https://zapf.wiki/api.php?action=feedcontributions&feedformat=atom&user=RobZaPFWiki - Benutzerbeiträge [de]2026-05-05T19:46:02ZBenutzerbeiträgeMediaWiki 1.43.8https://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=29860Benutzer:Rob2022-06-03T23:18:36Z<p>Rob: /* Besuchte Tagungen */</p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Hesse@wolfbyte.de<br />
* Website: [https://wolfbyte.de www.wolfbyte.de]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|WS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
* Vollständige Liste: [https://wolfbyte.de/gremien/ www.wolfbyte.de/gremien]<br />
===Uni Düsseldorf (kleine Auswahl)===<br />
* Senat<br />
* Fakultätsrat der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Studienbeiratskommission der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc./B.Sc.<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool (9 Verfahren 2017 bis 2022)</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=29853Benutzer:Rob2022-06-03T22:13:33Z<p>Rob: /* Gremienerfahrung */</p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Hesse@wolfbyte.de<br />
* Website: [https://wolfbyte.de www.wolfbyte.de]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|SS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
* Vollständige Liste: [https://wolfbyte.de/gremien/ www.wolfbyte.de/gremien]<br />
===Uni Düsseldorf (kleine Auswahl)===<br />
* Senat<br />
* Fakultätsrat der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Studienbeiratskommission der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc./B.Sc.<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool (9 Verfahren 2017 bis 2022)</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=29852Benutzer:Rob2022-06-03T22:09:39Z<p>Rob: /* Gremienerfahrung */</p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Hesse@wolfbyte.de<br />
* Website: [https://wolfbyte.de www.wolfbyte.de]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|SS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
* Vollständige Liste: [https://wolfbyte.de/gremien/ www.wolfbyte.de/gremien]<br />
===Uni Düsseldorf (kleine Auswahl)===<br />
* Senat<br />
* Fakultätsrat der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Studienbeiratskommission der Math.-Nat.-Fakultät <br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc./B.Sc.<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=29851Benutzer:Rob2022-06-03T22:06:36Z<p>Rob: /* Persönliches & Kontakt */</p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Hesse@wolfbyte.de<br />
* Website: [https://wolfbyte.de www.wolfbyte.de]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|SS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Senat<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=13662SoSe142016-01-29T15:52:07Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
*[[:Datei:Fachschaftenberichte_Duesseldorf_SS14.pdf|Selbstberichte der Fachschaften]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [http://zapf.wolfbyte.de/Tagungsreader.pdf Reader (14.2 MB)]<br />
* [http://zapf.wolfbyte.de/Tagungsheft.pdf Tagungsheft (15.7 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation (Triumvirat): [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]], [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]] & [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=13655SoSe142016-01-17T10:36:04Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.wolfbyte.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.wolfbyte.de Tagungswebseite (zapf.wolfbyte.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.wolfbyte.de Tagungswebseite (zapf.wolfbyte.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
*[[:Datei:Fachschaftenberichte_Duesseldorf_SS14.pdf|Selbstberichte der Fachschaften]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [http://zapf.wolfbyte.de/Tagungsreader.pdf Reader (14.2 MB)]<br />
* [http://zapf.wolfbyte.de/Tagungsheft.pdf Tagungsheft (15.7 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation (Triumvirat): [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]], [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]] & [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.wolfbyte.de zapf.wolfbyte.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12851Benutzer:Rob2015-11-23T19:13:55Z<p>Rob: /* Uni Düsseldorf */</p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [http://fb.com/sybiz Facebook]<br />
* [https://telegram.me/sybriz Telegram]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|SS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Senat<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12850Benutzer:Rob2015-11-23T19:11:17Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches & Kontakt==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [http://fb.com/sybiz Facebook]<br />
* [https://telegram.me/sybriz Telegram]<br />
<br />
==Besuchte Tagungen==<br />
===ZaPFen===<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br><br />
#[[WiSe15|SS 15 in Frankfurt (Main)]]<br />
<br />
===Sonstige===<br />
* KOMET WS 15 in Lübeck<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Senat<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand<br />
* entsandt in studentischen Akkreditierungspool</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=12639SoSe142015-11-16T17:28:18Z<p>Rob: /* Reader & Tagungsheft */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
*[[:Datei:Fachschaftenberichte_Duesseldorf_SS14.pdf|Selbstberichte der Fachschaften]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [http://zapf.wolflab.eu/Tagungsreader.pdf Reader (14.2 MB)]<br />
* [http://zapf.wolflab.eu/Tagungsheft.pdf Tagungsheft (15.7 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation (Triumvirat): [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]], [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]] & [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12182Benutzer:Rob2015-05-29T14:48:34Z<p>Rob: /* Besuchte ZaPFen */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [http://fb.com/sybiz Facebook]<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12181Benutzer:Rob2015-05-29T14:47:00Z<p>Rob: /* Persönliches */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [http://fb.com/sybiz Facebook]<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12180Benutzer:Rob2015-05-29T14:45:46Z<p>Rob: /* Persönliches */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [[http://fb.com/sybiz Facebook]]<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12179Benutzer:Rob2015-05-29T14:45:31Z<p>Rob: /* Persönliches */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby "Rob Wolf" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* [[htto://fb.com/sybiz Facebook]]<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=12178Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2015-05-29T14:44:09Z<p>Rob: /* Reader */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf]]<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (und tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=12177Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2015-05-29T14:41:43Z<p>Rob: /* Sonstiges */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf]]<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (und tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=12176SoSe142015-05-29T14:40:29Z<p>Rob: /* Kontakt */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
*[[:Datei:Fachschaftenberichte_Duesseldorf_SS14.pdf|Selbstberichte der Fachschaften]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [http://zapf.sybriz.de/Tagungsreader.pdf Reader (14.2 MB)]<br />
* [http://zapf.sybriz.de/Tagungsheft.pdf Tagungsheft (15.7 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation (Triumvirat): [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]], [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]] & [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=12175SoSe142015-05-29T14:39:22Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
*[[:Datei:Fachschaftenberichte_Duesseldorf_SS14.pdf|Selbstberichte der Fachschaften]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [http://zapf.sybriz.de/Tagungsreader.pdf Reader (14.2 MB)]<br />
* [http://zapf.sybriz.de/Tagungsheft.pdf Tagungsheft (15.7 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=12066Benutzer:Rob2015-05-27T22:20:17Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br><br />
#[[SoSe15|SS 15 in Aachen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11424SoSe142014-11-24T17:02:14Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
Auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (Alter Sack)<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5.9 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft (Druck-Qualität, 65.8 MB)]<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=HowTo_ZaPF_(Alternative)&diff=11361HowTo ZaPF (Alternative)2014-11-23T03:42:08Z<p>Rob: /* Unbearbeitetes/Uneingepflegtes */</p>
<hr />
<div><i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br><br />
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde <br />
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]<br />
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]<br />
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]<br />
<br />
und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen <i>könnte</i>, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.<br />
<br />
==Hilfe, wir haben die ZaPF==<br />
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.<br />
===Schritt 1: Team zusammenstellen===<br />
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:<br />
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)<br />
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)<br />
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)<br />
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)<br />
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)<br />
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:<br />
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.<br />
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.<br />
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.<br />
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!<br />
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.<br />
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. <br />
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.<br />
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===Schritt 2: Meilensteine definieren===<br />
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:<br />
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).<br />
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte. <br />
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Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:<br />
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? <br />
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.<br />
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! <br />
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.<br />
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. <br />
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). <br />
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===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===<br />
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr<br />
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.<br />
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.<br />
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.<br />
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!<br />
* für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"<br />
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Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.<br />
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==Die Unterbringung==<br />
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:<br />
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.<br />
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.<br />
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! <br />
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<blockquote><br />
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“<br />
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<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
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Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:<br />
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===Übernachtung===<br />
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.<br />
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<blockquote><br />
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“<br />
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<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
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Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?<br />
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.<br />
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.<br />
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.<br />
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).<br />
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.<br />
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.<br />
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).<br />
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.<br />
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.<br />
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.<br />
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!<br />
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===Gepäckraum===<br />
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte<br />
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).<br />
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).<br />
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.<br />
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===Plenen===<br />
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:<br />
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.<br />
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.<br />
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.<br />
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.<br />
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.<br />
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===Tagungsbüro===<br />
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es<br />
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.<br />
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.<br />
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.<br />
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.<br />
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.<br />
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===Arbeitsräume===<br />
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.<br />
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===Speisesaal/Aufenthaltsraum===<br />
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.<br />
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===Küche und Lagerräume===<br />
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".<br />
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===Sanitäre Einrichtung===<br />
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass<br />
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.<br />
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).<br />
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!<br />
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===Party===<br />
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.<br />
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==Die Finanzierung==<br />
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt. <br />
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Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b><br />
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===ASten & Uni===<br />
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!<br />
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<blockquote><br />
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“<br />
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<tt><i>&mdash; Orga-Team Jena</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
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===BMBF===<br />
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:<br />
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.<br />
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]<br />
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)<br />
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)<br />
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.<br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Sponsoren===<br />
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:<br />
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.<br />
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.<br />
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.<br />
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.<br />
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.<br />
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:<br />
<blockquote><br />
„Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br />
<br><br />
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> <br />
<br><br />
Vom <i>XX. – XX.XX.20XX</i> findet in <i>XXXXX</i> die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br><br />
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> <br />
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> <br />
<br><br />
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir<br><br />
<br><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<i>XY</i>“<br />
</blockquote><br />
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.<br />
<br><br><br />
Mögliche Sponsoren wären z.B.:<br />
* Wissenschaftsverlage<br />
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen<br />
* Banken<br />
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)<br />
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten<br />
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.<br />
<br />
===Sachspenden===<br />
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.<br />
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Verein===<br />
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:<br />
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.<br />
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist. <br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Konten===<br />
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<b><font color="#f00">Weitere Infos zu den Konten einfügen!</font></b><br />
<br />
===AKs zum Thema Finanzierung===<br />
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:<br />
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]<br />
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]<br />
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]<br />
<br />
==Die Verpflegung==<br />
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.<br />
<br />
===Auswahl an Speisen===<br />
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.<br />
<br><br><br />
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das <b>Chili am Anreisetag</b>. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Eine weitere Tradition ist <b>ein Grillabend</b>, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!<br />
<br />
Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).<br />
<br />
Weitere Tipps für die Verpflegung:<br />
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.<br />
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.<br />
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.<br />
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!<br />
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.<br />
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).<br />
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.<br />
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).<br />
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.<br />
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
<br />
===Getränke===<br />
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:<br />
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.<br />
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt. <br />
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.<br />
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!<br />
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.<br />
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.<br />
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!<br />
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären. <br />
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.<br />
<br />
===Mengenplanung===<br />
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?<br />
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.<br />
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!<br />
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===<br />
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter. <br />
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.<br />
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.<br />
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.<br />
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.<br />
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.<br />
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
==Die Helfer==<br />
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. <br />
<br />
===Helfersuche===<br />
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).<br />
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.<br />
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (<b><font color="#f00">HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN</font></b>), die ihr <br />
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.<br />
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.<br />
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.<br />
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.<br />
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!<br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Aufgabenverteilung===<br />
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).<br />
<br />
<blockquote><br />
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===<br />
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.<br />
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.<br />
* Ihr braucht genügend <b>muntere</b> Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).<br />
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.<br />
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! <br />
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.<br />
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.<br />
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.<br />
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.<br />
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.<br />
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.<br />
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.<br />
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.<br />
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.<br />
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.<br />
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.<br />
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.<br />
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.<br />
<br />
===Orga-Doku===<br />
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf <br />
</font><br />
<br />
==Alles wird gut!==<br />
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br><br />
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.<br />
<br />
<br />
==Wo findet ihr weitere Infos?==<br />
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.<br />
<br />
===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===<br />
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:<br />
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===<br />
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:<br />
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]<br />
<br />
==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==<br />
<b><font color="#FF0000">Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =) </color></b><br />
===Das Programm===<br />
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.<br />
<br />
=== Exkursionen ===<br />
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.<br />
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.<br />
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.<br />
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).<br />
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.<br />
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.<br />
<br />
Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.<br />
<br />
Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.<br />
<br />
Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.<br />
<br />
<br />
=== Kneipentour ===<br />
<br />
Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.<br />
<br />
Rechtzeitig losgehen.<br />
<br />
Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.<br />
<br />
Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.<br />
<br />
===Abendprogramm===<br />
<br />
=== Fachvortrag ===<br />
<br />
Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.<br />
<br />
<br />
===Stadführung===<br />
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). <br />
=== Party ===<br />
<br />
* Die Party ist wichtig!<br />
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)<br />
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände<br />
* Habt euren DJ in der Hand!<br />
* Hyper Hyper<br />
* Insel mit zwei Bergen<br />
* Ente Ente Ente<br />
* Ich und mein Pony<br />
<br />
<br />
===Die Kommunuikationsmedien===<br />
=== Tagungsheft ===<br />
<br />
Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.<br />
<br />
=== Website ===<br />
<br />
Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.<br />
<br />
=== Einladung ===<br />
<br />
Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.<br />
<br />
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)<br />
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.<br />
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.<br />
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.<br />
<br />
Packliste:<br />
<br />
Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:<br />
<br />
In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.<br />
<br />
* Taschenlampe<br />
* Mehrfachsteckdosen<br />
* Netzwerkkabel<br />
<br />
=== Anmeldung ===<br />
<br />
Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.<br />
<br />
Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.<br />
<br />
<br />
=== Verkehrsmittel ===<br />
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.<br />
<br />
=== Ausleihen ===<br />
<br />
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und<br />
* Benutzungsgebühren vorher abmachen<br />
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)<br />
<br />
=== Sonstiges ===<br />
<br />
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen<br />
<br />
<br />
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)<br />
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher<br />
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)<br />
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen<br />
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch<br />
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können. <br />
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern<br />
<br />
Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal<br />
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key<br />
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa<br />
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen<br />
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)<br />
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen<br />
<br />
Plenen:<br />
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()<br />
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)<br />
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen<br />
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. <br />
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)<br />
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.<br />
<br />
AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)<br />
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)<br />
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE<br />
<br />
Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen<br />
<br />
Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile <br />
in der Nacht Basketball spielen...<br />
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch <br />
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben <br />
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können <br />
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?<br />
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen<br />
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...<br />
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden<br />
<br />
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)<br />
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) <br />
<br />
<br />
<br />
Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig<br />
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht <br />
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)<br />
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum<br />
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!<br />
<br />
Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen<br />
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht<br />
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)<br />
<br />
<br />
(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...<br />
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!<br />
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...<br />
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...<br />
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)<br />
Obst: Bananen!!!<br />
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen<br />
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)<br />
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.<br />
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...<br />
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten<br />
