Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf

Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf
(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)

Allgemeines

Organisationsstruktur

Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf

• in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)
• wichtigste Bereiche am Anfang:
  • Haupt-Orga
  • Finanzen
  • Akquise
• Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: Datei:ZaPF Verantwortungsbereiche.pdf, wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können
• Gliederung der Bereiche:
  • gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit
  • zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt
  • zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich
• eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein

Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm

Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:

• Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)
• Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt
• Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)
• Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme
• der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig
• Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit
• es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben

Kommunikationskanäle

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:

Datenaustausch über Dropbox

• falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
• Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
  • individuelle Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
  • Haupt-Orga-Ordner mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
  • Allgemeiner Ordner für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
• manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt

Mailverkehr

• beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
• jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (bereich@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation
• Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
• allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet
• Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Orga-Handy

• ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft
• wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle
• diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen
• wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet

Sitzungs-Protokolle

Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:

1. ZaPF-Treffen (November 2012)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2012-11-28.pdf
Themen:

• Orga-Struktur
• Kommunikationswege
• Einteilung der Verantwortungsbereiche

Teilplanungstreffen (Dezember 2012)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2012-12-13.pdf
Themen:

• Aufgaben für Akquise & Finanzen

2. ZaPF-Treffen (März 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-03-22.pdf
Themen:

• Zwischenberichte
• erste Kostenkalkulation

Teilplanungstreffen (April 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-04-15.pdf
Themen:

• Weiteres Vorgehen der Akquise

3. ZaPF-Treffen (November 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2013-11-08.pdf
Themen:

• Zwischenberichte
• Aufgaben für Wien und danach

Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)

Protokoll: Datei:ZaPF SS14 Protokoll Treffen 2013-12-16.pdf
Themen:

• Aktueller Stand (Räume & Finanzen)
• Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat
• Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament

1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)

Protokoll: Datei:BVT-ZaPF Protokoll 2014-02-06.pdf
Themen:

• Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT
• Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)
• Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen
• Planung der weiteren Zusammenarbeit

4. ZaPF-Treffen (April 2014)

Protokoll: Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2014-04-07.pdf
Themen:

• Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen
• Alternativpläne fürs Schlafen
• Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen
• Planung der letzten Schritte vor der ZaPF

2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)

Protokoll: Datei:BVT-ZaPF Protokoll 2014-05-06.pdf
Themen:

• Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant

Zeitlicher Organisationsablauf

WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)

Erstellung des Logos

• Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt

Wahl der Verantwortlichen

• nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert
• Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet
• sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)
• wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)

Termin festlegen

• ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)
• für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!

Meilensteine und Zeitplan erstellen

• Meilensteine fürs laufende Semester wurden festgelegt
• Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden

Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen

• jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten
• in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt
• der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF
• Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag

SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)

BMBF-Antrag schreiben

• vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner
• Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt
• detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden

Sponsoren akquirieren

• kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)
• Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert
• auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt
• viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert
• Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt

Orga-Wechsel

• einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)
• es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!
• neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet

WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)

Präsentation nach außen

• neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)
• Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch
• Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt
• Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet
• März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren
• nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet
• Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen

Sponsoren & Finanzen

• Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)
• ZaPF-Konto wurde angelegt
• Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt
• Sprechstunde, zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet

Raumprobleme

• Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten
• Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni
• Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen
• es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)
• Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:
  • Räume in der FH Düsseldorf
  • Gymnastikraum der FH
  • Seminar- & Institutsräume an unserer Uni
  • Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)
  • externe Turnhallen
  • Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)
  • Zeltstadt auf dem Campus

Programm

• Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden
• Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt
• Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst
• eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen
• da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht

Helfer

• Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben
• auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben
• mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!
• ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt

BMBF

• Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten
• passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss
• Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014

Gespräch mit Dekanat und Professoren

• Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP
• Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag)

Gespräch mit Studentenwerk

• Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können
• Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt

Finanzanträge

• Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)
• Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt

Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie

• Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen
• Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk
• Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt

Tagungsheft

• Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)
• Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April

Sonstiges

• Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen
• Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen
• Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt

SS14 (die letzten 8 Wochen)

Schlafen

• Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus
• Reinigung der Hallen wurden gebucht
• In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt

Essen

• Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht
• Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk
• Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles
• ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)
• Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt
• Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern
• Kühlanhänger wurde gemietet
• ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt

Anmeldung

• Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt
• Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen
• Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden
• 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)
• Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben
• Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)

Finanzen

• Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns
• Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden
• WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat

Exkursionen

• Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)
• Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen

Sonstiges

• Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen
• Das Tagungsheft wurde gedruckt
• Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden
• Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni
• Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt
• T-Shirts wurden in Druck gegeben

Die letzten Tage vor der ZaPF

• Lagerräume wurden vorbereitet
• Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet
• mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter
• Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt
• Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet
• Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert
• Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst
• Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt
• Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)
• Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet

Nach der ZaPF

Aufräumen & Abbauen

• Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging
• Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal
• Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt

Reader

• Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)
• Reader wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)
• Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt

Sonstiges

• Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt
• Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt
• Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt

Erkenntnisse vorheriger ZaPFen

Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe

• Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.
• mehr Zeit für Frühstück einplanen
• Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe
• es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen

Sommer-ZaPF 2013 in Jena

• "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"
• viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen
• Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair
• Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen
• Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten
• Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken
• Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss

Winter-ZaPF 2013 in Wien

• Es ist wichtig, dass vernünftig geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander
• Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen
• beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!
• Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)
• Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell
• 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein

Resümee

Unsere ZaPF in Zahlen

• 1 Dudelsackkombo
• 1 abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam
• 1 neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)
• 1,5 Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen
• 2 Spanferkel (zusammen 45kg)
• 2 DJ's auf der Party
• 3 neue ZaPF-Termine bestätigt
• eine in knapp 5 Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (und tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)
• 6 Exkursionen
• 8 Walkie-Talkies ständig im Einsatz
• 10 Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)
• mehr als 10GB an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox
• 11 Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)
• 21 großzügige Sponsoren
• knapp über 25 Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)
• mehr als 25 extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen
• 40kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)
• über 40 Arbeitskreise und Workshops
• 43 angemeldete Fachschaften
• 50l Vodka auf der ZaPF-Party
• über 50 verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)
• über 80 Helfer und Organisatoren
• 180 Teilnehmer und sonstige Gäste
• 200 selbstgemachte Cake-Pops in Entenform
• mehr als 200 gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto
• 500 Onigiris
• rund 560 Tage Vorbereitungzeit
• über 800l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)
• 3000 Wachteleier
• mehr als 1,03E5 Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend

Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)

• In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren
• Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)
• Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten
• Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.
• Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.
• Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.
• Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.
• Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.
• Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.

Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen

• 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!
• Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm
• Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können
• Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.
• Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
• Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.
• Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.
• Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.
• Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)
• Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.
• Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.
• Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.