Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)
• Genaue, detaillierte Anreiseplanung.
• Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.
• Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.

Packliste:

Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:

In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.

• Taschenlampe
• Mehrfachsteckdosen
• Netzwerkkabel

Anmeldung

Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.

Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.

Protokolle und Resolutiuonen

Wie das sicherlich auch in euren Fachschaftssitzungen der Fall ist, werden alle Arbeitskreise und Plenen mitprotokolliert. Dazu hat es sich bewährt schon Pads für jeden AK aufzusetzen und ein einfaches Template einzufügen. Dazu kann man sich am besten auch einfach an die bereits existierenden Dateien halten. Habt im Hinterkopf, dass ihr für den Reader alle Protokolle nochmal anfassen und aufhübschen müsst. Das heißt, je einfacher es den (oft unerfahrenen) Protokollanten gemacht wird, desto schönere Protokolle kriegt ihr am Ende und habt dann weniger Arbeit.

Tagungsreader

Der [1] ist das Abschlussdokument der ZaPF. Es fasst die Ergebnisse der Tagung zusammen und stellt den Diskussionsverlauf dar. Es sollten folgende Punkte enthalten sein:

• Anwesende Fachschaften
• gefasste Beschlüsse
• Wahlen
• Plenen
• Arbeitskreise

Meistens wird das Dokument dann auf der folgenden ZaPF auf die oben erwähnte Website geladen und nur noch im Bedarfsfall gedruckt.