<br />
<br />
===Während der ZaPF===<br />
<br />
=== Ankunft ===<br />
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.<br />
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).<br />
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.<br />
<br />
=== Einchecken ===<br />
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.<br />
<br />
Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.<br />
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=== Abmeldung ===<br />
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.<br />
<br />
Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.<br />
<br />
Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.<br />
<br />
=== Plenen ===<br />
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.<br />
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.<br />
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.<br />
<br />
In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.<br />
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Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.<br />
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=== Arbeitskreisverteilung ===<br />
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AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.<br />
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=== Arbeitskreise ===<br />
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Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.<br />
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich<br />
Fotograf für AKs<br />
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=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===<br />
<br />
Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.<br />
<br />
Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.<br />
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ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App<br />
<br />
Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.<br />
<br />
Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.<br />
<br />
===Nach der ZaPF===<br />
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Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.<br />
<br />
=== Aufräumen ===<br />
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.<br />
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In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.<br />
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Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.<br />
<br />
Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.<br />
<br />
Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.<br />
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weitere tipps<br />
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- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind<br />
- regenschirme zum ausleihen bereithalten<br />
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke<br />
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen<br />
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden<br />
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte<br />
<br />
- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club<br />
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst<br />
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)<br />
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- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)<br />
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- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren<br />
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen<br />
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt<br />
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte<br />
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- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)<br />
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Liste Tafel für bremen:<br />
- haltet euch viele helfer<br />
- lagerplatz ist toll<br />
- kochen: spülen ist was tolles...<br />
- laminieren ist toll<br />
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)<br />
- warmes essen für helfer<br />
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Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. <br />
<br />
Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen<br />
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3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. <br />
<br />
=== Protokolle und Resolutiuonen ===<br />
<br />
=== Tagungsreader ===<br />
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[[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=HowTo_ZaPF_(Alternative)&diff=11360HowTo ZaPF (Alternative)2014-11-23T03:41:01Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div><i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br><br />
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde <br />
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]<br />
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]<br />
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]<br />
<br />
und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen <i>könnte</i>, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.<br />
<br />
==Hilfe, wir haben die ZaPF==<br />
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.<br />
===Schritt 1: Team zusammenstellen===<br />
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:<br />
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)<br />
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)<br />
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)<br />
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)<br />
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)<br />
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:<br />
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.<br />
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.<br />
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.<br />
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!<br />
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.<br />
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. <br />
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.<br />
<br />
===Schritt 2: Meilensteine definieren===<br />
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:<br />
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).<br />
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte. <br />
<br />
Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:<br />
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? <br />
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.<br />
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! <br />
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.<br />
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. <br />
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). <br />
<br />
===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===<br />
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr<br />
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.<br />
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.<br />
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.<br />
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!<br />
* für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"<br />
<br><br />
Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.<br />
<br />
==Die Unterbringung==<br />
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:<br />
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.<br />
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.<br />
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! <br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:<br />
<br />
===Übernachtung===<br />
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?<br />
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.<br />
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.<br />
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.<br />
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).<br />
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.<br />
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.<br />
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).<br />
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.<br />
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.<br />
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.<br />
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!<br />
<br />
===Gepäckraum===<br />
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte<br />
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).<br />
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).<br />
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.<br />
<br />
===Plenen===<br />
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:<br />
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.<br />
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.<br />
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.<br />
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.<br />
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.<br />
<br />
===Tagungsbüro===<br />
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es<br />
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.<br />
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.<br />
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.<br />
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.<br />
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.<br />
<br />
===Arbeitsräume===<br />
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.<br />
<br />
===Speisesaal/Aufenthaltsraum===<br />
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.<br />
<br />
===Küche und Lagerräume===<br />
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".<br />
<br />
===Sanitäre Einrichtung===<br />
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass<br />
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.<br />
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).<br />
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!<br />
<br />
===Party===<br />
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.<br />
<br />
==Die Finanzierung==<br />
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt. <br />
<br><br><br />
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b><br />
<br />
===ASten & Uni===<br />
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Jena</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===BMBF===<br />
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:<br />
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.<br />
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]<br />
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)<br />
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)<br />
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.<br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Sponsoren===<br />
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:<br />
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.<br />
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.<br />
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.<br />
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.<br />
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.<br />
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:<br />
<blockquote><br />
„Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br />
<br><br />
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> <br />
<br><br />
Vom <i>XX. – XX.XX.20XX</i> findet in <i>XXXXX</i> die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br><br />
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> <br />
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> <br />
<br><br />
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir<br><br />
<br><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<i>XY</i>“<br />
</blockquote><br />
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.<br />
<br><br><br />
Mögliche Sponsoren wären z.B.:<br />
* Wissenschaftsverlage<br />
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen<br />
* Banken<br />
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)<br />
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten<br />
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.<br />
<br />
===Sachspenden===<br />
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.<br />
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Verein===<br />
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:<br />
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.<br />
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist. <br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Konten===<br />
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<b><font color="#f00">Weitere Infos zu den Konten einfügen!</font></b><br />
<br />
===AKs zum Thema Finanzierung===<br />
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:<br />
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]<br />
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]<br />
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]<br />
<br />
==Die Verpflegung==<br />
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.<br />
<br />
===Auswahl an Speisen===<br />
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.<br />
<br><br><br />
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das <b>Chili am Anreisetag</b>. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Eine weitere Tradition ist <b>ein Grillabend</b>, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!<br />
<br />
Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).<br />
<br />
Weitere Tipps für die Verpflegung:<br />
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.<br />
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.<br />
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.<br />
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!<br />
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.<br />
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).<br />
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.<br />
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).<br />
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.<br />
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
<br />
===Getränke===<br />
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:<br />
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.<br />
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt. <br />
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.<br />
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!<br />
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.<br />
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.<br />
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!<br />
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären. <br />
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.<br />
<br />
===Mengenplanung===<br />
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?<br />
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.<br />
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!<br />
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===<br />
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter. <br />
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.<br />
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.<br />
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.<br />
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.<br />
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.<br />
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
==Die Helfer==<br />
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. <br />
<br />
===Helfersuche===<br />
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).<br />
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.<br />
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (<b><font color="#f00">HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN</font></b>), die ihr <br />
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.<br />
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.<br />
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.<br />
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.<br />
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!<br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Aufgabenverteilung===<br />
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).<br />
<br />
<blockquote><br />
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===<br />
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.<br />
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.<br />
* Ihr braucht genügend <b>muntere</b> Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).<br />
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.<br />
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! <br />
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.<br />
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.<br />
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.<br />
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.<br />
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.<br />
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.<br />
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.<br />
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.<br />
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.<br />
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.<br />
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.<br />
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.<br />
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.<br />
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===Orga-Doku===<br />
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf <br />
</font><br />
<br />
==Alles wird gut!==<br />
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br><br />
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.<br />
<br />
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==Wo findet ihr weitere Infos?==<br />
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.<br />
<br />
===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===<br />
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:<br />
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
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===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===<br />
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:<br />
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]<br />
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==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==<br />
<b><font color="#FF0000">Ab hier ist alles nur unstrukturiert zusammenkopiert und muss noch sortiert, gefiltert, sauber formuliert und oben (in auch gern weitere sinnvolle Unterpunkte) eingepflegt werden! Rob aus Düsseldorf macht das lokal und läd ab und an eine aktuellere Version dieses Artikels hier hoch. Fremde Änderungen werden dabei leider überschrieben, also wartet bitte einfach, bis ich den Artikel fertig hab und eine Infomail über die ZaPF-List dazu rumgeschickt hab =)</color></b><br />
===Das Programm===<br />
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.<br />
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=== Exkursionen ===<br />
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.<br />
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.<br />
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.<br />
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).<br />
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.<br />
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.<br />
<br />
Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.<br />
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Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.<br />
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Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.<br />
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=== Kneipentour ===<br />
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Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.<br />
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Rechtzeitig losgehen.<br />
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Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.<br />
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Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.<br />
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===Abendprogramm===<br />
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=== Fachvortrag ===<br />
<br />
Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.<br />
<br />
<br />
===Stadführung===<br />
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). <br />
=== Party ===<br />
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* Die Party ist wichtig!<br />
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)<br />
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände<br />
* Habt euren DJ in der Hand!<br />
* Hyper Hyper<br />
* Insel mit zwei Bergen<br />
* Ente Ente Ente<br />
* Ich und mein Pony<br />
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===Die Kommunuikationsmedien===<br />
=== Tagungsheft ===<br />
<br />
Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.<br />
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=== Website ===<br />
<br />
Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.<br />
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=== Einladung ===<br />
<br />
Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.<br />
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* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)<br />
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.<br />
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.<br />
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.<br />
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Packliste:<br />
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Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:<br />
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In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.<br />
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* Taschenlampe<br />
* Mehrfachsteckdosen<br />
* Netzwerkkabel<br />
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=== Anmeldung ===<br />
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Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.<br />
<br />
Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.<br />
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=== Verkehrsmittel ===<br />
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.<br />
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=== Ausleihen ===<br />
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* ordentliches Ausleihprotokoll führen und<br />
* Benutzungsgebühren vorher abmachen<br />
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)<br />
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=== Sonstiges ===<br />
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* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen<br />
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* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)<br />
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher<br />
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)<br />
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen<br />
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch<br />
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können. <br />
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern<br />
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Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal<br />
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key<br />
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa<br />
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen<br />
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)<br />
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen<br />
<br />
Plenen:<br />
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()<br />
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)<br />
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen<br />
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. <br />
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)<br />
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.<br />
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AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)<br />
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)<br />
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE<br />
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Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen<br />
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Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile <br />
in der Nacht Basketball spielen...<br />
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch <br />
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben <br />
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können <br />
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?<br />
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen<br />
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...<br />
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden<br />
<br />
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)<br />
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) <br />
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<br />
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Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig<br />
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht <br />
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)<br />
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum<br />
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!<br />
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Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen<br />
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht<br />
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)<br />
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(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...<br />
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!<br />
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...<br />
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...<br />
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)<br />
Obst: Bananen!!!<br />
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen<br />
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)<br />
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.<br />
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...<br />
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten<br />
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===Während der ZaPF===<br />
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=== Ankunft ===<br />
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.<br />
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).<br />
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.<br />
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=== Einchecken ===<br />
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.<br />
<br />
Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.<br />
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=== Abmeldung ===<br />
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.<br />
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Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.<br />
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Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.<br />
<br />
=== Plenen ===<br />
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.<br />
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.<br />
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.<br />
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In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.<br />
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Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.<br />
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=== Arbeitskreisverteilung ===<br />
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AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.<br />
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=== Arbeitskreise ===<br />
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Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.<br />
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich<br />
Fotograf für AKs<br />
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=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===<br />
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Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.<br />
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Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.<br />
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ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App<br />
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Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.<br />
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Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.<br />
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===Nach der ZaPF===<br />
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Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.<br />
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=== Aufräumen ===<br />
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.<br />
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In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.<br />
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Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.<br />
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Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.<br />
<br />
Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.<br />
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weitere tipps<br />
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- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind<br />
- regenschirme zum ausleihen bereithalten<br />
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke<br />
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen<br />
