Orga-Dokumentation WS16 Dresden - Versionsgeschichte

Benedikt (WWU): Kategorie Orga-Doku hinzugefügt

2018-03-17T21:21:41Z

Kategorie Orga-Doku hinzugefügt

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	Dokumentation zur Organisation der [[WiSe16\|Winter-ZaPF 2016 in Dresden]]		Dokumentation zur Organisation der [[WiSe16\|Winter-ZaPF 2016 in Dresden]]

Marius (DD): /* Zeitlicher Organisationsablauf */

2016-03-17T16:31:25Z

Zeitlicher Organisationsablauf

← Nächstältere Version		Version vom 17. März 2016, 18:31 Uhr
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	=Zeitlicher Organisationsablauf=		=Zeitlicher Organisationsablauf=

			==Noch vor der Zeit==
			Aufgrund dessen, dass wir früh von unserem Glück wussten, die ZaPF auszurichten, ging die Organisation schon vor dem eigentlichen Beginn der eigentlichen Organisation los.
			Die Zeit wurde von der Hauptorga genutzt, die Strukturen der Organisation (siehe oben) vorzubereiten und sich erste Überlegungen zu den Verantwortlichen zu machen. Die Vorstellung und weiter Ausarbeitung dieser Strukturen wurde dann auf einer Klausurtagung vollzogen. Auf dieser wurden auch die Menschen für die Bereiche festgelegt. Auf der Klausurtagung wurde des Weiteren das Logo und der Name der ZaPF festgelegt. Dadurch entstand das, was gemeinhin als Hype bekannt ist.
			Folgende Dinge sind in der Zeit vor dem Sommersemester 2015 passiert:
			===Organisatorisches===
			* Aufbau der medialen und "gedanklichen" Struktur
			* die Hauptorga hat sich mit allen Verantwortlichen einzeln getroffen und Vorstellungen und Langzeitziele der Bereiche abgesprochen
			** es fand eine Einweisung in die Strukturen statt
			** Zugang zu den Mailadressen und den einzelnen technischen Medien wurden verteilt

			===Finanziell===
			Als eines der wichtigen Themen schlechthin, fand frühzeitig ein Treffen zum Thema Finanzen und Sponsoring & Akquise statt. Dabei waren alle Verantwortlichen der jetzigen und der alten ZaPF (2011) eingeladen, damit ein Wissenstransfer stattfinden konnte.

			* erste Aufgaben wurden verteilt:
			** erstellen eines Sponsoring-Briefs
			** Sponsoren sollten so früh wie möglich kontaktiert werden, da viele Sponsoring-Posten im Haushalt aufstocken müssen und somit vor Beschluss des Haushalts (passiert bei vielen in der zweiten Jahreshälfte nach der Winter-ZaPF) Bescheid wissen, dass wir Geld möchten
			*** unsere Deadline war also Juni 2015
			** Aufbau einer Struktur, um Informationen der Sponsoren und Spender zu verwalten

Marius (DD): /* Organisationsstruktur */

2016-03-17T16:03:43Z

Organisationsstruktur

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	=Allgemeines=		=Allgemeines=
	==Organisationsstruktur==		==Organisationsstruktur==
	~~hier~~ Datei ~~einfügen, sobald hochladen wieder geht~~
			[[Datei:Organigramm Veranwortungsbereiche.jpg\|right\|thump\|300px]]

	Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.		Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.

Marius (DD) am 17. März 2016 um 15:55 Uhr

2016-03-17T15:55:40Z

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 ===Aufgabenübersicht mit Trello===
 * es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt
-* es gab ein Allgemeines-Board, auf den vor allem in der anfänglichen Zeit die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche möglich war
+* es gab ein Allgemeines-Board, auf dem, vor allem in der anfänglichen Zeit, die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche und Aufgaben möglich war
-** für große eigenständige Bereiche (z.B. Party
+** für große eigenständige Bereiche (z.B. Abendveranstaltung) wurden eigenständige Boards angelegt

Marius (DD): Die Seite wurde neu angelegt: „Dokumentation zur Organisation der Winter-ZaPF 2016 in Dresden =Allgemeines= ==Organisationsstruktur== hier Datei einfügen, sobald hochladen wiede…“

2016-03-15T17:58:00Z

Die Seite wurde neu angelegt: „Dokumentation zur Organisation der Winter-ZaPF 2016 in Dresden =Allgemeines= ==Organisationsstruktur== hier Datei einfügen, sobald hochladen wiede…“

Neue Seite

Dokumentation zur Organisation der [[WiSe16|Winter-ZaPF 2016 in Dresden]]

=Allgemeines=
==Organisationsstruktur==
hier Datei einfügen, sobald hochladen wieder geht

Die Struktur richtete sich sehr stark nach der Struktur, die in Düsseldorf verwendet wurde. Da wir recht früh wussten, dass wir die ZaPF ausrichten würden, konnten wir uns Zeit lassen und das Organigramm durcharbeiten und unseren Vorstellungen anpassen.
* Es gab insgesamt 23 Verantwortungsbereiche
** die Untergliederung folgte einer zeitlichen und inhaltlichen Einteilung
** aufgrund ihrer Wichtigkeit stehen Hauptorga, Sponsoring & Akquise, Finanzer/Stellvertretender Finanzer, Controller und die Helferkoordination gesondert im Organigramm
** dem Organigramm ist des Weiteren zu entnehmen, welche Rollen die einzelnen Bereiche spielen (Beschriftung der Pfeile)
** eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein
* eine genaue Beschreibung der einzelnen Bereich folgt weiter unten

==Kommunikationkanäle==
Der folgende Abschnitt wurde aus der Orgadoku aus Düsseldorf übernommen, da wir uns hier genauso verhalten haben.

Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:
===Datenaustausch über Dropbox===
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit:
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt
===Mailverkehr===
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''-zapf@mailbox.tu-dresden.de) zur externen Kommunikation
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben
* allgemeine Mailadresse (info-zapf@mailbox.tu-dresden.de) wurde eingerichtet
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt

Folgende Medien wurden zur Organisation genutzt:
===Aufgabenübersicht mit Trello===
* es wurde ein Team mit allen Verantwortlichen der ZaPF angelegt
* es gab ein Allgemeines-Board, auf den vor allem in der anfänglichen Zeit die Organisation stattfand, so dass eine leichte Übersicht der Bereiche möglich war
** für große eigenständige Bereiche (z.B. Party