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden<br />
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte<br />
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- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club<br />
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst<br />
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)<br />
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- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)<br />
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- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren<br />
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen<br />
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt<br />
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte<br />
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- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)<br />
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Liste Tafel für bremen:<br />
- haltet euch viele helfer<br />
- lagerplatz ist toll<br />
- kochen: spülen ist was tolles...<br />
- laminieren ist toll<br />
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)<br />
- warmes essen für helfer<br />
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Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. <br />
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Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen<br />
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3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. <br />
<br />
=== Protokolle und Resolutiuonen ===<br />
<br />
=== Tagungsreader ===<br />
<br />
[[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=HowTo_ZaPF_(Alternative)&diff=11359HowTo ZaPF (Alternative)2014-11-23T03:36:35Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div><i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br><br />
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde <br />
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]<br />
* ergänzt in [[WiSe13|Wien (WS 13)]]<br />
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]<br />
* neu strukturiert und stark erweitert in [[WiSe14|Bremen (WS 14)]]<br />
<br />
und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es machen <i>könnte</i>, bzw. wie es andere vor euch schon gemacht haben. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern oder euren Helfern führen.<br />
<br />
==Hilfe, wir haben die ZaPF==<br />
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.<br />
===Schritt 1: Team zusammenstellen===<br />
Eine ZaPF organisiert man nicht allein, deshalb solltet ihr euch zuallererst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:<br />
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)<br />
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)<br />
* Sponsoring und Akquise (Jemand, der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und euch gut verkaufen kann)<br />
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)<br />
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)<br />
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig auf kleinere Aufgabengebiete und mehr Personen herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:<br />
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wieviel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere fähige Leute zur Unterstützung suchen.<br />
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.<br />
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.<br />
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A&O!<br />
* Es ist hilfreich, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.<br />
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Einmal erzeugt eine weitere Person einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. <br />
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr, u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit oder Unlust) nicht die ganzen Infos verloren gehen.<br />
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===Schritt 2: Meilensteine definieren===<br />
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:<br />
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).<br />
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte. <br />
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Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was im Organisationsablauf erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:<br />
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über einen Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann etwa gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? <br />
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.<br />
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person durchführen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! <br />
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.<br />
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. <br />
* Exkursionen sollten mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). <br />
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===Schritt 3: Zielstrebig zur ZaPF hinarbeiten===<br />
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt, solltet ihr<br />
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.<br />
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.<br />
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.<br />
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!<br />
* für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"<br />
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Soviel solltet ihr zu den Basics wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.<br />
<br />
==Die Unterbringung==<br />
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:<br />
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.<br />
* Seminarräume sind nicht immer ohne Weiteres zu haben.<br />
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! <br />
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<blockquote><br />
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“<br />
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<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
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Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:<br />
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===Übernachtung===<br />
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in der Warteschlange beim Frühstücksbuffet, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge des Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.<br />
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<blockquote><br />
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?<br />
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.<br />
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.<br />
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.<br />
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).<br />
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben dann eben weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.<br />
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.<br />
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).<br />
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.<br />
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.<br />
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.<br />
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!<br />
<br />
===Gepäckraum===<br />
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte<br />
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).<br />
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).<br />
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.<br />
<br />
===Plenen===<br />
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:<br />
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.<br />
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.<br />
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.<br />
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.<br />
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.<br />
<br />
===Tagungsbüro===<br />
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es<br />
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.<br />
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.<br />
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.<br />
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.<br />
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.<br />
<br />
===Arbeitsräume===<br />
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.<br />
<br />
===Speisesaal/Aufenthaltsraum===<br />
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.<br />
<br />
===Küche und Lagerräume===<br />
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".<br />
<br />
===Sanitäre Einrichtung===<br />
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass<br />
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.<br />
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).<br />
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!<br />
<br />
===Party===<br />
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.<br />
<br />
==Die Finanzierung==<br />
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt. <br />
<br><br><br />
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b><br />
<br />
===ASten & Uni===<br />
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Jena</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===BMBF===<br />
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:<br />
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.<br />
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]<br />
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)<br />
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)<br />
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.<br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Sponsoren===<br />
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:<br />
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.<br />
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.<br />
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.<br />
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.<br />
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.<br />
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:<br />
<blockquote><br />
„Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br />
<br><br />
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> <br />
<br><br />
Vom <i>XX. – XX.XX.20XX</i> findet in <i>XXXXX</i> die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br><br />
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> <br />
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> <br />
<br><br />
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir<br><br />
<br><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<i>XY</i>“<br />
</blockquote><br />
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.<br />
<br><br><br />
Mögliche Sponsoren wären z.B.:<br />
* Wissenschaftsverlage<br />
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen<br />
* Banken<br />
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)<br />
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten<br />
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.<br />
<br />
===Sachspenden===<br />
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.<br />
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Verein===<br />
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:<br />
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.<br />
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist. <br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Konten===<br />
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<b><font color="#f00">Weitere Infos zu den Konten einfügen!</font></b><br />
<br />
===AKs zum Thema Finanzierung===<br />
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:<br />
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]<br />
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]<br />
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]<br />
<br />
==Die Verpflegung==<br />
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.<br />
<br />
===Auswahl an Speisen===<br />
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.<br />
<br><br><br />
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das <b>Chili am Anreisetag</b>. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Eine weitere Tradition ist <b>ein Grillabend</b>, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!<br />
<br />
Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).<br />
<br />
Weitere Tipps für die Verpflegung:<br />
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.<br />
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.<br />
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.<br />
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!<br />
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.<br />
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).<br />
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.<br />
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).<br />
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.<br />
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
<br />
===Getränke===<br />
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:<br />
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.<br />
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt. <br />
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.<br />
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!<br />
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.<br />
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.<br />
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!<br />
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären. <br />
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.<br />
<br />
===Mengenplanung===<br />
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?<br />
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.<br />
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!<br />
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===<br />
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter. <br />
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.<br />
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.<br />
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.<br />
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.<br />
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.<br />
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
==Die Helfer==<br />
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. <br />
<br />
===Helfersuche===<br />
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).<br />
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.<br />
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (<b><font color="#f00">HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN</font></b>), die ihr <br />
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.<br />
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.<br />
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.<br />
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.<br />
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!<br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Aufgabenverteilung===<br />
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).<br />
<br />
<blockquote><br />
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===<br />
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.<br />
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.<br />
* Ihr braucht genügend <b>muntere</b> Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).<br />
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.<br />
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! <br />
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.<br />
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.<br />
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.<br />
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.<br />
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.<br />
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.<br />
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.<br />
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.<br />
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.<br />
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.<br />
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.<br />
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.<br />
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.<br />
<br />
===Orga-Doku===<br />
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf <br />
</font><br />
<br />
==Alles wird gut!==<br />
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br><br />
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.<br />
<br />
<br />
==Wo findet ihr weitere Infos?==<br />
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.<br />
<br />
===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===<br />
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:<br />
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===<br />
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:<br />
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]<br />
<br />
==Unbearbeitetes/Uneingepflegtes==<br />
<br />
===Das Programm===<br />
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.<br />
<br />
=== Exkursionen ===<br />
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.<br />
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.<br />
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.<br />
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).<br />
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.<br />
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.<br />
<br />
Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.<br />
<br />
Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.<br />
<br />
Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.<br />
<br />
<br />
=== Kneipentour ===<br />
<br />
Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.<br />
<br />
Rechtzeitig losgehen.<br />
<br />
Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.<br />
<br />
Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.<br />
<br />
===Abendprogramm===<br />
<br />
=== Fachvortrag ===<br />
<br />
Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.<br />
<br />
<br />
===Stadführung===<br />
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). <br />
=== Party ===<br />
<br />
* Die Party ist wichtig!<br />
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)<br />
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände<br />
* Habt euren DJ in der Hand!<br />
* Hyper Hyper<br />
* Insel mit zwei Bergen<br />
* Ente Ente Ente<br />
* Ich und mein Pony<br />
<br />
<br />
===Die Kommunuikationsmedien===<br />
=== Tagungsheft ===<br />
<br />
Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.<br />
<br />
=== Website ===<br />
<br />
Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.<br />
<br />
=== Einladung ===<br />
<br />
Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.<br />
<br />
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)<br />
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.<br />
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.<br />
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.<br />
<br />
Packliste:<br />
<br />
Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:<br />
<br />
In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.<br />
<br />
* Taschenlampe<br />
* Mehrfachsteckdosen<br />
* Netzwerkkabel<br />
<br />
=== Anmeldung ===<br />
<br />
Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.<br />
<br />
Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.<br />
<br />
==Sonstige Bereiche==<br />
<br />
=== Verkehrsmittel ===<br />
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.<br />
<br />
=== Ausleihen ===<br />
<br />
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und<br />
* Benutzungsgebühren vorher abmachen<br />
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)<br />
<br />
=== Sonstiges ===<br />
<br />
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen<br />
<br />
<br />
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)<br />
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher<br />
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)<br />
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen<br />
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch<br />
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können. <br />
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern<br />
<br />
Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal<br />
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key<br />
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa<br />
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen<br />
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)<br />
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen<br />
<br />
Plenen:<br />
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()<br />
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)<br />
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen<br />
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. <br />
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)<br />
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.<br />
<br />
AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)<br />
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)<br />
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE<br />
<br />
Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen<br />
<br />
Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile <br />
in der Nacht Basketball spielen...<br />
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch <br />
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben <br />
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können <br />
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?<br />
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen<br />
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...<br />
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden<br />
<br />
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)<br />
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) <br />
<br />
<br />
<br />
Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig<br />
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht <br />
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)<br />
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum<br />
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!<br />
<br />
Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen<br />
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht<br />
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)<br />
<br />
<br />
(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...<br />
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!<br />
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...<br />
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...<br />
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)<br />
Obst: Bananen!!!<br />
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen<br />
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)<br />
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.<br />
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...<br />
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten<br />
<br />
<br />
==Während der ZaPF==<br />
<br />
=== Ankunft ===<br />
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.<br />
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).<br />
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.<br />
<br />
=== Einchecken ===<br />
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.<br />
<br />
Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.<br />
<br />
=== Abmeldung ===<br />
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.<br />
<br />
Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.<br />
<br />
Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.<br />
<br />
=== Plenen ===<br />
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.<br />
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.<br />
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.<br />
<br />
In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.<br />
<br />
Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.<br />
<br />
=== Arbeitskreisverteilung ===<br />
<br />
AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.<br />
<br />
=== Arbeitskreise ===<br />
<br />
Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.<br />
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich<br />
Fotograf für AKs<br />
<br />
<br />
=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===<br />
<br />
Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.<br />
<br />
Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.<br />
<br />
ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App<br />
<br />
Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.<br />
<br />
Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.<br />
<br />
=== Aufräumen ===<br />
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.<br />
<br />
In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.<br />
<br />
Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.<br />
<br />
Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.<br />
<br />
Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.<br />
<br />
<br />
weitere tipps<br />
<br />
- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind<br />
- regenschirme zum ausleihen bereithalten<br />
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke<br />
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen<br />
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden<br />
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte<br />
<br />
- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club<br />
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst<br />
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)<br />
<br />
- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)<br />
<br />
- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren<br />
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen<br />
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt<br />
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte<br />
<br />
<br />
- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)<br />
<br />
Liste Tafel für bremen:<br />
- haltet euch viele helfer<br />
- lagerplatz ist toll<br />
- kochen: spülen ist was tolles...<br />
- laminieren ist toll<br />
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)<br />
- warmes essen für helfer<br />
<br />
Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. <br />
<br />
Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen<br />
<br />
3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. <br />
<br />
=== Protokolle und Resolutiuonen ===<br />
<br />
=== Tagungsreader ===<br />
<br />
[[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11358Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-23T02:11:52Z<p>Rob: /* Unsere ZaPF in Zahlen */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf]]<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (und tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=HowTo_ZaPF_(Alternative)&diff=11357HowTo ZaPF (Alternative)2014-11-23T01:15:45Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div><i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br><br />
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde <br />
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]<br />
* ergänzt nach [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]<br />
* neu strukturiert und stark erweitert nach [[WiSe13|Wien (WS 13)]]<br />
* ergänzt in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]<br />
und kann euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es optimalerweise machen <i>könnte</i>. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern führen.<br />
<br />
==Hilfe, wir haben die ZaPF==<br />
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.<br />
===Schritt 1: Team zusammenstellen===<br />
Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:<br />
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)<br />
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)<br />
* Sponsoring und Akquise (Jemand der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und gut verkaufen kann)<br />
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)<br />
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)<br />
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:<br />
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere Helfer suchen.<br />
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.<br />
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.<br />
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A & O!<br />
* Es macht Sinn, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.<br />
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. <br />
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit) nicht die ganzen Infos verloren gehen.<br />
<br />
===Schritt 2: Meilensteine definieren===<br />
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:<br />
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).<br />
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte. <br />
<br />
Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was in eurer Planung erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:<br />
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? <br />
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.<br />
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person genehmigen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! <br />
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.<br />
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. <br />
* Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). <br />
<br />
===Schritt 3: Qualitätssicherung===<br />
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt solltet ihr<br />
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.<br />
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.<br />
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.<br />
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!<br />
* für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"<br />
<br><br><br />
Soviel solltet ihr zum allgemeinen Ablauf wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.<br />
<br />
==Die Unterbringung==<br />
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:<br />
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.<br />
* Seminarräume sind nicht immer zu haben.<br />
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! <br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:<br />
<br />
===Übernachtung===<br />
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in irgendwelchen Gemeinschaftsräumen, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge der Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?<br />
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.<br />
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.<br />
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.<br />
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).<br />
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.<br />
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.<br />
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).<br />
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.<br />
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.<br />
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.<br />
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!<br />
<br />
===Gepäckraum===<br />
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte<br />
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).<br />
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).<br />
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.<br />
<br />
===Plenen===<br />
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:<br />
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.<br />
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.<br />
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.<br />
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.<br />
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.<br />
<br />
===Tagungsbüro===<br />
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es<br />
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.<br />
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.<br />
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.<br />
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.<br />
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.<br />
<br />
===Arbeitsräume===<br />
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.<br />
<br />
===Speisesaal/Aufenthaltsraum===<br />
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.<br />
<br />
===Küche und Lagerräume===<br />
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".<br />
<br />
===Sanitäre Einrichtung===<br />
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass<br />
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.<br />
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).<br />
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!<br />
<br />
===Party===<br />
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.<br />
<br />
==Die Finanzierung==<br />
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt. <br />
<br><br><br />
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b><br />
<br />
===ASten & Uni===<br />
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Jena</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===BMBF===<br />
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:<br />
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.<br />
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]<br />
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)<br />
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)<br />
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.<br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Sponsoren===<br />
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nicht jedermanns Sache. Deshalb ist es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übernommen wird, der optimalerweise bereits Erfahrung in der (Kalt)Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipiell könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummern durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effizienter an mögliche Sponsoren kommt und was ihr alles beachten solltet:<br />
* Es ist sinnvoll, sich eine zentralverwaltete Liste anzulegen und Kontaktinformationen und Status dort zu sammeln, damit man nicht ausversehen ein Unternehmen mehrfach anfragt.<br />
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohne konkrete Zahlen durchweg erfolglos.<br />
* Gebt den Unternehmen immer eure Kontaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eine Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Unternehmen besprochen wurde, bzw. wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist schlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.<br />
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an eurer Uni) und redet mit den dort vertretene Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei solchen Gelegenheiten in die Hand gedrückt wurde.<br />
* Besorgt euch eine seriöse E-Mail-Adresse! schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nicht unbedigt geeignet und großartige Summen von seriösen Unternehmen einzutreiben.<br />
* Schickt nicht einfach wild Mails mit Infos raus, sondern sucht das direkte Gespräch am Telefon. Danach könnt ihr einen gezielten Ansprechpartner des Unternehmens anschreiben. Das Jenaer Orga-Team hat dafür ein schönes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworfen:<br />
<blockquote><br />
„Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br />
<br><br />
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> <br />
<br><br />
Vom <i>XX. – XX.XX.20XX</i> findet in <i>XXXXX</i> die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br><br />
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> <br />
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> <br />
<br><br />
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir<br><br />
<br><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<i>XY</i>“<br />
</blockquote><br />
* Verschickt bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokumente zurück und nicht Ab- und Zusagen in 25 verschiedenen Varianten.<br />
<br><br><br />
Mögliche Sponsoren wären z.B.:<br />
* Wissenschaftsverlage<br />
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, oder gar Physiker suchen<br />
* Banken<br />
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)<br />
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten<br />
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jeweiligen Orgas erfragen. Auch soll sich demnächst der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsoren kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu den selben Unternehmen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonders zu betreuen.<br />
<br />
===Sachspenden===<br />
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auch Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auch an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nicht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Brot vom Vortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.<br />
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Verein===<br />
Der offizielle Veranstalter der ZaPF ist immer noch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichtenden Fachschaft im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschreiben zu dürfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungen, die ihr unbedingt beachten müsste:<br />
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V. gehen, ihr solltet jedoch eine Kopie für eure Buchhaltungsunterlagen behalten.<br />
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nicht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen), jedoch keine sicheren Einnahmequellen hat, sondern lediglich auf Spenden von Fachschaften angewiesen ist. <br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Konten===<br />
Die Spenden gehen alle prinzipiell erst einmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördermittel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweise (für den Fall einer Kontenprüfung) auch nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euch keinen Vorteil und kann im schlimmsten Fall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<b><font color="#f00">Weitere Infos zu den Konten einfügen!</font></b><br />
<br />
===AKs zum Thema Finanzierung===<br />
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:<br />
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]<br />
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]<br />
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]<br />
<br />
==Die Verpflegung==<br />
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.<br />
<br />
===Auswahl an Speisen===<br />
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.<br />
<br><br><br />
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das <b>Chili am Anreisetag</b>. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Eine weitere Tradition ist <b>ein Grillabend</b>, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!<br />
<br />
Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).<br />
<br />
Weitere Tipps für die Verpflegung:<br />
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.<br />
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.<br />
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.<br />
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!<br />
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.<br />
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).<br />
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.<br />
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).<br />
* Was sich bewährt hat ist, grundsätzlich ein Gericht vegan zu kochen. Damit frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab.<br />
* Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet. Das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
<br />
===Getränke===<br />
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:<br />
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.<br />
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt. <br />
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.<br />
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!<br />
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.<br />
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.<br />
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!<br />
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären. <br />
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.<br />
<br />
===Mengenplanung===<br />
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?<br />
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.<br />
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!<br />
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===<br />
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter. <br />
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.<br />
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.<br />
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.<br />
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.<br />
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.<br />
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
==Die Helfer==<br />
Wie Eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF ohne Hilfe kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführung ist, selbst mit einem Orga-Team von 10 Leuten, in der Regel nicht möglich. Deshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. <br />
<br />
===Helfersuche===<br />
* Beginnt rechtzeitig mit der Suche nach Helfern. Ein Jahr vorher ist etwas arg früh für verbindliche Zusagen, eine Woche vorher wird wohl zu knapp (kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen auch wesentlich häufiger ab).<br />
* Werbt immer wieder auf euren Veranstaltungen für die ZaPF, informiert eure Erstis z.B. schon bei der Einführung darüber.<br />
* Macht euch z.B. Handzettel und Flyer mit Infos fertig (<b><font color="#f00">HIER KOMMT NOCH EIN BEISPIEL AUS DÜSSELDORF REIN</font></b>), die ihr <br />
ausgefüllt wieder einsammeln könnt.<br />
* Jena und Düsseldorf hatten ein großes Banner aufgehangen und damit auch diejenigen versucht zu gewinnen, die sie nicht über Newsletter oder Veranstaltungen erreichen konnten.<br />
* Fragt befreundete Fachschaften nach Hilfe, denn eine Hand wäscht die andere. Im Gegenzug könntet ihr auf einer Party oder gar einer BuFaTa von denen helfen. Außerdem bringen solche Kooperationen meist viele Helfer auf einmal und auch neue Ideen aus anderen Fachbereichen.<br />
* Definiert klare Aufgaben, für die ihr Helfer sucht. Damit bekommt ihr mehr Rücklauf, als wenn ihr generell nach "Hilfe für die Zapf" fragt.<br />
* Bietet euren Helfern etwas für ihre Hilfe als Motivation, bzw. Entschädigung an (z.B. T-Shirts, Verpflegung, eine Helfer-Fahrt, wenn genug Geld übrig ist, oder ein Helfer-Grillen nach der ZaPF)!<br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Aufgabenverteilung===<br />
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren und eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Sinnvoll ist es, die Helfer in Teams rotieren zu lassen, die sich dann schon kennen. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder ein anderes Helfer-Team verpflichten, damit nicht ein paar Leute nur den Dreck wegmachen müssen. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht und außerdem sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann. Achtet auch darauf, dass ihr keine Doppelkompetenzen verteilt, soll heißen: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren, weil niemand genau weiß, wer das letzte Wort hat, bzw. jeder von einem anderen beauftragt wurde (so geschehen in Jena). Jeder muss genau wissen, von wem er Anweisungen entgegen zu nehmen hat (z.B. vom Helfer-Koordinator, die wiederum alles mit der Huaptorga absprechen).<br />
<br />
<blockquote><br />
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Sonstiges zum Umgang mit den Helfern===<br />
* Farbige Namensschilder und andersfarbige T-Shirts funktionieren gut, um Helfer und Orgas zu kennzeichnen. Das macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können.<br />
* Ein paar Zahlen: Jena hatte 30 rotierende Helfer und 10 Orgas; Düsseldorf hatte 15 Orgas und mehr als 60 rotierende Helfer.<br />
* Ihr braucht genügend <b>muntere</b> Leute zum aufräumen (Seminarräuem nach den AKs, Essenräume, die Trümmer der Uni nach der ZaPF).<br />
* Versucht möglichst externe Leute für die Exkursionen zu finden, damit die ZaPF-Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbereiten können und nicht hin und her gescheucht werden.<br />
* Die Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! <br />
* Die Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich. Düsseldorf ist später dazu übergegangen "Minions" statt "Oompa Loompas" für die ZaPF zu suchen.<br />
* Angeleitete Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen, ist optional aber ziemlich gut.<br />
* Helfer die rumgehen, die AKs betreuen und schauen ob alles läuft, sind praktisch. Die können in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen und in den Toiletten Papier nachlegen, das gehört einfach dazu.<br />
* Gebt den Helfern genug Zeit, selbst etwas zu organisieren. Beispielsweise können die Helfer für die Kneipentour auch Tische selbst reservieren.<br />
* Besorgt genug Sackkarren, Handwagen, Bollerwagen oder Transporter für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.<br />
* Während den Mahlzeiten sollte ein Helfer nachschauen, ob noch genug von allem da ist.<br />
* Jemanden muss sich um den Aushang und den Upload von fertigen Protokolle und Resolutionen kümmern.<br />
* Wenn ihr Jemanden habt, der für euch von allem Bilder macht, könnt ihr eure ZaPF schön photographisch dokumentieren. Darüber freuen sich auch hinterher die Teilnehmer.<br />
* Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.<br />
* Ein Helfertreffen vor der ZaPF (z.B. Grillen), bei dem alle eingewiesen werden und ein gemeinschaftliches Gefühl geschaffen wird, kann viele Probleme von vorn herein minimieren.<br />
* Die Helfer wollen auch irgendetwas von der ZaPF sehen (mal auf der Party vorbei schauen, mit ZaPFika in Kontakt kommen, etc.). Wenn man sie nur wie Helfer behandelt, die zu ihrer Schicht auftauchen und sich danach in Luft auflösen, kann das für viel Unmut bei den Helfern sorgen.<br />
* Man sollte immer 2-3 freie Springer zur Verfügung haben, die schnell planerische Lücken in der Helfereinteilung schließen können, oder fehlende/ausgefallene Helfer ersetzen können.<br />
* Namensschilder, auch für die Helfer, sind unheimlich praktisch für die Kommunikation untereinander. Auch bei Problemen ist es einfacher, Personen zu identifizieren und wieder zu finden.<br />
<br />
==Das Programm==<br />
Neben den AK wollen die Teilnehmer auch unterhalten werden. Das fängt bei einfachen Spieleabenden und der Stadtführung an und geht bis zu den gebuchten Exkursionen oder externen Gastrednern. Im folgenden sind Tipps zu einige Sachen aufgezählt, die traditionell während einer ZaPF angeboten werden.<br />
<br />
=== Exkursionen ===<br />
* Die Exkursionen sollten frühzeitig gebucht werden, da es sich meist um Gruppengrößen von 20-40 Leuten handelt, die nicht irgendwo spontan einmaschieren können.<br />
* Denkt daran, dass einige Firmen und Institutionen (über Pfingsten) Brückentage einlegen, wodurch eben keine Führungen möglich sind.<br />
* Bietet möglichst spannende und interessante Exkursionen an. Zoos und Brauerein gibt es in fast jeder größeren Stadt.<br />
* Wenn die Exkursionen gebucht sind, müsst ihr euch auch darum kümmern, dass die Leute zu den Orten und zurück zur Tagung kommen, ohne dafür stundenlang durch die Stadt zu wandern (Stichwort ÖPNV-Tickets).<br />
* Informiert die Teilnehmer schon vor der Anreise darüber, zwischen welchen Exkursionen sie wählen können. Dann dauert die Aufteilung bei der Anmeldung nicht so lange. Optimalerweise kann man sihc shcon bei der Anmeldung für ein paar Exkursionen entscheiden, so wisst ihr frühzeitig mit wievielen Interessenten ihr wo rechnen müsst.<br />
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.<br />
<br />
Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.<br />
<br />
Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.<br />
<br />
Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.<br />
<br />
<br />
=== Kneipentour ===<br />
<br />
Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.<br />
<br />
Rechtzeitig losgehen.<br />
<br />
Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.<br />
<br />
Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.<br />
<br />
===Abendprogramm===<br />
<br />
=== Fachvortrag ===<br />
<br />
Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.<br />
<br />
<br />
===Stadführung===<br />
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). <br />
=== Party ===<br />
<br />
* Die Party ist wichtig!<br />
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)<br />
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände<br />
* Habt euren DJ in der Hand!<br />
* Hyper Hyper<br />
* Insel mit zwei Bergen<br />
* Ente Ente Ente<br />
* Ich und mein Pony<br />
<br />
<br />
==Die Kommunuikationsmedien==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
=== Tagungsheft ===<br />
<br />
Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.<br />
<br />
=== Website ===<br />
<br />
Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.<br />
<br />
=== Einladung ===<br />
<br />
Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.<br />
<br />
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)<br />
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.<br />
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.<br />
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.<br />
<br />
Packliste:<br />
<br />
Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:<br />
<br />
In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.<br />
<br />
* Taschenlampe<br />
* Mehrfachsteckdosen<br />
* Netzwerkkabel<br />
<br />
=== Anmeldung ===<br />
<br />
Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.<br />
<br />
Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.<br />
<br />
==Sonstige Bereiche==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
=== Verkehrsmittel ===<br />
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.<br />
<br />
=== Ausleihen ===<br />
<br />
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und<br />
* Benutzungsgebühren vorher abmachen<br />
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)<br />
<br />
=== Sonstiges ===<br />
<br />
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen<br />
<br />
<br />
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)<br />
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher<br />
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)<br />
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen<br />
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch<br />
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können. <br />
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern<br />
<br />
Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal<br />
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key<br />
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa<br />
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen<br />
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)<br />
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen<br />
<br />
Plenen:<br />
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()<br />
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)<br />
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen<br />
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. <br />
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)<br />
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.<br />
<br />
AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)<br />
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)<br />
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE<br />
<br />
Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen<br />
<br />
Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile <br />
in der Nacht Basketball spielen...<br />
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch <br />
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben <br />
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können <br />
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?<br />
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen<br />
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...<br />
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden<br />
<br />
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)<br />
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) <br />
<br />
<br />
<br />
Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig<br />
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht <br />
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)<br />
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum<br />
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!<br />
<br />
Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen<br />
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht<br />
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)<br />
<br />
<br />
(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...<br />
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!<br />
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...<br />
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...<br />
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)<br />
Obst: Bananen!!!<br />
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen<br />
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)<br />
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.<br />
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...<br />
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten<br />
<br />
<br />
==Während der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
=== Ankunft ===<br />
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.<br />
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).<br />
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.<br />
<br />
=== Einchecken ===<br />
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.<br />
<br />
Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.<br />
<br />
=== Abmeldung ===<br />
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.<br />
<br />
Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.<br />
<br />
Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.<br />
<br />
=== Plenen ===<br />
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.<br />
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.<br />
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.<br />
<br />
In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.<br />
<br />
Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.<br />
<br />
=== Arbeitskreisverteilung ===<br />
<br />
AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.<br />
<br />
=== Arbeitskreise ===<br />
<br />
Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.<br />
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich<br />
Fotograf für AKs<br />
<br />
<br />
=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===<br />
<br />
Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.<br />
<br />
Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.<br />
<br />
ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App<br />
<br />
Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.<br />
<br />
Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.<br />
<br />
=== Aufräumen ===<br />
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.<br />
<br />
In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.<br />
<br />
Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.<br />
<br />
Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.<br />
<br />
Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.<br />
<br />
<br />
/weitere tipps<br />
<br />
- man soll nciht direkt den kopf verleirne, nur wiel en shclüssel weg ist / im stress betriebsblind<br />
- regenschirme zum ausleihen bereithalten<br />
- die leute haben die weckmusik leisergedreht um wieterschalen zu können ..> es war schwer die aufzuwecke<br />
- einweisung der helfer: helfer wussen nciht direkt was sie tun sollen, vor allem das springerproblem: keiner hatte zeit die springer einzuweisen<br />
- grundeinweisung oder springer solltne für wneige einzelne stationen eingewweisne werden<br />
- leute die am letzten tag als springer arbeiten, aber nur zu zweit -> das war schwieerig mit eintielen und die haben sich immer abgelenkt und störte<br />
<br />
- die klubs für die kneipentour warne nciht optimal: andres gruppe wollten lieber in ne studnetenkneipe als in irgendeinen altstadt club<br />
- andres gruppe hat sich nach rummosern nach ner stunde aufgelöst<br />
- kneipentour war zu teuer (eintritt?)<br />
<br />
- human: mehr essen für helfer einplanen (apfler sollen nciht zuerst essen fürden)<br />
<br />
- überishct: tagungsbüro sollte von jeder station zu jede ruhrzeit einen festen ansprechpartne rhaben und nur mit dme kommunizieren<br />
- nachtschicht hatte teilweise nichts zu essen, der ätte eher was gebrahct werdne sollen, bzw hätte essen eher fertig sien sollen, als die rüber abhauen<br />
- sonntag haben extrem viele helfer aufgrund von alkohol gefehlt<br />
- große kritik: alle wollten zur party, fast keiner konnte<br />
<br />
<br />
- walkietalkies: gibt leute und orte bei dneen immer eins sein sollte (mehr werdne gebraucht)<br />
<br />
Liste Tafel für bremen:<br />
- haltet euch viele helfer<br />
- lagerplatz ist toll<br />
- kochen: spülen ist was tolles...<br />
- laminieren ist toll<br />
- handynummern an die anmeldung (falls was schief geht mehr praktisch)<br />
- warmes essen für helfer<br />
<br />
Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten. <br />
<br />
[Bearbeiten] Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen<br />
<br />
3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen. <br />
<br />
=== Protokolle und Resolutiuonen ===<br />
<br />
=== Tagungsreader ===<br />
<br />
<br />
===Orga-Doku===<br />
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf <br />
</font><br />
<br />
==Alles wird gut!==<br />
Damit wären wir auch shcon am Ende dieses HowTo's angelangt und sollte euhc nun nach diesen ganzen Informationen der kopf rauchen, lasst euch eines sagen: <b>Alles wird gut!</b><br><br />
Wenn ihr auch nur einen Bruchteil der hier gesammelten Tipps beherzigt kann nur noch wenig scheif gehen. Ihr solltet füreuch ein paar Anregungen und Ideen mitgenommen haben und könnt nun euer eigenes Ding durchziehen.<br />
<br />
<br />
==Wo findet ihr weitere Infos?==<br />
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.<br />
<br />
===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===<br />
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:<br />
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===<br />
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:<br />
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]<br />
<br />
[[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11356Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-23T01:10:26Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf]]<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (unt tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11355Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-23T01:04:27Z<p>Rob: /* Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (unt tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#208E24">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11354Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-23T01:03:36Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten angeworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Physiotherapeutenschule auf dem Campus<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzelt zur Zubereitung und als Arbeitsplatz genutzt<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist)<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht wegzunehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden verziert, mit allerlei lustigen Sachen gefüllt und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Reinigungspersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten, die noch auf der ZaPF alle Protokolle überarbeiteten und online stellten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlafplatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halbes Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht, oder Räume kurzfristig gecancelt werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Campus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>2</b> DJ's auf der Party<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine bestätigt<br />
* eine in knapp <b>5</b> Meter Höhe befestigte und eigentlich durchgängig bewachte Entenflagge verschwand (unt tauchte Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf mysteriöse Weise wieder auf)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* mehr als <b>10</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>11</b> Ressortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem einzigen Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so (u.a. in Überlebensgröße) rumstehend<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das alle etwas enger zusammenschweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* <b><font color="#7BCA3D">3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!</font></b><br />
* Plenen mit Kameras temporär aufzeichnen erleichtert die nachträgliche Arbeit an den Protokollen enorm<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die z.B. mit den entsprechenden Geräten umgehen und auch vernünftig würzen und die Zutaten vorbereiten können<br />
* Studenten sind gefräßig. Man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, denn obwohl wir uns an Mengen vergangener Tagungen + einem zusätzlichen Puffer orientiert haben, wurde das Essen manchmal knapp und es mussten kurzfristig Alternativen gekocht werden.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zuwenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport abzustellen, ist sinnvoll. Bei uns war ein Teil der Hauptorga hauptsächlich unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig und einsatzbereit war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart. Außerdem waren die Funksprüche teilweise unglaublich witzig.<br />
* Das neue Anmeldesystem war innovativ, wurde positiv aufgenommen und erfolgreich für Bremen übernommen.<br />
* Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B. der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einzurichten (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11353Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-23T00:12:22Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 23.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur vom jeweiligen Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurde ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurde angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle erhalten<br />
* Aber es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne werden ausgearbeitet und werden parallel vorbereitet:<br />
** Räume in der FH Düsseldorf<br />
** Gymnastikraum der FH<br />
** Seminar- & Institutsräume an unserer Uni<br />
** Hotels, Jugendherbergen (wäre finanzieller Ruin und allerletzte Möglichkeit)<br />
** externe Turnhallen<br />
** Schulen im Umkreis (nicht möglich, da ZaPF in Abi-Zeit lag und Aulen alle belegt waren)<br />
** Zeltstadt auf dem Campus <br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Pharmazeutenschule<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos zur Schlafsituation bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
===Essen===<br />
* Studentenwerk hat uns nach mehreren Gesprächen Angebot zu Geschirr, Brötchen, etc. gemacht<br />
* Statt zu spülen bekommen wir für jede Mahlzeit frisches Geschirr und geben das dreckige zum Spülen zum Studentenwerk<br />
* Vorher war Spülstraße eingeplant und Angeboten waren eingeholt, das erleichtert nun vieles<br />
* ASB stellt uns (Dank starken persönlichen Kontakten) komplette Feldküche samt Kochzelt und Equipment (z.B. Dutzend Thermophoren)<br />
* Küche wird in Zwischenhof verlagert, Küchenzeit zur Zubereitung und als Arbeitsplatz<br />
* Kochen davor auf zwei großen Hockerkochern<br />
* Kühlanhänger wurde gemietet<br />
* ASB-Transporter bleibt als Küchenlager bei dem Kochzelt<br />
===Anmeldung===<br />
* Website wurde aktualisiert und Anmeldesystem fertiggestellt<br />
* Modus: 3 sichere Plätze pro Fachschaft, Anmeldung mit Fachschaftscode in Listen<br />
* Informationen und Reihenfolge innerhalb der Liste kann jederzeit dank Code bearbeitet werden<br />
* 2 Wochen vor ZaPF ist Anmeldeschluss, dann werden die Listenplätze verteilt (zuerst erhalten alle angemeldeten Fachschaften 4 Plätze, dann 5 usw. solange, bis maximale Teilnehmerzahl erreicht ist<br />
* Anschließend kann jede Fachschaft, nachdem sie weiß, wieviele Plätze sie hat, ihre Personenliste noch beliebig bearbeiten und die Plätze individuell vergeben<br />
* Zusätzlich Anmeldung als "Alter Sack" mit erhöhtem Teilnehmerbeitrag und ohne Schlafplatzsicherheit möglich (um den Fachschaften die Plätze nicht weg zu nehmen)<br />
===Finanzen===<br />
* Geld von BMBF und Sponsoren erreicht uns<br />
* Zusätzliche Sponsoren konnten gewonnen werden<br />
* WE Physik unterstützt uns großzügig, nachdem das Rektorat uns im Stich gelassen hat<br />
===Exkursionen===<br />
* Die meisten Exkusionen sind kurzfristig geplatzt (manche durch eigene Schuld, manche von Seitens der Unternehmen)<br />
* Wir konnten 6 teils neue, finale Exkursionen bestätigen<br />
===Sonstiges===<br />
* Wir haben viel Energie investiert, den Pharmazeuten bei der Durchführung ihrer BVT zeitgleich zu helfen<br />
* Das Tagungsheft wurde gedruckt ([https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Link])<br />
* Einige Gimmicks für die Teilnehmer konnten noch kurzfristig eingeworden werden<br />
* Besuch eines Brandschutzkurses für einige Helfer (u.a. Küche), gesponsort vom Sicherheitsbeauftragten der Uni<br />
* Zeitplan wurde aktualisiert und mit allen Organisatoren abgestimmt<br />
* T-Shirts wurden in Druck gegeben<br />
<br />
==Die letzten Tage vor der ZaPF==<br />
* Lagerräume wurden vorbereitet<br />
* Küchenareal und Partyaufbauten wurden errichtet<br />
* mehrere Einkäufe (für Tage 1&2) mit großem Transporter<br />
* Schilder wurden erstellt, laminiert und auf dem Campus verteilt<br />
* Tagungsbüro wurde umgebaut und mit zusätzlichen Kühlschränken ausgestattet<br />
* Teilnehmerausweise mit Rheinbahn-Ticket wurden gedruckt und laminiert<br />
* Wir haben recht gute Funkgeräte besorgen können, zu besseren Koordination während der ZaPF selbst<br />
* Protokollantenschulung wurde mit Protokollvorlagen durchgeführt<br />
* Internetzugang konnte über ZIM geklärt werden (Netzabdeckung ist in unseren Gebäuden katastrophal, soll aber temporär verstärkt werden)<br />
* Teilnehmertaschen konnten von Uni übernommen werden und wurden mit allerlei lustigen Sachen gefüllt, verziert und vorbereitet<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Putzpersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
===Reader===<br />
* Protokolle wurden überarbeitet (was sehr schnell und gut funktionierte, dank unserer eigenen Protokollanten)<br />
* Reader ([https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Link]) wurde erstellt und von Sponsor gedruckt (gleiche Konditionen wie Tagungsheft)<br />
* Tassen (die ärgerlicherweise 2 Tage nach der ZaPF ankamen) und Reader wurden an alle Fachschaften verschickt<br />
===Sonstiges===<br />
* Endabrechnung mit BMBF wurde durchgeführt<br />
* Dankes-Mail an Teilnehmer wurde zum Abschied verschickt<br />
* Wir haben uns mit einer kleinen Feierlichkeit bei allen Helfern bedankt<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine<br />
* eine aus knapp <b>5</b> Meter Höhe geklaute Entenfahne (die Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf Mysteriöse weise wieder aufgetaucht ist)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>8</b> Walkie-Talkies ständig im Einsatz<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* knapp <b>11</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>12</b> Ressortverantwortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* mehr als <b>25</b> extra eingerichtete E-Mail-Adressen und Mailing-Listen<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene, verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das etwas enger zusammen schweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die mit den entsprechenden Geräten umgehen können und man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, Physiker/Studenten sind gefräßig.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zu wenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport (sofern notwendig) ist notwendig. Bei uns war ein Teil der Hauptorga meist unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart.<br />
* Erkenntnis: Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einrichtet (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11347Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T23:05:07Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Detaillierte Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
===Änderungen & Erfahrungen zum Organigramm===<br />
Zum Ende der Organisationsphase hat sich folgendes zu der Organisationsstruktur heraus gestellt:<br />
* Finanzer, Ältestenrat und Haupt-Orga arbeiteten permanent Hand in Hand und fusionierten schließlich zum Düsseldorfer Triumvirat (Haupt-Orga, bestehend aus 3 Leuten)<br />
* Nichtsdestotrotz war es sehr sinnvoll, dass sich eine Person allein und ausschließlich um die Finanzen gekümmert hat und damit den anderen den Rücken frei hielt<br />
* Einzelne Bereiche waren stark unterschiedlich arbeitsintensiv (daher gab es auch verschiedene Personen mit mehreren Verantwortungsbereichen und andersherum Bereich mit zwei gleichberechtigten Verantwortlichen, wie die Helferkoordination)<br />
* Struktur hat insgesamt sehr gut funktioniert, dort wo es hakte waren es rein personelle Probleme<br />
* der "Arbeitsbeginn" der Verantwortlichen, bzw. die zeitlichen Prioritäten der Bereiche (z.B. Räume anderthalb Jahre vorher, Stadtführung & Kneipentour erst gegen Ende) war auch sinnvoll und notwendig<br />
* Controlling & Konfliktberatung war nice2have, wurde nicht wirklich aktiv beansprucht, gab uns aber zusätzliche Sicherheit<br />
* es gab mehrere personelle Wechsel, die gut funktioniert haben<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestrichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand, haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entsprechende Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt, oder jeder einzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FSR und Orga-Team abgestimmt werden muss. Demokratie ist gut, funktioniert aber bei Veranstaltungskoordination nur bedingt)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte erste gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* Kalkulation war eine grobe Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz, obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich beim Thema Sponsoring extrem!)<br />
* Sponsorenlisten mit knapp 800 regionalen und überregionalen Unternehmen, sowie Sponsoren ehemaliger ZaPFen, wurden angelegt und die Kontaktdaten aktualisiert<br />
* auf Unternehmens-Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschickt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos zur Tagung wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch transparente Kommunikationskanäle und zentrale Datenhaltung vorbereitet waren!<br />
* neue Leute wurden gefunden und schnell eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation (lustiges Werbevideo) und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen, fiel aber durch Zeitnot unter den Tisch<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt und in die Tagungshefte gelegt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super-GAU ist nicht nur der Webserver zerschossen, sondern auch die Website samt Backups komplett verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart Anfang April online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden uns bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, etc. wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren in ruhigem Raum mit 2-3 Helfern durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super-GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz (6-7 wurden erarbeitet und werden parallel vorbereitet)<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste von CHE und KFP eingeladen<br />
* da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version des Ablaufplans im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern (aus Jena) und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war!<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt (und später abgelehnt)<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
===Schlafen===<br />
* Zeltstadt war geplant und nahezu komplett organisiert, 2 Wochen vor der ZaPF kam jedoch Zusage von Pharmazeutenschule<br />
* Gepäcktransporte wurden eingeplant<br />
* Reinigung der Hallen wurden gebucht<br />
* In Tagungsheft wurden Infos bei Druck offen gehalten und mit einem Einlegeflyer mit den finalen Infos nachträglich ergänzt<br />
<br />
-angedachte AlternativPläne: FH, Gymnastikraum FH, Seminarräume, (Hotels), Turnhallen extern, Schulen, zeltstadt <br />
-studentenwerk (geshcirr, spülen & co)<br />
- gelb bekommen<br />
- viel pharmazeuten den arschgerettet<br />
-spülstraße ist weg<br />
-asb zelkt<br />
- einige gimmicks wurdne kurfzfristig relisiert<br />
- anmeldung ferstig gestellt NAmelde system (3 sichere plätze, rest kurz vor anmeldeshcluss vergeben, dnahc zeit lsitne zu sortieren)<br />
- neue exkursionen gefunden und gebucht<br />
- druck der tagungshefte (Link)<br />
- funken besorgt, funkverkehr gekläret, funkreicheweite abgefahren<br />
- zeitplan mit allen durchgegangen<br />
- internet zugang wurd egeklärt (+ eigene router)<br />
- brandshcutzkurs aus spaß (von sichehrietsbeauftragten)<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
- einkäufe<br />
- beshclderung<br />
- kochzelt aufgebaut<br />
- logistik<br />
-raumordnugn<br />
- tagungsbüro eingericht (kühlschörnken)<br />
- teilnehemrausweis egedruckt und laminiert<br />
- bananen<br />
- protokollantenshculung<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
===Aufräumen & Abbauen===<br />
* Alle Räumlichkeiten mussten in den sauberen Ursprungszustand zurück versetzt werden, weil am nächsten Morgen der Uni-Alltag weiter ging<br />
* Endreinigung der Toiletten und Gänge übernahm bezahltes Putzpersonal<br />
* Seminarräume, Hörsääle, Partyräume, etc. wurden selbst aufgeräumt<br />
<br />
- protokolle überarbeiten<br />
- reader erstellen<br />
- tassen und reader verschicken<br />
- abrehcnung machen und finanzen mit bmbf klären<br />
- mit helfern was gemacht<br />
- bedankt<br />
<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine<br />
* eine aus knapp <b>5</b> Meter Höhe geklaute Entenfahne (die Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf Mysteriöse weise wieder aufgetaucht ist)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* knapp <b>11</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>12</b> Ressortverantwortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene, verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend<br />
==Probleme vor, auf und nach unserer ZaPF (selbst identifiziert, oder an uns herangetragen)==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren<br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
* Es waren zu wenig Getränke im Schlafbereich vorrätig. Gerade nach einer Party-Nacht freuen sich viele über eine Flasche Wasser direkt nach dem Aufstehen und nicht erst eine Stunde später beim Frühstück.<br />
* Es hätte ein Helfergrillen vor der ZaPF geben müssen, bei dem alle ausführlich eingewiesen werden und das etwas enger zusammen schweißt. Gerade bei fachschaftsfernen Helfern, die wenig Ahnung vom Ablauf einer ZaPF haben, hätte sowas viele Kommunikationsprobleme verhindert.<br />
* Wir haben nicht bedacht, dass alle Helfer nach der ZaPF nicht mehr in der Kondition wie vor der ZaPF sein werden und haben die Aufräumaktion hinterher maßlos unterschätzt, ja sogar vergessen, extra Helfer dafür einzuteilen.<br />
* Der Weg zu den Schlafsälen war scheinbar nicht gut genug ausgeschildert.<br />
* Zwischen der Wahrnehmung der ZaPF aus Orga/Helfer-Sicht und Teilnehmer-Sicht besteht eine große Differenz, die dazu führte, dass ein Großteil der Helfer frustriert, gestresst und enttäuscht aus der ZaPF heraus gegangen sind, während die Teilnehmer die Tagung gegen Ende überwiegend gelobt hatten. So hatten wir trotz gelungener Tagung hinterher intern noch viele Konflikte und Probleme aufzuarbeiten.<br />
==Erkenntnisse & Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
* 3 Sachen sind enorm wichtig: Essen, Helfer und eine starke Haupt-Orga. Alles andere kann man irgendwie kompensieren, oder sich darauf einstellen, aber mit den 3 Säulen steht und fällt eine ZaPF!<br />
* Wenn man selbst in solchen großen Mengen kocht, dann brauch man erfahrene Leute, die mit den entsprechenden Geräten umgehen können und man sollte immer doppelte Mengen kalkulieren, Physiker/Studenten sind gefräßig.<br />
* Auch mit über 80 Helfern können viele total überlastet sein. Je mehr Helfer man hat, desto besser, denn desto weniger Schichten müssen die anderen übernehmen. Gerade wenn Helfer mittendrin einfach abhauen, sich als absolut untauglich herausstellen, oder ihre Schichten verpennen, sollten Springer bereit stehen, um die Lücken zu füllen. Zudem sind 2 Helfer-Organisatoren fast zu wenig, um 4 Tage rund um die Uhr die Helfer zu koordinieren und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.<br />
* Was sich bewährt hat (auch bei unserer Ersti-Fahrt): Wenn man grundsätzlich ein Gericht vegan kocht, frühstückt man mit 2 Gerichten alle Veganer, Vegetarier und alle anderen ab. Praktisch wäre, wenn man zu jeder Mahlzeit noch Salat anbietet, denn das stopft, geht schnell, ist effizient und kostengünstig.<br />
* Lieber zuviele Weg-Schilder als zu wenig anbringen, gerade wenn die Wege nicht offensichtlich und lang sind. Nachts sollten die Schilder auch noch erkennbar sein, denn auch wenn keine Laterne auf den Wegen steht, müssen die ZaPFika erkennen können, wo sie lang müssen.<br />
* Eine Person eigens für den Gepäcktransport (sofern notwendig) ist notwendig. Bei uns war ein Teil der Hauptorga meist unterwegs (200km mit einem Auto allein über den Campus während der ZaPF), weil niemand anderes fahrtüchtig war.<br />
* Das permanente Frühstück war zwar vorhanden, wurde aber nicht richtig angekündigt, so dass dies kaum jemand mitbekommen hatte (Anmk.: Das lief in Bremen wesentlich besser)<br />
* Walkie-Talkies waren sehr nützlich und haben viele Laufwege erspart.<br />
* Erkenntnis: Als Helfer bekommt man wenig von der Tagung mit und wenn, dann nur den Stress und den Ärger "hinter der Bühne". Obwohl am Ende sehr viel positives Feedback von Teilnehmerseite geäußert wurde, kam das nicht bei den Helfern an, so dass von der Tagung Helfer-intern größtenteils negative Erinnerungen und Frust blieben. Eine Idee dem "Problem" zu begegnen, wäre (bei ausreichend hoher Helferzahl) die Helfer auch mehr an den tollen Aktivitäten, z.B der Party, teilhaben zu lassen und eine Art "Dankes-Buch" einrichtet (z.B. als Pinnwand) an der sich Teilnehmer auch bei Helfern bedanken können, die auf anderem Wege dieses postitive Feedback nicht mitbekommen.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11343Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T20:04:48Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* war eine Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)<br />
* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert<br />
* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren<br />
* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen<br />
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Unsere ZaPF in Zahlen==<br />
* <b>1</b> Dudelsackkombo<br />
* <b>1</b> abgeschraubtes Notausgangsschild, vom dem bis heute keiner weiß, wo es urspünglich mal her kam<br />
* <b>1</b> neues ZaPF-Pärchen (von dem wir wissen ;P)<br />
* <b>1,5</b> Personen haben sich ausgezogen, um einen verlorenen Autoschlüssel zu suchen<br />
* <b>2</b> Spanferkel (zusammen 45kg)<br />
* <b>3</b> neue ZaPF-Termine<br />
* eine aus knapp <b>5</b> Meter Höhe geklaute Entenfahne (die Wochen später in einer wunderschönen thüringischen Stadt auf Mysteriöse weise wieder aufgetaucht ist)<br />
* <b>6</b> Exkursionen<br />
* <b>10</b> Stunden 52 Minuten Plenen (Anfangsplenum: 5 h 21 min, Zwischenplenum: 1 h 55 min, Endplenum: 3 h 36 min)<br />
* knapp <b>11</b>GB Daten an ZaPF-Organisations-relevanten Daten in der Dropbox<br />
* <b>12</b> Ressortverantwortverantwortliche und 3 Hauptorgas (das Triumvirat)<br />
* knapp über <b>25</b> Stunden Schlaf hatte das Triumvirat während der gesamten ZaPF (davon 8 Stunden ungewollt, nachdem einer unser Helden nach dem Duschen in seinem Sessel daheim mit einem Fön in der Hand einschlief...)<br />
* <b>21</b> großzügige Sponsoren<br />
* <b>40</b>kg verputztes Grillfleisch (zusätzlich zu den Spanferkeln)<br />
* über <b>40</b> Arbeitskreise und Workshops<br />
* <b>43</b> angemeldete Fachschaften<br />
* <b>50</b>l Vodka auf der ZaPF-Party<br />
* über <b>50</b> verschiedene, verschenkte Zahnpasten (inkl. Nutella, Ketchup, Ziegelmehl, Schnittlauch, Aioli, Ahoi-Brause, Entenfedern und original Bodensee-Wasser)<br />
* über <b>80</b> Helfer und Organisatoren<br />
* <b>180</b> Teilnehmer und sonstige Gäste<br />
* <b>200</b> selbstgemachte Cake-Pops in Entenform<br />
* mehr als <b>200</b> gefahrene Kilometer auf dem Campus für Gepäck- und Personentransporte mit einem Auto<br />
* <b>500</b> Onigiris<br />
* rund <b>560</b> Tage Vorbereitungzeit<br />
* über <b>800</b>l Bier (500l Pils, 320l Alt, Austausch-AK-Biere nicht mitgerechnet)<br />
* <b>3000</b> Wachteleier<br />
* mehr als <b>1,03E5</b> Enten auf Shirts, Taschen, Aufklebern, Schildern, Tassen, Lanjards, Flaggen, im Tagungsheft & -reader, oder einfach so rumstehend<br />
==Entstandene Probleme==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. <br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11340Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T16:50:19Z<p>Rob: /* 2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014) */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zeltstadt neben Turnhallen mit Pharmas geplant<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* war eine Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)<br />
* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert<br />
* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren<br />
* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen<br />
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Fazit der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Bremer ZaPF (22.11.2014, 11.19 Uhr)<br><br />
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung. Ich werd ihn bis zum Endplenum komplett überarbeitet und fertig haben. Diesmal wirklich. Versprochen! ;)</font></b><br />
<br />
==Entstandene Probleme==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. <br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-05-06.pdf&diff=11339Datei:BVT-ZaPF Protokoll 2014-05-06.pdf2014-11-22T16:49:20Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div></div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11338Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T16:22:58Z<p>Rob: /* Sitzungs-Protokolle */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: ausstehend<br><br />
Themen: <br />
* Überschneidungen in Programm und Schlafplatz<br />
* Ablauf der parallelen Tagungen<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* war eine Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)<br />
* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert<br />
* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren<br />
* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen<br />
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Fazit der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Bremer ZaPF (22.11.2014, 11.19 Uhr)<br><br />
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung. Ich werd ihn bis zum Endplenum komplett überarbeitet und fertig haben. Diesmal wirklich. Versprochen! ;)</font></b><br />
<br />
==Entstandene Probleme==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. <br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2014-04-07.pdf&diff=11337Datei:ZaPF Protokoll Treffen 2014-04-07.pdf2014-11-22T16:21:59Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div></div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11336Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T15:53:28Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(abschließend überarbeitet am 22.11.2014 in Bremen)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===1. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: ausstehend<br><br />
Themen: <br />
* Super-GAU: Turnhalle als Schlafgelegenheit gestichen<br />
* Alternativpläne fürs Schlafen<br />
* Aktueller Stand zu Sponsoren und Exkursionen<br />
* Planung der letzten Schritte vor der ZaPF<br />
===2. Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Mai 2014)===<br />
Protokoll: ausstehend<br><br />
Themen: <br />
* Überschneidungen in Programm und Schlafplatz<br />
* Ablauf der parallelen Tagungen<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* war eine Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)<br />
* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert<br />
* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren<br />
* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen<br />
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Fazit der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Bremer ZaPF (22.11.2014, 11.19 Uhr)<br><br />
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung. Ich werd ihn bis zum Endplenum komplett überarbeitet und fertig haben. Diesmal wirklich. Versprochen! ;)</font></b><br />
<br />
==Entstandene Probleme==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. <br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11277SoSe142014-11-22T10:33:53Z<p>Rob: /* Sommer-ZaPF in Düsseldorf */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5.9 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft (Druck-Qualität, 65.8 MB)]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
==Organisation==<br />
Wir haben den temporären Verlauf der ZaPF-Organisation für nachfolgende Fachschaften, die eine ZaPF ausrichten wollen, erstmals protokolliert und dokumentiert! Das wichtigste findet ihr hier im Wiki in unserer [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Orga-Dokumentation]]. Für detailliertere Fragen könnt ihr uns auch nach der ZaPF jederzeit anschreiben.<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11272SoSe142014-11-22T10:27:17Z<p>Rob: /* Kontakt */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br><br />
Den aktuellen [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Stand der Organisation]] könnt ihr aber auch hier im Wiki nachverfolgen, denn wir dokumentieren unsere ZaPF auch für nachfolgende Fachschaften!<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5.9 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft (Druck-Qualität, 65.8 MB)]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11271SoSe142014-11-22T10:26:26Z<p>Rob: /* Reader & Tagungsheft */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br><br />
Den aktuellen [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Stand der Organisation]] könnt ihr aber auch hier im Wiki nachverfolgen, denn wir dokumentieren unsere ZaPF auch für nachfolgende Fachschaften!<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5.9 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft (Druck-Qualität, 65.8 MB)]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Offizielle Orga-Handy-Nr.: 0152/51569169<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11270SoSe142014-11-22T10:25:53Z<p>Rob: /* Reader & Tagungsheft */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br><br />
Den aktuellen [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Stand der Organisation]] könnt ihr aber auch hier im Wiki nachverfolgen, denn wir dokumentieren unsere ZaPF auch für nachfolgende Fachschaften!<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5.9 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166 MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft (Druck-Qualität, 65.8M B)]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Offizielle Orga-Handy-Nr.: 0152/51569169<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11269SoSe142014-11-22T10:24:34Z<p>Rob: /* Reader & Tagungsheft */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br><br />
Den aktuellen [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Stand der Organisation]] könnt ihr aber auch hier im Wiki nachverfolgen, denn wir dokumentieren unsere ZaPF auch für nachfolgende Fachschaften!<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/ffr7lr5b22zrhti/Tagungsreader_klein.pdf?dl=0 Reader (Web-Qualität, 5,9MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader (Druck-Qualität, 166MB)]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Offizielle Orga-Handy-Nr.: 0152/51569169<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Orga-Dokumentation_SS14_D%C3%BCsseldorf&diff=11268Orga-Dokumentation SS14 Düsseldorf2014-11-22T10:21:23Z<p>Rob: /* Fazit der ZaPF */</p>
<hr />
<div>Dokumentation zur Organisation der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf<br>''(aktualisiert am 04.04.2014)''<br />
<br />
=Allgemeines=<br />
==Organisationsstruktur==<br />
[[Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|200px|thumb|right|Organigramm zur ZaPF SS14 in Düsseldorf]]<br />
* in Düsseldorf gab es 26 Verantwortungsbereiche (s. Organigramm)<br />
* wichtigste Bereiche am Anfang:<br />
** Haupt-Orga<br />
** Finanzen<br />
** Akquise<br />
* Aufgaben und Befugnisse der einzelnen Bereiche: [[Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf]], wobei teilbare Aufgaben von mehreren Personen übernommen werden können<br />
* Gliederung der Bereiche:<br />
** gegliedert nach Weisungsbefugnissen und Zusammenarbeit<br />
** zusammengehörende/eng kooperierende Bereiche sind umrahmt<br />
** zeitliche Notwendgikeit/Einsatz wird durch Gruppierung deutlich<br />
* eine Person kann mehreren (kleinen) Verantwortungsbereichen zugeteilt sein<br />
<br />
==Kommunikationskanäle==<br />
Folgende Medien wurden zur internen und externen Kommunikation genutzt:<br />
===Datenaustausch über Dropbox===<br />
* falls Orgas ihre Aufgabe abgeben, müssen alle Informationen und Daten sicher & zentral gespeichert werden<br />
* Haupt-Orga stellte Dropbox-Struktur bereit: <br />
** individuelle ''Ordner für jeden einzelnen Verantwortungsbereich'' (nur von jeweil. Verantwortlichen & Haupt-Orga einsehbar)<br />
** ''Haupt-Orga-Ordner'' mit allen relevanten Dateien (nur einsehbar von der Haupt-Orga)<br />
** ''Allgemeiner Ordner'' für alle Orgas und Helfer mit Dokumenten zur Orgastruktur, Protokollen der Orgatreffen, Kontaktdaten aller Orgas und Dokumenten zur Ideensammlung, etc.<br />
* manuelle Sicherung der Daten wurde regelmäßig durchgeführt<br />
===Mailverkehr===<br />
* beim Rechenzentrum wurden Mailadresse zur Selbstverwaltung beantragt<br />
* jeder Verantwortungsbereich verfügte über eine eigene Mail (''bereich''@zapf.uni-duesseldorf.de) zur externen Kommunikation<br />
* Mailverkehr wird dadurch zentral gespeichert, falls Orgas ihre Aufgabe abgeben<br />
* allgemeine Mailadresse (info@zapf.uni-duesseldorf.de) wurde eingerichtet<br />
* Listen für die interne Kommunikation mit allen Orgas, allen Helfern, etc. wurden angelegt <br />
===Orga-Handy===<br />
* ein Handy allein für die ZaPF mit Prepaid-SIM wurde angeschafft<br />
* wurde vom Controller verwaltet zur Kostenkontrolle<br />
* diente in Vorbereitungsphase hauptsächlich der Akquise und für offizielle Anfragen<br />
* wird während der ZaPF als Haupt-Orga-Handy für Notfälle, etc. verwendet<br />
<br />
==Sitzungs-Protokolle==<br />
Die Kommunikation untereinander ist sehr wichtig und bei mehr als einem Dutzend Verantwortlichen für verschiedene Bereiche ist es nützlich, sich ab und an mal mit allen zusammen zu setzen, weitere Ziele abzustecken, zu schauen wo es brennt und alle auf den selben Stand zu bringen. Hier die Protokolle dazu:<br />
===1. ZaPF-Treffen (November 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-11-28.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Orga-Struktur<br />
* Kommunikationswege<br />
* Einteilung der Verantwortungsbereiche<br />
===Teilplanungstreffen (Dezember 2012)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2012-12-13.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aufgaben für Akquise & Finanzen<br />
===2. ZaPF-Treffen (März 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-03-22.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte <br />
* erste Kostenkalkulation<br />
===Teilplanungstreffen (April 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-04-15.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Weiteres Vorgehen der Akquise<br />
===3. ZaPF-Treffen (November 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_Protokoll_Treffen_2013-11-08.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Zwischenberichte<br />
* Aufgaben für Wien und danach<br />
===Teilplanungstreffen mit AStA (Dezember 2013)===<br />
Protokoll: [[Datei:ZaPF_SS14_Protokoll_Treffen_2013-12-16.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Aktueller Stand (Räume & Finanzen)<br />
* Vorgehensweise zu Gesprächen mit Studentenwerk und Dekanat<br />
* Finanzanträge an Rektorat und Studierendenparlament<br />
===Treffen zwischen ZaPF Düsseldorf und BVT Pharmazie (Februar 2014)===<br />
Protokoll: [[Datei:BVT-ZaPF_Protokoll_2014-02-06.pdf]]<br><br />
Themen: <br />
* Organisationsstrukturen der ZaPF und BVT<br />
* Finanzielle Unterstüzung (Gemeinsame Anträge)<br />
* Ablaufpläne der Tagungen, gemeinsame Aktionen, Überschneidungen<br />
* Planung der weiteren Zusammenarbeit<br />
===4. ZaPF-Treffen (April 2014)===<br />
Protokoll: ausstehend<br><br />
Themen: <br />
* ausstehend<br />
===5. ZaPF-Treffen (Mai 2014)===<br />
Protokoll: ausstehend<br><br />
Themen: <br />
* ausstehend<br />
<br />
=Zeitlicher Organisationsablauf=<br />
==WS12 (18-14 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Erstellung des Logos===<br />
* Logo wurde aus Übereifrigkeit schon vor Beginn der ZaPF in Karlsruhe erstellt<br />
===Wahl der Verantwortlichen===<br />
* nachdem generelle Orga-Struktur stand haben wir erste Aufgaben identifiziert und für alle Bereiche definiert<br />
* Verantwortliche für alle (notwendigen) Bereiche gesucht und eingearbeitet<br />
* sinnvoll hierbei: Haupt-Organisation wurde direkt bestätigt und ihr entspr. Kompetenz zugesprochen, um eigenmächtig weitere Verantwortliche einzusetzen (damit sich hinterher keiner hintergangen fühlt oder jeder enzelne Arbeitschritt mit dem ganzen FRS und Orga-Team abgestimmt werden muss)<br />
* wichtigste Orgas wurden zuerst besetzt (es muss nicht direkt alles besetzt werden)<br />
===Termin festlegen===<br />
* ZaPF-Termin wurde möglichst früh festgelegt (durch Feiertage quasi vorgegeben)<br />
* für die Raumbuchung, Sponsoren und weitere Planung notwendig!<br />
===Meilensteine und Zeitplan erstellen===<br />
* ''Meilensteine'' fürs laufende Semester wurden festgelegt<br />
* Orga-Treffen einberufen, auf denen alle auf dem aktuellsten Stand gehalten wurden<br />
===Kostenposten ermitteln und erste Kostenkalkulation erstellen===<br />
* jeder Orga musste für seine Verantwortungsbereiche die Kosten ermitteln und grob auflisten<br />
* in einer längeren Sitzung wurden alle Listen durchgegangen und mit allen Orgas in die Tüte gebrainstormt<br />
* der Finanzer fasste danach alles zusammen und erstellte gesamte Kostenkalkulation für die ZaPF<br />
* war eine Vorlage für BMBF-Antrag<br />
<br />
==SS13 (14-8 Monate vor der ZaPF)==<br />
===BMBF-Antrag schreiben===<br />
* vorher Kontaktaufnahme mit BMBF, Zwecks persönlichem Ansprechpartner<br />
* Hilfe für den Antrag im AK in Jena bei alten ZaPF-Orgas geholt <br />
* detailierte Kostenvoranschläge und Eigenmittel mussten angegeben werden <br />
===Sponsoren akquirieren===<br />
* kam leider bei uns extrem kurz obwohl wir Zeit gehabt hätten (Gammeln rächt sich derbe!)<br />
* Sponsorenlisten wurden angelegt, aktualisiert<br />
* auf Messen der Uni wurden Infozettel verteilt & Gespräche geführt<br />
* viele Mails mit Infos wurden verschcikt und anfänglich rumtelefoniert<br />
* Webseite für die Sponsoren mit ersten Infos wurde angelegt<br />
===Orga-Wechsel===<br />
* einige Leute gaben ihren Verantwortungsbereich ab (z.B. wegen Auslandssemester)<br />
* es war gut, dass wir darauf durch Kommunikationskanäle vorberietet waren<br />
* neue Leute wurden gefunden und eingearbeitet<br />
<br />
==WS13 (8-2 Monate vor der ZaPF)==<br />
===Präsentation nach außen===<br />
* neue Webseite wurde erstellt und ausgebaut (http://zapf.fsphy.de)<br />
* Selbstpräsentation und Einladung nach Düsseldorf hätte für ZaPF in Wien vorbereitet werden sollen<br />
* Flyer wurden als Einladung in Wien gedruckt<br />
* Orga-Doku wurden ausgebaut und überarbeitet<br />
* März: nach einem technischen Super GAU ist nicht nur der Server zerschossen, sondern auch die Website samt Backups verloren<br />
* nach einigen Wochen Ausfall wurde eine temporäre Seite eingerichtet<br />
* Aufbau der neuen Website samt Anmeldesystem läuft, neue Website wird zum Anmeldestart online gehen<br />
===Sponsoren & Finanzen===<br />
* Zusage durch BMBF (Rechnungen ab 1. März werden bezahlt)<br />
* ZaPF-Konto wurden angelegt<br />
* Infos über genaue Zahlungsvorgänge, Belege, was finanziert wird und was nicht, wurden eingeholt<br />
* ''Sprechstunde'', zu denen wöchentlich die Sponsoren durchtelefoniert werden, wurde eingerichtet<br />
===Raumprobleme===<br />
* es gab plötzlich massive Probleme mit den Nutzungsrechten der Räume in der Uni<br />
* Räume für Schlafen, Aufenthalt zwischen AKs und Essensausgabe standen in den Sternen<br />
* es wurden eine ganze Reihe Notfall-Pläne erstellt (Vorbereitung auf ZaPF in einer Zeltstadt liefen an)<br />
* Ende Januar: Zusage über Seminarräume, Hörsäle und Turnhalle!<br />
* Ende März: Super GAU, Turnhallen wurden gestrichen, momentan liegt alles in der Schwebe, Notfallpläne kommen zum Einsatz<br />
===Programm===<br />
* Exkursionen standen zum Teil schon fest, mussten nur bezahlt werden<br />
* Unterhaltungsprogramm wurde zum Teil erstellt<br />
* Programmablauf wurde an neue Gegebenheiten, neue AK-Größen und Unterhaltungsprogramm neben der ZaPF angepasst<br />
* eine Podiums-Diskussion wurde eingebaut und entsprechende Gäste eingeladen<br />
* Da Seminarräume und Hörsäle nun auch gebucht sind, wurde eine erste Version im Wiki und auf der Webseite veröffentlicht<br />
===Helfer===<br />
* für Helfer wurden mit Aufrufen, Bannern und Plakaten geworben<br />
* auf allen Erstifahrten wurde um Helfer geworben<br />
* mit helfenden Händen steht und fällt eine ZaPF, egal wie gut die Planung vorher war<br />
* ab Ende Februar: Mit Flyer-Formularen wurden die ersten Helferzusagen für bestimmte Tätigkeiten eingeholt<br />
===BMBF===<br />
* Ende Januar: BMBF erwartet entgegen der Erwartung des DLR nun doch kurzfristig Angebote für sämtliche Mietposten<br />
* passende Angebote wurden herausgesucht, damit der Antrag nicht verfällt und erneut gestellt werden muss<br />
* Ende Febraur: Erhalt des Zuwendungsbescheids über 22.330,00€ ab März 2014<br />
===Gespräch mit Dekanat und Professoren===<br />
* Unterstützung vom Dekanat bei den Anträgen ans Rektorat und SP<br />
* Kontaktaufbau zur Reinigungsfirma zwecks Sondervertrag für die ZaPF (Toilettenreinigung am WE und Feiertag) <br />
===Gespräch mit Studentenwerk===<br />
* Eine Mitarbeiterin wird uns kostenpflichtig zur Verfügung gestellt, wodurch wir die Spülküche nutzen können<br />
* Angebote zu Geschirr und Mensagutscheine werden ausgehandelt<br />
===Finanzanträge===<br />
* Antrag über 6.000,00€ wurde im Rektorat gestellt<br />
* Antrag über 3.000,00€ zur Teilfinanzierung der Verpflegung wurde vom Studierendenparlament (SP) bewilligt<br />
===Gespräch mit der BuFaTa Pharmazie===<br />
* Die BuFaTa Pharmazie ist zeitgleich an unserer Uni, wodurch sich zwangsläufig räumliche und organisatorische Überschneidungen ergeben, die koordiniert werden müssen<br />
* Wir unterstützen die Pharmazie in den Gesprächen mit der Uni und dem Studentenwerk<br />
* Ein Angebot der Rheinbahn für beide BuFaTas zusammen wurde ausgehandelt<br />
===Tagungsheft===<br />
* Der Druck der Tagungshefte wurde mit Sponsoren vertraglich ausgehandelt (A5, farbig, bis zu 160 Seiten, bis zu 200 Stück)<br />
* Tagungsheft wird in Zusammenarbeit der Organisatoren erstellt, Abgabefrist zwecks rechtzeitigem Druck ist Mitte April<br />
===Sonstiges===<br />
* Der Speiseplan wurde erstellt und Einkaufslisten, sowie benötigte Technik zusammengetragen<br />
* Es wurde ein spezielles Weckprogramm auf Basis der Erfahrungen vergangener ZaPFen zusammengestellt und aufgenommen<br />
* Ende März ist fast alles schief gegangen, was schief gehen konnte. Aber eine Absage der ZaPF ist keine Option, also wurde geackert und entsprechende Notfallpläne erstellt<br />
<br />
==SS14 (die letzten 8 Wochen)==<br />
<br />
==Die ZaPF-Woche==<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<br />
=Erkenntnisse vorheriger ZaPFen=<br />
==Winter-ZaPF 2012 in Karlsruhe==<br />
* Sanft(!) wecken und nach und nach steigern. Wenn man morgens durch lauten Krach geweckt wird, ist der Tag versaut.<br />
* mehr Zeit für Frühstück einplanen<br />
* Zwei Grills sind viel zu wenig, Wartezeiten von >30min für eine Wurst sind eine Katastrophe<br />
* es ist nervig, jeden Tag seinen Schlapflatz neu aufzubauen<br />
<br />
==Sommer-ZaPF 2013 in Jena==<br />
* "Wir werden niemals Jena toppen können... das war zu episch"<br />
* viele Dokumente, Sponsorenlisten, Kostenkalkulationen und nützliche Tipps von anderen Orgas bekommen<br />
* Jenaer Kartensystem für Getränke & Steaks ist für Nicht-Alkoholiker unfair<br />
* Doppelkompetenzen vermeiden! Jedem muss jederzeit klar sein, WER was zusagen hat und darf nicht von 3 Leuten unterschiedliche Anweisungen bekommen<br />
* Bier-AK nicht in Nähe der Schlafräume abhalten<br />
* Schlafbetreuung bespaßen, damit die nicht nachts Basketball spielen und Leute wecken<br />
* Protokollanten stellen, damit man nicht ein halben Jahr den Protokollen für den Reader nachlaufen muss<br />
<br />
==Winter-ZaPF 2013 in Wien==<br />
* Es ist wichtig, dass ''vernünftig'' geweckt wird, sonst kommt der Zeitplan durcheinander<br />
* Pausen zwischen AKs einplanen und keinen zu engen Zeitplan erstellen<br />
* beim Essen muss es mehr Auswahlmöglichkeiten geben und die Mengen besser kalkuliert werden!<br />
* Notfallplan für alles in der Hand haben (wenn z.B. der Herd abraucht oder Räume gestrichen werden)<br />
* Pläne der Stadt und auch der Gebäude und Räume auf dem Cmapus sind essentiell<br />
* 2. Protokollant in Plenen mit eigener Back-Up-Protokollversion ist wichtig & eines der Protokolle muss per Pad und/oder Beamer für alle einzusehen sein<br />
<br />
=Resümee=<br />
==Fazit der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Bremer ZaPF (22.11.2014, 11.19 Uhr)<br><br />
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung. Ich werd ihn bis zum Endplenum komplett überarbeitet und fertig haben. Diesmal wirklich. Versprochen! ;)</font></b><br />
<br />
==Entstandene Probleme==<br />
* In den vorlesungsfreien Zeiten kam die Planung teilweise komplett zum Erliegen, da aufgrund von Urlaub und Klausuren alle andersweitig beschäftigt waren. <br />
* Sponsorensuche lief wegen mangelndem Personal und Zeit mehr als schleppend (Neubesetzung änderte nicht viel)<br />
* Raumbuchung wurde durch uniweite Brandschutzprobleme erschwert, so dass Notfallpläne für eine Zelt-ZaPF aufgestellt werden mussten<br />
* Durch personale Umstellungen beim BMBF wurde der Zuwendungsbescheid etwas hinausgezögert, so dass die Finanzierung erst 3 Monate vorher in trockenen Tüchern war.<br />
==Verbesserungsvorschläge für künftige ZaPFen==<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=HowTo_ZaPF_(Alternative)&diff=11267HowTo ZaPF (Alternative)2014-11-22T10:18:54Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div><b><font color="#f00">Bremer ZaPF (22.11.2014, 11.19 Uhr)<br><br />
Der Artikel ist gerade in Bearbeitung und noch komplett chaotisch! Ich werd ihn bis zum Endplenum komplett überarbeitet und fertig haben. Diesmal wirklich. Versprochen! ;)</font></b><br />
<br />
<b><i><font color="#f00"><u>Achtung:</u></font> Dies ist eine alternative Version des Wiki-Artikels [[HowTo_ZaPF|HowTo ZaPF]] und wurde noch nicht von anderen ZaPFika als dem Autor ([[Benutzer:Rob|Rob aus Düsseldorf]]) selbst abgesegnet! Ziel war es, den etwas unübersichtlichen Artikel, der aus vielen Teilen zu verschiedenen Zeiten zusammengeschustert wurde, sinnvoll neu zu strukturieren, übersichtlicher zu gestalten, sprachlich aufzupolieren, aber dabei den Inhalt nicht zu kürzen. Wenn diese Version mehrheitliche Zustimmung findet, kann sie gerne übernommen werden, sonst verschwindet sie einfach wieder in der Versenkung und das alte HowTo ZaPF bleibt bestehen.</i></b><br />
<br />
<i>Wie organisiert man eine ZaPF? Auf was sollte man achten? Welche Fehler wurden schonmal gemacht? Wie fängt man an?</i><br><br />
Dieses How-To, welches solche Fragen beantworten soll, wurde <br />
* erstellt in [[SoSe06|Dresden (SS 06)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe11|Dresden (SS 11)]]<br />
* überarbeitet nach [[WiSe12|Karlsruhe (WS 12)]]<br />
* verallgemeinert und neu strukturiert nach [[WiSe13|Wien (WS 13)]]<br />
* überarbeitet in [[SoSe14|Düsseldorf (SS 14)]]<br />
und soll euch bei der Planung und Durchführung eurer ZaPF helfen. Die nachfolgenden Tipps sind Hinweise und Erfahrungen aus vergangenen ZaPFen und geben euch lediglich eine Richtlinie, wie man es optimalerweise machen <i>könnte</i>. Manches könnt ihr mit Sicherheit kommentarlos übernehmen, anderes ist bei euren Gegebenheiten vielleicht gar nicht umsetzbar. Auf jeden Fall soll mit diesem How-To vermieden werden, dass euer Orga-Team in die selben Fettnäpfe tritt und die gleichen Fehler macht, wie die Orgas in den Jahren vor euch. Denn auch wenn man die meisten Tipps mit ein wenig Sachverstand sowieso beherzigt hätte, sind es doch die kleine Details, die man in der Hektik manchmal übersieht und die letztendlich aber zu Unmut bei euren Tagungsteilnehmern führen. <br />
<br />
==Hilfe, wir haben die ZaPF==<br />
Glückwunsch! Ihr seid die ausrichtende Fachschaft einer der nächsten ZaPFen und dürft nun dafür Sorge tragen, dass die Tagung grandios gut wird. Damit ihr nicht allzu weit an diesem hohen Ziel vorbei schlittert, wäre es praktisch, direkt von Beginn an mit System an die Organisation zu gehen.<br />
<br />
===Schritt 1: Team zusammenstellen===<br />
Eine ZaPF organisiert man (in der Regel) nicht allein, deshalb solltet ihr euch zu aller erst darüber im Klaren werden, wer von euch für was zuständig ist. Zuviele Köche verderben den Brei, das heißt aber nicht, dass ein Koch allein eine Großküche schmeißen muss. Es ist sinnvoll, dass ihr für folgende Bereiche jeweils mindestens einen Verantwortlichen findet, der sich darum kümmert:<br />
* Haupt-Orga (Jemand, der den anderen Orgas auf die Finger schaut und für alles den Kopf hinhält)<br />
* Finanzen (eine ZaPF kostet Geld und jemand muss den Überblick behalten, woher es kommt und wohin es geht)<br />
* Sponsoring und Akquise (Jemand der seriös auftreten, mit Geschäftspartnern verhandeln und gut verkaufen kann)<br />
* Verpflegung und Unterkunft (alles was mit Raumbuchungen, Essen und benötigter Technik zu tun hat)<br />
* Unterhaltung und Programm (Arbeitskreise, Party, Exkursionen, Kneipentour, etc.)<br />
Diese Einteilung kann man je nach Teamstärke natürlich beliebig herunterbrechen. Düsseldorf hatte im SS 14 beispielsweise 26 einzelne Orga-Bereiche (siehe [[:Datei:ZaPF_SS14_Organisationsstruktur.jpg|Organigramm]]) mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen (siehe [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Definition der Verantwortungsbereiche]]), wobei mehrere (kleinere) Bereiche von einer Person und manche Bereiche auch von mehreren Leuten (Spalte "Teilbar?" in dieser [[:Datei:ZaPF_Verantwortungsbereiche.pdf|Liste]]) übernommen werden können. Folgendes hat sich dabei als sinnvoll in den letzten Jahren herauskristallisiert:<br />
* Achtet darauf, die Arbeit (bzw. die Verantwortung) für die vielen Bereiche auf ausreichend viele Schultern zu verteilen. Die Haupt-Orga sollte einen Überblick haben, wie viel die einzelnen anderen Orgas sich aufladen und gegebenenfalls weitere Helfer suchen.<br />
* Die Ansprechperson für Firmen muss kompetent und permanent erreichbar sein, was u.a. impliziert, dass der eigentliche Finanzer sich genauso wie die Haupt-Orga <b>nicht</b> gleichzeitig noch um Akquise, bzw. Sponsoring kümmern kann. Der Arbeitsaufwand dieser drei Bereiche (Haupt-Orga, Finanzen und Akquise) ist viel zu hoch für eine einzelne Person und das Letzte, was man bei einer ZaPF-Planung gebrauchen kann ist, dass der Finanzer und/oder die Ansprechperson fürs Sponsoring aus Überlastung abspringt.<br />
* Haupt-Orga, Finanzen und Akquise sollte jeweils nur jemand übernehmen, der sich zu mindestens 140% sicher ist, dass er das zeitlich schafft und bis zum Ende durchzieht.<br />
* Ein zuverlässiger(/es) Finanzer(team) ist das A & O!<br />
* Es macht Sinn, wenn der Finanzer ein klein wenig Ahnung von Buchhaltung hat.<br />
* Der Fachschafts-Finanzer sollte nicht unbedingt der ZaPF-Finanzer sein. Zum Einen erzeugt dies einen gegenseitigen Kontrolleffekt, so dass keine finanziellen Ungereimtheiten auftreten und außerdem wird damit verhindert, dass die Buchhaltung/Abrechungen von FSR und ZaPF (aus Versehen) vermischt werden. <br />
* Die Haupt-Orga muss jederzeit an Dokumente, Daten, Mailverkehr u.ä. der einzelnen Bereiche rankommen, damit im Falle eines Personalwechsels (z.B. durch Krankheit) nicht die ganzen Infos verloren gehen.<br />
<br />
===Schritt 2: Meilensteine definieren===<br />
Ihr solltet frühzeitig eine relativ genaue Planung für euch festlegen. Zunächst muss der <b>Termin für eure ZaPF</b> festgelegt werden, denn nur dann könnt ihr auch beispielsweise die Exkursionen planen und die Räume buchen. Für den Termin ist folgendes wichtig:<br />
* Zu einigen Zeiten bekommt man schlicht und einfach keine Räume (z.B. in Klausur- oder Einführungsphasen).<br />
* Freitage nach Feiertagen (z.B. im Sommer zu Himmelfahrt) werden oft als Brückentage genutzt, was eventuell die Planung der Exkursionen schwierig machen könnte. <br />
<br />
Nachdem euer ZaPF-Termin feststeht, solltet ihr euch einen Plan machen, wann ihr was in eurer Planung erledigen wollt. Es ist hierbei recht sinnvoll, sich <b>Meilensteine</b> zu setzen, die man nacheinander in Angriff nimmt. Angefangen bei der Raumbuchung (ohne Räume wird überhaupt die Durchführung der Tagung recht kompliziert), über feste Termine wie der Abgabe des BMBF-Antrags, bis hin zum Empfang der Teilnehmer auf der ZaPF, erhaltet ihr so eine grobe Planungsstruktur an der ihr euch entlang hangeln könnt und dank der ihr jederzeit wisst, ob ihr vielleicht hinter eurem Zeitplan liegt. Dabei solltet ihr an folgendes denken:<br />
* Es hilft, sich die Zeitplanung zu visualisieren (z.B. über Zeitstrahl auf einer Tapetenrolle an der Fachschaftswand oder als Computergrafik). Dabei sollte sofort ersichtlich sein: Was soll wann gemacht werden? Wo stehen wir aktuell? Welche Deadlines sind zu beachten? <br />
* Fangt so früh wie möglich mit der Planung an, um nicht in Zeitnot zu geraten.<br />
* Plant nicht zu kurzfristig und genug Puffer für alles ein. Unternehmen kann man nicht erst eine Woche vorher fragen, ob sie eine Führung für 40 Person genehmigen würden und Sponsoren brauchen auch eine Vorlaufzeit von vielen Monaten vor einer Veranstaltung, die sie finanzieren sollen! <br />
* Aktualisiert euren Zeitplan regelmäßig und passt ihn an neue Aufgaben, entstandene Komplikationen und verschobene Prioritäten an.<br />
* Besondere Termine (z.B. Stadtführungen, Exkursionen, Vorträge) sollten sehr früh terminlich festgelegt werden, um auch den Kooperationspartnern eine feste Zeit- und Finanzplanung zu ermöglichen. <br />
* Exkursion sollte mindestens 4 Monate im Voraus geplant werden (in Dresden gab es trotz einer noch längerfristigeren Anfrage Dank seltsamer Organisationsstrukturen seitens der angefragten Einrichtungen Probleme). <br />
<br />
===Schritt 3: Qualitätssicherung===<br />
Ein kompetentes Team und eine bombensichere Planung allein macht noch keine ZaPF. Die Aufgaben, die ihr euch gestellt habt, müssen auch konsequent abgearbeitet werden und das Orga-Team will stetig motiviert werden, damit nicht alle nach ein paar Rückschlägen das Handtuch werfen. Damit ihr einigermaßen zielsicher bis zur Durchführung eurer ZaPF kommt solltet ihr<br />
* als Haupt-Orga immer einen Überblick darüber behalten, was gerade ansteht, wer für was zuständig ist und ob es irgendwo Probleme gibt.<br />
* euch regelmäßig mit allen Verantwortlichen treffen, damit jeder weiß, was er zu tun hat.<br />
* euch bei Problemen schnellstmöglich Hilfe und Rat (z.B. bei früheren Orga-Teams) besorgen. Wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist, muss es (mit Hilfe von anderen) wieder herausgezogen werden, bevor es komplett ertrinkt.<br />
* bei Konflikten im Team diese möglichst mit einer neutralen Person schlichten. Es gibt meist irgendwann Zeiten, zu denen ihr arg gestresst seid und nichts läuft, wie es soll. Wichtig ist, dass ihr ohne Verluste weiterkommt und die ZaPF trotzdem organisiert und sich eure Fachschaft oder euer Orga-Team dabei nicht komplett zerstreitet!<br />
* für alles <b>einen Back-Up-Plan in der Hinterhand</b> habt. Es können Personen krank werden. Es können Orgas einfach so aufhören. Es kann plötzlich an Absagen regnen, bei Sachen, die eigentlich schon vereinbart waren (der Klassiker sind hierbei die Schlafräume!). Es kann etwas wichtiges während der ZaPF kaputt gehen (z.B. die Küche in Wien). Für all diese Eventualitäten ist es enorm wichtig, einen groben Notfallplan auszuarbeiten, oder sich zumindest mal vorher Gedanken zu machen: "Was machen wir eigentlich, wenn...?"<br />
<br><br><br />
Soviel solltet ihr zum allgemeinen Ablauf wissen, um mit eurem Team die ZaPF-Orga stemmen zu können. In den folgenden Kapiteln werden die einzelnen Bereiche und Aufgaben, an die ihr im Zuge der Vorbereitungen und Durchführung unbedingt denken solltet, genauer unter die Lupe genommen.<br />
<br />
==Die Unterbringung==<br />
Das erste, worum ihr euch bei der Planung eurer BuFaTa kümmern solltet, sind die Räume. Wenn ihr keine Chance habt, ausreichend Teilnehmer unterzubringen, lohnt es auch nicht, sich Gedanken über die Verpflegung oder eventuelle Exkursionen zu machen. In den letzten Jahren bereitete vor allem dieser Bereich den Organisatoren häufig Kopfzerbrechen, da es immer wieder zu kurzfristigen Änderungen und Absagen kam und die Folgen für die ZaPF natürlich schwerwiegend sind. Besonders ZaPFen in NRW sind durch starke Einschränkungen und harte Auflagen herausgefordert. Generell gilt für die Räume:<br />
* Sie sollten nicht unzumutbar weit voneinander entfernt liegen, damit die Tagung nicht auseinander gezerrt wird.<br />
* Seminarräume sind nicht immer zu haben.<br />
* Alle wichtigen Räumlichkeiten (Tagungsbüro, Schlafplatz, etc.) sollten zur besseren Orientierung ausgeschildert sein. Aber: Räume erst beschildern, wenn sie tatsächlich benutzt werden! <br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hatten wir gleich alle Räume beschildert, auch die, die erst Samstag benutzt werden konnten. Was dann passiert ist? ZaPF-Teilnehmer sind in diese Räume reingeplatzt und haben lautstark nach Stühlen gefragt, obwohl dort ein reguläres Tutorium statt fand, welches durch die ZaPF ungefähr fünf Mal gestört wurde.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Ihr braucht eine Vielzahl von Räumlichkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen, um die ZaPF vernünftig ausrichten zu können. Schauen wir uns die benötigten, bzw. empfehlenswerten Räume mal genauer an:<br />
<br />
===Übernachtung===<br />
Da die ZaPF über mehrere Tage geht, müssen die Teilnehmer irgendwann zwangsläufig schlafen. Das tun zwar viele in den Plenen oder in irgendwelchen Gemeinschaftsräumen, aber es ist dennoch clever, eine reguläre Schlafmöglichkeit für alle Teilnehmer zu schaffen. Da gibt und gab es bereits viele verschiedene Varianten, wie beispielsweise die klassische Turnhalle, die Nutzung von Seminarräumen (in Wien und Frankfurt), oder gar die Unterbringung in einem Hotel (in Bonn, als Folge der Love-Parade-Vorfalls), wenn alle Stricke reißen. Alles hat seine Vor- und Nachteile und deshalb solltet ihr sorgfältig eure Möglichkeiten abwägen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine Turnhalle reicht für die TeilnehmerInnen ja bekanntlich aus. In Dresden haben wir uns an das Regionalschulamt wenden müssen, da dort alle Turnhallen an öffentlichen Schulen verwaltet werden. Die Turnhallen der Universität hätten wir auch nutzen können. Aber für diese Turnhalle wäre eine Sicherheitsperson nötig gewesen, die nicht unerheblich Geld gekostet hätte. Die Turnhalle der Stadt war einfach preiswerter. Der Hausmeister war sehr freundlich und äußerst kooperativ.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Worauf kommt es bei den Schlafräumen an?<br />
* Duschen sollten im Gebäude vorhanden sein.<br />
* Warmes Wasser ist generell sinnvoll und toll.<br />
* Hat man die Turnhallen auch tagsüber, lohnt es sich, diese auch für die ZaPFika geöffnet zu lassen.<br />
* Alternativ braucht man einen vernünftigen Gepäckraum (siehe unten).<br />
* Weckmusik: Ein ansteigendes Musikprogramm (von chillig bis hart) ist sinnvoll. Leichtschläfer kommen früher raus und Schwerschläfer haben halt weniger Zeit zum Duschen. Hierdurch wird auch die Duschpulkbildung verringert. Empfohlen wird ein Zeitraum von etwa 30 min, in dem auch die Weckmusik gespielt werden sollte, nach einem Lied legen sich sonst alle wieder hin und schlafen weiter.<br />
* Vorsicht! Wecken mit sehr lauten Geräuschen (Tröten, Boxen auf Ohrhöhe in Vollautstärke) können zu Gehörschäden führen. Man bekommt die Leute auch ohne dieses wach! Schwerweckbare sind danach einfach schlafend und taub, alle anderen haben mindestens ziemlich üble Laune.<br />
* Man sollte damit rechnen, dass es am letzten Tag (Sonntag, aufgrund der Party) besonders lange dauern kann, bis alle aufgestanden sind (2 Stunden in Karlsruhe).<br />
* Es ist meist ganz prima, wenn die Abendgestaltung an der Uni näher an der Turnhalle liegt. Allerdings sollte der Bier-AK oder die Party nicht direkt im Vorzimmer der Schlafsäle stattfinden.<br />
* Es ist zu beachten, dass in manchen Bundesländern Mindeststandards bei der Betreuung von Schlafplätzen gibt. Ein großer Erstehilfeschein, Security u.ä. können notwendig sein.<br />
* Eine Dauerschlafstätte ist ziemlich gut.<br />
* Nicht immer nur im Winter wird es in Turnhallen kalt. Eine Heizung ist oft vorhanden, müsste nur auch benutzt werden!<br />
<br />
===Gepäckraum===<br />
Nicht nur, falls die Schlafgelegenheiten nicht während der ganzen ZaPF verfügbar sind, ist ein Gepäckraum überaus nützlich. Auch bei der Ankunft möchte niemand den ersten Abend mit seiner Reisetasche und dem Schlafsack durch die Uni ziehen. Dieser Raum fürs Gepäck sollte<br />
* trocken sein (kein feuchter Keller irgendwo).<br />
* optimalerweise in der Nähe des Schlafplatzes liegen. Wenn Schlafplatz und Tagungsort weit voneinander entfernt sind, benötigt ihr auch einen zweiten Gepäckraum dort in der Nähe (z.B. für die Zeit der Exkursionen).<br />
* dauerhaft zugänglich, aber dennoch (für Nicht-Tagungsteilnehmer) abgeschlossen sein.<br />
<br />
===Plenen===<br />
Die Plenen finden oft im gut ausgerüsteten Audimax statt. Aber auch wenn das nicht der Fall sein sollte, müsst ihr gewisse Sachen bei der Raumssuche für die Plenen beachten:<br />
* In einem Hörsaal mit 200 Plätzen wird es mit 160 Tagungsteilnehmern + Helfern + Orgas recht kuschelig.<br />
* Die Teilnehmer sitzen in den Plenen meist viele Stunden - mehr, als in einer normalen Vorlesung. Sofern das möglich ist, sollte also dafür ein Hörsaal mit bequemen Sitzmöglichkeiten ausgesucht werden.<br />
* Es ist verdammt unpraktisch, wenn man in den Hörsälen nichts essen oder trinken darf. Dadurch werden die Plenen auch sehr unruhig, weil alle paar Minuten jemand rausrennt, um etwas zu trinken und das Geschrei ist groß, wenn doch mal irgendwo eine Flasche umkippt (wie in Jena). Außerdem ist es Sonntags prima, wenn man das Mittagessen direkt im Hörsaal einnehmen kann und dafür nicht extra noch das Plenum unterbrochen und das Ende der Tagung verzögert wird.<br />
* Steckerleisten sind essentiell notwendig. Mindestens jeder Zweite hat einen Laptop, der Strom benötigt.<br />
* (Zwei) Mikrophone, Lautsprecher und vor allem auch ein Beamer gehören generell zur Grundausstattung in den Plenen.<br />
<br />
===Tagungsbüro===<br />
Die Einsatzzentrale und das Hauptquartier auf euerer ZaPF ist das Tagungsbüro. Hier werden die ankommenden Gäste empfangen, hier erhalten sie alle Unterlagen und Infos, die sie brauchen, hier finden sie rund um die Uhr Hilfe jeglicher Art und hier verabschieden sie sich auch bei der Übergabe der Teilnahmebstätigung und machen sich auf den Heimweg. Es ist daher sinnvoll, dass es<br />
* relativ zentral auf dem Veranstaltungsgelände liegt.<br />
* 24/7 durch kompetente Leute (mit wichtigen Schlüssel ö.ä.) besetzt ist.<br />
* eine Notfallrufnummer durchgehend bereit hält.<br />
* über funktionierende Drucker, Computer und einen Internetzugang verfügt.<br />
* eine Wand irgendwo frei hält, um sämtliche Informationen, Resolutionen u.ä. Drucksachen gut sichtbar zu veröffentlichen.<br />
<br />
===Arbeitsräume===<br />
Ein Großteil der Arbeit wird auf der ZaPF in den Arbeitskreisen erledigt, daher ist es wichtig, dass ausreichend und vor allem passend ausgestattete (Seminar)Räume für die Arbeitskreise zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche AK-Größen, für die ausreichend Platz vorhanden sein muss. Außerdem ist es sinnvoll, dass die AK-Räume über ausreichend Streckerleisten und optimalerweise auch einen Beamer verfügen. Noch ein Insider-Tipp: Angeschraubte Tische und Stühle sind recht ungünstig, wenn man einen Stuhlkreis bilden, oder sich sinnvollerweise für die Diskussionen gegenüber sitzen möchte. Es wäre praktisch, wenn ihr die Räume permanent reservieren könntet, da man beispielsweise dann Getränke und Snacks (oder auch Tassen und eine Kaffeemaschine) permanent in den Räumen bereithalten kann. Jede Unterbrechung des AKs durch Verpflegungswägelchen ist zwar durchaus willkommen, stört aber dennoch den Ablauf.<br />
<br />
===Speisesaal/Aufenthaltsraum===<br />
Dass man im Sommer auch gern mal draußen grillt ist klar. Aber es ist dennoch sinnvoll, wenn man einen Raum hat, der groß genug für alle Leute ist, um darin zu essen und sich auch außerhalb der AKs aufzuhalten. Für Aufenthaltsräume sind Sofas ziemlich genial und auch hier werden viele Steckdosen benötigt. Der Speisesaal sollte auch eine vernünftige Essensausgabe (z.B. genug Tische für ein Buffet) haben, damit keine endlosen Schlangen entstehen.<br />
<br />
===Küche und Lagerräume===<br />
Irgendwo muss auch das Essen zubereitet und die Lebensmittel (teilweise gekühlt!) gelagert werden. Auch das darf bei der Raumplanung nicht vergessen werden. Näheres dazu findet ihr später noch im Kapitel "Die Verpflegung".<br />
<br />
===Sanitäre Einrichtung===<br />
Dass es ausreichend Duschen und Toiletten geben muss, dürfte euch hoffentlich klar sein. Es ist einfach essentiell, dass<br />
* die sanitären Einrichtungen schnell, gut und durchgehend zu erreichen sind.<br />
* regelmäßig gereinigt werden (fragt am besten eure Putzkolonne, ob ihr mit denen Extraschichten für die ZaPF aushandeln könnt).<br />
* ausreichend (möglichst kuscheliges!) Toilettenpapier und auch Handtücher (sofern es keine Lufttrockner gibt) vorhanden sind!!!<br />
<br />
===Party===<br />
Die Party sollte nicht extrem weit von den Schlafgelegenheiten entfernt stattfinden, idealerweise direkt auf dem Tagungsgelände - Es sei denn, man hat wie in Jena eine extrem geniale Location angemietet. Dennoch ist es sinnvoll, die Party nicht unter, über oder direkt neben den Schlafräumen abzuhalten, da es auch viele Leute gibt, die für die Rückfahrt ausschlafen und nicht mitfeiern wollen.<br />
<br />
==Die Finanzierung==<br />
Eine Veranstaltung auszurichten kostet Geld, im Falle der ZaPF bewegt man sich dabei im 4-5 stelligen Rahmen. Es gab bereits ZaPFen, die mit wenigen Tausend Euro auskamen, es gab aber auch schon luxeriöse ZaPFen, die hart an der 40.000€-Grenze gekratzt haben. Wie kostspielig die ganze Vernstaltung wird hängt zum einen davon ab, ob es iene Sommer- oder eine IWnterzapf ist, wie luxeriös eund umfassend die Verpflegung, die Unterkunft, das Rahmenprogrem etc. sind, aber auch davon, wieviel Sachen ihr vergünstigt ode rgar kostenlos gesposernt bekommen könnt. <br />
<br><br><br />
Und ein ganz wichtiger Tipp vorweg: <b>Privatpersonen sollten <u>niemals</u> einen Vorschuss leisten müssen!</b><br />
<br />
===ASten & Uni===<br />
Oftmals ist es möglich, schon durch die uNi eine nicht unerhebliche SSumme für die ZaPF zu bekommen. Euer Fachschaftsrat (bzw. eure Fachshcfatsinitative, etc.), welche(r) ja die ZaPF an eurer Uni veranstaltet, kann mit sicherheit etwas Geld berietstellen - aber das sollte eigentlich die letzte Alternative sein, da die Fachshcfatsgelder in dne meisten fällen arg begrenzt sind und für andere sachen (z.B. wiehnahctsfeiern, Erstifahten, Grillabende, etc.) verwendte werdne sollen. Es lohnt sich aber durchaus bei verschiednen Gremien an eurer Uni nachzuhaken (z.B. beim AStA, beim StuRa/StuPa, beim Kanzler, etc.) und um untertsützung zu bitten. Auch kann es sich lohnen die Profs und euer Dekanat anzufragen!<br />
<br />
<blockquote><br />
„Erste Anlaufstelle war unser eigener FSR. Aus vergangenen Anträgen war bekannt, dass unser StuRa maximal dieselbe Summe bewilligt, die auch der FSR bewilligt hat. Somit war der StuRa der nächste Anlaufpunkt. Darauf folgte das Studentenwerk, das uns für einen Tag Mittagessen in der Mensa und etwas Geschirr sponserte. Außerdem kann man den eigenen Fachbereich anfragen, dieser ist oft auch in der Lage eine nicht unbeträchtliche Summe zur ZaPF zur Verfügung zu stellen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Jena</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<blockquote><br />
„Eine rechtzeitige Anfrage beim Dekanat hat uns die Möglichkeit gegeben, die Ausrichtung der ZaPF mit einem nicht zu verachtenden Geldbetrag in die Zielvereinbarung der Fachrichtung für das Jahr 2006 zu bekommen. Im Gegensatz zu unseren Bauingenieurstudenten hatten wir die Professoren direkt nicht gefragt, was aber auch eine ergiebige Quelle sein soll.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===BMBF===<br />
Wie ihr sicherlich schon wisst, spielt auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung (kurz BMBF) eine oftmals wichtige Rolle bei der Finanzierung einer Bundesfachschaftentagung. Das BMBF hat spezielle Töpfe zur Förderung solchen studentischen Initativen und kann Geldmittel im 5-stelligen Bereich zuschießen, mit denen sich allein eine komplette ZaPF finanzieren lassen würde. Allerdings gibt es dabei einige Einschränkungen, Bedingungen und Anforderungen, weshalb ihr eben doch nicht allein mit den Geldern des Ministeriums auskommt:<br />
* Der Antrag muss bis Ende Mai für Sommer- & WinterzaPF zusammen gestellt werden.<br />
* Eine Anleidung, wie ihr den ANtrag stellt findet ihr hier: [[BMBF_Antrag_stellen_mit_easyAZA|BMBF-Antrag stellen mit easyAZA]]<br />
* Das BMBF fördert nicht alles! (T-Shirts, Gimmicks, etc. werden nicht bezahlt)<br />
* Es gibt eine Verpflegungspauschale von etwa 5-6€ pro Person pro Tag (für maximal 150 Teilnehmer)<br />
* Ihr müsst ein gewisses Kontigent an Eigenmitteln einwerben, um Anspruch auf die BMBF-Förderung geltend zu machen.<br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Sponsoren===<br />
Neben der Uni und dem Ministerium könnt ihr euch auch selbst um Mittel aus der Wirtschaft bemühen, indem ihr Sponsoren akquiriert. Die Akquise und der Umgang mit Sponsoren ist ein eigenes Kapitel für sich und nciht jedermanns Sache. Deshalb sit es wichtig, dass dieser Posten bei euch von jemandem übenrommen wird, der optimalerweise bereits erfahrung in der Akquise hat, oder zumindest seriös auftreten kann. Prinzipeill könntet ihr euch ein Branchen-Telefonbuch schnappen und alle Nummenr durchwählen, um nach Geld zu fragen. Hier haben wir für euch aber einige Tipps zusammengetragen, wie ihr effiziennter an mölgcihe SPonsoirne kommt und was ihr alles beachten solltet:<br />
* Es ist sinnvoll, sich eine Liste anzulegen und Kontaktinfomrationen und Status dort zu sammeln, damit man nciht ausvershene ein Untenrehmen merhfach anfrgat.<br />
* Beantragt am besten direkt eine definierte Bargeldsumme (z.B. 200€), denn erfahrungsgemäß bleiben Anfragen ohe konkrete Zahlen durchweg erfolglos.<br />
* Gebt den Untenrhemen imemr eure KOntaktdaten, damit sie euch erreichen können. Wenn ihr eien Handynummer raus gebt, sollte der Besitzer auch wissen, was mit dem Untenrhemen besprochen wurde, bzw wer die Ansprechpartner sind. Nichts ist chlimmer, als wenn ihr zurückgerufen werdet und dann hat der angerufene keine Ahnung, um was es überhaupt geht.<br />
* Besucht Messen und Tagungen (z.B. an euerer Uni) und redet mit den dort verteteen Firmen. Düsseldorf hat dafür extra ein [[:Datei:Informationsblatt_Sommer-ZaPF_2014_Duesseldorf.pdf|Informationsblatt]] angefertigt, dass den Firmenvertretern bei spolchen gelgenheiten in die hand gedrückt wurde.<br />
* BEsorgt euch eien seriöse E-Mailadresse! Schnuffelbär1994@mail4kidz.de ist nciht unbedigt geeigent und großartige Summen von seriösen Untenrhmen einzutreiben.<br />
* Schickt nicht einfahc wild Mails mit infos raus, sondenr sucht das direkte Gespräch am telefon. Danach könnt ihr eine gezieletne Ansprechpartner aschreiben, das Jenaer Orga-Team hat dafür eine schölnes Muster-Anschreiben für Sponsoren entworten:<br />
<blockquote><br />
„Sehr geehrte Damen und Herren,<br><br />
<br><br />
wie gerade telefonisch besprochen, übersende ich Ihnen unsere Spenden-/Sponsoringanfrage erneut per Mail.<br> <br />
<br><br />
Vom XX. – XX.XX.20XX findet in XXXXX die Bundesfachschaftentagung der Fachbereiche Physik mit etwa 150 Studenten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz statt. Diese Zusammenkunft aller Physik-Fachschaften wird seit über 30 Jahren durchgeführt und wird stets von Studierendenvertretungen organisiert. <br><br />
Die Realisierung dieses Ereignisses ist unter anderem mit hohem finanziellen Aufwand verbunden, welcher leider nicht allein durch die Teilnehmerbeiträge gedeckt werden kann. Des Weiteren sind auch Förderungen durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung nicht ausreichend. Deshalb sind wir auf Spenden und Werbeeinnahmen angewiesen.<br> <br />
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns bei der Organisation mit einer finanziellen Hilfeleistung unterstützen könnten. Bei Bedarf können wir über die Höhe der Spende eine Spendenquittung des gemeinnützigen Verein „Zusammenkunft aller Physikfachschaften e.V.“ ausstellen.<br> <br />
<br><br />
Auf eine positive Antwort hoffend verbleiben wir<br><br />
<br><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
XY“<br />
</blockquote><br />
* versichte bei diesen Mails direkt ein Muster-Antwortschreiben (ähnlich [[:Datei:Antwortschreiben_Sponsoringanfrage.pdf|dieser Vorlage aus Jena]]) auf eure Sponsoring-Anfrage mit. Das erleichtert den Sponsoren eine Antwort und ihr bekommt einheitliche und übersichtliche Dokuemnte zurück und nciht Ab- und Zusagen in 25 verschiedneen Varianten.<br />
<br><br><br />
Mögliche Sponsoren wären z.B.:<br />
* Wissenschaftsverlage<br />
* Industrieunternehmen, die einen Bezug zur Physik haben, ode rgar Physiker suchen<br />
* Banken<br />
* regionale Dienstleister (z.B. Krankenkassen)<br />
* regionale Produzenten, die euch Sachmittel spenden könnten<br />
Eine Liste von ehemaligen Spender und Sponsoiren vergangener ZaPFen könnt ihr bei den jewieligen Orgas erfragen. Auch soll sich dmenäcsht der ZaPF e.V. um die Betreuung von Langzeitsponsorrne kümmern, da es sinnvoll ist, nicht jedes Jahr neuen Kontakt zu dne sleben Untenrhemen aufzubauen, sondern größere Firmen, die an einer längerfristigen Kooperation interessiert sind, besonder szu betreuen.<br />
<br />
===Sachspenden===<br />
Sponsoren können euch nicht nur Geld, sondern auhc Sach- und Werbemittel zur Verfügung stellen. Darüber könnt ihr auhc an viele Dinge gelangen, die das BMBF an sich nciht fördert. Dabei können die Spenden von bedruckten Taschen, Kulis und Blöcken, bis hin zu Lebensmitteln (Bort vom vbortag, Käse- oder Wurstwaren von ansässigen Betrieben) oder Gimmicks (z.B. Handwärmer, Schlüsselanhänger) reichen.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Neben den Spenden von der Industrie haben wir auch Sachspenden einwerben können. Einerseits haben wir Tagungsmappen von der TU selber, andererseits Überbleibsel (Mappen, Badges, Beutel etc) der letzten großen Tagung von einem außeruniverstiären Institut bekommen. Ein lokaler Feinkosthersteller hat uns Kartoffelsalat und Fischsalat spendiert, eine Anfrage bei einer ortsansässigen Käserei brachte immerhin 14 Kg Käse. Die Rücklaufquote der Spendenanfragen belief sich aber insgesamt auf nicht mehr als 30%. Die positiven Antworten machten kaum mehr 2-5% aus. Glücklicherweise konnten wir die Spendenanfragen alle, für uns kostenfrei, über den StuRa versenden.<br />
Die Dresdner Verkehrsbetriebe haben uns freundlicherweise die Kombitickets zu einem Preis zur Verfügung gestellt, der im Vergleich zu den üblichen Möglichkeiten (Wochenkarte, Familienkarte, Gruppenticket) geringer war. Ansonsten gibt es vielerorts die Möglichkeit spezielle Tagungstickets zu kaufen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Dresden</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Verein===<br />
Der offizielle VEranstalter der ZaPF ist immernoch der ZaPF e.V., weshalb auch immer mindestens ein Organisator der ausrichten Fachshcfat im Vorstand des ZaPF e.V. sitzen muss, um die Spendenquittungen für die Sponsoren unterschrieben zu drüfen. Aus diesem Umstand ergeben sich einige Bedingungne, die ihr unbedingt beachten müsste:<br />
* Alle Rechnungen müssen im Original an den ZaPF e.V., ihr behaltet jedoch eine Kopien für eure Buchhaltungsunterlagen.<br />
* Der Verein verfügt über gewisse Geldmittel (Restgelder vergangener ZaPFen), um im allernötlichsten Notfall einzuspringen. Diese Notbremse sollte aber nach Möglichkeit nciht gezogen werden, da der Verein auch andere laufende Kosten hat (z.B. die Server für die ZaPF-Webseite und Fahrtkostenzuschüsse zu den Pool-Vernetzungs-Treffen) und keine sicheren IEnnahmequellen hat, sonden rlediglich auf Spenden von Fachshcftaen angewiesne ist. <br />
* <b><font color="#f00">MIT INFOS ERWEITERN!</font></b><br />
<br />
===Konten===<br />
Die Spenden gehen alle prinzipiell ersteinmal auf das Konto des ZaPF e.V., ebenso wie eventuelle Fördemritel des BMBF. Damit ihr jedoch damit arbeiten könnt, benötigt ihr ein eigenes ZaPF-Konto, welches optimalerweis (für den Fall einer Kontenprüfung) euahc nur für diesen Zweck genutzt wird. Bitte vermeidet es, euer FS-Konto für die ZaPF zu verwenden - das bringt euhc keinen Vorteil und kann im shclimmstenfall in heftigem Papierkrieg enden, wenn es wirklich zu einer Kontenprüfung kommt.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Wir haben bei der lokalen Sparkasse in eigenes Konto (mit der Zusage, dass wir dies für die kurze Zeit gebührenfrei haben können) für die ZaPF-Organisation angelegt. Dieses Konto hilft, die Übersicht über die Ausgaben und Einnahmen unabhängig vom FSR-Konto zu behalten. “<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
<b><font color="#f00">Weitere Infos zu den Konten einfügen!</font></b><br />
<br />
===AKs zum Thema Finanzierung===<br />
Es gab bereits mehrere AKs zum Thema Finanzierung der ZaPFen und in den Protokollen findet ihr auch weitere, nützliche Informationen:<br />
* [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung (WS 13 in Wien)]]<br />
* [[:Datei:Protokoll_Finanzierung_ZaPF_SS13.pdf|inoffizieller AK Hilfe wir haben die ZaPF (SS13 in Jena)]]<br />
* [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK ZaPF-Finanzierung (WS 12 in Karlsruhe)]]<br />
<br />
==Die Verpflegung==<br />
ZaPF-Teilnehmer sind ein recht hungriges Volk. So verlangen sie mindestens drei Mahlzeiten am Tag und diese sollten nicht zu knapp bemessen sein, denn mit der Menge und der Qualität des Essens steht und fällt auch die Moral der Leute. Niemand möchte hunrig in einem AK sitzen, weil die Rationen für ihn nicht mehr gereicht haben. Und wenn die Frage "Möchtest du dein Wurstbrot mit oder ohne Butter?" nahezu alle möglichen Wahloptionen beim Frühstück zusammenfasst, braucht ihr euch nicht zu wundern, wenn ein Großteil der Teilnehmer verärgert auswärts essen geht, oder sich etwas bestellt.<br />
<br />
===Auswahl an Speisen===<br />
Die Auswahl spielt also eine entscheidende Rolle, bei der Menüplanung. Traditionell gibt es mindestens einmal am Tag ein kostenloses warmes Essen. Der Rest kann im Prinzip mit Brot und Brötchen, Wurst und Käse abgehandelt werden, auch wenn mehr Luxus immer gut ankommt (das hängt aber von eurem Budget ab). Aber selbst mit geringem Budget bekommt man oft eine kleine Auswahl hin, bei der für fast jeden etwas dabei ist.<br />
<br><br><br />
Eine kultige Tradition ist beispielsweise das <b>Chili am Anreisetag</b>. Ein geeignetes Rezept mit Mengen für das vegetarische und das normale Chili findet ihr hier:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten zwei verwendete Chilirezepte incl. Mengen stehen!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Eine weitere Tradition ist <b>ein Grillabend</b>, welcher (je nach Finanzlage) zum Selbstkostenpreis oder kostenlos angeboten wird. Bei einer Winter-ZaPF ist das Grillen immer etwas schwierig, aber bis dato hat es fest immer gut geklappt. Generell eignen sich Holzkohlegrills, da diese in kurzer Zeit viel Essen fertig bekommen. Sollte Holzkohle ein Problem sein, so sollten ausreichend Gasgrills genommen werden. Ein extra Grill für Vegetarier ist optional. Aber Achtung: Viele Vegetarier essen nichts, was direkt mit Fleisch in Kontakt gekommen ist. Das gilt auch für den Rost, also trefft entsprechende Gegenmaßnahmen! Wenn gegrillt wird (immer lecker!), hat es sich als geschickt herausgestellt, das Grillgut vorzugaren. Dadurch verringert sich die Zeit des Wartens darauf, das Stück warm zu bekommen, nicht es durchzugaren. Man kann mit dem Vorgaren für ein Abendessen im Endeffekt nach dem Mittagessen beginnen, sollte aber die Kochcrew austauschen, denn die Ermüdungserscheinungen sind nicht unerheblich!<br />
<br />
Der Anteil an Vegetariern beträgt generell ca. 10-20%. Diese sollten bei der Gestaltung der Essenpläne (nicht nur beim Grillen) berücksichtigt werden! Ihr solltet bei der Anmeldung bereits Besonderheiten bei der Ernährung (vegetarisch, vegan, Lebensmittelunverträglichkeiten, etc.) abfragen. Bevor Nicht-Vegetarier vegetarisches Essen erhalten, sollte sichergestellt werden, dass alle Vegetarier zufrieden gestellt sind. Ebenso sollten Veganer und Personen mit Lactoseintolleranz beachtet werden. Aber: Überlegt vorher gut, ob/wie ihr extra veganes Essen kochen könnt (Stichwort Arbeitsaufwand).<br />
<br />
Weitere Tipps für die Verpflegung:<br />
* Ein abwechslungsreiches Angebot an Gemüse und Obst wird von vielen Tagungsteilnehmern als lecker und gesund empfunden.<br />
* Reibeplätzchen haben sich als sehr zeitaufwendig herausgestellt. Macht lieber Sachen, die gut skalieren.<br />
* Im Tagungsprogramm könntet ihr schon ankündigen, was es wann zu essen gibt. Vor allem für den Sonntag sollte vorher klar sein, ob es noch ein reichhaltiges Mittagessen gibt, damit sich die Teilnehmer nicht unnötig beim letzten Frühstück vollstopfen.<br />
* Bei Popcorn muss man Salz oder Zucker draufmachen, während es noch warm ist. Später hält das nicht mehr und Popcorn ohne Salz/Zucker schmeckt nicht!<br />
* Waffeln kommen gut an, generell kommen Zwischenmahlzeiten gut an.<br />
* Ihr solltet die Essensausgabe anfangen, bevor es auf dem Plan steht. Beginnt ruhig, sobald das Essen vor Ort ist, das verteilt die Last (beim Grillen klappt das ebenfalls gut).<br />
* Plant Essen ein, das gut ausgegeben und in großen Mengen hergestellt werden kann. Gebratener Fisch wär z.B. ziemlich dekadent, aber für ~200 Leute etwas arg umständlich.<br />
* Freitags in die Mensa zu gehen, ist eine recht gute Idee, weil da vielleicht nicht so viel los ist. Erklärt euren Teilnehmern vorher, was sie mit ihrem Mensagutschein für Essen bekommen (am besten bereits im Tagungsheft).<br />
<br />
===Getränke===<br />
Natürlich wollen eure Teilnehmer auch genug zu trinken und dabei hat sich in den letzten Jahren folgendes bewährt:<br />
* Alkoholfreie Getränke sind kostenlos.<br />
* Bier, Wein, Club Mate, etc. wird üblicherweise über eine Strichliste (oder eine Verpflegungskarte wie in Jena) abgerechnet und bei der Abreise bezahlt. <br />
* Eine gute Formatierung für Bierlisten wurde in Göttingen 2009 ([[:Datei:Bierlisten_Goettingen.jpg|siehe Bild]]) verwendet. Hierbei sind Punkte in 5er-Gruppen vorgedruckt, die man jeweils zu einem Strich machen kann. Das lässt sich gut ausgewertet.<br />
* Bei Verpflegungskarten wie in Jena, sollte unbedingt auf ein großes Angebot für Nicht-Alkoholiker (Club Mate, Süßigkeiten, vielleicht andere spezielle Getränke, im Sommer Eis) geachtete werden, bzw. sollten auch bereits bezahlte Karten am Ende bei Nichtverwendung komplett rückerstattet werden, sonst ist das System unfair!<br />
* Neben Bier sollte ausreichend Wasser bereit stehen.<br />
* Jedem Teilnehmer eine eigene Tasse geben wäre gut, damit sie nicht rumstehen und einzeln ausgeleert werden müssen.<br />
* Ein absolutes Muss ist der ständig vorhandene Kaffeevorrat, da sonst die Laune und Müdigkeit der Teilnehmer stark abnehmen könnte. Gastronomie-Kaffeemaschinen oder Mengenbrüher mit Vorratsbehälter sind hierbei sehr hilfreich. Denkt aber (vor allem beim Frühstück) daran, dass Industriekaffeemaschinen mindestens eine Stunde zum kochen benötigen!<br />
* Wasserfilter für Kaffeemaschinen sind wichtig, den Wasseranschluss müsst ihr vorher klären. <br />
* Tee ist nicht unbedingt Pflicht, kommt aber gerade im Winter gut an.<br />
<br />
===Mengenplanung===<br />
Als genereller Richtwert können 10€ pro Tag pro Teilnehmer für Lebensmittel veranschlagt werden. Um eure Mengen besser zu kalkulieren findet ihr hier einige Einkaufslisten von vergangenen Tagungen:<br />
<blockquote><br />
„<b><font color="#f00">Hier sollten 2 Einkaufsliste incl Getränke stehen (eine für Sommer, eine für Winter)!</font></b>“<br />
</blockquote><br />
<br />
Was solltet ihr noch bei der Mengenkalkulation beachten?<br />
* Beim Frühstück reichen für 70 Teilnehmer etwa 200 Brötchen. Ihr solltet versuchen, einen Bäcker zu finden, der euch alles gleich liefert. Brot und Brötchen müsst ihr rechtzeitig vorbestellen, mindestens 3 Tage.<br />
* Nach jedem Essen solltet ihr klären, wann die Reste angeboten werden. Es bleibt immer etwas übrig (wenn man nicht zu knapp kalkuliert) und wenn man es clever anstellt, plant man die Menüs so, dass man die Reste beim nächsten Essen direkt verwenden kann. Diese müssen bis dahin aber vernünftig gelagert und gekühlt werden!<br />
* Berücksichtigt bei der Berechnung von Massen unbedingt das Abtropfgewicht.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Jede Fachschaft kann sich eine Großmarktkarte holen (Bsp.: Metro). Die Karte kann häufig vor Ort beantragt werden. Hierzu ist jedoch ein Lichtbild von der Person notwendig, welche die Karte verwaltet. Tipp: bei C&C in Karlsruhe kann man sich Wagen vorbereiten lassen, vllt gibt es diese Möglichkeit in eurer Umgebung.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
===Technik, Lagerung und sonstige Tipps===<br />
* Verderbliche Lebensmittel (z.B. Grillgut, Wurst, Käse) müssen logischerweise gekühlt werden. Bei nicht vorhandenen Lager- bzw. Kühlräumen, eignen sich große Kühlwagen von Getränkelieferanten recht gut. Wenn ihr ausreichend Lagerkapazitäten habt und gut plant, reicht so evtl. ein Großeinkauf mit einem Transporter. <br />
* Eimer für Essensreste sind deutlich praktischer als Mülltüten.<br />
* Macht euch darauf gefasst, dass ihr beim Spülen ziemlich dreckiges Geschirr mit Inhalt sauber machen müsst.<br />
* Wenn ihr keine Küche habt, könntet ihr euch eine Feldküche mieten.<br />
* Beim Essen braucht ihr nicht nur für das Kochen allein ausreichend Helfer, sondern auch fürs Anrichten, Abräumen und Spülen. Abräumen meint dabei auch Reste einlagern, bzw. entsorgen.<br />
* Einen Beauftragten nur fürs Geschirrspülen zu haben, ist sehr praktisch. Abwaschen per Hand ist sehr ätzend! Eine einzelne Privathaushaltspülmaschine reicht definitiv vorn und hinten nicht aus. Eine "Spülstraße" mit genug Leuten ist daher ziemlich praktisch. Stichwort: Spülmobil.<br />
* Besteck, Teller, etc. benötigt ihr ungefähr doppelt soviele, wie Teilnehmer.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Falls ihr eine Industriespülmaschine ausleiht, was sich bei den großen Mengen an Geschirr empfiehlt, fragt bei einem lokalen Spülmaschinen-Guru nach, wo man sowas gut leihen kann. In Karlsruhe haben sich zum Beispiel die Leute vom AKK (Arbeitskreis Kultur und Kommunikation) gut mit Industrie-Spülmaschinen ausgekannt. Bei nicht so guten Verleihern bekommt man unter Umständen eine Maschine, die nicht richtig sauber gemacht wurde und während der ZaPF noch verstopft ist, obwohl man immer vorgespült hat. Vorspülen ist essentiell bei Industriespülmaschinen! Sie sind nämlich nur zum Desinfizieren da, nicht um den groben Dreck wegzumachen.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
==Die Helfer==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<font color="#F5DA81"><br />
Wie eingangs bereits erwähnt wurde, ist die Planung einer ZaPF allein kaum zu bewerkstelligen und spätestens die Durchführungist, selbst mit einem Orga-Team von 5 Leuten, in der Regel nicht ohne wietere Helfer möglich. Desshalb ist es, genauso wie die umfassende Verpflegung und die angenehmen Rahmenbedingungen, essentiell notendig für eine gelungene ZaPF, dass man möglichst viele motivierte Helfer bekommt. <br />
<br />
===Helfersuche===<br />
<br />
===Aufgabenverteilung===<br />
Eine gute Absprache im Voraus mit den Helfern kann euch viel Stress ersparen. Es bietet sich an, die Aufgaben zu dokumentieren, eine Helfer-Mappe zu erstellen, dann muss man nicht so viel erklären. Für das Kochen und speziell für das Abwaschen sollte man immer mal wieder einen anderen Helfer verpflichten. Für wichtige Programmpunkte sollte man früh entscheiden, wer was macht. So sollte für die Exkursion und die Stadtführung auf jeden Fall jemand fest eingeplant werden. Am besten hat man jemanden, der sich um die Helfer kümmert und sie einweisen kann.<br />
<br />
<blockquote><br />
„Überlegt euch eine gute Methode, die Helferschichten zu verteilen. In Karlsruhe haben wir es erst mit Google Docs versucht. Das ist gescheitert, weil das Dokument aus unerfindlichen Gründen immer wieder nicht beschreibbar war. Eine lokale Tabellenkalkulationsdatei ist ebenfalls keine gute Lösung gewesen, weil sie andauernd von verschiedenen Benutzern gesperrt war, weil noch geöffnet. Möglicherweise was kostenpflichtiges verwenden wie http://www.phestinscribe.de (hat ein Karlsruher geschrieben, wird da fürs Unifest verwendet, kostet wohl so fünfzig Cent pro Schicht). Bei uns hätten sich 50 Euro dafür schon fast gelohnt bei dem Stress, den wir mit Google Docs und Tabellenkalkulation hatten.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Grüne Namensschilder und rote T-Shirts haben in Karlsruhe gut funktioniert um Helfer und Orgas zu kennzeichnen (macht den Teilnehmern das Leben leichter, damit sie wissen, wen sie mit höherer Erfolgsquote ansprechen können).<br />
<br />
<br />
Jena hatte 30 Helfer rotierende + 10 Orgas<br />
KEINE SCHEIß DOPPELKOMPETENZEN: Es sollen nicht 3 Leute unabhängig voneinander zum Frühstück holen losfahren. Befehle nur von Leuten in z.b. blauen shirts entgegen nehmen (2 hauptorgas + 1 helfer-koordinator)<br />
<br />
zur Motivation, bzw. Entschädigung für den Arbeitsaufweand: Helfer-Fahrt, bzw. auch Orga-Fahrt nach der ZaPF!<br />
Genügend leute zum Ausräumen.<br />
<br />
<br />
* Möglichst Externe Leute für die Exkursionen finden, damit die ZaPF Orgas und wichtige Helfer auf der Tagung alles vorbeirten können.<br />
* Kneipentour sollte nicht von Unkundigen organisiert werden! <br />
* Bezeichnung "Oompa Loompas" für Helfer erhöht das Gemeinschaftsgefühl, ist lustig und die Leute freuen sich<br />
* Protokollanten für die Arbeitskreise zur Verfügung stellen ist optional aber ziemlich gut<br />
* Arbeitskreisplanung soll schon im Anfangsplenum gut gemacht werden, Verantwortliche und Protokollanten sollen möglichst dort schon feststehen. Wenn man genug Leute hat, kann man Protokollanten stellen<br />
* Helfer, die rumgehen und schauen, ob alles läuft, sind praktisch (in den Seminarräumen Süßkram und Getränke verteilen, in den Toiletten Papier nachlegen)<br />
* Helferwerbung so früh wie möglich anfangen. Kurzfristige Zusagen zwischen Tür und Angel springen wesentlich häufiger ab. <br />
* den Helfern etwas bieten, z.B. wenn's geht als irgendein Mini-Modul anrechnen lassen (ggf. mit dem Prüfungsausschuss oder dem Dekanat bereden), T-Shirt, Helfergrillen nach der ZaPF<br />
* den Helfern genug Zeit geben, selbst etwas zu organisieren, zu reservieren, etc. (z.B. für die Kneipentour auch Tische richtig reservieren)<br />
* Kooperationen mit anderen Fachschaften sind praktisch und bringen viele Helfer auf einmal<br />
* reine AK-Helfer, die ausschließlich die AKs betreuen sind ziemlich praktisch und bisher immer gut angekommen (Getränke, Essen)<br />
* Helfer, die die Seminarräume aufräumen. ZaPF-Teilnehmer sind schlimmer als normale Studenten<br />
* genug Sackkarren und Handwagen/Bollerwagen/Transporter besorgen für die Helfer, damit nicht 10 Leute mit Kisten durch die Gegend rennen und sich am Ende noch den Rücken kaputtmachen.<br />
* jemanden haben, der während der Mahlzeiten nachsieht, ob genug von allem da ist<br />
* jemanden haben, der sich um Protokolle und Aushänge kümmert<br />
* jemanden haben, der Bilder macht und somit eure ZaPF photographisch dokumentiert<br />
<br />
<blockquote><br />
„In Karlsruhe hat das Modell gut funktioniert, zusätzlich zu den schon angemeldeten Teilnehmern weiteren externe zu erlauben zur ZaPF zu kommen, dafür dass sie helfen. Leute, die nicht angemeldet sind und trotzdem kommen, können ebenfalls für Schichten eingespannt werden.“<br />
<br><br />
<tt><i>&mdash; Orga-Team Karlsruhe</i></tt><br />
</blockquote><br />
<br />
Helfer, die nachts bei der Unterkunft Aufsicht halten, können gefragt werden, ob sie bereit sind noch kleine Aufgaben während ihrer Schicht zu übernehmen, da sie sowieso nur herumsitzen.<br />
<br />
==Das Programm==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
=== Exkursionen ===<br />
<br />
Teilnehmerlisten gut sichtbar aushängen. Es reicht nicht, den Teilnehmern beim Einchecken nur zu sagen, zu welcher Exkursion sie eingeteilt wurden.<br />
<br />
Bei allen Exkursionen mehr als eine Woche vorher rückfragen, ob alles läuft. Eben in Kontakt bleiben. In Karlsruhe hat ein Institut unsere Exkursion verbummelt und sie hätte fast nicht stattfinden können.<br />
<br />
Fahrkarten vorher holen und den Helfern übergeben.<br />
<br />
Abfahrtszeiten, Treffpunkte, Geld, das vor Ort bezahlt werden muss mit den Helfern abklären und für die Abrechnung gut dokumentieren.<br />
<br />
<br />
=== Kneipentour ===<br />
<br />
Gutes Konzept zur Einteilung der Gruppen überlegen.<br />
<br />
Rechtzeitig losgehen.<br />
<br />
Kneipen reservieren. Beachten, ob Reservieren bei manchen Kneipen überhaupt funktioniert.<br />
<br />
Kneipentour-Helfer sollen nicht auf Privat-Spaß aus sein.<br />
<br />
===Abendprogramm===<br />
<br />
=== Fachvortrag ===<br />
<br />
Lieber einen Vortrag speziell für die ZaPF-Teilnehmer organisieren. In Karlsruhe haben wir das wöchentliche Kolloquium der Fakultät dafür benutzt, es ist so gut wie niemand hingegangen, da das Thema sehr speziell war.<br />
<br />
<br />
===Stadführung===<br />
* Die Stadtführung geht etwas einfacher, zumindest wenn man in einer Stadt wohnt, in der es etwa 50 verschiedene Stadtführungsagenturen gibt ;-). <br />
=== Party ===<br />
<br />
* Die Party ist wichtig!<br />
* Party geht auch gern bis in den Zeitraum des Endplenums (Sprich: Man muss damit rechen, das es bis 6 und Länger geht)<br />
* Party idealerweise auf ZaPF-Gelände<br />
* Habt euren DJ in der Hand!<br />
* Hyper Hyper<br />
* Insel mit zwei Bergen<br />
* Ente Ente Ente<br />
* Ich und mein Pony<br />
<br />
<br />
==Die Kommunuikationsmedien==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
=== Tagungsheft ===<br />
<br />
Guten Lageplan drin haben. Alle Orte, zu denen die Teilnehmer kommen müssen, auf dem Plan markieren. Es ist in Karlsruhe nicht gut angekommen, dass wir zu einem Ort, der außerhalb des Plans lag, nur einen Pfeil gezeichnet haben.<br />
<br />
=== Website ===<br />
<br />
Lasst euch bei den Websites der vorherigen ZaPFen inspirieren. Lasst euch Quellcode geben.<br />
<br />
=== Einladung ===<br />
<br />
Einladungen rechtzeitig rausschicken. Nicht davon fertig machen lassen, dass manche Fachschaften die Einladung per Post zu spät bekommen. Mindestens das KIT hat intern Verteilungsprobleme bei Post.<br />
<br />
* Anmeldewerbebrief muss weit vor dem Anmeldetermin verschickt werden (1 Monat vor Anmeldefristende abschicken)<br />
* Genaue, detaillierte Anreiseplanung.<br />
* Arbeitskreise vorab im Wiki einpflegen.<br />
* Vorbereitende Mails an die Teilnehmer der ZaPF helfen.<br />
<br />
Packliste:<br />
<br />
Folgendes sollten die Teilnehmer dabei haben:<br />
<br />
In Teilnahmebestätigung aufnehmen, dass ein Laptop zum Arbeiten nicht unsinnig ist.<br />
<br />
* Taschenlampe<br />
* Mehrfachsteckdosen<br />
* Netzwerkkabel<br />
<br />
=== Anmeldung ===<br />
<br />
Gut planen, welche Felder man braucht und das rechtzeitig implementieren lassen: Echter Name, Name fürs Namensschild falls dafür ein anderer gewünscht ist, AKs, T-Shirt-Größe, Besonderheiten bei der Ernährung. Beachten, dass Leute Namensschilder für ihre Enten haben wollen. Wenn man die Enten vorher schon versorgen kann, muss man nicht noch während der ZaPF Namensschilder nachdrucken, wenn man besseres zu tun hat.<br />
<br />
Gewünschte AKs/AKs, die der Teilnehmer leiten möchte schon angeben lassen, damit man schon eine ungefähre Idee hat, was es alles gibt und wie viele AKs es gibt. AKs schon mit der Anmeldung festmachen könnte schwierig sein, weil sich viele kurzfristig anmelden (müssen). AKs könnten auch per Mail an die Orga nach der Anmeldung vorgeschlagen werden.<br />
<br />
==Sonstige Bereiche==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
=== Verkehrsmittel ===<br />
Klären, ob für die Zeit der Tagung ein ÖPNV-Ticket gebraucht wird. In Karlsruhe war das nicht der Fall, es wurden nur für manche Exkursionen Tickets gekauft.<br />
<br />
=== Ausleihen ===<br />
<br />
* ordentliches Ausleihprotokoll führen und<br />
* Benutzungsgebühren vorher abmachen<br />
* falls ihr mehrere Dinge von einer Stelle ausleiht, lasst alles nach Möglichkeit von einem Betreuer dort machen (beim AKK in Karlsruhe gab es ein bisschen Chaos)<br />
<br />
=== Sonstiges ===<br />
<br />
* getrennte Schlafgelegenheiten überdenken (Frühschläfer bedenken)<br />
* Oropax zur Verfügung stellen (Sponsoren) ist ne prima Sachen gegen Schnarcher<br />
* Stromversorgung: Belastung der Phasen vorher planen, Maschinen angucken, die man benutzt (Leistung)<br />
* IRC promoten für Kommunikation zwischen Arbeitskreisen<br />
* in Karlsruhe hatten wir ein Tagungshandy mit eigener SIM-Karte für die Hauptorga, das war praktisch<br />
* Dokumente vorher vorbereiten: Teilnahmebestätigungen, Namensschilder, Mensabons, Stimmzettel für Wahlen. So vorbereiten, dass sie bei Änderungen an Namen, … einfach nachgedruckt werden können. <br />
* nach der eigenen ZaPF dieses How-To erweitern<br />
<br />
Bier-AK NICHT mal ansatzweise in der Nähe der Schlafsäle abhalten! -> SP-Saal<br />
Hinten auf die Namensschilder: Adresse des Tagungsbüros + Schlafplatz, Notrufnummern der Orgas + WLan-Key<br />
Fabrige Namensschilder für Orgas, nebst farbigen Tshirts, die erkennen lassen wer befehlsgeber und wer -ausführender ist (z.B. blau = gibt anweisungen, rot = orga, gelb = helfer) Farbe sollte eine Andere sein, als die der ZaPFiKa<br />
Putzleute und Hausmeister mit ins Boot holen<br />
erstehilfer koffer müssen vorhanden sein (auch in der turnhalle)<br />
alle vorgeschriebenen Resolutionen und Anträge in der Nähe der Party aushängen<br />
<br />
Plenen:<br />
Musikabspielmöglichkeit im Plenum. Nachdenkmusik (Jepardie?) Pausenmusik ()<br />
Protokoll im Piratenpad schreiben mit 2 Protokollonaten (um Fehler zu vermeiden/anstrengend)<br />
Plenum auf Video aufzeichnen + vorher ansagen<br />
Dinge, die schon früh feststehen, kann man auch schon weit vor der ZaPF ins Protokoll schreiben. <br />
Strom an jedem Platz im Plenum! Auch in Seminarräumen sollte ausreichend Steckdosenplatz vorhanden sein (z.B. Kulturreferat)<br />
Wenn dicke Anlage, dann dicker Strom.<br />
<br />
AK GO-Bashing zum abreagieren und trollen, sonst macht man uns das Abschlussplenum vor Langerweile zur Hölle (s. Bochum)<br />
Nicht-AK-Arbeitsräume mit Kabel-Lan und so (für z.B. AK “Wiki basteln”)<br />
Semianrräume: mit Hausmeistern abklären, dass alle offen sind am WE<br />
<br />
Desinfektionsmittel und weiches Klopapier für die Toiletten bereitstellen<br />
<br />
Unterhaltungsmöglichkeiten für die Nachtwächter, damit die nicht vor langer Weile <br />
in der Nacht Basketball spielen...<br />
Gepäckbänder für die Sachen, damit man die in der Halle sortieren kann, sind super praktisch <br />
(wenn man sie lesen kann) +++ am besten Kennzeichen der Stadt oder Kürzel der Uni draufschreiben <br />
in der Turnhalle sollten A4 Zettel ausliegen (mit kennzeichen der stadt oder kürzel der uni), alphabetisch sortiert, damit die Helfer die Gepäckstücke schneller stapeln können <br />
Spät-Schlafen-Gehende sollten daran gehindert werden, die bereits schlafenden zu wecken - WIRKLICH getrennte Räume?<br />
Aufwachlied sollte am Stück sei (werd ich zur Not selbst schneiden) mit sanften Übergängen<br />
böse Bässe vor allem am Anfang vermeiden, da Leute mit Kopfschmerzen sonst den halben Tag mies drauf sind...<br />
betten sollten vor dem Weggehen aufgepumpt werden, damit schlafende nicht nachts um 3 von einer scheiß elektrischen Pumpe wach werden<br />
<br />
Die Schlafplätze sollten so mit Kabeltrommeln ausgestattet sein, dass etwa alle 5 Schlafplätze eine Steckdose in Reichweite haben (um Handys und Laptops nachts zu laden und falls jemand früh ins Bett möchte, aber am Laptop arbeiten möchte, auch gut für Kranke)<br />
wenn als auflage, dann turnhalle mit filz auslegen (messeboden) <br />
<br />
<br />
<br />
Baustrahler für abends draußen, z.B. fürs grillen sind wichtig<br />
Spülstraße kostet ca. 600 Euro (laut Siggy) + 5.000€ wenn man sie kaputt macht <br />
(in NRW wird die günstiger sien, Jena hatte nur einen Anbieter im Umkreis)<br />
an Spülstraße muss abgetrocknet werden, sonst steht das Geschirr stunden unbenutzt rum<br />
Industriekaffeemaschinen brauchen mindestens 1 Stunde zum kochen!<br />
<br />
Transporter von einem Transporter-Unternehmen sponsoren lassen<br />
Gepäckschuttle vom Bahnhof, falls das Geld reicht<br />
Handkarren o.ä. für die Aks (Verpflegung)<br />
<br />
<br />
(Grill-)fleisch unbedingt vorbestellen, wir haben einen Feiertag...<br />
Klopapier in weichen Unmengen!!! GUTES Klopapier verdammte Scheiße!!<br />
Reste vom Grill shcmecken kalt nichtmal ansatzweise lecker. Aufwärmen wär wenigstens drin...<br />
Fleisch ist ziemlich gut, AUSREICHEND Beilagen oder irgendwas soßenähnliches wären aber besser...<br />
5 bis 6 Teesorten sind gewünscht, vor allem auch Schwarztee (fehlte in Jena)<br />
Obst: Bananen!!!<br />
Statt viel Limos, vielleicht lieber ganz viel Wasser+ Sirup + Brause, so kann jeder selbst mischen<br />
und dosieren, wie süß er es haben möchte (+ trotzdem ein paar kästen limo)<br />
Brötchen MÜSSEN einfach rechtzeitig fertig sein. Das Frühstück muss delikat und lecker werden.<br />
3-4 Toaster morgens sind gut, WENN es nicht nur Toast gibt...<br />
Kopfschmerztabletten und Natron bereithalten<br />
<br />
<br />
==Während der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
=== Ankunft ===<br />
Den Teilnehmern schon vor der ZaPF Informationen über Parkmöglichkeiten zukommen lassen.<br />
Ein großes Schild am Bahnhof kommt gut an um den Teilnehmern zu zeigen, wo sie hinmüssen (sofern sie vom Bahnhof abgeholt werden).<br />
Beschilderung auf dem Campus machen. Achtung: ist nachts nicht sichtbar für Leute, die dann kommen.<br />
<br />
=== Einchecken ===<br />
Beim Einchecken im Tagungsbüro gleich klären, welche Teilnehmer durch andere ersetzt wurden wegen Krankheit/…. Auf Basis dieser Daten können die Teilnahmebestätigungen vorbereitet werden.<br />
<br />
Damit rechnen, dass Helfer im Tagungsbüro nicht fit sind und möglicherweise Dinge vergessen. Deswegen Anleitung fürs Einchecken schreiben, damit man diese Helfer auch alleine lassen kann. Was sich auch gut macht, ist eine Teilnehmerliste mit Checkbox/Spalte zum Abhaken für alles: bezahlt, T-Shirt, Rucksack, Ente, Tagungsheft). Muss für verschlafene Leute geeignet sein! Extra Liste für Unis in denen die Stimmzettel und generelle Anwesenheit abgehakt werden kann.<br />
<br />
=== Abmeldung ===<br />
Unterschriftenliste fürs BMBF vorher anschauen, für wie viele Tage da Platz ist, in Karlsruhe haben wir erst spät gemerkt, dass wir den vierten Tag noch per Hand als Spalte hinzufügen müssen.<br />
<br />
Allen Arten von Bier- und Essenslisten davor schon zusammentragen, damit das Auschecken schnell geht.<br />
<br />
Teilnahmebestätigungen: Stempel und Unterschriften im Vorhinein draufmachen. Wenn Leute nicht kommen konnten und stattdessen andere kamen, Teilnahmebestätigungen für die Leute ausstellen, die tatsächlich da waren und die alten vernichten. Sonst müssen unter Umständen noch Teilnahmebestätigungen nachträglich erstellt und verschickt werden, so dass Fachschaften unter Umständen mehr Bestätigungen als Teilnehmer haben. Die tatsächlichen Teilnehmer sollten bei der Anmeldung schon bekannt sein.<br />
<br />
=== Plenen ===<br />
Mikrofonträger einplanen, aber das kann auch von Leuten im Plenum gemacht werden.<br />
Informationen/Ansagen gebündelt rüberbringen und sich dafür Gehör verschaffen. Das ist besser als immer mal wieder eine kurze Ankündigung zu machen.<br />
Etherpad mit dem Beamer an die Wand kommt sehr gut an, URL bekannt machen reicht auch, falls der Beamer für was anderes benutzt wird (Anträge/Resolutionen). Einige Teilnehmer werden dann mitlesen und gleich auf Fehler hinweisen, was sehr hilfreich ist. Wenn ihr das getexte Protokoll anzeigen möchtet, das in Etherpad getippt wird, bereitet das vor und probiert aus, ob ihr ein extra Präsentationslaptop dafür braucht.<br />
<br />
In den Pausen die Pausenmukke des Berliner Kongresszentrums abspielen: Fear of Ghosts – Machine Lullaby oder nach "pausenmukke bcc" suchen.<br />
<br />
Jemanden haben, besser zwei, die Laufbursche zwischen Tagungsbüro und Protokollanten/Redeleitung spielen.<br />
<br />
=== Arbeitskreisverteilung ===<br />
<br />
AK-Verteilung vorbereiten: überlegen ob das per Beamer, Tafel oder anders gemacht wird.<br />
<br />
=== Arbeitskreise ===<br />
<br />
Während der ZaPF Protokolle und Resolutionen digital sammeln. Resolutionen aushängen.<br />
Protokolle live (per Beamer) schreiben (lassen) ist ziemlich cool und nützlich<br />
Fotograf für AKs<br />
<br />
<br />
=== Kommunikation und Organisation während der ZaPF ===<br />
<br />
Irgendwas für die Kommunikation unter den Orgas überlegen. In Karlsruhe hatten wir das Problem, dass wir Entscheidungen nicht effizient an die anderen mitteilen konnten. Idee: Telefonanrufe protokollieren, Entscheidungen protokollieren, ggf. mit Zeitstempel in ein Etherpad schreiben und den Link an die Orgas verteilen, die können das dann auch außerhalb des Tagungsbüros lesen.<br />
<br />
Nicht stressen lassen, auch wenn einige Teilnehmer vor einem stehen und irgendwas wollen. Nacheinander Anfragen bearbeiten und überlegen, was wichtig ist.<br />
<br />
ZaPF-App verwenden um den Teilnehmern zu ermöglichen, die AK-Zeiten und -Orte auf dem Smartphone anzuzeigen. https://github.com/ZaPF/ZaPF-App<br />
<br />
Megaphon ist wichtig um sich Gehör zu verschaffen während Mahlzeiten zum Beispiel. Sonst wird es wirklich schwer, Ankündigungen zu machen.<br />
<br />
Zentraler Anschlagplatz/Schwarzes Brett für Zeitplan, Resolutionen etc. Überlegen, das schwarze Brett auch auf der Website zu führen, vllt zusammen mit der ZaPF-App.<br />
<br />
==Nach der ZaPF==<br />
<b><font color="#f00">Kapitel noch nicht überarbeitet!</font></b><br />
<br />
Wenn eure ZaPF gelaufen, der letzte Teilnehmer wiede rsicher daheim angekommen und die räume wieder hergerichtet sind, könnt ihr euch erts einmal zurücklehnen und entspannen. Allerdings nicht besonders lange, denn auch nach der ZaPF gibt es noch einige Dinge die Zeitnah erledigt werden wollen.<br />
<br />
=== Aufräumen ===<br />
Damit rechnen, dass das sehr lange dauert, durchaus bis 24 Uhr. Sucht euch genug Helfer! Ihr seid vermutlich alle sehr müde und schafft nicht mehr so viel wie die Tage zuvor.<br />
<br />
In Karlsruhe hat gut funktioniert, mehrere Flipchart-Papiere nebeneinander an die Wand zu hängen und alles draufzuschreiben, was noch erledigt werden muss. Erledigtes wird durchgestrichen. Das war gut kompatibel mit müden Menschen.<br />
<br />
Man muss davon ausgehen, dass sich die Teilnehmer nicht wie eigene Fachschaftler verhalten sondern wie Schweine.<br />
<br />
Überlegt, (Helferschichten für) Putzen und Aufräumen schon während der ZaPF einzurichten. Seminarräume schon samstags putzen, wenn sie sonntags nicht mehr benutzt werden.<br />
<br />
Teilnehmer mehr einbinden, zum Beispiel: Pfandmarken für Tassen, für zehn vorbeigebrachte Teller eine Biermarke verschenken, …. Tische und Stühle von den Teilnehmern wieder zurückschieben lassen. Klobürsten benutzen.<br />
<br />
=== Protokolle und Resolutiuonen ===<br />
<br />
=== Tagungsreader ===<br />
<br />
===Orga-Doku===<br />
Wenn ihr es nicht schon während der vorberitungszeit zur ZaPF gemacht habt, solltet ihr nun ein bisschen was zu eurer ZaPF aufschreiben und am besten hier im Wiki eine Orga-Doku-Seite dazu anlegen. In der Organisaitonsphase kann es euch ungemein ehlfen, wenn ihr so eine Dokumentaiton schreibt, da euch dort oft sachen einfallen, die ihr vielleicht vergessen habt oder dinge auffallen, über die ihr nciht so eichtig beschied wisst, bei denne ihr unbedingt nochmal in de rnächstne zeit nachhaken müsst. Und generell sit es für nachfolgende Organisatoren immer gut, wenn man sich an ebriets dagewesenem orientieren kann. Jeder macht irgendwelche fehler, aber nicht jedes organisatorneteam muss alle fehler selbst machen. und je mehr stolpersteine auf dme weg zur zapf <br />
</font><br />
<br />
==Wo findet ihr weitere Infos?==<br />
Euer erster Anlaufpunkt neben diesem HowTo könnten die anderen Wiki-Seiten der einzelnen ZaPFen sein, denn dort findet ihr z.B. die Ablaufpläne und die Tagungshefte, in denen man auch einiges über die Organisation erfährt. Außerdem könnt ihr bei der nächsten ZaPF einen AK zu dem Thema anregen, wie z.B. in Wien (WS 13) im [[WiSe13_AK_Orga%2BFinanzierung|AK Orga & Finanzierung]] oder in Karlsruhe (WS 12) im [[WiSe12_AK_ZaPF_Finanzierung|AK Zapf-Finanzierung]] geschehen. Dort stehen euch alte Orgas gern Rede und Antwort und geben euch meist nützliche Tipps, die ihr so nicht in einer durchschnittlichen Orga-Dokumentation findet.<br />
<br />
===Orga-Dokumentationen verschiedener ZaPFen===<br />
Apropos Orga-Dokumentation. Seit der ZaPF in Düsseldorf (SS 14) gibt es einige Dokumentationen der jeweiligen Fachschaften über den Verlauf ihrer ZaPF-Organisation, in denen ihr vor allem den zeitlichen Ablauf, viele Tipps und auch entstandene Probelem, sowie deren Lösungen nachlesen könnt:<br />
* [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
===HowTo's und Dokumentationen anderer Tagungen===<br />
Außerdem gibt es weitere HowTo's von anderen Bundesfachschaftentagungen, an denen ihr euch auch orientieren könntet:<br />
* [http://koma.fs.tum.de/pages/orgahowto.php HowTo KoMa]<br />
<br />
[[Kategorie:Anleitungen]][[Kategorie:Orga-Doku]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=11050Benutzer:Rob2014-11-03T20:11:04Z<p>Rob: /* Besuchte ZaPFen */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br><br />
#[[WiSe14|WS 14 in Bremen]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=11049Benutzer:Rob2014-11-03T20:10:15Z<p>Rob: /* Uni Düsseldorf */</p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* WE Physik (stellv.)<br />
* WE QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Zentrale QVM-Kommission (stellv.)<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14&diff=11048SoSe142014-11-03T20:03:20Z<p>Rob: /* Reader & Tagungsheft */</p>
<hr />
<div>{{ZaPFSeite<br />
|Praefix = SoSe 2014<br />
|WiSo = Sommer<br />
|Jahr = 2014<br />
|Stadt = Düsseldorf<br />
|Termin= 28. Mai bis 1. Juni 2014 <br />
|Spitzname = ZaPF<br />
|Logo = Logo_duesseldorf_final.png<br />
|Website = http://zapf.fsphy.de<br />
}}<br />
=Sommer-ZaPF in Düsseldorf=<br />
<br />
Die Sommer-ZaPF 2014 findet vom 28. Mai bis 01. Juni 2014 an der [http://www.uni-duesseldorf.de Heinrich-Heine-Universität] in Düsseldorf statt.<br><br />
Aktuelle Informationen gibt es auf der [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)].<br><br />
Den aktuellen [[Orga-Dokumentation_SS14_Düsseldorf|Stand der Organisation]] könnt ihr aber auch hier im Wiki nachverfolgen, denn wir dokumentieren unsere ZaPF auch für nachfolgende Fachschaften!<br />
<br />
==Anmeldung==<br />
Die Anmeldung wird am 09.04. auf unserer [http://zapf.fsphy.de Tagungswebseite (zapf.fsphy.de)] freigeschalten. <b>Vom 09.04. bis zum 14.05. können sich alle anmelden</b>, wobei jede Fachschaft in dieser Zeit bereits 3 sichere Platzzusagen hat. Nach dem 14.05. werden die restlichen Teilnehmerplätze auf die Fachschaften aufgeteilt und diese haben dann noch bis zum 21.05. Zeit, die Plätze bei Bedarf neu zu vegeben. Da wir für die Exkursionen teilweise Namenslisten zur Anmeldung vorlegen müssen, ist die <b>Anmeldung nur bis zum 21.05. möglich</b>. Detaillierte Informationen zu den (ungewohnten) Anmeldemodalitäten und entsprechende Zugangsdaten bekommen alle Fachschaften aber auch rechtzeitig elektronisch und postialisch zugesandt. Wer nicht (mehr) in einer Fachschaft ist oder aus anderen Gründen nicht an die Anmeldecodes kommt, möge sich über unser Kontaktformular oder per Mail an info@zapf.uni-duesseldorf.de direkt an uns wenden!<br />
<br />
==Programm==<br />
[[Datei:Ablaufplan_ZaPF_SS14.png|mini|x500px]]<br />
<br />
==Exkursionen==<br />
* [http://www.dus.com/dus/bt_start/ Flughafen Düsseldorf]<br />
* [http://www.bayer.de/ Bayer Werksführung]<br />
* [http://www.roentgenmuseum.de/ Röntgenmuseum Remscheid]<br />
* [http://snh.rp-online.de/programm/index.shtml/ Stellarium Erkrath]<br />
* Düsseldorf forscht (Institutsführungen)<br />
* Historische Stadtführung<br />
<br />
==Enten==<br />
Wie bekannt sein sollte, wird die Düsseldorfer ZaPF eine Enten-ZaPF. Kwawak läd alle seine Freunde, Familienmitglieder, Mitenten und natürlich alle Physik-Fachschaften im deutschsprachigen Raum zu sich nach Düsseldorf ein. Entsprechend wird es einige Enten-Specials geben und jeder, der mit einer Ente ankommt, bekommt eine kleine Überraschung auf der Tagung!<br><br />
Wer noch auf keiner ZaPF war und uns Düsseldorfer nicht kennt, oder wer trotzdem bisher nocht nicht weiß, was es mit den ganzen Enten-Kram auf sich hat, sollte sich [[Die_Geschichte_der_Ente|Kwawak's Geschichte]] mal durchlesen.<br />
<br />
==Reader & Tagungsheft==<br />
* [https://www.dropbox.com/s/2z96awmkupv0h1f/Tagungsreader.pdf?dl=0 Reader]<br />
* [https://www.dropbox.com/s/3tzwyzhzzt4psi1/Tagungsheft.pdf?dl=0 Tagungsheft]<br />
<br />
==Arbeitskreise==<br />
Die Raumnummern in der Tagungsapp sind bis auf den 00-Teil Richtig. Der 00-Teil soll eigentlich U1 heissen.<br />
* [http://zapf.github.io/ZaPF-App ZaPF-App]<br />
* [[SoSe14_Arbeitskreise|Liste der Arbeitskreise]]<br />
<br />
==Protokolle==<br />
*[[SoSe14_Arbeitskreise_Protokolle|Liste der Arbeitskreisprotokolle]]<br />
*[[SoSe14_Plenen_Protokolle|Protokolle der Plenen]]<br />
<br />
==Vertrauenspersonen==<br />
auf dem Anfangsplenum wurden folgende Personen zu Vertrauenspersonen für diese ZaPF gewählt:<br />
* Sophia Ketterl (FU Berlin)<br />
* Willi Fröhlke (TU Braunschweig)<br />
* Jannis Ehrlich (Uni Bremen)<br />
* Christian Hoffmann (Uni Oldenburg)<br />
* Zafer El-Mokdad (Uni Potsdam)<br />
* René Schulz (alter Sack)<br />
<br />
==Kontakt==<br />
* Hauptorganisation: [[Benutzer:Rob|Robby Hesse]] & [[Benutzer:Robotob|Tobias Löffler]]<br />
* Finanzen: [[Benutzer:Aiko|Aiko Bernehed]]<br />
* Offizielle Mailadresse: [mailto:info@zapf.uni-duesseldorf.de info@zapf.uni-duesseldorf.de]<br />
* Offizielle Orga-Handy-Nr.: 0152/51569169<br />
* Tagungswebseite: [http://zapf.fsphy.de zapf.fsphy.de]<br />
* Webseite des FSR: [http://www.fsphy.de fsphy.de]<br />
<br />
<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:ZaPFen]]</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=10832Benutzer:Rob2014-06-02T14:15:34Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
==Gremienerfahrung==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc.<br />
* ehem. Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv.)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsrat<br />
* Fakultätsinterne QVM-Kommission<br />
* Senat<br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Orga der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ehem. ZaPF e.V. Vorstand</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=10831Benutzer:Rob2014-06-02T13:59:04Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Robby "Rob" Hesse<br />
* Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Medizinische Physik, 6. Semester B.Sc.<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
==Gremien==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik (seit SS 12)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc. (seit WS 13, vorher stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsratsmitglied (seit WS 13)<br />
* Mitglied der fakultätsinternen QVM-Kommission (seit WS 13)<br />
* Senatsmitglied (WS 13 - SS 14)<br><br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Organisator der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ZaPF e.V. Vorstandsmitglied (WS 12 - SS 14)<br><br />
<br />
==Kontakt==<br />
* [http://facebook.com/sybriz Facebook]<br />
* Robby.Hesse@hhu.de<br />
* papaschlumpf@zapf.uni-duesseldorf.de</div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=10830Benutzer:Rob2014-06-02T13:56:23Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Name: Robby "Rob" Hesse<br />
* Uni: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Studiengang: Medizinische Physik, B.Sc.<br />
<br />
===Kontakt===<br />
* [http://facebook.com/sybrizhttp://facebook.com/sybriz Facebook]<br />
* papaschlumpf@zapf.uni-duesseldorf.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
==Gremien==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik (seit SS 12)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc. (seit WS 13, vorher stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsratsmitglied (seit WS 13)<br />
* Mitglied der fakultätsinternen QVM-Kommission (seit WS 13)<br />
* Senatsmitglied (WS 13 - SS 14)<br><br />
<br />
===ZaPF===<br />
* Haupt-Organisator der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ZaPF e.V. Vorstandsmitglied (WS 12 - SS 14)<br></div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=Benutzer:Rob&diff=10829Benutzer:Rob2014-06-02T13:55:59Z<p>Rob: </p>
<hr />
<div>==Persönliches==<br />
* Name: Robby "Rob" Hesse<br />
* Uni: Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf<br />
* Studiengang: Medizinische Physik, B.Sc.<br />
<br />
===Kontakt===<br />
* [http://facebook.com/sybrizhttp://facebook.com/sybriz Facebook]<br />
* papaschlumpf@zapf.uni-duesseldorf.de<br />
<br />
==Besuchte ZaPFen==<br />
#[[WiSe12|WS 12 in Karlsruhe]]<br><br />
#[[SoSe13|SS 13 in Jena]]<br><br />
#[[WiSe13|WS 13 in Wien]]<br><br />
#[[SoSe14|SS 14 in Düsseldorf]]<br />
<br />
==Gremien==<br />
===Uni Düsseldorf===<br />
* Fachschaftsrat Physik & Medizinische Physik (seit SS 12)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik B.Sc. (seit WS 13, vorher stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Prüfungsausschuss Medizinische Physik M.Sc. (stellv. WS 12 - WS 13)<br />
* Math.-Nat.-Fakultätsratsmitglied (seit WS 13)<br />
* Mitglied der fakultätsinternen QVM-Kommission (seit WS 13)<br />
* Senatsmitglied (WS 13 - SS 14)<br><br />
<br />
===ZaPF==<br />
* Haupt-Organisator der [[SoSe14|Sommer-ZaPF 2014]]<br />
* ZaPF e.V. Vorstandsmitglied (WS 12 - SS 14)<br></div>Robhttps://zapf.wiki/index.php?title=SoSe14_Arbeitskreise&diff=10710SoSe14 Arbeitskreise2014-05-31T01:42:34Z<p>Rob: /* Arbeitskreise der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf */</p>
<hr />
<div>Hier können AKs für Düsseldorf eingebracht werden. Wer nicht selbst ins Wiki schreiben möchte, kann seinen AK-Wunsch mit einer kurzen Erklärung, auch an ak(at)zapf.uni-duesseldorf.de senden. Wird dann vom AK-Verantwortlichen des Orga-Teams eingetragen.<br />
<br />
==Arbeitskreise der Sommer-ZaPF 2014 in Düsseldorf==<br />
===Block 1===<br />
Donnerstag von 08:00 bis 10:00<br />
*[[SoSe14_AK_Einführung_in_die_Akkreditierung|AK Einführung in die Akkreditierung]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_gemeinsame_BuFaTas | AK gemeinsame BuFaTas]] in 25.22.U1.55<br />
*[[SoSe14_AK_NRW-Hochschulgesetz | AK NRW Hochschulgesetz]] in 25.22.U1.72<br />
*[[SoSe14_AK_Kommentierte_Studienordnungen | AK Kommentierte Studienordnungen]] in 25.13.U1.33<br />
===Block 2===<br />
Donnerstag von 10:00 bis 12:00<br />
*[[SoSe14_AK_Fachschaftsnachwuchs| AK Fachschaftsnachwuchs]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_FolgeAK_Finanzkuerzungen| AK Finanzkürzungen]] in 25.22.U1.55<br />
*[[SoSe14_AK_Wiki-Überarbeitung| Arbeits-AK: Wiki-Überarbeitung]] in 25.22.U1.72<br />
===Block 3===<br />
Donnerstag von 13:30 bis 15:30<br />
*[[SoSe14_AK_Berufsqualifizierung | AK Bachelor Physik (k)ein Berufsqualifizierender Abschluss]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_FolgeAK_Finanzkuerzungen-Proteste| AK Finanzkürzungen-Proteste]] in 25.22.U1.55<br />
*[[SoSe14_AK_ZaPF-Homepage| AK ZaPF-Homepage]] in 25.22.U1.72<br />
*[[SoSe14_AK_Zukunft_der_ZaPF | AK Zukunft der ZaPFen]] in 25.13.U1.33 <br />
*[[SoSe14_AK_Gremienarbeit|Gremien AK (Workshop I)]] in 25.22.U1.74<br />
===Block 4===<br />
Donnerstag von 16:30 bis 18:30<br />
*[[SoSe14_AK_CHE-Ranking | CHE Ranking: Podiumsdiskussion mit Vorbereitungs-AK]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_Fachschafts-Homepage| AK Fachschafts-Homepage]] in 25.22.U1.55<br />
*[[SoSe14_Ak_Starterpokemon|Ak Starterpokemon]] in 25.22.U1.72<br />
*[[SoSe14_AK_Workshop_Kryptographie|Krypto Workshop]] in 25.13.U1.33 <br />
*[[SoSe14_AK_Gremienarbeit|Gremien AK (Workshop II)]] in 25.22.U1.74<br />
===Block 5===<br />
Donnerstag von 18:30 bis 20:30<br />
*[[SoSe14_AK_Außerfachliche_Freizeit-Veranstaltungen|AK Außerfachliche Freizeit-Veranstaltungen]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_GO_und_Satzungsueberarbeitung | AK GO- und Satzungsüberarbeitung]] in 25.22.U1.55<br />
*[[SoSe14_AK_Prüfungssystem_Sammlung| Arbeits-AK: Prüfungssystem-Sammlung]] in 25.22.U1.72<br />
*[[SoSe14_WS_Sensibilisierung | WS Sensibilisierung]] in 25.13.U1.33 <br />
*[[SoSe14_AK_Fachlichkeit_in_der_Akkreditierung | AK Fachlichkeit in der Akkreditierung]] in 25.22.U1.74<br />
===FS-Freundschaft&Bier-Austausch===<br />
*[[SoSe14_AK_Fs-Freundschaft|AK Fachschaftsfreundschaft]]<br />
*[[SoSe14_AK_Bier-Austausch|AK Bier-Austausch]]<br />
<br />
===XXL-AK===<br />
*[[SoSe14_AK_Erstsemestereinführung|AK Erstsemestereinführung]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_Workshop_Git|Git WTF? (Workshop)]] in 25.13.U1.33<br />
*[[SoSe14_AK_Zivilklausel | AK Zivilklausel]] in 25.13.U1.32<br />
*[[SoSe14_AK_Flowchart|AK Flowchart zur Akkreditierung]] in 25.13.U1.22<br />
*[[SoSe14_AK_ZaPF_eV|ZaPF eV]] in 25.22.U1.74<br />
<br />
===Podiumsdiskussion===<br />
*[[SpSe14_Podiumsdiskussion|Podiumsdiskussion mit CHE und KFP]]<br />
<br />
===Parallel zur Podiumsdiskussion===<br />
* Fotosession für CSD<br />
* Rosenrot-Bashing<br />
<br />
===Block 6===<br />
*[[SoSe14_AK_Austausch|AK Austausch]] in 25.22.U1.52 <br />
*[[SoSe14_AK_Lehramt | AK Lehramt]] in 25.13.U1.33<br />
*[[SoSe14_AK_GO-Bashing|AK GO-Bashing]] in 25.13.U1.32<br />
*[[SoSe14_AK_Wie_war_das_Diplom | AK "Wie war eigentlich das Diplom?" oder "Opa erzählt vom Krieg..."]] in 25.13.U1.22<br />
*[[SoSe14_AK_Miteinander | AK Miteinander vs. Gegeneinander in Gremiensitzungen]] in 25.22.U1.74<br />
<br />
===Backup AK===<br />
*[[SoSe14_AK_Doktoranden | AK Doktoranden]] in 25.22.U1.52<br />
*[[SoSe14_AK_Überzogene_Bachelorarbeiten| AK Überzogene Bachelorarbeiten]] in 25.13.U1.33<br />
<br />
===Mindestgrößen-AKs (Finde den AK-Leiter)===<br />
*[[SoSe14_AK_BaMaUmfrage_Englisch | AK BaMa Umfrage auf Englisch übersetzen]] Freiwillige vor<br />
*[[SoSe14_AK_Spüler | AK Tief- oder Flachspüler? - Bier AK]] Wuschel am Donnerstag abend<br />
*[[SoSe14_AK_Studienführer | AK Studienführer - Bier AK]] Jannis (Uni Bremen), Zafer (Potsdam)<br />
<br />
===Ausgefallene AKs===<br />
*<s>[[SoSe14_Capture_the_Flag_zwischen_KIF_und_ZaPF | Capture the Flag zwischen der Kif in Dortmund und der ZaPF in Düsseldorf]]</s><br />
<br />
==Hilfe==<br />
{{HowTo Wikipage für AK|Semester=SoSe14}}<br />
<br />
[[Kategorie:SoSe14]]<br />
[[Kategorie:Arbeitskreise]]</div>Rob